2023年工程公司档案管理制度

2023年工程公司档案管理制度工程公司档案管理制度1

为规范和加强公司平安生产档案（台账）、记录管理工作，确保各项平安生产档案（台账）的精确和完善，通过平安生产档案（台账）的记录、整理和归档，不断增加平安管理工作的针对性、系统性和可追溯性、闭合性，提高公司平安生产监督管理水平，结合公司实际，特制定本制度。

本制度适用于公司平安生产档案（台账）、记录管理工作。

3.1平安生产档案（台账）：是指各部门、项目部全生产管理过程中形成的具有保存价值的各种文件资料、图像、声像、电子等不同形式的历史记录。

3.2数据电文：是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收和储存的信息。

5.1公司平安管理部负责公司平安生产档案（台账）的综合管理工作，对各项目部、各部门平安生产的档案管理工作进行监督、检查。负责依据公司的相关规定拟定公司平安记录归档和保管、运用、统计等相关规章制度。负责公司各类平安生产记录的分类、编号和备案工作。

5.2各部门分别负责本部门职责范围内的平安生产档案（台账）管理工作。统一运用公司制定的格式进行平安生产记录。

5.3各项目部负责本项目部平安生产档案、记录管理，填写、收集、整理、保管、利用本项目部在平安生产管理活动中形成的各类记录。

5.4各项目部的平安生产管理部门及各职能部门根据本单位的《平安生产管理体系文件》及相关制度履行相应职责。

6.1.1.1平安生产委员会或平安生产领导小组人员名单及变动记录。

6.1.1.2平安生产组织机构、平安生产管理网络图等。

6.1.1.3平安生产责任制度、平安生产管理制度（云南省平安生产条例规定的11项制度必需建档）等文件。

6.1.1.4与工种岗位和设备工具相对应的平安操作规程和运用规程。

6.1.1.5上级有关平安生产监督管理部门制定和下发的制度性文件、通知、通报等。

6.1.1.6平安管理人员花名册、相关人员证书（含三类人员证书、注册平安工程师等相关资格证书）。

6.1.1.7年度平安生产工作总结和安排、阶段性专项平安生产工作总结。

6.1.1.8平安生产责任书、平安生产责任目标分解、执行、考核记录。

6.1.2平安生产教化培训台账包括以下方面内容：

6.1.2.1平安宣扬教化培训安排（含特种作业人员教化）、学习、活动资料；

6.1.2.5危急化学品管理人员花名册及相关身份证明、资格证书；

6.1.3.2依据平安生产工作须要，临时组织的各类会议，包括传达贯彻上级文件，收看收听电视电话会议通知、记录、纪要等；

6.1.4.1重大危急源的检测、评估、监控报告或记录；

6.1.4.2针对重大危急源制定的应急预案，包括危急性分析、可能发生的事故特征、应急组织机构与职责、预防措施、应急处置程序、应急培训和应急保障等内容；

6.1.4.3重大危急源监督管理：名称、负责人、地点（部门）、联系人、联系方式；

6.1.5.1职业健康目标管理和责任制，单位负责人及管理人员职业卫生培训证明（复印件）；

6.1.5.2职业健康管理制度，职业病防治法律、法规、规范、标准、文件；

6.1.5.3年度职业健康安排和实施方案，个人防护用品发放（运用）记录，职业健康宣扬教化培训记录（培训安排、培训考核记录、宣扬图片、纸质和摄像资料）等；

6.1.5.4用人单位职业监护档案，职工个人职业健康监护档案，接触职业危害人员登记表及体检记录（上岗前、在岗、离岗时的职业健康检查表），职业病人登记表，职业病人诊断证明等；（假如有）

6.1.6.1相关方单位资质及签订的平安协议（合同）、平安告知等；

6.1.6.2相关方特种作业人员资质证明（复印件）；

6.1.6.3外用工、外包工等外来务工人员的教化记录；

6.1.7.1专业平安检查、季节性检查、重大节假日平安检查记录及考核记录（或平安检查表）；

6.1.7.2专项平安检查及考核记录（或平安检查表）；

6.1.7.3日常、综合性平安检查及考核记录（或平安检查表）；

6.1.7.4隐患检查记录、隐患排查治理（安排）登记表；

6.1.7.6重大事故隐患治理方案，包括以下内容：平安事故隐患的类别、所属工艺、地点、影响范围及程度、治理的目标和任务、实行的方法及措施、经费和物资的落实、负责治理的责任人和部门（或单位）、治理的时限和要求、平安措施和应急预案、本单位专业技术人员（或专家）对重大事故隐患治理状况的评估报告；

