内部审核与监督

1、主题与适用范围本文件规定了对质量、环境及安康管理体系所涉及的管理过程，通过检查与监控，进行定量定性分析和判断，以检验体系运行的适宜性和充分性。本文件适用于公司所有与质量、环境及安康体系运行有关的管理过程的内部审核、检查与监控活动。2、引用文件本规定所列出的编制依据及引用文件，通过本规定的引用形成本文件的内容。本规定编制时，所有依据和引用文件均为有效。所有依据及引用文件均有可能被修订，使用本规定的各方应探讨使用下列文件最新版本的可能性。2.1QB/G02.1-2004《通用术语》2.2QB/G02.5-2004《不符合及其纠正预防措施管理程序》3、术语本文件执行QB/G02.1-2004《通用术语》中的术语及下列术语。3.1受审核方指受审核的单位、部门及工程项目(项目经理部)。3.2不合格指不满足规定的要求。内审中发现的不合格分为如下三类:Ａ类：体系性不合格，指质量、环境和职业健康安全管理体系文件与有关的法律、法规、质量管理标准或合同的要求不符；Ｂ类：实施性不合格，指未按质量、环境和职业健康安全管理体系文件规定的要求实施；Ｃ类：效果性不合格，指由于实施不够认真或某些偶发原因而导致效果未能达到规定要求。3.3过程一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。3.4管理过程与质量、安康及环境管理体系有关的各个过程，包括与体系有关的各项管理活动，如资源提供及施工现场的作业过程、公司各层次的质量、安康及环境管理的管理过程等方面内容。3.5监控：指对产品质量、环境、安康产生影响或具有潜在影响的活动不易于量化的关键特性采取定性检查的过程。在本文件中，检查与监控是指为保证公司管理体系有效运行，对公司涉及质量、环境、安康体系的所有管理过程定性检查的过程。包括公司系统检查及各系统日常巡查4管理职责在总工领导下，内部监督与审核管理工作由生产安全科归口管理，各部门配合。4.1管理者代表职责a)负责内部质量、环境和职业健康安全管理体系审核工作，审批内审计划；b)任命审核组长；c)签发审核报告。4.2生产安全科职责a)归口管理内部质量、环境和职业健康安全管理体系审核及日常工作；b)负责编制内部审核计划及公司系统检查计划，在管理者代表领导下组织实施。4.3各职能部门职责负责组织本系统管理过程的检查与监控活动，制定本系统检查计划并组织实施，收集检查记录。4.4分公司职责：负责本单位的质量、环境及安康的检查与监控活动。4.5审核组长的职责a)全面负责审核各阶段的工作，对审核活动进行控制；b)协助选择审核组的成员；c)制定审核计划,审定审核检查表；d)对内部审核结果做出决定,并及时向受审核方通报不合格状况；e)向管理者代表提交审核报告。4.6内部管理体系审核员的职责a)遵守有关的审核要求，能够做到审核过程中的客观性和公正性；b)编写检查表；c)根据以往不同区域的审核结果策划自己的审核过程。完成所承担的工作任务；d)将审核结果做出记录，提出受审部门的不合格项名称及内容；e)报告审核结果；f)验证由审核结果导致的纠正措施的有效性；g)配合和支持审核组长的工作。4.7受审核方的职责a)确认审核的日期，将审核的范围和目的通知有关职能部门、职工；b)指定陪同审核组的审核员；c)当审核员要求时，为其使用有关设施和证明材料提供便利；d)配合审核组开展内审工作；e)在不合格报告上签字确认,并尽快的组织制定纠正措施并监督实施。5、管理过程的确定公司体系策划中将公司管理体系确定为若干个过程，并对应管理体系各要素编制相应的过程管理文件，对这些管理文件执行效果的检查，即是对公司管理过程的检查。公司的管理体系包括：行政管理、体系管理、财务管理、经营管理、生产管理、安全（环境）管理、质量管理、技术管理、材料管理、设备管理等。由于体系的融合，公司管理体系和文件的要求将超出质量、环境、职业健康安全体系标准的范围，这些超出的部分将作为企业管理必要的要求被执行，但在内部体系审核过程中，不作为体系必要的要素被审核。6、内部体系审核6.1审核策划6.1.1编制年度内审计划，策划年度审核方案。6.1.2内部质量、环境和职业健康安全管理体系审核以集中审核的方式进行，每年至少进行一次，间隔不超过12个月（一般安排在管理评审和第三方审核前）。审核范围覆盖公司所有部门和单位。同时，根据某区域在管理体系中的重要程度和以往审核的结果，可适当增加其审核频次。6.1.3当出现下列特殊情况时,进行追加审核。a)发生了严重的质量、环境和健康安全问题，或顾客、相关方有严重投诉和报怨；b)组织的领导层、隶属关系、内部机构、产品、质量、环境和职业健康安全方针和目标、重大环境因素和危险源、生产技术及装备以及市场条件等有重大改变；c)证书即将到期又希望继续保持认证资格。6.1.4内审的依据a)国家或地方法令法规；b)现行GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001等体系标准；c)质量、环境和职业健康安全管理手册；d)程序文件；e)企业的规章制度。6.2准备工作6.2.1聘任内审员内审员应经过专门培训合格。由生产安全科临时选择聘用。