公司管理制度- 物资出门管理规定

PAGE1公司管理制度物资出门管理规定1目的为加强玉海科技有限公司（以下简称“公司”）物资出门管理，保护公司财产安全与利益，特制定本规定。适用范围本规定仅适用于TDCQ产业园的物资管理之用。物资分类3.1公司物资：3.1.1一类：原材料、半成品、产成品等；3.1.2二类：生产用设备、仪器、仪表、专用工具等。3.1.3三类：办公设备，如手提电脑、台式电脑、投影机、照相机、摄像机、录音机、打印机、复印机等3.1.4四类：会务用品等。3.1.5五类：报废物资3.2非公司物资：3.2.1外来物资：工程承包商、协作厂商及其他业务往来的客户带入的工具、设备、物品等。3.2.2公司员工私人物品。出门规定4.1公司物资：4.1.1一类、二类、四类、五类公司物资出门（不含送往园区内各大楼的物资，见4.1.4），携带者须凭部门审批的《公司物资出门证明单》简称“出门条”(以下同，见附件1），经公司前台文员、保安人员或电梯管理员检查核实并作记录后，才能放行。特殊情况不能及时开具“出门条”，前台文员或保安须通过电话联系部门负责人，经确认后，由携带者进行出门物资登记（见附件2）便可放行。并于下一个工作日补开“出门条”。4.1.2三类公司物资出门，除笔记本电脑外（见保密办相关规定），必须开具“出门条”，并至前台处领取蓝色“设备出门跟踪卡”（见附件3），做好设备出门跟踪登记（见附件4）后方可放行；当设备返回公司时，则须至前台交回“设备出门跟踪卡”，凭卡核消出门记录。4.1.3报废物资出门，出门条上应有财务中心负责人审核签名，才能出门。4.1.4送往园区内各大楼物资，须至所在前台处领取红色“设备出门跟踪卡”，做好设备出门跟踪登记后方可放行，到达目的地大堂时，应在前台处交回“设备出门跟踪卡”。4.1.5公司车辆或外来车辆携带公司物资出门，必须主动打开车窗、车辆后尾箱配合公司园区门岗人员检查、核实，并做好物资出门登记。外来车辆携带公司物资出公司园区的，必须有公司员工陪同出公司园区方可放行。4.1.6通过邮寄形式出门的公司物资（不含文件等纸质类物资），必须开具出门条，经收发员或公司指定人员核查后方能对邮件进行封口。特殊情况须提前对邮件进行封口的，出门条上应有主管领导签名，才能出门。4.2非公司物资：4.2.1外来物资：4.2.1.1外来人员如携带外来物资进门，须主动配合门卫进行检查，并在“入园申报单”上申报所携带物资，做好进门物资登记记录（见附件5），如未申报，携带者无有效证明的情况下公司有权暂为保管。出门时凭“入园申报单”与进门物资登记记录进行检查核实，才予放行。4.2.1.2严禁外来人员携带有害、有毒、危险物品进入公司，未经批准不得携带摄像机、相机、手提电脑等进入园区。4.2.1.3外来人员经公司批准携带用于专业照相、摄录或录音等设备进入园区，坚持“谁接待、谁负责”原则，即设备携带者及外来人员接待者对设备在公司内使用过程安全保密负全责。未经公司保密办同意，一律不能携带进入公司经营场所，且未经公司保密办同意不得在公司经营场所进行拍摄、录像或录音活动，可交前台文员代为保管，并发放“设备借记卡”，离开公司时凭“设备借记卡”取回存放物品。4.3员工私人物品4.3.1员工携带各类提包、背包尺寸超过以下标准：高20cm*长27cm（约与B5纸纸张大小一致）出门（指园区各大楼出口及园区出口）时，可不作登记，但必须主动自行打开，配合门岗保安人员或公司值班人员随机检查或示意出门（见附件6：员工私人物品抽查记录表）。4.3.2员工非日用随身物品带入公司时应自觉登记（见附件7：公司人员进门物资登记表），并接受安全检查，如出门须凭进门登记记录放行。4.3.3员工出差除个人随身携带物品外，其他行李一律需寄存在各大楼指定处，由公司指定人员进行保管。