绿色食品交易中心工作流程

绿色食品交易中心工作流程内控目标对所有采买行为编制计划，采买计划切合各部门的使用需要。公司的采买计划合理合法。采买计划保证公司的现金流量，不至于出现支付困难重点控制点计划员应依据销售部门的销售计划及存货状况订立采买计划。财务部参加编制采买计划，调理资本需求与购货紧急性之间的关系。采买计划经过合适的复核与管理层审批，才能够进入正式购货程序。计划的改正都有相应依照，所有变化的改正都制作在计划的改正中。采买计划交各有关部门存案，确认在各方面都无违规违纪之处。按合适使用需要的物质计划采买，使公司的资本有计划的运作说明计划员依据销售计划、加工计划和存货状况及有无代替品状况进行汇总。采买计划应包含：采买的数目、价钱、质量要求、供给商的选择及年度中每个月购入货物进度估算。部门经理应依据整年的销售计划、整年加工计划及库存在审批采买计划。部门经理审批完的采买计划送至财务部、销售部及其余管理人员进行议论、改正。计划送至财务部、计划、采买部门存案。副总经理/总经理审批、财务部长审批采买计划，同意后的采买内控目标采买计划以最低成本知足销售需要。购货额达到公司规定的标准。重点控制点对大宗的货物采买，成立标准的经济批量计算模型。采买部门会同财务部计算采买所需的经济批量，采买部门经理同意。按期复核经济批量，复核结果报部门经理同意。采买计划需经合适的审批，保证购货额达到公司的规定标准并复核经济批量。计划外的采买需获得分级受权的审批。说明月底，计划员依据年初拟订的采买计划（进度估算）加工计划及存货的状况统计出销售商品需求量，按经济批量模型计算出采买量采买。计划员参照销售计划及加工计划的信息拟订采买计划采买计划应包含：采买的数目、价钱、种类、质量要求供给商的选择。部门经理、财务部长应依据年度采买计划、当月销售计划、当月加工计划及库存来审批采买计划，能否切合年度采买计划。若采买计划不切合要求，部门经理要求其按既定的标准改正。本部门存档备查。依照受权的采买计划，采买员准备采买计划外的采买需填列计划外采买申请单，说明采买原由、数目、品种规格等项目8.计划外的采买需经分级受权审批，依据销售需要决定能否采买。同意后进入正常的采买程序。内控目标1.公司管理层对采买流程的恪守程度保持监控。采买的货物规格和质量达到公司规定标准。采买的过程合理合法，并保证财务的安全。采买记录真切并完好的反应现行的采买行为。发出的采买订单是正确完好的。重点控制点采买订单全公司一致管理，连续编号并连续使用。只有被同意的采买计划才可填列订购单，填列订购单须有被同意的申请附于后来。说明采买员与供给商洽商采买事宜，商议采买货物的品种、规格、交货限期、质量、价钱等主要条款。采买员依据采买计划采买货物，填列订单，订单需连续编号。采买订单包含：采买的数目、价钱、种类、质量要求、供给商等、送货日期、交货地址、收款方式。部门内其余职员复核所有条款与购货计划相查对，查对后进行签章确认。部门经理同意订单。采买员将复核后的订单发出。采买订单副本保存备查。采买员在订单发出后，持续关注有关订单的事宜，并办理达成。内控目标供给商的选择、订立、审批与改正切合公司的规章制度。选择的供给商切合公司的最大利益（保证货物质量、降低采买、货物抵达切合销售要求等）。重点控制点合格的供给商的选择经没有益益矛盾的、独立的部门进行议论、权衡各供给商的能力及条件。成立选择供给商的基本标准，并使之书面化。参加议论、决议的人员每年改换。年度合格供给商的名单，须经分级受权审批后奏效。供给商的名单改正须经审批后奏效。说明内勤人员依据过去资料订出候选供给商名单（并对每个供给商做简单介绍，主要产品、交托状况、使用状况等）。外面咨询员供给的其余候选供给商的报告，并对每个供给商做简单介绍，主要产品、资质、市场占有状况、使用状况等。汇总成为：候选供给商名单。向供给商发出报价邀约，要求其供给所需货物的规格、价钱等信息。对各供给商的能力进行评估，议论其供给货物的质量、供给商的资质等项目。各有关部门对供给商的胜任能力，依照书面的基本标准（如质量、售后服务、交货状况等）进行议论。