数字档案室及档案数字化建设方案

数字档案室及档案数字化建设方案（二）建设内容...............................................................................................................................................2四、建设方案.................................................................................................................................................................3（一）技术方案.................................................................................................................................................3（二）管理方案...............................................................................................................................................4（三）安全方案.................................................................................................................................................5五、建设实施及运维...............................................................................................................................................6（一）建设实施...............................................................................................................................................6（二）运维.....................................................................................................................................................7六、建设效果评估.................................................................................................................................................8七、总结..........................................................................................................................................................................8.一、背景随着数字化时代的到来，各行各业都在积极探索数字化转型之路。机关单位、团体及其他社会组织也不例外。数字档案室的建设，是适应数字化时代趋势的必然选择，旨在提高机关单位、团体及其他社会组织档案管理的效率和质量，实现信息化、网络化、智能化管理。.二、建设原则数字档案室的建设应遵循以下原则：（一）信息化原则：以信息化技术为支撑，实现数字化、网络化、智能化管理。（二）规范化原则：建立规范、标准的管理制度和流程，确保档案管理的规范化和标准化。（三）安全性原则：建设安全可靠的数字档案室，保障档案信息的安全性和完整性。（四）可持续性原则：建设数字档案室应考虑长远发展，确保档案信息的长期保存和利用。.三、建设目标及内容（一）建设目标数字档案室的建设目标是实现机关单位、团体及其他社会组织档案管理的数字化、网络化、智能化，提高管理效率和管理质量，为决策提供支撑和依据。（二）建设内容数字档案室的建设内容包括：档案数字化、档案网络化、档案智能化、档案安全保障、档案管理规范化。通过数字化处理，将纸质档案转换为电子档案，实现档案的数字化管理和利用；通过网络化处理，实现档案的网络化存储和共享；通过智能化处理，实现档案的智能化检索和应用；通过安全保障，保障档案信息的安全性和完整性；通过规范化管理，确保档案管理的规范化和标准化。.四、建设方案（一）技术方案数字档案室的建设技术方案包括：数字化处理技术、网络化存储技术、智能化检索技术、安全保障技术。数字化处理技术包括扫描、识别、转换等技术，实现纸质档案的数字化处理；网络化存储技术包括云存储、分布式存储等技术，实现档案的网络化存储和共享；智能化检索技术包括全文检索、语音检索等技术，实现档案的智能化检索和应用；安全保障技术包括数据加密、备份恢复等技术，保障档案信息的安全性和完整性。（二）管理方案数字档案室的建设管理方案包括：档案管理制度建设、档案管理流程优化、档案管理人员培训。