物业公司档案管理分类表

物业公司档案管理分类表G类目分类表一级一级类目行政管理类人力资源管理类财务管理类物业前期介入类物业承接验收类业主入伙管理类顾客关系管理类工程管理类公共秩序管理类环境管理类编号89备注行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限文件材料归档基本范文件材料归档基本范围公司章程、验资报告、注册资料股东会文件、董事会文件、监事会文件机构变革记录、公司大事记证照原件证照申办资料证照使用记录证照变更记录证照年检记录印鉴制作、变更、废止记录用记录内发文件、外发文件、行文审批记录外来文件及归档记录请示、报告、函件介绍信、授权书、委托书以及各种证明等标准合同范本各类合同、协议原件及评审记录各类合同、协议的执行记录会议决议处理记录物资需求计划和采购计划采购比价记录物资验收记录供方评价记录和合格供方名录物资出入库记录二级类目类号类目名称1-1组织机构1-2证照管理1-3印鉴管理1-4行文管理1-5合同管理1-6会议管理1-7采购管理1-8库房管理一级类目类号类目名称1行政管理长期2323452234232234一级类目类号类目名称1行政管理二级类目类号类目名称1-9物资管理1-10宿舍管理1-11法律事务1-12新闻媒体1-13书刊档案1-14档案管理1-15内刊管理1-16水电管理1-17通讯管理1-18参观接待1-19外协单位管理1-20企业文化1-21声像档案1-22实物档案234123121231212312341234121234512311123451文件材料归档基本范围库存物资台帐库存物资盘点记录库存物资月报表固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等办公设备、设施和工机具维修保养记录物资盘点、调拨、转让、报损记录住宿人员情况及分布情况宿舍检查记录法律纠纷记录律师函件讼诉材料、公证材料新闻发布记录专题新闻报道书刊目录订阅及购买记录书刊借阅记录档案目录清单档案借阅记录档案接收及移交记录档案销毁记录记录办公水电使用记录宿舍水电使用记录办公电话申办记录办公电话分布记录办公电话费额管理移动电话费额管理通讯录，包括各公司通讯录参观接待材料来访领导题词签名册来访者赠送礼品登记外协单位名录企业文化活动记录照片档案光盘档案硬盘档案录音带档案录像带档案证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等存长期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期人力资源管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目类号类目名称2人力资源二级类目类号类目名称2-1人力资源规划2-2招聘管理2-3教育培训2-4考勤管理2-5绩效考核2-6薪资管理2-7福利管理文件材料归档基本范围1人力资源配备计划2工作分析和职位说明书1招聘申请2招聘计划3招聘启示4人才库1培训需求调查2员工培训计划3内部培训记录4外送培训记录5培训讲议集6培训考核试题集7培训评估记录8内部讲师选拔、评审和管理记录1员工排班记录2员工出勤记录3员工加班记录4员工换班记录5员工休假记录6员工考勤月报表1绩效考核方案2绩效考核原始记录3绩效考核结果及应用记录4员工奖惩记录5优秀员工评比资料1工资表2工资调整记录3工资发放记录4个人所得税报表5工资卡办理及领用记录6行业薪资调查情况1员工保险开户记录2员工养老保险办理记录3员工医疗保险办理记录4员工失业保险办理记录5员工工伤保险办理记录6员工生育保险办理记录7员工住房公积金办理记录8员工商业保险办理记录9员工福利费发放记录10员工福利用品发放记录存期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期文件材料归档基本范文件材料归档基本范围11员工体检记录1员工花名册2员工月报表3员工个人档案4员工导动记录5劳动合同签订记录6员工满意度测评记录二级类目类号类目名称2-8员工管理一级类目号2类目名称人力资源期期财务管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限文件材料归档基本范文件材料归档基本范围1原始凭证2记账凭证3汇总凭证1总帐2明细账3银行日记账4现金日记账5固定资产账6物业服务费7其它辅助账薄1月、季度会计报表2年度会计报表3其它会计报表1年度收支预算2月度资金计划3预算执行情况4年度收支决算1会计移交清册2会计档案销毁清册3会计档案保管清册4银行余额调节表5银行对帐单二级类目类号类目名称3-1会计凭证3-2会计账薄3-3会计报表3-4预算管理3-5其它会计档案一级类目类号类目名称3财务管理期期期期期表及档案归档范围和保存期限文件材料归档基本范文件材料归档基本范围1体系建设计划2体系诊断记录3体系建设记录1体系文件正本2体系文件审批记录3体系文件更改记录4体系文件发放范围二级类目类号类目名称4-1体系建设管理4-2体系文件管理一级类目类号类目名称4品质管理一级类目类号类目名称4品质管理类号4-34-54-64-74-84-94-104-114-124-134-144-154-164-17二级类目类目名称体系运行控制发展规划计划总结创优资料管理推广宣传法律法规服务质量控制顾客满意度测评管理评审不合格控制外部审核数据分析文件材料归档基本范围5体系文件发放回收记录6体系文件作废记录7体系文件销毁记录1体系运行检查计划2体系运行