智慧校园背景下高校档案工作面临的挑战与对策

智慧校园背景下高校档案工作面临的挑战与对策

随着云计算、大数据等计算机网络技术的发展和应用，智能校园建设的蓬勃发展。同时，不仅大量出现了电子文件和电子数据，而且工作模式、工作关系、人们的想法和行为方式的变化。这些都给传统的文件管理体制带来了新的挑战，也是高校必须解决的问题。一、建设统一平台，打造“私有公共云”目前，高校普遍建设的智慧校园，实际上是综合运用云计算、大数据、物联网、人工智能等新兴技术，通过移动互联网等基础设施建设，搭建各种资源集成和共享的统一平台，以打破资源壁垒和“信息孤岛”，实现各种系统互联互通，信息资源共享，发挥数据价值，进一步提高工作效能、服务质量和教学管理水平，其实质是“私有公共云”，突出特点是：网络化、集成化、数据化、智能化。二、在智能校园建设中，高校文献建设面临着一些挑战(一)形成了丰富的电子档案信息资源随着智慧校园的推进和运行，一方面，大量电子文件、电子数据不断产生；另一方面，存量纸质等载体的档案也在不断数字化，档案工作的对象——档案资源不断由传统的纸质档案向电子档案转变。同时，普遍存在“业务信息管理与档案管理割裂，缺少在一个框架体系之内的数据质量控制机制”，大量数据分散在各个业务部门和不同的业务系统中。又因系统建设的先后顺序和厂家的不统一等，导致电子数据的种类繁多、结构不一，结构化、半结构化、非结构化数据并存，版式、音频、视频等形式不一，这些都给档案工作的收集带来困难。档案资源变化的同时，档案管理模式也在不断发生变化。首先是档案库房和保管方式的变化，主要表现为对库房空间的要求不断变少，装具也由档案柜、密集架等向光盘、硬盘等电子设备转变。其次，归档、整理更加快捷，电子档案的归档整理完全可以根据事先设定的模式和程序迅速批量完成，甚至一键生成。再次，档案利用更快更广，完全可以借助智慧校园平台，实现档案资源共享和数据的深度挖掘。同时，智慧校园实施使整个高校的工作节奏加快，这也会倒逼档案部门提高管理水平，跟上整体节奏。此外，先进的技术和设备也需要有会操作和使用的工作人员，这就要求高校档案工作人员务必革新知识结构，做到既精通档案也懂计算机网络技术。(二)在工作管理方面，档案部门与数据信息部门职能交叉，衔接不到位智慧校园的建设、运行和管理多由高校的数据信息部门牵头负责，各种数据、信息也是其管理的对象，这与高校档案部门管理的电子档案、电子文件存在着交叉。由于智慧校园属于新兴事物，在设计和实践方面仍处于探索阶段，没有标准可寻，各地各校情况差别较大，往往造成档案部门与数据信息管理部门存在职能交叉现象。又因高校机构设置属于直线职能制，职能部门之间相对独立，彼此沟通不够，存在“隧道视野”，容易出现各忙各的、重复劳动等现象。如果再没有建立协调机制，这种部门职能交叉、职责不清、关系不顺的现象，必然会造成工作相互推诿，电子数据得不到及时分类和归档，良莠共存，档案数据也不能融入智慧校园，导致系统未能真正互通，数据不能充分共享，价值不能充分挖掘和利用。同时，高校档案工作仍然普遍存在着一些常见问题，如档案意识不强，收集困难，分散管理，“条块分割”，工作效率不高，人员知识老化、结构不合理等，因此，目前高校档案工作可谓新老问题并存。然而，时代在飞速发展，人们的工作习惯和思维观念也在不断革新，迫切呼唤档案工作紧跟时代步伐，与时俱进。三、大学下档案工作的优化对策(一)档案资源是档案工作的基础和基档案工作作为一项管理工作，需要利用一定的资源，通过计划、组织、领导、控制等一系列协调活动来实现对档案资源的管理、开发和利用。因此，档案工作离不开资源，这里的资源包括两部分，一是档案工作的对象——各种门类的档案资源，丰富的档案资源是档案工作赖以存在的基础；二是档案工作活动所需的资源，包括可资利用的人、财、物、信息、权力、规则等，他们是档案工作顺利开展的根本保障。