6.1.7.7其它与平安检查、隐患排查工作有关的`记录。

6.1.9生产平安事故管理档案包括以下方面内容：

6.1.9.5按事故处理“四不放过”原则，进行处理的相关记录。

6.1.10.2平安工作费用投入过程中相关票据复印件等。

6.1.11《平安生产、职业健康及消防工作责任书》规定的其它台账。

6.1.12法律法规规定的其他须要记录、建立台账的内容。能够证明平安生产过程管理的其他记录资料等。

6.2.1平安生产档案（台账）纸质文件材料应齐全完整，字迹清楚，日期明确，签认手续完备；

6.2.2各项目部要求确定专人负责平安生产档案（台账）的记录、收集和整理；

6.2.3各项目部平安生产档案（台账）应分类存档，按时间依次（以年度为界），每年年终将平安生产档案（台账）装订成册；

6.2.4档案（台账）以数据电文形式存在的，应当符合《中华人民共和国电子签名法》（20xx年修正）的相关要求。

6.3.1各部门、各项目部记录管理人负责收集、整理、保存本单位、本部门的平安生产记录（记录管理人由单位、各部门依据岗位职责进行确定），填写“在档记录清单”；

6.3.2记录的填写要刚好、真实、内容完整、字迹清楚，不得随意涂改；如因某种缘由不能填写的项目，应说明理由，并将该项用双斜杠划去；

6.3.3各相关栏目负责人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原记录，应采纳双斜杠划去原记录，在其上方写上更正后的记录，加盖或签上更正人的印章或姓名及更正日期；

6.3.4记录填写应与运行活动同步进行，不得后补或编造。

6.5.1各部门负责本部门的运行记录的发放；记录发放范围仅限公司范围内；记录发放部门应填“发文记录”，记录的接收部门应填“收文记录”。

6.5.2记录表格需经部门负责人同意后，方可运用或复制，并由各部相关部门记录管理人负责登记发放。

6.5.3各部门的记录需借阅或复制者要经相应部门负责人批推，由各部门相关记录管理人登记备案。

6.6.1记录如超过保存期限或其他特别状况须要销毁时，由各相关部门记录管理人填写《文件销毁申请单》，交部门负责人审核，经平安管理部确认，由记录运用部门标记过期或执行销毁。同时在“在档记录清单”上注明销毁的项目、方式、数量等信息。

6.6.2对于保存期限内需向其他移交或供应的运行记录，除应在“记录清单”上注明移交或供应记录项目、数量等信息外，还应填写“文件移交清单”接收移置运行记录的部门应在“运行记录移置清单”上签字确认。

6.7.1各部门、各项目部需指定记录管理员，记录管理员必需把单位全部记录分类，依据记录的类型整理、标识，便于查阅并可追溯相关活动。

6.7.2记录应存放于通风、干燥的地方，全部记录保持清洁，字迹清楚。不得丢失或破坏、防止泄密。

6.7.3文书档案保管期限根据公司相关文件管理规定或《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》要求的《文书档案保管期限表》执行。

7.1公司安委办对各项目部平安生产档案（台账）的建立状况，定期进行监督、检查，检查时间为每年度至少一次。

7.2根据公司《平安生产、职业健康及消防工作责任书》涉及平安生产档案、台账、记录管理工作的内容进行检查考核。

工程公司档案管理制度2

为规范和加强公司平安生产档案（台账）、记录管理工作，确保各项平安生产档案（台账）的精确和完善，通过平安生产档案（台账）的记录、整理和归档，不断增加平安管理工作的针对性、系统性和可追溯性、闭合性，提高公司平安生产监督管理水平，结合公司实际，特制定本制度。

