公文写作培训(XXXX629)课件

公文写作培训二○○七年六月总承包部办公室第一局部行政公文及其特点、作用和分类一、行政公文的定义行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的文书，是依法行政和进行公务管理的重要工具。二、行政公文的特点具有法定效力具体表现为在法定的时间〔公文的生效期〕和空间〔地区、系统、部门等〕范围内能够对受文者产生强制性的影响，具有约束力。具有标准体式主要表现在两个方面，一是文体的标准化;二是格式的标准化。三、行政公文的作用领导指导作用；法规准绳作用；宣传教育作用；交流知照作用；凭证记载作用。

四、行政公文的分类?国家行政机关公文处理方法?〔2000年修订，从2001年1月1日起施行〕中规定的行政公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。根据不同的标准、不同角度有不同的分类。按公文的处理程序划分：收文和发文按公文的传递方向划分：上行文、下行文、平行文上行文上行文即下级机关向上级机关呈递的公文，一般可分为逐级行文、多级行文和越级行文三种。由于下级机关要对自己的直接上级机关负责，因此逐级行文最为普遍。只有在特殊情况下才可采用多级行文和越级行文的方式。上行文包括报告、请示和议案三种公文类型。平行文平行文即互相没有隶属关系和业务指导关系，同级或不属同一系统的机关部门之间的行文。平行文多采用公函文件。下行文下行文即上级机关对所属下级机关制发的文件。下行文的文种较多，有命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、会议记要等9种。还有按内容涉及的秘密程度，以对文件传递、处理的时限要求〔平件、急件、特急件〕，以及公文的性质划分〔指挥性、报请性、知照性、商洽性、记录性〕等。第二局部公文的结构、格式一、公文结构：公文结构指公文的组织构造，也就是公文的构成，它具有标准性和相对确定性。公文的三个主要局部：版头、主体、版记

版头：发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线、公文份数序号、密级、紧急程度

发文机关标识：一般采用发文机关名称加“文件〞二字组成。发文字号：发文字号有四局部：发文机关代字行文方式代字年月标志：年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角括号〔〕括入。文件编号序号不编虚位，如，直接写成1号，而不写成001号；序号前不加“第〞字。签发人：指代表机关核准并签发公文文稿的领导人的姓名，以说明对此公文负责。一般的公文，领导都要在发文稿纸上签字。红色反线红色反线一般位于发文字号下4毫米处。党委公文的红色反线中间断开，加一“★〞号。密级

是公文的保密等级，有三种：秘密、机密、绝密。缓急程度平件、急件、特急件主体：首页红线以下至主题词以上〔不含〕局部为公文主体。包括8个要素：标题、主送机关、正文、附件提示标记、落款、印章、附注、附件标题完整的公文标题由三要素组成，即制发机关名称、事由、文种。如：?国务院关于成立经济贸易办公室的通知?。一般情况下，内部发文可以省略发文机关名称，如?关于成立中国电子科学研究院综合集成大楼工程经理部及其党支部和有关同志任免职的通知?。注意：标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。主送机关指负责办理和答复公文的受文机关。位置：标题下空一行，靠左顶格书写，回行〔一行写不下〕时仍顶格，后标冒号。报告和请示的上行文，只写一个主送机关，不能多头主送，如需要送达其他机关应当用抄送形式。下行文专对某一下级机关的〔批复〕，主送机关也只一个。正文公文的主体局部，应置于主送机关下一行。公文中要点层次的标识方法为：第一层用“一〞、“二〞……第二层用“〔一〕〞、“〔二〕〞……第三层用“1.〞、“2.〞、“3.〞……第四层用“〔1〕〞、“〔2〕〞……附件说明附属于正文的文字材料。在正文下空一行左空二字标识“附件〞，后标冒号。多个附件，序号用阿拉伯数码。附件名称后不加标点符号。形式为：附件：……或：附件：1..……2.……落款落款主要包括两局部内容：1．发文单位。发文单位标注于正文之右下角，用发文机关全称或标准化简称。有时可用公章代替。2．成文时间。标注于发文单位下方，为方便盖章，可稍微错开。成文时间以负责人签发的时间为准。一般正式公文成文时间用汉字书写，如：二○○七年六月一日印章指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。我们一般用中套方式，就是印章的中线压着成文日期。用印要清楚、端正、居中。另外，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一页，不留任何空白，堵住私加公文也就是变造公文的漏洞。附注一般是对公文的发放范围、公文使用时需注意问题的说明。标于正文或附注提示标记之后，外加圆括号。〔不常用〕附件版记：包括主题词、抄送〔报〕机关、印制标记、印刷份数、反线主题词反映公文主要内容的标准化名词或名词性词组。主题词位于版记的第一行，顶格居左排列。主题词标引中常见的问题不标主题词、漏标主题词错标主题词、误标主题词随意标引主题词、不规那么标引主题词可以通过检索?公文主题词表?，详见?机关公文处理实用手册?抄送〔报〕机关位于主题词位置之下，常用两种方式：抄报：在主要报送主管部门的同时，向其他相关上级部门报知此事，以便于今后的工作。

