公司文书运行管理规定

XXXX有限公司文书运行管理规程第一章公司OA使用公司办公自动化系统（以下简OA系统）是实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快我公司信息化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合公司实际，制定本制度。组织职责公司办公室是OA系统的管理部门。二、主要职责：（一）负责制定OA系统规章制度；（二）负责确定、监管OA系统管理员的权限；（三）负责OA系统各职能部门流程设计的审核；（四）负责对系统内的信息保密情况进行定期检查、监督；（五）负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（六）负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（七）负责OA系统规章制度执行工作；（八）负责系统的日常维护、人员培训等工作；（九）根据本部门工作需要，提出优化需求。三、金融工程部负责OA系统的管理维护和服务支撑工作，保障系统日常运行。（一）负责OA系统各工作流程的设计、执行工作；（二）为其他部门提供查询工作。第二条文件管理一、公司各部门发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、公告、信息等）原则上统一采用OA系统发送。二、电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送部门、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送部门、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。三、根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录备查。第三条登陆规范一、系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后分别登陆一次，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，工作流程节点必须保证长期登陆进OA办公。二、系统用户必须填写好完善的个人档案，保护好个人登陆密码并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公须及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。第四条OA系统安全一、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。二、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。三、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容。四、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等。五、为了保障OA系统信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司相关处罚。第二章公司文件编码规则第五条适用范围本编码规则适用于XXXX所有发文机构编写的各类文件，不适用于合同编码。第六条编码方法文件编码基本规则为：发文机构名缩写字母+部门编码+（年月代码）+文件序号。XXXX、XXXX、XXXX、XXXX机构名缩写字母后不加部门编码。示例1：JS（201406）01，为XXXX2014年6月发布的第一个文件。

示例2：JC03（201401）02，为XXXX客服部2014年1月发布的第二个文件。第七条公司名缩写字母：XXXX——JS；XXXX——JC；XXXX——HT；XXXX——JH。第八条公司各部门编码一、XXXX：01：集团办公室；02：人力资源部；03：综合风险控制部；04：财务部。二、XXXX：01：产品部；02：市场部；03：客服部；04：私人理财部。三、XXXX：01：股权投资部；02：结构化融资部；03：金融衍生部；04：资产管理部；05：法律合规部；06：金融同业部。四、XXXX：01：金融工程部；02：业务拓展部；03：客服部；04：市场部。第三章公文管理制度第九条公文的种类一、决议。适用于董事会等会议讨论通过的重大决策事项。二、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。三、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。四、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。五、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。六、通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。七、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。八、报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。九、请示。适用于向上级部门请求指示、批准。十、批复。适用于答复下级部门请示事项。十一、函。适用于不相隶属机构之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。十二、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第十条公文的格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文部门标志、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、发文署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送、印发和印发日期、页码等组成。一、份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。二、密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。三、紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。四、发文部门标志。由发文部门全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文部门全称或者规范化简称。联合行文时，发文部门标志可以并用联合发文部门名称，也可以单独用主办部门名称。五、发文字号。由发文部门代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办部门的发文字号。六、签发人。上行文应当标注签发人姓名。七、标题。由发文部门名称、事由和文种组成。八、主送部门。公文的主要受理部门，应当使用部门全称、规范化简称或者同类型部门统称。九、正文。公文的主体，用来表述公文的内容。十、附件说明。公文附件的顺序号和名称。十一、发文部门署名。署发文部门全称或者规范化简称。十二、成文日期。署会议通过或者发文部门负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发部门负责人签发的日期。十三、印章。公文中有发文部门署名的，应当加盖发文部门印章，并与署名部门相符。有特定发文部门标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。十四、附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。十五、附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。十六、抄送部门。除主送部门外需要执行或者知晓公文内容的其他部门，应当使用部门全称、规范化简称或者同类型部门统称。十七、印发部门和印发日期。公文的送印部门和送印日期。第十一条行文规则一、行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。