由部门经理在没有成见的基础上评出介绍供给商名单。分级受权的管理者，批阅评出最后的供给商名单。给每个供给商编号，数据管理者并准时更新供给商档案资料。与供给商签署合同。内控目标所有经济行为都有合同规范保护。合同切合国家法律法例。合同内容足够详尽，保护公司利益。重点控制点公司成立一套规范的订立合同体制，并以书面形式确立。购货合同一定以公司订立的体制来订立。大额的合同内容经过公司法律顾问的复核，才能够正式签署合同。只有受权的人员才能与供给商签署合同。签署合同的受权由总经理决定。签署的合同递交有关部门存案，合同的改正都有有关依照，所有变化的需求都制作在合同的改正中。合同条款的改正须经过部门经理和合同签署人的审批。说明1.签署合同前，业务代表与供给商/承租商磋商、议论，达成一致。讨论合同条款：价钱、质量、规格、数目、包装、结算方式及运输方式等。部门经理与供给商审批和签署合同。如合同金额较大，应由法律顾问对合同的合法、合规性进行审察。每个月底，内勤将当月签署的合同连续编号，编制每个月合同明细表。合同的副本送交各部门备查。内控目标所有经济行为都有合同规范保护。合同切合国家法律法例。合同内容足够详尽，保护公司利益。重点控制点公司成立一套规范的订立合同体制，并以书面形式确立。购货合同一定以公司订立的体制来订立。大额的合同内容经过公司法律顾问的复核，才能够正式签署合同。只有受权的人员才能与供给商签署合同。签署合同的受权由总经理决定。签署的合同递交有关部门存案.合同的改正都有有关依照，所有变化的需求都制作在合同的改正中。合同条款的改正须经过部门经理和合同签署人的审批。说明购货合同若需要改正，业务代表与供给商洽商购货事宜。部门经理依据公司的《内部控制制度》中分级受权审批的规定决定能否上报、能否同意改正合同；若上报总经理，则由总经理决定能否同意改正合同。每个月底，内勤将当月签署的合同连续编号，编制每个月合同明细表。内控目标货物入库时要保证达到质量标准。入库的货物应实时入帐。入库的货物的入帐应正确无误。重点控制点货物只好依占有效的订单才能查收及入库。货物收到后应先由库房管理员集齐原始单据才送到财务部入帐。成品存货及退回的货物能在依据公司的政策经过查收的程序才能入库。质量不合格的货物要实时的退回给供给商或上报。管理人员应每个月/周查阅入库帐单以保证账簿的正确性。说明库房管理员收到货物抵达通知，应依据购货订单接收货物。如收到的货与订单不符，库房管理员应上报部门经理，部门经理应依据实质状况来决定能否拒收。库房管理员依据部门经理的指示来接收货物。当收到货物时应通知查验部判定货物能否合格，如属于购置货物，查验部应发出不合格单据，并马上退回货物；如货物属于加工部加工，查验部应马上与加工部负责人联系并发出不合格单据。当查验部发出合格单据后，库房管理员应把货物放在合适的库房及地点内。同时库房管理员应记录实质收到的货物信息，比如：数目、质量及对货物的描绘。库房每个月制作收货报告并实时上交有关部门备查。内控目标购货退回切合公司的规章制度。保证购货退回的货款抵达安全，防止公司的现金流失。保证购货退回的程序高效、顺利，防止影响销售经营。重点控制点查验部在查收后对不合格的货物开出不合格单。查验部查收员在不合格查收单上签章。关于不合格的货物限时间内办理。不合格单须早先编号。部门经理对退货事宜做审批。假如未能在收到货物的当时查验出货物有无问题，应做到确认保质期，在保质期内查验出能否切合公司的要求。采买员查对货物能否在保质期内。做好退回货物的记录。说明库房管理员查收货物，不合格的货物由查收员签发不合格查收单，单上列明原由、日期等。凭不合格查收单申请退货，退货须由部门经理审批。采买员与供给商议论退货事宜、安排退货的程序。同意后，采买员方可办理退货事宜，如向供给商提出退货恳求、退货款信件、退货方式等。做好退回货物的记录，记录退货的日期、货物名称、数目、购货的日期、供给商、同意人等。采买员与财务部联系能否以部分或所有付款，若已付款，与财务部保持联系赶快回收货款入账。采买员与库房保留员联系，商议退回货物的方法与渠道。