抄送：把文件送与相关平级、下级部门，知会此事，便于信息共通，利于以前工作的结果沟通，当前工作进展协调和今后工作的步调一致等。印制标记位于抄送机关位置之下，包括文件印发单位名称和印发时间两局部。印刷份数处于公文的最后一页的最后一行的右边。其格式为:共印xxx份。反线是将主题词、抄送机关、印制标记和印刷份数等各局部分开的黑色细横线，长短等同于版心。二、公文格式公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成局部的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以标准。公文纸张、印制要求：一般采用国际标准A4型用纸〔210mmX297mm)。标题采用小二号、黑体，正文用3号仿宋字，左至右横写、横排。双面印刷，页码套正。左侧装订，不掉页，无损坏纸张。第三局部常用公文文种及写作日常工作中常用文种及写作：一、通知〔一〕通知的适用范围：?方法?：通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。〞〔二〕通知的主要功能和分类：〔六类〕1、批转通知---用以批转下级机关公文2、转发通知---用以转发上级机关和不相隶属机关的公文3、部署性通知---用于布置需要下级机关执行和办理的工作，包括指示性通知、工作性通知4、告知性通知---向下级机关传达有关事项包括会议通知和事项通知5、发布性通知---用通知发布本单位的规章及有关文件〔方法、规定、条例、细那么〕6、任免通知---传达需要下级机关知晓的任免事项〔三〕通知的写作1、标题写作本卷须知通知的标题不能只写文种“通知〞两字。〔一般常用格式为“关于…………的通知〞〕通知事项如十分重要或紧急，可在标题的文种前加“重要〞或“紧急〞两字。2、常用通知写作〔1〕转发性通知标题转发类通知的标题由转发文件的机关、事由和文种三个要素构成。标题中的“事由〞，一般由“转发〞两字加“被转发文件的标题〞构成；如：?关于转发集团公司有关推行开展党员公示制的意见的通知?在“转发文件机关〞和“事由〞之间，常省略介词“关于〞两字，这样比较简洁。批转、转发性通知的标题，除法规、规章名称可以加书名号外，一般不用标点符号。如：关于转发集团公司?平安生产罚那么?的通知正文〔两种〕1〕写明本机关对转发公文的态度并提出希望和要求。往往是一句话，如：现将?转发文件名称?〔转发文件文号〕转发给你们，请认真贯彻执行〔请结合实际认真贯彻执行或参照执行〕。注意：转发文件名称在前，转发文件文号在后2〕在上述内容之外，再进一步强调其重要意义，并结合本单位的实际情况提出贯彻执行的要求和措施。范例：〔2〕工作性通知一般采用因果式结构：通知因由+通知事项+结语通知因由：发通知的原因、依据、目的、重要意义。工作性通知因由局部最后一句常用：“现通知如下：〞，“望按以下通知执行：〞，“现将有关事项通知如下：〞。〔注意加冒号〕通知事项：包括工作任务、办理方法、具体措施和办理要求。结语：对贯彻本通知提出要求。也可不写。关于做好2005年度“争优创先〞活动总结评选工作的通知各党支部：2005年，总承包部广阔党员坚持以邓小平理论和“三个代表〞重要思想为指导，认真贯彻党的十六大和十六届三中、四中、五中全会精神，按照集团公司和总承包部党委的要求，积极开展保持共产党员先进性教育活动并取得实效，围绕企业改革和经营生产工作，充分发挥基层党支部战斗堡垒作用和党员先锋模范作用，推进了“争优创先〞活动的广泛深入开展，为推动企业改革和完成经营生产任务做出了奉献。为总结工作经验、弘扬先进典型，总承包部党委决定，进行2005年度“争优创先〞活动总结评选工作。具体通知如下：一、总结工作各党支部要重点抓好两项工作。1、……2、……二、评选工作各党支部要在认真总结工作的根底上抓好“争优创先〞活动评选工作。1、……2、……三、几点要求……〔3〕会议通知第一种是内容简单的会议，涉及特定的单位，须写明开会的目的、时间、地点、参加人员，有的还附有回执。第二种是内容复杂、涉及面广、会期较长的会议，正文中应包括以下几个要素：会议名称、目的、依据、主持单位；会议内容、任务、主要议程；会议起止时间、地点、日程；参加会议的人员范围和人数；有关本卷须知。通常包括：时间、地点、内容、主持人、参加人。〔4〕发布性通知颁发、发布通知---向下级宣布本机关制定的重大的规章正式生效的通知。印发通知---将本单位制定或参与制定的文件，以及领导人的讲话、会议文件发给下级的通知。标题：一般用：关于印发?……方法?的通知或关于印发……的通知如：关于印发?北京建工集团总承包部施工工程合同管理方法?的通知、关于印发李春华同志在总承包部2007年工程管理工作会上的讲话的通知正文：通常用一句话写明发规章的名称和执行要求。另一种写法是简要交代发规章的依据，提出实施要求，并进一步强调发文的意义，提醒受文单位予以重视。辨析：转发：上级或其他单位的有关事项印发：本单位规章、制度、方法等〔5〕任免通知范例：标题任免有关人员通知的标题，人员姓名+任职〔或免职〕+文种如：?关于孟凡战同志任职的通知?两个以上人员任职或免职通知的标题，人员姓名+人数+任职〔或免职〕+文种如：?关于杨杰等五位同志任免职的通知?调整有关机构组成人员通知的标题，调整机构名称+“组成人员〞四个字+文种。如：?关于调整总承包部平安生产委员会组成人员的通知?正文一般由任免根据、任免事项构成。任免时间有两种写法：在正文中写明；以成文日期为准。