档案管理制度建设包括档案管理规章制度、档案管理标准规范等制度建设；档案管理流程优化包括档案管理流程优化、档案管理流程再造等流程优化；档案管理人员培训包括档案管理人员的基础知识培训、技能培训等培训。（三）安全方案数字档案室的建设安全方案包括：网络安全、数据安全、物理安全。网络安全包括网络防火墙、入侵检测等技术手段，保障数字档案室的网络安全；数据安全包括数据备份、数据加密等技术手段，保障数字档案室的数据安全；物理安全包括门禁、监控等手段，保障数字档案室的物理安全。.五、建设实施及运维（一）建设实施数字档案室的建设应按照以下流程实施：需求分析、技术方案设计、系统开发、系统测试、系统上线、数据迁移。需求分析阶段应充分了解机关单位、团体及其他社会组织的档案管理需求；技术方案设计阶段应根据需求分析结果，确定数字档案室的技术方案；系统开发阶段应按照技术方案进行系统开发；系统测试阶段应对系统进行测试，确保系统的稳定性和安全性；系统上线阶段应将数字档案室投入使用；数据迁移阶段应将原有档案数据迁移至数字档案室中。（二）运维数字档案室的运维应包括以下内容：系统维护、数据备份、安全监控、用户支持。系统维护包括系统更新、系统维修等维护工作；数据备份包括定期备份、紧急备份等备份工作；安全监控包括安全漏洞检测、入侵检测等安全监控工作；用户支持包括用户咨询、用户培训等用户支持工作。.六、建设效果评估数字档案室的建设效果应进行评估。评估内容包括：档案管理效率、档案管理质量、档案信息利用。通过评估，了解数字档案室的建设效果，为数字档案室的改进提供依据。.七、总结数字档案室的建设是机关单位、团体及其他社会组织档案管理数字化转型的必然选择。数字档案室的建设应遵循信息化、规范化、安全性、可持续性的原则，包括技术方案、管理方案、安全方案等内容。数字档案室的建设应按照需求分析、技术方案设计、系统开发、系统测试、系统上线、数据迁移的流程实施，并进行运维和效果评估。2015年，国家档案局发布了《数字档案室建设指南》，要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理，并提供多层次、多渠道的档案信息资源利用和社会共享服务。国家档案局局长李明华在部署工作中强调，各地区各部门要按照数字档案馆（室）的建设标准，继续推进国家级数字档案馆（室）示范点建设。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。2017年，我们公司多次协同各机关档案室建立数字档案室示范单位，赢得了上级主管单位的一致好评。建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力。同时，有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。首先，数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。其次，数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系，严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。再次，应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实施方案。最后，数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。通过数字档案馆（室）的建设，实现档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进机关单位提高管理水平，为未来持续健康发展提供有力支撑。具体建设内容包括建设数字档案室系统等。数字档案馆通过将档案管理业务流程固化在档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，实现档案的收、管、存、用等业务通过信息技术手段来实现。为了实现这一目标，数字档案馆需要建设档案数据资源库，将各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。此外，数字档案馆还需要建设应用及存储体系，包括网络环境、扫描设备、服务器、存储和应用软件等基础设施来实现数字档案管理系统的建设。为了实现数字档案管理系统的建设，数字档案馆需要制定建设方案。其中，数字档案室系统建设方案是其中的重要一环。在系统管理方面，数字档案室系统需要进行用户身份验证，使用用户密码验证，防止无关人员进入系统对文件或数据访问。系统还需要对用户进行管理，包括角色/用户的管理方式，支持新建系统用户信息，能对用户信息进行修改、删除等操作，能查询所有用户信息，包括用户角色等。为了保证档案的保密性，数字档案室系统还需要建立权限体系，通过超级管理员的身份赋予各个非档案主管用户档案利用权限。在角色功能管理方面，数字档案室系统需要建立功能权限和档案权限两个权限体系，以实现档案员档案业务权限设置，例如录入、删除、统计等功能权限，同时保证相关密级的档案受到访问限制。数字档案室系统还需要实现角色界面划分，根据用户角色不同，显示不同的个人门户，并记录用户的每次登录的时间和IP。同时，数字档案室系统还需要支持与用友NC系统用户信息同步，提供接口规范，以实现用户信息的有效管理。通过角色/用户体系完成对用户的分组分类，在赋予档案权限时将提供更加灵活方便的设置。文件权限是指用户对档案文件的操作权限，包括读写目录、只读目录、只读原文、读写原文、禁读原文等。同时，还可以定义具体的著录项权限。受控文件和开放文件是两种特殊的文件状态，前者必须通过借阅/审批机制才能浏览，后者则任何用户都能直接浏览。