1、平安生产档案（台账）：是指各部门、项目部全生产管理过程中形成的具有保存价值的各种文件资料、图像、声像、电子等不同形式的历史记录。

2、数据电文：是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收和储存的信息。

3、公司平安管理部负责公司平安生产档案（台账）的综合管理工作，对各项目部、各部门平安生产的档案管理工作进行监督、检查。负责依据公司的相关规定拟定公司平安记录归档和保管、运用、统计等相关规章制度。负责公司各类平安生产记录的分类、编号和备案工作。

4、各部门分别负责本部门职责范围内的平安生产档案（台账）管理工作。统一运用公司制定的格式进行平安生产记录。

5、各项目部负责本项目部平安生产档案、记录管理，填写、收集、整理、保管、利用本项目部在平安生产管理活动中形成的各类记录。

6、各项目部的平安生产管理部门及各职能部门根据本单位的《平安生产管理体系文件》及相关制度履行相应职责。

7、平安生产委员会或平安生产领导小组人员名单及变动记录。

8、平安生产组织机构、平安生产管理网络图等。

9、平安生产责任制度、平安生产管理制度（云南省平安生产条例规定的11项制度必需建档）等文件。

10、与工种岗位和设备工具相对应的平安操作规程和运用规程。

11、上级有关平安生产监督管理部门制定和下发的制度性文件、通知、通报等。

12、平安管理人员花名册、相关人员证书（含三类人员证书、注册平安工程师等相关资格证书）。

13、年度平安生产工作总结和安排、阶段性专项平安生产工作总结。

14、平安生产责任书、平安生产责任目标分解、执行、考核记录。

15、平安生产教化培训台账包括以下方面内容：

16、平安宣扬教化培训安排（含特种作业人员教化）、学习、活动资料；

17、危急化学品管理人员花名册及相关身份证明、资格证书；

18、依据平安生产工作须要，临时组织的各类会议，包括传达贯彻上级文件，收看收听电视电话会议通知、记录、纪要等；

19、重大危急源的检测、评估、监控报告或记录；

20、针对重大危急源制定的应急预案，包括危急性分析、可能发生的事故特征、应急组织机构与职责、预防措施、应急处置程序、应急培训和应急保障等内容；

21、重大危急源监督管理：名称、负责人、地点（部门）、联系人、联系方式；

22、职业健康目标管理和责任制，单位负责人及管理人员职业卫生培训证明（复印件）；

23、职业健康管理制度，职业病防治法律、法规、规范、标准、文件；

24、年度职业健康安排和实施方案，个人防护用品发放（运用）记录，职业健康宣扬教化培训记录（培训安排、培训考核记录、宣扬图片、纸质和摄像资料）等；

25、用人单位职业监护档案，职工个人职业健康监护档案，接触职业危害人员登记表及体检记录（上岗前、在岗、离岗时的职业健康检查表），职业病人登记表，职业病人诊断证明等；（假如有）

26、相关方单位资质及签订的平安协议（合同）、平安告知等；

27、相关方特种作业人员资质证明（复印件）；

28、外用工、外包工等外来务工人员的教化记录；

29、专业平安检查、季节性检查、重大节假日平安检查记录及考核记录（或平安检查表）；

30、专项平安检查及考核记录（或平安检查表）；

31、日常、综合性平安检查及考核记录（或平安检查表）；

32、隐患检查记录、隐患排查治理（安排）登记表；

33、重大事故隐患治理方案，包括以下内容：平安事故隐患的类别、所属工艺、地点、影响范围及程度、治理的目标和任务、实行的方法及措施、经费和物资的落实、负责治理的责任人和部门（或单位）、治理的时限和要求、平安措施和应急预案、本单位专业技术人员（或专家）对重大事故隐患治理状况的评估报告；