两种类型：任职或免职，既有任职又有免职；任职或免职：写明时间、依据、任职〔或免职人员姓名及职务〕。例：经总承包部领导班子研究决定，聘任……同志为……既有任职又有免职：先写任职后写免职。例：XXXXXX年X月X日XX会议决定，XXX同志任X单位X职务；免去XX同志的X单位X职务。二、请示陈述呈请性文件的一种，用于向上级机关请求指示或批准。请示的功能请示是下级机关向上级领导机关提出请求，并且要求回复的一种公文。?方法?“适用于向上级机关请求指示、批准。〞属于上行文。请示的写作1、标题。可以采用完全式标题，也可以只有请示事由和文种。2、受文单位。即接受“请示〞的上级机关名称。假设写给个人时，那么在姓名之后加上“同志〞或职务等称呼，其后加上冒号。3、正文。包括请示理由、请示事项和结束语三项内容。〔1〕请示理由它在一篇请示当中占有相当重要的地位。写好理由应到达三方面的要求：合情合理、具体充分、清楚明白。〔2〕请求事项也就是要求上级机关予以批准或解决的具体事项。事项比较单一。可以承接着请示理由写下来，也可以独立成段。句式：“为了……，我们请求……。〞事项比较复杂。往往是在请示问题时提出比较具体详细的解决问题的方案或设想，供领导参考。写作时先把要提的建议整理归纳成几个方面，然后按一定的顺序写下去。建议局部多在请示理由之后用句式：“为了……，特提出以下建议：……。〞〔3〕结束语请示结尾处常用的惯用语有：“特此请示〞、“以上意见当否，请指示〞、“妥否，请批示〞、“请予审核〞等。三、函函“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项〞〔一〕函的作用：1、用于不相隶属机关之间商洽工作；2、用于不相隶属机关之间询问和答复问题；3、用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项。从中可以看出函根本上属于平行文。〔二〕函的分类：1、按行文方向可分为致函和复函两种；致函是主动发出去的，复函是对于致函的答复。2、从内容和用途的角度划分，函有商洽函、询问与答复函、求批与审批函、告知函几种。商洽函用于不相隶属间的联系、商洽、协调某一问题或工作，如洽谈业务，要求协作，请求支援，商调人员联系参观学习。询问与答复函用于相互间询问政策性和业务性问题以及需要搞清楚的事宜，如了解情况，征求意见、核查问题，催办事宜等。求批与审批函是向无隶属关系的业务主管部门请求批准某些事项时使用的函。告知函主要用于把某些具体事项告知有关单位，是无须对方回复的主动发函。〔三〕函的格式1、函的标题多数与一般文种一样，由发文机关名称、事由和文种名称组成。有时可略去发文机关。稍有不同的是文种名称有“函〞与“复函〞的区别。2、主送机关多为一个。也有的函可能有多个主送机关，常见于邀请函、告知函。普发性的告知函可以统称。如：“有关施工企业、设计院〞3、正文4、落款：函必须有落款，即发文机关名称、成文日期。需要加盖印章。〔四〕函正文的写作：致函正文：开头可直接提出问题，说明发函的原委，然后以简洁的语言将需要商洽、联系、询问、告知的事项清楚明了的表达出来。内容简单的可一气呵成，复杂的也可分条列项。结尾如只是告知对方不必回复，常用“特此函告〞、“特此函达〞；假设要求对方回复，那么用“盼复〞、“望函复〞、“请即复函〞等。复函正文：在开头要引叙所答复的来文的日期、标题、发文字号等，以表达针对性。如：贵单位于……发来的……已收悉。下文可用“经研究，函复如下〞，“关于XX问题现答复如下〞。复函结尾惯用语“特此复函〞、“特此回复〞等。四、报告?方法?规定：报告“适用于向上级机关汇报工作，反映况，答复上级机关的询问。〞〔一〕报告的根本作用向上级汇报、反映本部门、本单位的各种情况，到达下情上知的目的。〔二〕报告的分类1、工作报告〔综合工作报告、专题工作报告〕就本部门、本单位的日常工作情况向上级机关作出的报告，内容包括工作的进展情况，取得的成绩和经验，存在的问题和教训，以及对于今后的打算等等。综合工作报告：就本单位工作的全面情况向上级机关所作的报告，其内容带有综合性。专题工作报告：就工作的某一方面或某一专项工作所作的报告，其内容具有单一性。2、情况报告用来及时反映工作中遇到的新问题、特殊事件、灾害性事故等情况，以引起领导重视，便于上级机关及时制定或调整政策，或对问题的处理给予指示。3、答复报告针对上级机关的询问汇报有关情况的报告。4、报送报告向上级机关报送文件时加在前面的报告，目的是使不能直接行文的普通公务文书(如方案、总结、调查报告等)能以法定公文的形式呈报上级。〔三〕报告的格式标准1、标题：完全式；不完全式〔可省略发文机关〕。2、主送机关：上级机关〔部门〕；一般为一个。3、落款：发文机关名称；成文日期。〔四〕报告正文写作1、综合报告〔1〕前言局部用一两句话概括报告的根本内容，然后以“现将……报告如下:〞一类的惯用语加冒号结束，领起下文〔2〕主体局部(纵式结构和横式结构〕纵式结构——根本情况和成效、主要体会和经验教训。根本情况：写清工作的指导思想，工作开展的概貌，采取的主要方法措施，取得的主要成绩等，要写得简洁概括。体会局部：包括了经验和教训两个方面。每条经验体会都既有观点，又有材料，并把二者有机地结合起来。横式结构——按工作内容分段，每一项工作为一段；每一段分别写出该项工作的根本情况和成效、主要体会和经验教训。〔3〕结尾局部结合总结的经验教训提出对今后工作的设想以及改进意见。结尾用语：“特此报告〞、“以上报告，请审阅〞等。2、专题报告专题报告要突出“专〞，力求“深〞。〔1〕前言局部：高度概括地表达某一项工作的做法和成效。〔2〕主体局部：首先具体地介绍工作的做法、成效，既有事实材料，又有统计数字；然后总结出工作的经验体会。〔3〕结尾局部：简要地提出下一步工作打算。结尾用语：“特此报告〞、“以上报告如有不妥，请指示〞等。3、情况报告〔1〕前言局部：概括提示报告根本内容，或直接介绍情况。〔2〕主体局部：大体可分为介绍情况、分析情况局部。