智慧校园下，不论是档案资源还是档案管理所需的资源都在悄然发生变化，档案工作人员应树立强烈的资源意识，一方面，转变过去那种“坐地收租”的被动归档模式，积极主动地将智慧校园建设中形成的和智慧校园平台中不断生成的各种门类的档案资源及时收集归档；另一方面，积极拥抱智慧校园的到来，利用时代先进工具，争取必要的管理资源，通过适当的管理方式来高效地管理档案资源。(二)数据不统一，信息共享程度低档案只有集中才能更好地保管，才能发挥规模优势，才能更好地开发利用。智慧校园下，各种系统相继出现，档案载体、形式纷繁复杂，尤其是电子档案本身的易变性，档案若不集中进行管理，便会留在各个部门和业务系统，更容易分散和丢失，而且数据不统一、真假难辨；至于档案部门管理传统档案，而数据管理部门管理电子档案，这种人为将档案资源分割的现象更不能出现。因为其不仅违背了智慧校园建设的初衷，更不利于数据资源的共享和深层次挖掘利用。因此，智慧校园下，档案的集中统一原则不是弱化，而是更应坚持和加强。(三)理顺系统，实现数据的共享和共享鉴于“档案管理的全部核心或者逻辑起点、依赖路径是信息的价值判定，其表现形式之一就是基于价值判定上的归档范围和档案保管期限表，以及基于该表而发生的系列动作”，档案部门可以在管理传统档案的基础上，继续发挥其价值鉴定优势，做好电子数据的归档收集，集中管理电子档案，重点在于对电子数据的价值判定、筛选和长久保存；而数据信息管理部门则侧重于各种数据的共享，简化各种业务和办事流程，提高办公和教学效率，注重数据的广度和关联度。其次，高校档案机构，不论是档案馆、综合档案室、档案(数据)中心，都应尽快与数据信息管理部门及其他业务部门建立沟通协调机制，形成多方参与的智慧校园治理体系，积极将档案系统和档案数据融入智慧校园，变“各自为战”为“协同作战”，不仅系统要融合，部门也要融合，如建立由档案部门、数据信息管理部门和各部门共同参与的智慧校园建设和数据治理领导小组。(四)做好数据整合工作1.已加工的企业，应选择先进设备，自传统档案作为重要的历史数据，也应积极地融入智慧校园。为此，应将传统档案通过数字化加工转变成数字资源，其途径主要有两种，一种是服务外包，交由专门的档案数字化加工企业完成；另一种是由高校档案机构自行加工完成。两种途径各有优缺点，前者往往加工速度快、质量高，但存在信息泄密等安全隐患；后者正好相反，且还能锻炼档案工作队伍，节省成本。因此，最好采取后者，高校档案机构可以自行配置扫描仪、扫描软件，根据《纸质档案数字化规范》(DA/T31—2017)要求，自行扫描加工，并输入档案数据库。若实在能力有限，非得服务外包，应尽量找有资质的企业，同时务必加强监管，确保档案安全。2.对业务系统的二次开发，融入档案归档标准智慧校园中产生的电子档案应通过系统间无缝对接的方式顺利平滑地进入档案系统数据库。为此，需事先建立电子档案归档标准，包括归档范围、数据(文件)格式、对接方式、系统接口等，其目的是以客观标准代替主观标准，避免人为的失误，且能够节省人力，自动地完成归档。考虑到档案系统以及各部门业务系统的建设有先后，且生产厂家往往不同，对先于档案系统安装的业务系统，需对业务系统进行二次开发并融入档案归档标准，以与档案系统对接；对晚于档案系统的业务系统，要求其设计之初就应将档案归档标准嵌入进去，并利用档案系统事先预留的标准接口完成对接。这样便实现了档案系统与业务系统的互联互通，做到“系统中的系统”。3.优化归档流程，提高工作效率系统的互联互通为档案的在线归档提供了便利，传统“坐地收租”的归档模式已经不合时宜。档案工作人员应尽快转变观念，摒弃过去那种培训、指导、部门立卷、上馆(室)移交等一遍遍繁琐的习惯做法，尽量自己主动学会和完成档案材料的在线鉴定分类、收集归档，不必再监督、依赖，甚至是“乞求”部门兼职档案人员去做，最多由兼职部门档案人员确认下最终归档材料的完整性即可。这种归档流程的改变得益于智慧校园的实施和时代的进步，它不仅能够克服过去档案难收集、难收齐的问题，更能