实物档案管理课件

实物档案管理

2013年档案业务培训11一、实物档案及其作用实物档案是指以物质实体为载体，反映本单位历史真实面貌的特定物品。一般包括奖状、奖杯、奖旗、印章、名人字画、对外交流中收受的礼品（即公务活动纪念品）及单位发展中有纪念意义的物品等。实物档案具有形体直观、形状多样性，它直接反映了单位的发展和各方面工作取得的业绩，不但具有较高的查考利用价值，而且具有良好的社会教育功能，是文书档案的重要补充，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。2一、实物档案及其作用2二、实物档案的收集归档范围及保管期限1、

荣誉类（奖品）实物档案：本单位在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的市级以上（含市级）颁发的奖杯、奖状、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。2、印章档案：印章档案是指国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。3二、实物档案的收集归档范围及保管期限1、

荣誉类（奖品）实物3、名人字画实物档案：上级领导及社会知名人士为本单位的题词、作画。4、单位发展中有纪念意义的物品：企业生产的产品实物或单位成立以来的牌、匾、用具等。5、对外交往中收受的礼品实物档案按其珍贵程度，保管期限定为永久或定期43、名人字画实物档案：上级领导及社会知名人士为本单位的题词、三、

实物档案的归档要求：1.

荣誉类（奖品）实物档案一般应同时有批准单位要求填报的表格、批复等文字材料，此类材料按党政文书材料归档。实物上未标明获奖名称的，应附说明，内容包括获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。5三、

实物档案的归档要求：1.

荣誉类（奖品）实物档案一般2.

印章档案的归档要求各单位在启用新印章的同时，应向本单位档案室或有关部门移交停止使用的印章；档案室及有关部门应及时向档案馆移交印章档案或在移交文书档案的同时移交印章档案；各类机构、社会组织的印章由各级综合档案馆进行收集、整理、保管。社会名人的印章在征得本人或亲属同意后由各级综合档案馆进行征集、整理、保管，也可寄存、代管；不属于归档范围的印章可由各级综合档案馆按规定寄存、代管。663.

字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、收受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。4.

如发现认为有保留价值的、能反映单位发展历程的物品，经档案室认定后，即可归档。73.

字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、收四、

实物档案归档时间和移交手续

1.

荣誉类实物档案一般于次年六月底前向档案室移交。印章、字画、礼品可随时向档案室移交。2.

移交前，立卷部门要填写移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。3.

如归档单位因特殊原因不能交付实物的，经主管领导同意后应先将实物登记编号后方可在本部门暂存。8四、

实物档案归档时间和移交手续

1.

荣誉类实物档案一般五、实物档案的分类整理与案卷排列（一）荣誉、字画、礼品、物品等实物档案的整理分类整理：实物档案，按属类分开整理，案卷排列按形成的时间先后进行排列，每个属类历年编一个大流水号。例如：1、荣誉类，98年奖旗6面，奖杯两个，奖牌三块，按形成的时间先后每件编一个流水号，99年又按时间续编。标签填写：荣誉类实物档案每件要贴上标签，标签上要注明档号（分类号-案卷号，比如Sw1-2,

一级类目实物载体:奖杯件号第2件9五、实物档案的分类整理与案卷排列（一）荣誉、字画、礼品、物品编制分类目录：目录一式二份，不同属类的案卷目录分开订装，在目录夹封面写上实物档案。实物档案分类目录（荣誉类）

档号获奖单位授予部门荣誉称号获奖实物种类获奖时间保管期限sw1-1XX市档案局XX市政府双文明先进单位奖牌20120118永久10编制分类目录：目录一式二份，不同属类的案卷目录分开订装，在目实物档案分类目录（礼品类）档号礼品名称赠送单位时间保管期限Sw7-111档号礼品名称赠送单位时间保管期限Sw7-111实物档案分类目录（字画类）档号责任者题名（字画名称）时间字画规格保管期限Sw9-112实物档案分类目录档号责任者题(二)印章档案的整理1、整理原则：遵循形成规律，集中整理分类，区分保管价值，便于保管利用。2、质量要求：收集的印章应确保齐全、完整、真实。