内控目标只好依据公司同意的文件才能出货。出库的货物应实时入帐并且正确无误。重点控制点只好在收到有效的销售凭据才能发货。所有货物的转库要有依照。所有的发货和转库的入账要正确和实时。说明库房保留员收到销售部的出库单。库房依据单上资料点齐货物并有非库房人员查对明细。经库房管理员复核后，库房管理员发出送货单。送货单应连续编号。配货员依据指定的客户地址送货并要求对方的库房职员签收。如货物未送到客户或未签收，在车上的货物应送回库房并安排其余时间送货。库房管理员应每个月制作发货清单并提交财务部门备查。内控目标存货要有妥当的保安。存货要放在合适的库房里，不会因天气和环境的变化、自然灾祸、保留不善或堆装不好而造成经济上的损失。库房保留员应有岗位责任制度。重点控制点库房应有实质的环境保护举措，包含：专用库房、加锁、保安人员。存货应当保留在安全的和管理完美的库房里，只有经过受权的人员才能够进入。存货应按指定的仓位分类分品种堆放，加上标签以便清点及取货。建立明细帐、卡的登记，正确记录存货的地点及存货的余额。保留员应随时检查存货的质量，有无残次和包装损坏。客户退回的货物及残次冷背货物要放在合适的库房里并加以办理。说明管理层应拟订存货保留的政策，该政策包含实质的环境保护举措：建筑管理完美的库房，加建围栏，上锁，派保安人员等。部门经理及财务部比较保险费率，保险范围，咨询财务部现金流量状况，并由总经理同意购置。库房保留员按期复核保险记录，决定能否需要更新存货保险合同，如需要部门经理审批署名，购置新一期保险。公司保安负责存货的安全。按期清点，保证帐卡符合，如有因保留不善造成的存货损失，追查有关人员的责任。内控目标公司的存货清点和规合法。所有的存货应当是保留完满及适于销售。库房和销售人员能清楚切实的存货地点。重点控制点公司应制定一本书面的清点流程指令，并且进行指令培训。由库房管理员按期进行清点，差别应与存货台账、卡和会计账调理。清点的时间应当一致，免得重复计算。清点如发现残次冷背货物，应分开放在库房里并加以办理。清点的结果应获得管理人员的复核及署名确认。说明依据公司规定的清点周期，部门经理拟订清点计划。计划包含参加人员、清点时间及清点范围等。依据年终的存货清点计划规定的时间，详细计划下发到参加清点的各部门及制作的清点表，送至财务部存案。在规定的清点日，清点应由库房管理员进行。部门经理进行清点抽查，抽查时部门经理应留神残次冷背货物能否放在合适的地点。除了在年终审计时，财务部应不按期进行复盘或抽查，视公司详细状况决定通盘或抽查。清点完成，由参加清点的工作人员草拟存货清点报告，财务部及库房员复核署名。如有账实不符的状况，库房管理员剖析差别原由，草拟清点差别原由报告。7.管理层批阅报告，对解说的原由剖析详细部门/人员的责任，并考虑奖惩举措。如需调整存货明细帐，须由财务部经理审察。内控目标资料档案信息正确，且能反应现状。重点控制点资料档案中的一些数据只有在有的确依据的状况下才能变动。只有经过同意后才能变动资料档案。管理层应准时查阅资料档案以保证资料的正确与实时。说明建立资料档案明细台账。必需时更新明细台账。部门经理应不按期抽查明细帐与实质状况或有关单据能否符合并进行审批。在非正常状况下，管理员只有在经过部门经理的同意后才能变动资料档案。非公司职员或非受权人员只有在部门经理或更高层次的人受权才能查阅存货资料档案。内控目标保证公司内运作中的设备设备状况优秀，提升高质量、顺畅的服务。关于出故障或待报废的的设备设备实时办理。充分利用公司内的资源，使其发挥最大的功效。做好各部门间的交流协调工作，工作中的连接点要保持记录完好。重点控制点管理员掌握地区内的设备设备运转状况。报修或待报废的设备设备要做好有关记录。需要改换新的零零件，须获得采买部门的审批，并做好进出库管理。关于待报废的设备，须经总经理审批，并与财务部门实时交流。说明关于老化的设备或是没法进行维修的设备，设备部维修人员编写状况说明，并上报。设备部经理审批后，填制设备报废申请单。依据总经理和财务部长的审批结果，各部门做有关的办理。比如，将设备从现