2023年大型会议接待方案模板

2023年大型会议接待方案模板2023年大型会议接待方案模板大型会议礼仪接待会议接待的礼仪常识依据参与会议的人数不同、会议接待的预备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的 方法，礼仪要求也不同。首先是会议的筹备工作。依据会议规模，确定接待规格。发放会议通知和会议日程。会议 通知必需写明召集人的姓名或 、单位名称，会议的时间、会议的地点、会议的主题以及会议的参与者、会议的会务费、应带的材料、 等内容。通知后面要留意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参与会议，预备参与会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参与者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避开了外地人问路的很多麻烦。会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议状况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。选择会场。选择会场，要依据参与会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是到达一下标准：第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：确定不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。其次：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住宅较近一些，免得与会者来回奔波。第三：附属设施要齐全。会务人员确定要对会场的照明、通风、卫生、效劳、、扩音、录音等进展检查，不能够由于上次会议是从这里开的，没出什么问题，就草率地认为这回也会同样顺当。否则，可能会造成损失。第四：要有停车场。现代社会召集会议，一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。会场的布置。会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型的会议，依据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢送和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄重，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：①圆桌型。假设是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消退不公正的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于相互交换意见。这种形式适于 右的会议。座次安排应留意来宾或上级领导与企业领导及伴随面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。②口字型。假设使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。③教室型。这是承受得最多的一种形式，它适用于以传达状况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要争论、沟通意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。预备会议资料。会务组应当预备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，便利于与会者的阅读和做好发言预备。会议前的接待礼仪。会前的检查。这是对在预备工作阶段考虑不周或不落实的地方进展的补救。比方检查音像、文件、锦旗等是否预备齐全。提前进入接待岗位。接待人员应当在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。①签到。设一张签字台，配上 名工作人员，假设是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐担当。签字 有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。假设是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精巧些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应常常向会议 者汇报到会人数。②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开头前几分钟再到主席台就座。③接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热忱向与会者解答各种问题，满足各种要求，供给尽可能周到的效劳。会议中的效劳礼仪会议进展中的效劳要做到稳重、大方、灵敏、准时。倒茶效劳人员留意观看每一位与会者，以便准时为期天茶水。到谁是动作轻快、快捷、标准。〔范本〕〔范本〕杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在北口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手吃水户，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。假设操作不慎，出了过失，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔驰，将与会者的留意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。其他效劳会议按拟定的程序进展，应紧凑，不要消灭冷场的局面。这就要求各个工作人员严阵以待，做好各项预备工作。如，会议进展第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应马上播放出国歌。又如，大会宣布方法荣誉证书， 人员应快速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员 起来进展模拟训练，避开会场上消灭混乱。假设与会者有或有人要相告特别重要的事，效劳人员应走到他身边，轻声转告他。假设要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避开无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者留意力。做好会后效劳的预备。会议进展之中，就应为会后效劳做好预备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的预备。另外，会后的用车也应在会议完毕前妥当安排。会后的效劳会议完毕后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。 活动会议完毕后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的 力气才能胜任，同时其他接待人员要乐观协作，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动打算的顺当实施。送别依据状况安排好与会者的交通工具，使其快活、准时地踏上归程。清理睬议的文件①依据保密原则，回收有关文件资料。②整理 。③闻报道。④主卷归档。20232023年大型会议接待方案范文▲第 天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车。前往酒店，会议举办者可以在车上讲解会议日程安排及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续后，会议成员入住酒店。晚上安排成员水疗馆水spa。住：五星酒店〔国际会展〕第 天08：00酒店统一安排morningcall。▲08：30早餐。▲10：00开头进展会议。▲12：00上完毕，会议成员共进午餐。