整理印章档案使用的材料应符合长久保管档案的需要。这就要求清洗不同材质印章要选用适宜的清洗剂，标签、纸张、装具应是无酸的中性材料，书写墨水应是不溶性和不退色的等等。13(二)印章档案的整理133、整理步骤：共分九步。第一步：清洗编号。第二步：制作卡片。根据《档案著录规则》的要求，卡片尺寸一般为12.5cmх7.5cm。按照一印一卡的方式，将印章逐一在著录卡片上的左边区域盖制印模，在盖有印模的卡片右上区域的第一排编制与其印章相同的临时流水编号，第二排预留作为编制的正式档号。示例：143、整理步骤：共分九步。14[盖制印模区][临时编号：][档号：][考证内容：]15[盖制印模区][临时编号：]15第三步：鉴定考证。1、鉴定、考证印章的构成要素：通过查考印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，研究印章边款、印材和印纽，比较印章规格式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证。考证结果可直接记录在卡片右上区域的第三排，文字内容较多，正面书写不下时，可在卡片的背面接着书写。2、划分印章的保管期限：印章档案的保管期限分为永久（代号YJ）和定期（15年，代号DQ）两种。①对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室）印章的保管期限为永久；反映本地各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章的保管期限为永久。②其他内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。③严重破损和一般事务性工作（收发文等）使用的无档案保管价值的印章，不列入归档整理范围。16第三步：鉴定考证。16第四步：分类排序。使用盖有印模的卡片进行分类和排序。1、分类：各单位印章档案在整理过程中，实用印章一般可根据印章档案的年度、保管期限进行分类。艺术印章可按作者进行分类。2、排序：印章档案按保管期限——分类号——枚号顺序逐盒组织排列。相同保管期限、相同类别的实用印章，可按整理批次——机构（或人名字顺）——形成时间顺序组织排序；相同保管期限、相同类别的艺术印章，可按整理批次——作者（人名字顺）——形成时间顺序组织排序。17第四步：分类排序。使用盖有印模的卡片进行分类和排序。17第五步：分拣装盒。按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，将相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序逐一装盒。装盒时，可根据印章规格的不同，确定盒内存放印章的数量。印章档案盒是特制有内衬活动式隔条的翻盖档案盒，间隔为可调节式，每盒最多能装24枚，盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放。印章装盒后要编制备考表。其中“本盒印章情况说明”应填写盒内印章档案的数量、完整性及其他需要说明的情况。填好后将印章档案备考表平放在盒内的印章上面。此外还要在印章档案盒盒盖封面、下侧脊和背脊上如实填写“保管期限”、“分类号”、“起止枚号”等项目。档案盒上架适宜平置叠放，不能竖放。钢印等特大型印章，可不装盒，直接排列上架。18第五步：分拣装盒。按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号第六步：制作印模。1、使用材料：宣纸、平板纸、印泥台、印泥、毛毡、压条、墨、照相机等。2、制作要求：①盖制印模使用的印章、工具和材料应保持清洁；②印泥台和搅拌印泥的工具应使用非金属材料（一般是塑料或有机玻璃或木质）；③盖制印模使用的宣纸最好是事先裁切成A4型纸张大小，应平整地铺放在垫有毛毡的桌面上。盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型。按照管理、利用印章档案的需要，可同时盖制若干份印模，其中，按盒内印章排放顺序盖制的印模单置于盒内，其余可根据需要汇编成册；④盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观；⑤对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑；⑥钢印可直接在80克以上平板纸上压制印模。19第六步：制作印模。193、编辑印模：①印章档案印模可采用手工或计算机两种方法进行编辑。手工编辑印模应先策划、编排后再盖制；用计算机编辑印模可先在宣纸上盖制印模，经扫描数字化处理后再用计算机编辑。通过扫描形成的数字化印模应妥善保管，防止外泄。②放置在印章档案盒内起目录作用的印模单，采用A4型纸张（297mmх210mm）制作，印模在纸张上的排列方式应与该盒内印章档案的排列方式一致，每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。印模单应平放在盒内备考表的上面，即盒内的最上面。③用于对印章档案进行检索、研究，起管理、利用和宣传介绍作用的印模，可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。4、盖制印模后的印章应重新清洗，晾干后再装盒。203、编辑印模：20第七步：编制档号。印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。1、档号结构：Sw6-1一级类目(实物)(载体:印章)件号第1件21第七步：编制档号。印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位印章枚号：根据印章档案在最后一级类目中的排列顺序，用阿拉伯数字按流水方式编制枚号。3、制作档号：去掉印章上的临时标签（流水号码），在印章执柄或无边款的外侧处贴上写有档号的新标签（尺寸能书写下档号即可）。另外，还要分别在盒内印模和卡片上编制档号。22印章枚号：根据印章档案在最后一级类目中的排列顺序，用阿拉伯数第八步：编制检索工具。印章档案应同时编制手工和机检两种检索工具。印章档案保管目录：印章档案保管目录保管期限：

分类号枚号印文（边款）使用起止时间印材备注Sw6-423第八步：编制检索工具。印章档案应同时编制手工和机检两种检索工枚号：印章的排列顺序号印文（边款）：“印文”填写印章印面上的文字内容。“边款”填写印章边款中的文字内容，两端应加注圆括号“（）”。无边款的印章只填“印文”。示例：剿匪总兵关防（1651年制）使用起止时间：填写印章启用（或制作）和印章失效的时间。各用8位阿拉伯数字标注年月日，中间用连接号“—”连接。时间无法确定的，用空格“□”表示。印材：填写印章的制作材料，这个前面已经介绍过了。值得注意的是，当印章的印面与执柄分别采用不同材料制作时，只填写印面的制作材料。备注：注释对印章需要说明的情况。如与文书档案及其他相关档案的参见号等。24枚号：印章的排列顺序号24⑵卡片和印模集：盖制有印模的卡片和汇编成册的印模集，经标引档号及相关检索标识后，可组织成相应的印章档案检索工具。除了有与纸质印章档案保管目录同版本的电子目录外，还要配有经过对印章档案扫描、编辑后形成的电子印模图形。第九步：编制整理说明。印章档案整理完毕后，都应该编制整理说明。记载印章档案的来源、数量；介绍印章的内容、价值和完整情况；说明印章档案整理的时间、方法。25⑵卡片和印模集：25六、实物档案的保管1、实物档案应按“分类号——顺序号”上架排列，单独存放。所用装具不应对实物有任何不利影响。2、实物档案的保管环境温度为14℃～24℃，相对湿度为45％～60％，注意做好“九防”等工作，确保印章档案的完整与安全。3、定期对实物档案进行检查，发现问题妥善处理。4、严格执行实物档案出入库房登记制度，保证实物档案不丢失。26六、实物档案的保管26

七、实物档案的利用

1、制定实物档案利用审批制度，档案工作人员不得违反规定擅自提供利用，保证实物档案的利用安全。2