记录集/原文集权限的定义使利用人受到更加严格的权限控制。网站权限是赋予用户利用平台栏目的访问权限。部门管理提供无限次层次的部门设置，并可设置部门的排列顺序。岗位管理可自定义岗位名称，为用户设置相应岗位。个人桌面包含公告通知板块、代办事项板块、系统消息提醒板块和系统设置板块。公告管理可添加公司公告，并可以有指定人自行编辑公告内容。同时，可选择公告读者，指定发送给需要的发送人。档案目录可根据档案的不同类型自定义无限层级树形目录结构，实现档案集中存储。档案库管理体系提供灵活的多级档案室管理体系和多级错层档案类别管理体系，以适应多变的档案管理业务和档案管理制度的更新。可维护的档案库管理方式提供多种模版供选择，用户可以选择与自己行业相关的模版直接利用或者根据需要调整后利用。同时，著录项可灵活定制，进行增加、修改、删除、移位管理。多种数据展现方式可供选择。在处理档案数据时，用户最常用的操作是查看和调整数据。因此，系统提供了多种数据展现方式，包括表格式和卡片式查看方式。此外，用户还可以根据需要选择4种不同的条目列表模式，包括全部、不展现任何记录、最新记录展现方式、分页展现方式，以便快速定位和处理档案条目。为了实现档案之间关系的灵活性，系统提供了灵活定义关联档案库的功能。用户可以根据需要定义自己的档案库之间的关联，从而实现档案之间关系的直接有效管理。系统还提供了目录权限控制功能，可以限制用户对不同级别档案的权限，包括公开、秘密、机密以及绝密。此外，还可以控制对不同所属人的档案的权限，包括可以编辑所有、只能编辑属于我的、可以看所有、只能看属于我的和只能看属于我部门的。在档案数据建立方面，系统提供了灵活的数据录入方式，包括列表式多行录入、卡片式录入及录入控制功能。用户可以自定义录入框的位置和大小，自定义录入参照，使常用的字段无须录入，只需从数据字典选择定义好的值即可。此外，系统还提供了录入携带功能，方便用户在录入下一个条目时，把不需要录入的重复的值直接携带过来，以减少录入时间。为了保证数据的完整性，系统提供了可以控制录入的功能，将关键录入项目设置为必录的，并通过格式化录入编码的功能保证用户输入内容规范化。最后，系统还提供了个性化的分组定义功能，用户可以自定义多层次的分组查看方式，以便更好地满足不同用户的需求。同时，系统还支持EXCEL的操作方式，用户可以任意选择多个单元格复制或剪切其内容到其他单元格中，并且可以将选中的单元格内容另存为其他格式的外部文件。系统提供七种批量处理功能，包括按字符位置替换、按字符内容替换、插入字符、合并著录项、批量添加记录、替换为序列、字符格式化。可以将扫描的原始档案文件上传至系统中，实现纸质档案电子化。电子化的档案文件直接上传到档案管理系统对应的目录中。支持电子文件上传到档案系统，同时支持OA、NC系统内word、pdf等格式文件数据及时流转入档案系统。建立视音频条目，并将原文件收录到系统中，对重要的视频内容进行关键词著录。支持导入音频MP3、MP4主流格式文件，以及导入视频MEPG、RMVB、AVI等主流格式文件。同时，支持对导入文件进行关键词设置。档案担当可以实时监控和督导各部门的档案收集情况，确保档案的完整性。同时，支持下达邮件提醒，催促档案收集进度情况。档案整理分为传统立卷和一文一件整理方式。对已经收集录入的档案进行一文一件归档，选择要归的档案与所归的档案目标库，将档案归到需要的档案里，形成归档文件。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。同时，支持对已经按照一文一件归档方式归档的文件重新进行调整，包括整理断号、撤件、调整件号。按照传统立卷方式，对档案进行立卷，根据要求自动生案卷级与文件级记录，用户可以自定义档号生成规则。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。对已经按照传统立卷方式归档的档案案卷、档案文件进行整理，包括案卷整理、案卷撤卷、案卷调整及文件整理、文件撤件、文件调整、文件移卷、页数转页号。系统自动生成保管期限和分类号，针对档案类型、档案产生部门进行分类。同时，支持档案类型设定，档案保管期限规则设定，并且档案类型与保管期限有对应关系，分类号规则设定，并且档案类型与分类号有对应关系。通过多种统计模式进行档案数据统计，并以图形进行展现打印。支持EXCEL表导出及打印。系统还提供了目录检索功能，用户可以根据目录号、案卷号、文件号等目录信息来检索档案。同时，也支持模糊查询和高级查询，方便用户快速找到需要的档案。二）档案借阅系统支持档案借阅功能，用户可以通过系统提交借阅申请，管理员审核后进行借出。借阅期限和次数可以根据实际情况进行设置，同时系统还提供了借阅记录和归还记录的管理功能，方便管理员进行档案借阅管理。三）档案复制系统支持档案复制功能，用户可以将需要的档案复制到自己的工作目录中进行使用。同时，管理员也可以对档案进行复制管理，方便档案的备份和共享。四）档案下载系统支持档案下载功能，用户可以将需要的档案下载到本地进行使用。同时，管理员也可以对档案进行下载管理，方便档案的备份和共享。五）档案打印系统支持档案打印功能，用户可以按照需要制作各种档案统计报表和档案利用情况统计报表。同时，也可以将需要的档案打印出来进行使用。管理员也可以对档案进行打印管理，方便档案的备份和共享。用户在使用档案时，通常需要快速准确地从网络上查找档案。系统提供了目录检索功能，使用户能够快速找到所需的档案。用户只需输入关键字，系统便会自动从档案库中找出所有匹配的档案，从而缩小了查找范围，提高了检索的准确性。此外，系统还支持多关键字检索。系统集成了office、音频和视频播放器等插件，提供在线浏览档案文件的功能。档案授权分