出口管理5.1员工携带物资出门时，应按规定出口出门，并配合接受检查或主动登记，凡违规者通报批评；5.2员工如未能及时在部门办理出门条，可在各大楼出口及园区出口进行出门物资登记，并通过电话联系部门负责人，经确认后，便可放行。携带者于下一个工作日补开“出门条”。涉密载体6.1凡涉密载体，如计算机、优盘、文件、技术资料等，必须至公司保密办办理相应的出门审批手续（见公司保密办相关文件），凭批条出门。辅助监控系统7.1公司在各大楼大堂、货梯出口处等，设有全天候监控系统，对该处出口动态进行监控。7.2监控系统摄录的信息由行政事务部专人负责检查、处理，发现异常情况时，即立即组织跟踪、查实（见监控系统管理规定）。出门条、登记本管理8.1“出门条”由部门第一负责人或指定的授权人审批。部门指定授权人必须有部门授权书（见附件8）送交行政事务部存档，方能执行。8.1.1“出门条”一式三联，分别由审批部门、各大楼前台及园区大门岗各持一联。8.1.2门卫或货梯管理员须对出门物资进行检查，并在出门条上签名确认、收取第二联备查，园区门岗则收取第三联存根，第二、第三联每周统一交由行政事务部保管。8.2各部门填写放行条时应详细、具体，不可使用“一箱”、“一袋”作为物品单位，如放行条栏目不够填写，可附清单，公司物资出门应填写资产编号（见附件9：出门条规范填写图示）。8.3各部门安排专人负责出门条的日常办理与保管，使用完毕可至行政事务部领取。8.5不需返回公司的物资，出门条由行政事务部保存；需要返回公司的物资（见附件10），出门条由行政事务部整理后于次月初返还各单位进行查核。各类人员责任9.1员工应自觉执行公司出门物资管理规定，出门条的申请、携带物资者对出门物资的真实性负直接责任。9.2部门审批人对出门物资的正确性、合法性负责。9.3门卫及货梯管理员负责出门物资的检查、登记。9.4行政事务部对出门物资管理负有检查、监督的职责，对制度实施效果负责。奖罚原则10.1行政事务部不定期安排人员对各部门出门物资执行情况进行检查，对不按规定执行的员工，如其行为未造成经济损失，则对其进行口头批评，并责令其纠正；如其行为已造成经济损失，则责任人应负经济责任；属盗窃行为的，如经发现，则对责任人追究其刑事责任。10.2对出门物资执行较好的部门或个人进行即时奖励，并通过电子新闻予以公布。11附则11.1本规定由行政事务部负责解释、修订。11.2附件11.2.1公司物资出门证明单式样11.2.2公司出门物资登记表式样11.2.3设备出门跟踪卡式样11.2.4设备出门跟踪登记表式样11.2.5外来人员进门物资登记表式样11.2.6员工私人物品抽查记录表式样11.2.7公司人员进门物资登记表式样11.2.8授权书样本式样11.2.9出门条规范填写图示11.2.10出门物资待返回情况一览表式样批准：审核：撰写：发布日期：202X年9月10日发至：公司管理团队成员、各单位附件1：1.1公司物资出门证明单式样公司物资出门证明单XX部第号出门物资类型：出门时间年月日物资名称资产编号数量单位事由是否需要返回携带者:□外来人员□公司员工姓名：部门负责人审批：公司检查人:产业园区门岗检查人:1.2第一联由审批部门存，第二联由各大楼前台存、第三联园区大门岗存附件2：2.1公司物资出门登记表式样公司出门物资登记表编号：月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否月日时分是否是否附件3：3.1设备出门跟踪卡式样设备出门跟踪卡提醒您：本卡作为公司办公设备出园区大门的凭据，当设备返回公司时，员工必须至前台退回本卡，以核销出门记录。如有丢失须至前台报失，并开具由部门领导签名确认的物资返回证明，以核销出门记录。提醒您：本卡作为公司办公设备出园区大门的凭据，当设备返回公司时，员工必须至前台退回本卡，以核销出门记录。如有丢失须至前台报失，并开具由部门领导签名确认的物资返回证明，以核销出门记录。