6.2.2组成审核组生产安全科负责组成审核组，审核组长由管理者代表任命，审核员为与受审核方无直接责任的人员。6.2.3编制审核计划审核组长负责编制《审核计划》，报管理者代表批准后通知受审核方。审核计划包括如下内容：a)本次审核的目的；b)审核的范围；c)审核的依据；d)受审核的部门、单位、项目；e)审核的内容和时间安排；f)审核组成员及职责分工。6.2.4编制检查表审核员按职责分工，编制《内部管理体系审核检查表》，经审核组长批准后实施。6.3实施审核6.3.1首次会议审核开始应召开首次会议，参加会议人员进行签到，会议由审核组长主持，审核组对首次会议内容进行记录。首次会议主要内容如下：a)向受审核方领导介绍审核组成员；b)重申审核的范围和目的；c)简要介绍实施审核所采用的方法和程序；d)在审核组和受审核方之间建立联系渠道,明确陪审员；e)确认审核组所需的资源和设施已齐备；f)确认审核组和受审核方领导之间末次会议和中间数次会议的日期和时间；g)澄清审核计划中不明确的内容。6.3.2审核6.3.2.1审核员依据检查表进行审核，并填写《内部管理体系审核记录》，同时请陪审员在表格上签名认同观察到的情况。6.3.2.2审核组对不合格情况进行确认后，填写《内审不合格报告》。6.3.3末次会议审核结束后召开末次会议，参加会议人员应进行签到，会议由审核组长主持，审核组对末次会议的内容进行记录。会议主要内容如下：a)审核员介绍审核中得到的客观证据及判断结果，同时对在审核中发现的不是不合格项但有必要加以改善的情况提请受审核方注意。b)受审核方负责人签收《内审不合格报告》。c)审核组长宣布审核结论。6.3.4编制审核报告审核结束后，审核组长主持编制《审核报告》，经管理者代表批准后，生产安全科负责分发，并保存一份备案。审核报告应有如下内容：a)审核的目的和范围；b)审核组成员和受审核部门名称及其负责人；c)审核的日期；d)审核所依据的文件；e)不合格项记录及统计和不合格项的纠正措施计划的提交日期；f)对不合格项及审核中存在的问题，分析原因，制定相应的纠正预防措施，以减少或避免出现同类不合格的情况。g)质量、环境和职业健康安全管理体系运行有效性的结论性意见。6.3.5纠正措施6.3.5.1受审核方针对审核中发现的不合格逐项制订纠正措施，审核结束后10日内将《内审不合格报告》送抵生产安全科，并负责组织实施。6.3.5.2纠正措施完成后，生产安全科委派审核员验证完成情况，审核员检查纠正措施的实施情况并确认有效后，在《内审不合格报告》中的"验证"栏签字，同时记录。6.3.5.3将验证结果向管理者代表报告，管理者代表认为必要时向总经理报告。6.3.6对内审中出现的问题,当审核组不能解决时，由管理者代表负责协调解决裁决。7、公司系统检查7.1检查的频次及范围公司系检查工作以集中审核、联合检查的方式进行，每半年一次，检查范围包括涉及质量、安康及环境体系的所有职能部门及各分公司。7.2检查组成员组成由总工或生产经理任检查组长，并确定检查小组和小组负责人。一般情况下，每个检查小组设小组负责人一名，检查员不少于两人，检查员由各职能部门相关人员组成。7.3实施检查7.3.1制定检查计划由生产安全科负责编制公司系统检查计划，报总工批准后，通知有关部门。检查员按职责分工及检查计划实施检查。检查计划的内容包括：a)检查的目的、依据、范围b)受检部门、项目及检查时间c)检查组成员名单及分工d)总结会安排7.3.2检查结束后，由检查员整理检查记录，经受检方负责人（陪审人员）确认签字后，由各职能部门负责保存。7.3.3由检查员向检查组长汇报检查情况，并确定不符合项。7.3.4对确定的不符合项，按《不符合及其纠正预防措施》执行。8、日常检查各职能部门应对本部门所管理的过程进行监控，定期检查。过程的主管部门还应对相关部门的活动进行监督检查，通过日常的监控活动，促进管理体系有效运作，寻找改进机会，提高管理体系运作质量。8.1各职能部门每季度对自己所管理的过程进行日常监督检查，并填写工作检查记录。8.2各分公司每月组织对各项目管理过程的检查，并填写检查记录。8.3施工现场由项目负责人每周组织对本项目管理过程的检查，并填写检查记录。8.4检查中各部门、各分公司出现的不符合项，执行《不符合项及其纠正、预防措施》。9、工作记录与本文件规定的有关的记录，由相关责任部门负责保管，保管期3年。本文件形成的记录包括：内部管理体系审核计划、体系审核检查表、体系审核记录、内审不合格报告、内审报告、首次/末次会议签到表、首次/末次会议记录、系统检查计划、纠正措施计划表、工作检查记录等。附加说明：本文件由生产安全科起草。本文件由生产安全科负责解释和执行。本文件由办公室负责发布和管理。本文件主要起草人：附录1:内部管理体系审核检查表内部管理体系审核检查表受审核方审核编号审核区域检查表号审核内容依据标准依据文件审核要点：编制人/日期批准人/日期附录2:内部管理体系审核记录内部管理体系审核记录第页共页受审核方审核编号受审核区域检查表号审核记录：受审核区域负责人陪同人员审核员日期附录3:内审不合格报告内审不合格报告受审核方审核编号发生地点不合格事实描述：不符合：标准条款不合格类型：□A□B□C受审核方负责人：审核员：