▲13：00-17：00下午依据您的时间安排，连续进展会议。▲18：00晚餐，可以安排丰富的晚宴，并安排演出、抽奖等活动，将气氛推向 。▲19：30-21： 联欢晚会，增进会议成员之间的沟通、沟通和合作。▲21：00会议成员自行安排消遣活动〔保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、ktv、 等〕，休息。住：五星酒店〔国际会展〕第 天▲08：00酒店统一安排morningcall。▲08：30早餐。09：00。▲11：30▲13：00有分列报价：车：空调旅游车〔含接送、第 天旅游用车〕、票：景点第一大门票、会：含会议费用、住：五星级酒店，如消灭单男单女，须补房差、餐：围餐〔八菜一汤，十人一桌〕、赠：旅游责任保险、旅游意外险 万元/人。横幅一条、摄像制作一制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；通常而言，商会预算包括以下几个方面：1、交通费用：交通费用可以细分为：〔1〕、动身地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、大路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通〔2〕、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至 的交通、 到餐饮地点的交通、 到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。〔3〕、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、大路、客轮及住宿地至机场、车站、2、会议室/厅费用/具体可细分为。、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些格外规设施并不涵盖在内——比方投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。、会议设施租赁费用——此局部费用主要是租赁一些特别设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场呈现系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付确定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得留意的是，在租赁时应对设备的各类成效参数作出具体要求〔通常可向专业的会议效劳公司询问，以便获得最适宜的性价比〕，否则可能影响会议的进展。另外，这些会议设施由于品牌、产地及旧不同，租赁的价格可能相差很大。、会场布置费用——假设不是特别要求，通常而言此局部费用包含在会场租赁费用中。假设有特别要求，可以与专业的会议效劳商协商。、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书效劳、运输与仓储、消遣保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，假设会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其本钱费用可能比市场行价要高，假设让专业会议效劳商代理，将获得价格相比照较低廉且效劳专业的支持。对于这些单项效劳支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订效劳协议。3、住宿费用住宿的费用应当格外好理解——值得留意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展效劳商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的效劳工程有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果供给等效劳是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的效劳工程及范围。4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简洁，也可以很简洁，这取决于会议议程需要及会议目的。〔1〕、早餐：早餐通常是自助餐，固然也可以实行围桌式就餐，费用按人数计算即可〔但考虑到会议就餐的特别性及原材料的预备，所以估量就餐人数不得与实际就餐人数相差到 ％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用〕〔2〕、中餐及午餐：中餐及午餐根本属于正餐，可以实行人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。假设主办方期望酒水消费自行选购而非由餐馆供给，餐馆可能会收取确定数量的效劳费用。、酒水及效劳费：通常，假设在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，假设可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收效劳费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在根本消费水准的根底上加收 ％左右的效劳费。、会场茶歇：此项费用根本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含效劳人员费用，假设主办方需要非程序效劳，可能需要而外的预算。通常状况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式根本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。、联谊酒会/舞会：事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会简洁，宴会只要设定好餐标与规模，预算很简洁计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。、其他——点心、水果及调制色酒5、视听设备除非在室外进展，否则视听设备的费用通常可以无视。假设为了公共关系效果而不得不在室外进展，视听设备的预算就比较简洁，包括：●设备本身的租赁费用，通常按天计算●设备的运输、 调试及把握技术人员支持费用，可让会展效劳商代理●音源——主要是背景音乐及消遣音乐选择，主办者可自带，也可托付代理6、演员及节目。通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点假设有固定的演出，那预算就很简洁，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。7、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪效劳、临时道具、及其他通讯、快递效劳、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难打算，通常可以在会务费用预算中增列不行预见费用作为机动处理。做好商旅会预算并联系好几家会议场地后，进展实地考察是格外重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。二会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；依据会议的具体状况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好全部的细节。会议场所确实立预定：依据会议的级别，选择会议举办地；依据会议的具体状况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。依据需要，预备会议所需要的全部设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进展演练，确保会议的顺当进展。在会议开头前需要依据会议的具体状况确定会议设施，此项格外繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对预备状况。常见的会议设施：1、屏幕2、投影仪〔胶片投影仪