34、其它与平安检查、隐患排查工作有关的记录。

35、生产平安事故管理档案包括以下方面内容：

36、按事故处理“四不放过”原则，进行处理的相关记录。

37、平安工作费用投入过程中相关票据复印件等。

38、《平安生产、职业健康及消防工作责任书》规定的其它台账。

39、法律法规规定的`其他须要记录、建立台账的内容。能够证明平安生产过程管理的其他记录资料等。

40、平安生产档案（台账）纸质文件材料应齐全完整，字迹清楚，日期明确，签认手续完备；

41、各项目部要求确定专人负责平安生产档案（台账）的记录、收集和整理；

42、各项目部平安生产档案（台账）应分类存档，按时间依次（以年度为界），每年年终将平安生产档案（台账）装订成册；

43、档案（台账）以数据电文形式存在的，应当符合《中华人民共和国电子签名法》（20xx年修正）的相关要求。

44、各部门、各项目部记录管理人负责收集、整理、保存本单位、本部门的平安生产记录（记录管理人由单位、各部门依据岗位职责进行确定），填写“在档记录清单”；

45、记录的填写要刚好、真实、内容完整、字迹清楚，不得随意涂改；如因某种缘由不能填写的项目，应说明理由，并将该项用双斜杠划去；

46、各相关栏目负责人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原记录，应采纳双斜杠划去原记录，在其上方写上更正后的记录，加盖或签上更正人的印章或姓名及更正日期；

47、记录填写应与运行活动同步进行，不得后补或编造。

48、各部门负责本部门的运行记录的发放；记录发放范围仅限公司范围内；记录发放部门应填“发文记录”，记录的接收部门应填“收文记录”。

49、记录表格需经部门负责人同意后，方可运用或复制，并由各部相关部门记录管理人负责登记发放。

50、各部门的记录需借阅或复制者要经相应部门负责人批推，由各部门相关记录管理人登记备案。

51、记录如超过保存期限或其他特别状况须要销毁时，由各相关部门记录管理人填写《文件销毁申请单》，交部门负责人审核，经平安管理部确认，由记录运用部门标记过期或执行销毁。同时在“在档记录清单”上注明销毁的项目、方式、数量等信息。

52、对于保存期限内需向其他移交或供应的运行记录，除应在“记录清单”上注明移交或供应记录项目、数量等信息外，还应填写“文件移交清单”接收移置运行记录的部门应在“运行记录移置清单”上签字确认。

53、各部门、各项目部需指定记录管理员，记录管理员必需把单位全部记录分类，依据记录的类型整理、标识，便于查阅并可追溯相关活动。

54、记录应存放于通风、干燥的地方，全部记录保持清洁，字迹清楚。不得丢失或破坏、防止泄密。

55、文书档案保管期限根据公司相关文件管理规定或《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》要求的《文书档案保管期限表》执行。

56、公司安委办对各项目部平安生产档案（台账）的建立状况，定期进行监督、检查，检查时间为每年度至少一次。

57、根据公司《平安生产、职业健康及消防工作责任书》涉及平安生产档案、台账、记录管理工作的内容进行检查考核。

工程公司档案管理制度3

总则

(一)为了加强对工程资料的管理，完善和规范公司管理制度，特制定本规定。

(二)本规定适用于公司总部及项目部。

一、管理责任部门及相关人员职责

(一)人事行政部负责制度的推动以及各部门档案管理体系的建立、优化与督察，并干脆向人事行政部经理负责。

(二)总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。

(三)部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制登记表》、《档案查阅登记表》、《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》，和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。

(四)各部门资料员/资料管理员

1、制度在部门的执行;

2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作;

3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期分类整理保存。

二、档案分类及归档范围、要求

(一)文书档案

1.1归档范围：

1.1.1、集团资料

各类营业证照(营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等

公司章程

集团公司发来的与公司有关的确定、决议、指示、吩咐、条例、规定、安排等各类正式行文

1.1.2、红头文件

公司下发和上报的各类正式行文

1.1.3、外来文件

各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件

1.1.4、会议资料

会议纪要利用明源流程存档

专题会会议讲义

1.1.5、法律文件

合同、协议审核;

诉讼材料

1.1.6、物资选购 合同

1.1.7、车辆资料

公司拥有全部权或运用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、修理记录、事故资料

1.2归档要求：

1.2.1、集团证照资料：由财务部关注各类营业证照更新时间，保证证照刚好更新，做好运用登记以及复制登记。

1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件及外来相关文件移交行政部;车辆资料干脆移交车辆管理员。

1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。

(二)人事档案

2.1、归档范围

2.1.1劳动合同、聘用协议;