二、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的部门。三、向上级部门行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级部门，不抄送下级部门。（二）部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级部门负责人同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（三）下级部门的请示事项，如需以本部门名义向上级部门请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门。（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（五）除上级部门负责人直接交办事项外，不得以本部门名义向上级部门负责人报送公文，不得以本部门负责人名义向上级部门报送公文。（六）受双重领导的部门向一个上级部门行文，必要时抄送另一个上级部门。第十二条起草公文要求。一、公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文部门意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。（七）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。第十三条部门申请“上（*）发”公文办理程序（见附件1）第十四条收文处理程序（见附件2）。一、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）。二、对需要催办的文件，要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况，填妥收文处理笺向发文部门复命。三、公文办理完毕，主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管领导回复。四、各部门凡需由公司副总经理以上领导签批的公文，一律由办公室呈报，其处理程序见附件2。第十五条公文立卷、销毁。一、与公司经营活动有关的来文，重要会议文件资料，经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。二、公司各相关单位应在当年三月三十日前，将上年度应当立卷归档的材料收集整理后，向办公室集中移交。三、办公室收到各单位交来的归档文件、资料后，采取年度—组织机构—档案内容的分类编目方法，进行整理立卷。四、没有存档价值和存查必要的公文，应由办公室列出清单，征求业务部门意见后，经办公室主任批准即可销毁。对于批准销毁的文件，要指定专人（两人以上）监销，监销人应在销毁文件清册上签名。第三章附则第十六条本规程自发布之日起执行。第十七条本规程由公司办公室负责解释。附件1发文工作流程序号各部门人员行政人员行政经理相关规程/表单987654321987654321拟稿查阅拟稿查阅分发复印、登记打印、校对核稿、编号公文会签发放传阅、催办立卷归档分发复印、登记打印、校对核稿、编号公文会签发放传阅、催办立卷归档YNN审核Y审核YNN审核Y审核公文会签表公文打印、复印登记表公司收发文管理规定公文会签表公文打印、复印登记表公司收发文管理规定发文呈批表公文传递单公文移交登记表行政办公室发文工作流程说明流程节点责任人工作说明1拟稿各部门人员1.承办部门草拟文件的初稿2.领取《发文呈批表》，填写拟稿人、部门、标题、附件、主送、主题词公文会签行政人员1.以公司名义发文时，部门负责人需在公文稿纸“核稿”栏签字2.凡涉及其他有关部门事宜的，需事先与有关部门会签、核稿或会签审核行政经理审查是否全部履行会签职责，并签字确认2核稿、编号行政人员1.对草稿的体式、内容等进行全面的审核2.文件进行编号登记3打印、校对1.对签发过的文稿进行印制2.一校由起草者进行，二校由核稿人员进行，三校由部门负责人进行4用印、登记1.在制成的公文上加盖机关公章，要求“上不压正文，下要骑年盖月”2.将公文的特征和办理情况进行登记5公文分发建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续6传阅、催办1.按照程序将公文送有关领导阅知或者指示2.对公文的承办情况进行督促检查7公文发放将公文发放给承办部门审核行政经理决定是否可以移交8文件查阅各部门人员承办部门查阅文件，并按照批示情况进行处理9立卷归档行政人员将发文流程中形成的文件连同文稿一起，按照正文在上草稿在下的顺序收集、整理，按文书档案管理的要求整理归档附件2收文工作流程序号各部门或外部人员行政人员行政经理及总经理相关表单12345671234567具体办理传阅外部来文具体办理传阅外部来文资料存档秘书回复领导审阅向上呈报核定整理文件接收文件资料存档秘书回复领导审阅向上呈报核定整理文件接收文件审批NYN审核Y审批NYN审核Y签呈事务备查表文件审核单收文登记表收文登记表企业收发文管理规定签呈事务备查表文件审核单收文登记表收文登记表企业收发文管理规定内部联络单行政办公室收文工作流程说明流程节点责任人工作说明1外部来文各部门或外部人员1.收到上级单位或者部门文件2.收到各部门文件接收文件行政人员签收文件，并对来文进行编号、登记、分类，填写文件处理单2核定整理文件1.文件拆封后，对照《发文通知单》核对文件种类和份数，有回执的，在回执单上签字2.检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错，一旦发现及时向发文单位查询审核行政经理初步审核文件，提出文件拟办意见，并签名3向上呈报行政人员1.传阅件送相关部门和人员传阅2.会签和急办件送相关部门处理3.领导阅批件送公司领导4领导审阅总经理1.认真阅文，弄懂弄清文件要求，并提出处理意见2.需办理件,要写清承办单位、承办要求、承办时限等3.需阅知件，要提出阅知范围4.需传达件，要提出传达范围和时间5.需复印件，要提出翻印份数和发放范围等6.最后要签名、注时审批5传阅各部门或外部人员传阅并签名，传阅完毕行政部收回6具体办理如有阅批意见，要按领导的意见，做好补办工作秘书回复行政人员根据领导批示进行处理7资料存档将整理好的案卷向档案室移交，移交时履行审定、交接手续附件:3.主要行政公文格式（1）适用文种：请示、意见、报告、议案［如涉密和紧急程度,按以下格式标注：秘密等级、保管期限、★、紧急程度：3号黑体］机密★×年特急［发文机关标识字号：小标宋，字号不大于14×21㎜。其上可标注藏文］××××××文件［发文字号：3号仿宋。用六角括号，序号不编虚位］［“签发人”：3号仿宋，签发人姓名：3号楷体］××字〔200×〕××号签发人：×××[红色反线156㎜]［标题：2号小标宋，红色反线下空2行］××××××××关于××××××××的请示县人民政府：［正文：3号仿宋］××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。二○○×年××月××日［右空4字］［如果印章下弧有文字时采用中套方式］（联系人：×××电话：0970—××××××）［此行标注仅用于请示件：3号仿宋］［主题词：3号黑体，词目：3号小标宋，词目之间空1字］主题词：××××××请示抄送：×××，×××，×××，×××，×××，×××××，×××。［抄送及单位：3号仿宋。左右均空1字］［印制单位及印制×××××××××日期：3号仿宋］200×年×月×日印发共印××份［印制份数：5号宋体］［秘密等级、保管期限、★、紧急程度：3号黑体］［发文机关标识字号：不大于14×21㎜］×××××××文件［发文字号：3号仿宋］××发〔200×〕××号［标题：2号小标宋］×××××××关于××××××××的通知××××××××：［正文：3号仿宋］×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：关于××××××××××［上空1行，左空2字］［印发、批转、转发的文件名称不作附件说明］二○○×年××月××日［右空4字］附件：关于××××××××××［如附件与公文正文不能一起装订，应［附件：3号仿宋］在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）］［标题：2号小标宋］关于××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××