项目资料管理和分发程序

项目资料管理和分发程序一、目的和适用范围实现对项目文件的有效管理和控制，保持工作成果及过程的可追溯性，防止信息资源丢失、损失，便于有关信息、成果的有效再利用特制定本规定。本程序主要范围如下：确定项目执行过程中的工作流程（过程文件），即从项目立项到项目完工之间的项目文件的处理流程；定义项目文件处理过程中所涉及活动的相关负责人；本规定适用于公司所执行的工程咨询、工程设计、项目管理、总承包类的项目。在项目执行过程中，项目内部产生的以及与不同外部组织之间的文件、书信、传真等均应在项目组保存一份。二、项目文件的分类项目文件是指项目执行过程中产生的文件，凡提到文件处理均含指图纸。项目文件大体上可分为以下几类：•项目输入文件一指在项目开始阶段业主提供的本项目的所有相关文件一代码：PI•项目成品文件一指在项目执行过程中提供给业主的用于构成实体的文件—代码：PP•项目过程文件一指在项目执行过程中与业主或第三方的用于沟通、协调的文件，可细分为：◊和业主来往传真和信函一代码:PCL◊和其他第三方来往的传真和信函一代码:PTL◊接受到的设计条件一代码:PDC◊询价文件一代码:PTD◊报价文件一代码PQD◊会议纪要一代码PMO◊供审核用半成品文件一代码PSP◊内部条件一代码PIC◊项目进展报告一代码PPR◊管理类文件其中管理类文件（开工报告、完工报告、进度计划计划、协调程序、项目预算、项目资金流计划、向公司请款报告等）由项目经理直接处理，不在本规定范围之内。如业主无特殊要求，各类文件代码应参照上文执行。如项目有分包，分包商将被视为内部机构，但在与其他第三方来往传真和信函中应单独分列。三、项目文件的接受3.1无升版要求的文件此类文件包括与业主来往的传真和信函、与其他第三方来往的传真和信函、会议纪要。其工作程序见项目文件管理流程图序列A。由项目秘书接收并加盖接受章，填写日期并签名。填写“文件分发通知单”（FJ-01）,填好文件名称和日期后交给项目经理，由项目经理确定发放范围，项目秘书负责复印并发放全各相关专业，并由相关专业负责人签收。分发完成后，由项目秘书负责填写"****登记表”（FJ-02），并归档。各类接受的文件都应分别登记。（***为文件类别，下同）。3.2有升版要求的文件此类文件包括项目输入条件、接受的设计条件和报价文件。其工作程序见项目文件管理流程图序列B。对于从业主、第三方等处来的外部文件，由项目秘书负责接收。然后按如下流程处理：项目经理（或授权项目秘书）核对后签收接收单，然后将文件及接收单一并交给项目秘书。项目秘书负责将接收单归档，归档时按文件来源方的不同将文件接收单分为来自于业主、来自于第三方等几类分别存放。由项目秘书对每份文件分别填写“文件分发通知单”，并将此清单与文件一起交给项目经理，由项目经理在“文件分发通知单”上标出要发放专业后交由项目秘书，项目秘书负责复印、分发至各专业，由各专业负责人签收。如所接收文件为升版后的文件，项目秘书应按原发放范围查对原文件并加盖作废章。分发完成后，由项目秘书按文件原稿添加更新电子版的“外来文件状态表”（FJ-04），并保证此状态表是按专业或文件编号排序的。各类接受的文件都应分别登记。项目秘书负责将文件原稿存档。关于归档方面，要按专业、按编号存放。对于没有编号的文件，要按类分别存放。对于没有编号，也无法分类的文件，要按时间先后顺序存放。对于全部无编号的文件，须在相应的文件夹首页一定要有纸目录。所有无编号的文件，可由项目秘书负责给一个编号，便于查找。四、项目文件的发送4.1对外发放的传真、信函、会议纪要、询价文件（见项目文件管理流程图序列C）由公司内部各专业起草的拟对外发放的传真，由各专业负责人交给项目经理签字后，由项目秘书负责编号对外发放。发出后，由项目秘书填写在原件上加盖发送章并签署姓名和日期，填写“对外发放*****登记表”（FJ-03），将原件归档。4.2对外发放文件（见项目文件管理流程图序列D）由各专业产生的对外发放文件，按如下步骤操作：由各专业拟好文件后，交到项目秘书处，由项目秘书负责填写“对外文件发送单”（FJ-05）的同时给发送单编号。“对外文件发送单”的编号可视项目具体要求米取如下两种方式：——按发送外部组织的不同，设置不同的前缀，针对每一个外部组织从001开始编号；——不分外部组织，只要是公司对外发送的文件，统一设置前缀，从001开始编号。如项目协调程序中另有规定，请遵照协调程序中的规定执行。