2.1.2一般员工转正、调动、任免、离职、降职文件;

2.1.3职称评定材料;

2.1.4面试表;

2.1.5劳务合同纠纷及处理材料;

2.1.6员工培训安排、总结、方案

2.2、归档要求

2.2.1由人事专员保存于部门档案柜;

(三)建设类档案

3.1、归档范围(附件：具体列表)，集中于工程部：

3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同(协议)。

3.1.2预算、结算文件：

3.1.3项目核准(立项)阶段

3.1.4方案审查阶段

3.1.5初设审查阶段

3.1.6施工许可证阶段

3.1.7预售阶段

3.1.8竣工验收备案登记阶段

3.1.9产权证办理阶段

3.2、归档要求

3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交相关的管理人员。

3.2.2工程部档案按项目的可行性探讨、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成后刚好将资料整理归类造册，合理保存。

3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图(变更图纸)上加盖“变更确认”章。

3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交负责人保管。

(四)会计档案

4.1、归档范围

4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证;

4.1.2、会计账簿类：

(1)总账;

(2)现金日记账，

(3)银行存款账、银行明细账;

(4)协助账簿;

4.1.3财务报告类：

(1)年度决算报表(经会计师事务所审计后);

(2)月度、季度财务报表;

(3)不定期重要一次性报表;

(4)审计报告;

(5)验资报告;

(6)资产评估报告。

4.1.4其他类：

(1)会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册;

(2)银行存款余额调整表、银行对账单;

4.2、归档要求

4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。;

4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后妥当保管。

(五)实物档案

5.1、归档范围：

5.1.1、照片、音像类

(1)反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。

(2)党和国家领导人及闻名人物参与与集团公司有关的重大公务活动。

(3)公司组织或参加的重大外事活动。

(4)记录公司重大事务。

(5)与其他档案有亲密联系(如表彰、总结大会)。

(6)其他具有保存价值。

5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等

5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等

5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物

5.2、归档要求：

5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放;数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。

5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。

三、档案移交、整理、编号

(一)移交

1.1、各部门档案管理人员在留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。

1.2、各部门培训、学习、考察、调查探讨、参与上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必需将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才赐予核报。

(二)整理

鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内书目→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜

(三)编号

(公司)简称+(业务部门)简称-档案类别代码(一级+二级)-年度+依次号;

四、档案的利用

(一)查阅

1.1、查阅的授权范围

(1)总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。

(2)部门经理有权查阅本部门产生的全部档案。

(3)一般员工有权查阅本部门职责范围内的档案。

(4)跨部门档案查阅需由主管领导批准，并填写借阅单。

(5)由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。

1.2、档案查阅程序要求

(1)权限内的档案查阅，由查阅人干脆在档案室进行纸质查阅。

(2)权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。

(二)借阅

2.1、借阅程序要求

(1)员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料;

(2)各部门档案管理人员员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案查阅登记表》上签字，备查。

2.2、档案的归还

(1)借出的档案原件，档案管理人员应定期进行整理和跟踪，督促各运用人刚好归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。

(2)档案运用人归还档案时要保证档案的完整性和原来面目且不应无故扣押档案。

2.3、其他规定

会计档案原则上不借出。

(三)档案复制

申请复制档案者完成审批流程后，由档案管理人员调取档案原件进行复制供应给查阅者。

五、档案的保管

(一)档案的保管期限

各部门的档案管理人员依据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。

(二)专项档案的.保管规定

2.1、公司各部门档案(含会计档案)：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在特地的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。

2.2、电子版档案的传递和保存

(1)原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必需同时保存电子版档案。

(2)人事行政专员制作电子版档案的书目，使其与纸质档案的依次一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。

(3)每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。

(三)档案的正式装盒、造册

3.1、装订要求：参照统一标准进行。

3.2、装盒：人事行政专员于每年固定时间进行上年档案的正式装盒造册及调整工作。

(四)档案的存放

档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清楚、坚固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内书目(分书目)及备考表。

装盒档案应存放在专用的档案柜内，根据年度、类别的次序自左向右，自上而下地排列。

(五)档案意外损毁的处理

档案丢失或发生意外损毁时，档案