介绍情况局部:综合全面情况，抓住根本点，概括地、准确地反映。分析情况局部:指出所反映情况的性质以及产生的原因、造成的影响等；如反映事故，还要分清责任。〔3〕结尾局部：已经采取的措施、处理决定和下一步的打算。结尾用语与工作报告相同，也可不用。4、报送报告报送报告在内容和写法上极其简单。一般只用一两句话把所报文件的名称、件数说清，然后以“请审阅〞、“请收阅〞、“请查收〞等惯用语收束就行了。例：北京建工集团总承包部关于报送二○○六年度工作总结的报告集团公司办公室：现报送我部门?二○○六年度工作总结?一份，请审阅。总承包部二○○七一月十五日报告和请示相同点：均为上行文。不同点：1、撰制目的不同2、撰制时间不同：报告的行文时间多在事后，也可在进行中。请示只能在事前行文。3、处理方式不同。上级对呈报的请示要以批复作答；报告那么以“阅存〞方式处理。4.内容的含量不同。一份请示一般只涉及一件事，常说的“一事一请示〞。报告可以是一件事，也可以是几件事，含量大于请示，且一般报告的篇幅较请示长。5.文末的结束语不同。请示要求上级表示明确的态度，因此在结束语中提出“请指示、〞“请批示〞、