项目秘书负责将要发放的文件和“对外文件发送单”一并送至项目经理处签字。项目经理签字后，项目秘书负责按要求复印，并将文件按正确地址寄出。项目秘书负责据此添加、更新电子版“对外发放文件状态表”（FJ-06）。项目秘书应保证每月底提交一份最新版的“对外发放文件状态表”给计划工程师。F）项目秘书负责将原件和“对外文件发送单”归档。归档时，原文件按专业归类存放。“对外文件发送单”单独存放，待已签收的“对外文件发送单”返回后，以此替换原来未做签收的一份。4.3内部条件（见项目文件管理流程图序列E）对于项目各专业之间提的内部条件，包括设计、采购、施工各界面之间的条件，按如下程序进行发放、归档。由提条件人填写“文件分发通知单”，并将此通知单和原条件一并交到项目秘书处。提条件人负责保证条件应有的签字。项目秘书将收到的“文件分发通知单”编号后，将此清单及所提条件一并交给项目经理。项目经理签字认可并标记要发放专业后，由项目秘书负责复印，发送至各专业负责人签收。项目秘书将条件原稿按提条件专业存档，并将签收后的“文件分发通知单”附在条件原稿上一并存档。项目秘书在文件分发过程中，应将“文件分发通知单”分为“外部文件分发通知单”和“内部文件分发通知单”两类（采用相同格式，只是标题不同），分别编以序号。外部文件分发通知单的编号可采用如下两种方法之一：——按照文件来源的外部组织的不同，设置不同的前缀，针对每一个外部组织从001开始编号；——不分外部组织，只要是外部组织发给公司的文件，统一设置前缀，从001开始编号。内部文件分发通知单的编号应按专业进行编号。编号顺序可按各专业英文缩写字母进行排序。例如：管道P-001开始编号。五、 电子文件电子文件的处理流程与上述纸介质文件相同，只是运行方式稍有差别。文件收发电子介质文件先由提条件人传给项目经理或其授权人签发，提条件人应在电子文件中指明发放范围，项目经理阅后同意发放，则将电子文件转发给项目秘书，由项目秘书根据指定的范围发送。电子介质项目文件通过LotusNotes系统，由项目秘书对公司内部发送时，应与简单纸介质相配合，首先由项目秘书在LotusNotes页面上，注明项目名称、文件名称、文件编号、始发人等，并按指定的范围在网上发放，然后由项目秘书将所发的文件目录（或LotusNotes发送的原始页面）打印出来，附上“项目文件对内发送单”交各专业负责人签收，如接收专业在电子文件的接收过程中有问题，应及时找项目秘书以共享等其它方式获得文件，项目秘书应协助解决。追溯视以“项目文件对内发送单”上的签收为准。若电子文件有附件时，则提交电子文件的专业负责人应同时提交一份完整的纸文件给项目秘书，由项目秘书负责与打印的发送文件的LotusNotes原始页面一同在项目组存档。六、 项目文件的入库按照项目的具体要求，项目组应最终一次将纸质文件统一入库。由各专业负责人应将最终版初步设计文件、详细设计的最终版底图（无底图时提供白纸图）及图纸总目录交由项目秘书统一保存在项目组。待项目结束后，在项目经理指导下，经项目秘书整理后统一入库，入库时各专业负责人应提供必要的协助。如果项目纸介质文件由各专业分批入库，则各专业负责人应提交一份最终图纸/文件目录给项目秘书，由项目秘书和项目秘书负责按此目录整理电子版文件入库。七、项目文件保存项目组电子介质文件的保存通过公司项目文件服务器实现。在项目成立之初，由项目秘书负责向公司信息中心申请，在“项目文件服务器”上建立“项目专用文件目录”，以项目号命名，其使用人员范围和权限由项目秘书统一通知信息中心授权。项目组所有计算机制作的成品文件，其电子版均应发送项目秘书（系列文件应是整理好的目录结构）由项目秘书负责在项目专用文件目录下登录保存。升版文件应再次发送项目秘书，以对原文件进行替换。各专业发给项目秘书的电子文件，应保证每个文件中最多只含一张图纸，不允许多张图纸放在一个文件中。若项目没有特殊规定，各专业传给项目秘书的电子文件（含图纸）应以文件号+版次命名。若一份纸文件是由若十个电子文件构成，则以文件号+版次建立目录，将相应的多个电子文件以文件号+版次+顺序号命名，顺序号按此电子文件在纸文件中的顺序先后排序。当外部来的电子文件较多时，由项目秘书按同样的命名规则整理后放入“项目专用文件目录”下，并做好目录及时通知各专业负责人查看。项目电子介质文件的归档入库工作，主要由项目秘书完成，各专业应给与必要的协助。入库时，