万科房地产文书管理制度

万科房地产文书管理制度一、概述为了规范万科房地产公司的文书管理工作，保证公司文书的规范化、透明化、高效化，制定本管理制度。二、适用范围本管理制度适用于万科房地产公司所有部门、分支机构以及全体员工。三、文书管理的基本要求文件的规范化所有文书均应符合相关国家法律法规、规范文件、公司规章制度的要求，各单位和个人应按照规定格式和要求编写文书，文书标题应表述清楚，内容要求真实、准确、完整。文件的传递、传阅和套印管理所有文书必须采用正式文书套印，每张文书必须有对应的文书传阅单，并按照文书传阅单的要求进行传阅，传阅单上应标注文书的传阅次数和传阅人员。对于文件的传阅和传递，要求严格遵守保密法规和公司的保密制度，保障文件的机密性严格控制被传阅和传递的文书。文书的归档管理所有文书必须按规定归档到对应的档案室，归档须经过审批，按照文件归档标准、分类标准进行整理和审核，并建立规范的档案信息管理系统，确保文书归档管理的可靠性、易查性和方便性。文书的保管对于机要文件和重要文件，要严格保管，建立相应的文书保密措施，采取科学技术保密措施，防止丢失、泄密和损毁。四、重点文件管理要求合同管理指关于项目土地出让、项目开发、投资合作、物业服务等相关事宜的协议与合同。（1）合同签订与备案合同签订前必须进行合法合规的审批、审核、评估和公示，合同内容必须真实、准确、完整。合同签订后，需按要求备案，并按照规定程序逐级上报备案文件。（2）合同变更管理合同变更应按照相关法律法规进行审批、审核、签署并记录在册，合同变更后必须重新备案，同时将变更内容通知相关方。（3）合同履行与终止合同各方应按照合同约定履行各自的义务和责任。一方违约时，应按照约定承担相应责任。在合同履行完毕后，需进行相关的手续确认，同时做好归档和保管工作。人事管理涉及公司员工的录用、培训、晋升、奖惩和离职等情况。（1）人事档案管理员工入职时，要进行严格审核和记录，建立完整的员工档案，并严格保管。员工晋升、奖惩、离职等情况，需进行相应的登记、备案和归档管理，并且逐级向上报告。（2）员工考核管理对公司员工进行定期评定和绩效考核，按照相关规定进行分类、记录和汇总，并及时公布结果和产生相关反馈。五、文件保密保密责任制度各单位应建立一套完整的保密责任制度，明确保密责任人、责任范围和责任流程，并进行监督和检查。保密措施（1）涉密文书采用安全套印、密封，严密控制通道、设施、设备，保证文书不泄密、不遗失、不损毁。（2）涉密文书传阅和传递必须经过严格审批，并采取安全措施，防止泄密。（3）在涉密文书的传阅和传递过程中，严格禁止对文书内容进行拍照、打印、复制等操作。六、文件处理流程文件的起草、审批和签发涉及公司核心业务的文书均需要经过专门的部门或领导进行起草、审批和签发，并按照流程及时传递至各个部门。文件的归档和保管各文书必须按照要求进行归档和保管，确保数据真实、完整、可查和安全。文件传阅和传递各单位应建立相应的文件传阅和传递制度，严格按照规定流程进行，防止信息泄露。七、文件的销毁对于已经过期、被撤销等无需保留的文书，应按照国家法律和公司规定进行销毁，并严格按照要求进行记录和归档工作。八、监督与检查各单位部门要建立完善的内部