糖业公司合同管理规定

合同管理规定（一）目的为规范经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司对外签订，履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、服务合同、技术协议等。（三）合同管理机构的设置与职责1、本公司合同管理采取合同管理部门和承办部门管理相结合的办法，由所涉及公司内部相关单位设专人负责合同的管理工作。2、合同归口管理所有需要资金支出的合同在采购部登记并建立档案，所有需要资金回笼的合同在客服部登记并建立档案；财务中心负责监督合同执行情况；考核办对合同执行情况定期抽查。合同监督检查分为常规性检查和临时性检查两种方式。常规性抽查每月进行一次，对公司签订的合同每半年全面检查一次。临时性检查针对合同履行中发生的情况随时进行检查，以便及时发现问题及处理问题。2.1合同管理部门职责

2.1.1参与本公司特殊合同、涉外合同的可行性研究、谈判和文本起草工作；

2.1.2对合同的合法性、有效性进行审查，向本公司法定代表人提出意见；

2.1.3监督、检查合同的履行情况；

2.1.4参与处理对外合同纠纷、负责本公司内部各单位之间合同争议的协调工作；

2.1.5负责合同报表的统计、综合分析和报送工作；

2.1.6负责对合同承办部门进行业务指导。

2.2合同承办部门的职责

2.2.1负责合同相对方资信情况、履约能力的调查；

2.2.2负责所承办合同的谈判；

2.2.3负责按照本公司标准合同文本起草合同文本，保证合同的可行性、合法性和有效性；

2.2.4负责合同的履行，解决履行中出现的问题；

2.2.5按时按要求向合同管理部门报送合同统计报表及有关资料，反映合同履行中出现的重要问题；

2.2.6负责本部门合同档案的管理。

3、合同管理人员的职责

3.1建立合同档案；3.2建立合同台账；3.3监督、检查、考核合同的履行情况；3.4填写“合同情况预报表”，上报部门主管。（四）合同的审批与签订1、严格履行合同审批制度，特殊合同和涉外合同文本，应由使用部门组织论证，申请总经办审批后报法务部进行必要的专业审查核定后，方可签订。设备改造、防腐刷漆等内部协议，由使用单位申请，报设备部审核，系统主管审批后，方可签订；基建修复由使用单位申请，报项目部审核，分管高层审批后，方可签订。所有合同必须经总经办审定后方可执行。2、原辅料物资采购合同谈判有物供主管、与使用单位负责人、采购人员及合同管理部门参加；项目物资采购合同谈判有副总经理、项目负责人、采购人员及合同管理部门参加；销售合同谈判有销售主管、销售部部长、销售人员参加；技术改造、设施维修合同谈判有设备部长、使用单位负责人、考核办及合同管理部门参加。3、任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私，损公肥己、谋取私利、违者依法严惩。（五）合同履行1、合同管理部门定期向总经理、副总经理报告合同履行情况，财务中心及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。2、在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行有人为的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合同期限内与对方当事人进行协商。3、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。4、变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行。5、变更、解除合同时，必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式无效。6、变更、解除合同的协议在未达成获批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。7、以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实、损公肥己的，一经发现，从严惩处。（六）合同执行结束1、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。2、合同执行结束由合同管理部门与合同承办方共同承担相应义务。3、合同执行结束后由合同管理人员及时向部门主管汇报并通知财务中心。4、需要保留质保金和分期付款的进厂物资，采购部与财务中心应做好标识，执行结束后方可注销。（七）合同管理相关规定1、合同签订时，必须附带一份签订合同时单价的来源和依据。2、所有需要资金支出的合同签订时，以相关联职能部门为主，采购部人员参与并签字，否则视为合同无效。3、合同签订后，所有合同指定部门管理并建立台帐，所有需要资金支出的合同在采购部建立电子档案，所有需要资金回笼的合同在销售服务部建立电子档案；更新后及时报财务1份，财务中心负责监督合同执行情况；考核办定期抽查合同执行情况。4、各相关部门签订合同后必须二日内到指定部门建立台帐，否则视为合同无效，所发生的费用自行处理。5、合同执行过程中合同管理部门须定期检查合同执行情况，如合同到期以后仍在执行，对合同管理责任人一次罚款100元，合同承办方一次罚款200元，造成损失的按公司包赔管理执行。6、设备防腐、刷漆、保温等外协加工招标或议标合同变更或终止时，设备部、项目部须在二日内以书面形式通知采购部及财务核算处，采购部及时变更相关信息，否则，对责任人一次罚款100元，造成损失的按公司包赔管理执行。7、销售服务部开票时必须严格履行合同要求，如出现合同期限已到仍按较低销售价格执行的，对责任人一次罚款100元，造成损失的按公司包赔管理执行。8、玉米采购合同进度完成情况由财务二级帐每天汇总一次报采购部合同管理人员，合