设备跟踪卡①设备跟踪卡①设备跟踪卡①提醒您：本卡作为公司办公设备出门凭据，当设备返回公司时，员工必须至前台退回本卡，以核销出门记录。如有丢失须至前台报失，并开具由部门领导签名确认的物资返回证明，以核销出门记录。设备跟踪卡①设备跟踪卡①设备跟踪卡⑥提醒您：提醒您：本卡作为公司办公设备园区内通行的凭据，当设备从所在大楼进入公司其他大楼时，请将本卡交由目的地前台；当设备返回时必须在目的地前台重新领取本卡，并退回本卡给设备所在大楼前台，以核销出门记录。如有丢失须至前台报失，并开具由部门领导签名确认的物资返回证明，以核销出门记录。附件4：4.1设备出门跟踪登记表式样设备出门跟踪登记表编号：年出门时间设备名称公司资产编号携带者部门跟踪卡号是否有审批表放行人返回时间经办人备注月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分月日时分是否有补办月日时分附件5：5.1外来人员进门物资登记表式样外来人员进门物资登记表年进门时间月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分附件6：6.1员工私人物品抽查记录表式样员工私人物品抽查记录表编号：年日期物资名称是否涉密携带者部门抽查人备注月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否月日时分是否附件7：7.1公司人员进门物资登记表式样公司人员进门物资登记表编号：年进门时间物资名称资产编号数量单位包装情况携带者部门经办人出门时间放行人备注月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分月日时分附件8：8.1授权书式样授权书根据《出门物资管理规定》中的相关管理办法，结合本单位实际情况，除本单位第一负责人有权审批出门条外，特授权审批出门条，并保证经审出门物资的正确性与合法性。此据。部（印章）年月日附件9：9.1出门条规范填写图示投影机11XX1-8888公司检查人填写：由公司各大楼大堂前台保安人员、货梯口的货梯管理人员填写，填写前须认真核实所填写的内容是否完整？规范？否则可拒收产业园大门岗检查人填写：由公司园区门岗填写，填写时须认真核实所填写的内容是否完整？规范？否则可拒收部门负责人审批填写：审批出门物资的为各单位部门第一负责人或经部门第一负责人批准的授权人，须附签名样式在公司各主要出入口，签批的同时将对所签批出门的物资负管理责任携带者填写：携带者为外来人员，携带者姓名与公司员工经办人均须填写；携带者为公司员工，携带者姓名与经办人填写其中一项即可。数量、单位与包装情况填写：数量请使用阿拉伯数字或大写数字，如“1”或“壹”。并使用“个”或“块”等表示单数的数量单位，避免以“箱”或“车”为单位，否则审批时附具体清单。物资类型及名称填写：出门物资类型须注明，因不同类型的物资，管理方式不一；同时物资名称要求填写完整，字迹清楚，如“投影机”请注明型号及公司资产编号，否则须重开。出门条规范填写图示部门与编号填写：主要用于统计单位在一定周期内出门的物资数量，须完整填写。同时编号须连号，否则将进行追究投影机11XX1-8888公司检查人填写：由公司各大楼大堂前台保安人员、货梯口的货梯管理人员填写，填写前须认真核实所填写的内容是否完整？规范？否则可拒收产业园大门岗检查人填写：由公司园区门岗填写，填写时须认真核实所填写的内容是否完整？规范？否则可拒收部门负责人审批填写：审批出门物资的为各单位部门第一负责人或经部门第一负责人批准的授权人，须附签名样式在公司各主要出入口，签批的同时将对所签批出门的物资负管理责任携带者填写：携带者为外来人员，携带者姓名与公司员工经办人均须填写；携带者为公司员工，携带者姓名与经办人填写其中一