公司公章使用管理规定

-PAGE4-公司公章使用管理规定公司公章是一个单位、组织在职权范围内进行公务活动、行使职权的重要标志。为规范公司公章的使用和管理，提高公章使用的严肃性、合法性，加强法律风险的控制，特制定本规定。一、公章使用范围：第一条对外公务中必须以公司名义签订或出具的章程、协议、请示、申请、报告、证明、书面答复、收件收据、资质资格证明（例如营业执照等）及其他合法材料。凡适用“合同章”、“人事章”、“报关章”等专用章的，应尽量避免使用公章。第二条以公司名义对内发布的规章制度、通知公告及其他公文。二、使用公章程序：第一条申请及审批流程1、对外常规性工作（详见附表一）：申请人填写《用印申请单》审批人盖章第1项副总经理部门正/副经理无第2项非“第1项”员工部门经理2、对外非常规性工作：申请人填写《用印申请单》审核人审核人审批人盖章第1项副总经理部门正/副经理无总经办主任总经理第2项非“第1项”员工部门经理总经办主任总经理3、对内发布公司规章制度、通知公告及其他公文：总经理签署批准发布盖章对外提供复印件需盖章属于“对外常规性工作”类别，按“对外常规性工作”程序执行；属于“对外非常规性”工作类别，按“对外非常规性工作”程序执行。第二条使用公章申请及审批流程解释1、申请和审批流程用印须填写《用印申请单》，分属不同事务的材料分别填写申请单，严禁在一份申请单中夹带其他事务的材料。申请单首先交由部门经理审核签字，审核用途的真实性、必要性和材料的完整性。申请单必须是原件，若传真件、复印件须电话确认真实性。常规性事项由部门经理审批签字后，总经办予以盖章。非常规性事项，部门签字同意后交总经办主任审核签字，审核行文格式、条款设置及控制法律风险；最后交总经理审批签字。若无总经理签字，且需要立即盖章的，由总经办电话向总经理请示，总经理同意后予以盖章，事后用印人必须补充完成公章申请及审批流程。2、盖章材料要求原则上不得用复印件或传真件，除非是办事程序指定必须为复印件的（例如营业执照等）。材料字迹须清晰、正确。用章材料必须已经填写完毕，不得有空白未填写部分。严禁在空白页、空白表上盖章！用印人提供的材料不符合上述要求的，总经办不予盖章。3、盖章公章保管人须亲自对用印材料进行盖章。其他人不得擅自使用公章进行盖章或作他用。4、用印人填写《公章盖章登记表》用印人亲自、如实填写《公章盖章登记表》，详细记录用印时间、用印人姓名、部门、用途等，最后由用印人签字确认。用印人登记时，公章保管人须在场监督。总经办须妥善保管《公章盖章登记表》，以便事后追溯和核对。公章保管人核实《用印申请单》、《公章盖章登记表》、盖章材料一致无风险第五条保管人对空白材料进行盖章的，给予记大过处分；提供此空白材料的用印人及相关审核领导亦给予相同处分。由此对公司造成严重后果的，对用印人和保管人予以辞退处分。第六条保管人或用印人私自将公章带出公司的，给予记大过处分；由此对公司造成不利后果的，予以辞退处分。第七条保管人保管不当丢失公章的，给予记大过处分；私下自用、外借的，予以辞退处分。第八条总经办主任对公章和公章保管人负有管理上的领导责任，对公章的保管、使用、登记、审核等状况有监督和定期检查的职责，对公章保管人的违规操作和违纪行为有提出批评、制止、举报、处理的职责，如总经办主任管理不善，未能尽职尽责的，给予记小过处分；总经办主任疏于管理，致使公章保管人多次发生严重违纪行为或公章管理存在重大安全隐患而未能得到有效改善的，给予记大过处分。第九条任何员工凡有仿制、冒用公章行为的，均予以辞退并移交公安机关处理。第十条其他违反本规定给公司造成不良影响的，相关责任人给予记小过处分。七、解释权第一条公司总经办负责对本规定进行解释。本规定自20XX年XX月XX日起公布实施。深圳XXXX有限公司20XX年XX月XX日附表一：此附表根据公司运营实际情况，员工日常反馈，不断更新。对外常规性工作：部门盖章类型使用频率使用内容总经办年/次联合年检年/次港澳商务签注备案港澳商务签注根据需要公司各类证照变更根据需要社保、住房公积金业务年/次各类特种设备、特种作业人员证件年审根据需要居住证办理根据需要消防资料根据需要汽车保险年/次公司电梯年检、叉车年检、汽车年检、锅炉年检根据需要移动公司、电信公司及电视台变更资料根据需要外借物业管理财务部月/次外借增值税纳税申报年/次审计报告根据需要出纳银行结汇根据需要银行询证函、往来询证函根据需要外借申领增值税专用发票根据需要外借申领出口专用发票根据需要外借