检查记录3体系运行报告1发展规划1工作计划2工作总结1创优申办资料1资质申办资料1宣传资料制作2宣传资料使用管理3推广渠道管理1国家法律2国家及部委法规3地方法规4国家及地方标准5适用法律法规清单1服务质量检查计划2服务质量检查记录3服备质量分析记录1顾客满意度测评计划2顾客满意度调查记录3顾客满意度调查报告1管理评审计划2管理评审资料3管理评审报告1年度内审计划2内审实施计划3内审员名录4内部审核记录5不符合项报告6内部审核报告1不合格处置记录2外审迎检资料2外部审核记录3外部审核报告4外部审核整改记录1数据分析记录存期期期期期期期期期期期期期期期期文件材料归档基本范文件材料归档基本范围1纠正措施2预防措施二级类目类号类目名称4-18纠正预防措施一级类目类号类目名称物业前期介入类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限文件材料归档基本范文件材料归档基本范围1项目调研资料2项目可行性分析资料3投标方案和文件4投标过程中的相关文书资料1项目规划设计建议资料1项目施工进度2项目施工过程中的建议资料3项目施工跟进计划及跟进记录资料1营销活动配合记录2营销过程中有关物业法律文书1竣工验收中存在的问题2竣工验收中问题处理意见记录二级类目类号类目名称5-1物业招投标5-2规划设计介入5-3项目施工介入5-4营销配合介入5-5竣工验收介入一级类目类号类目名称物业前期5期介入物业承接验收类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限文件材料归档基本范文件材料归档基本范围1建设征用土地文件2建设用地批准文件3固定资产投资许可证4建设工程规划许可证5规划报建文件6建筑设计防火审核文件7物业各分项工程设计方案8建设工程规划验收合格证9建设工程竣工验收质量认定书10建筑工程竣工消防审核意见书11单位工程质量综合评定表12供水协议书13供用电合同14同意供电通知16通邮申报表17其它相关资料1拆迁资料2销售资料3其它相关资料1地质勘察报告二级类目类号类目名称6-1项目建设资料6-2物业产权资料6-3建筑工程技术一级类目类号类目名称6物业承接验收6物业承接期期期期一级类目类号类目名称验收二级类目类号类目名称类号6-4设备设施资料6-5接管验收档案文件材料归档基本范围2工程合同3开竣工报告4建筑施工图5图纸会审记录6工程设计变更通知7隐蔽工程验收签证8沉降观察记录9竣工验收证明书10建筑材料质量保证书11新材料与构配件的鉴定合格证书12砂浆与混凝土试块试压报告13建筑竣工图14其它项目竣工图15各分项工程施工单位资料16其它相关资料1供电系统2给排水系统3电梯系统4消防系统5弱电系统6其它相关资料1物业接收验收方案2房屋接管验收记录3设备设施接管验收记录4管理用钥匙移交记录5顾客钥匙移交记录6各类房屋及公建配套的产权清册7项目接管验收会签记录8接管验收相关往来文件9物业接管验收中发现的问题记录10物业接管验收中遗留问题处理意见记录存期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期业主入伙管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限文件材料归档基本范文件材料归档基本范围1入伙方案2与开发商对接工作记录3入伙物资与资料的准备情况4入伙现场布置及商家布展情况5入伙统一说辞和入伙培训记录1入住通知书2交房手续流转单3购房合同复印件二级类目类号类目名称7-1入伙准备7-2业户档案一级类目类号类目名称7业主入伙7业主入伙期期文件材料归档基本范文件材料归档基本范围房屋验收交接记录业主入伙交费记录前期物业管理服务协议、临时管理规约、消防安全承诺书签订情况钥匙借用和领取记录钥匙托管记录及托管协议验房问题记录和整改记录业主资料，主要指业主身份证复印件、联系方式、家庭成员情况等其它物品领用记录二级类目类号类目名称456789期期期一级类目类号类目名称顾客关系管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限一级类目类号类目名称顾客关系8管理8顾客关系二级类目类号类目名称8-1房态管理8-2业主管理8-3业主自治管理8-4业主沟通记录8-5装修管理8-6物业服务费用文件材料归档基本范围1房态信息记录2空置(空关)房清册3空置(空关)房巡查记录4出租房清册1业主基本信息2重点业主情况3出租房暂住人员情况1业主代表大会形成的文件3业主委员会的决定4历届业主委员会名单5物业维修基金使用管理情况6业主的意见、建议及处理情况7其它1业主访谈记录2业主意见和建议3业主纠纷处理记4业主回访记录5小区各种公告、通知、温馨提示等1装修申请及审批记录2装修管理协议签订记录3装修许可证签发记录4装修施工人员登记记录5施工人员出入证办理记录6装修现场监控记录7装修费用收缴情况8装修违章及处理记录9装修验收记录1物业服务费用申请、请示、批复2物业服务费用收缴情况存期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期期文件材料归档基本范文件材料归档基本范围3物业服务费用催缴记录IC卡发放(异常)情况记录1居家服务策划记录2居家服务项目及价目表3业主报修记录4业主报修派工记录5业主报修处理结果记录6业主邮件报刊订阅及分发记录1社区文化活动计划2社区文化活动方案3社区文化活动记录4社区活动总结汇报1顾客投诉记录2顾客投诉处理记录3顾客投诉分析报告二级类目类号类目名称8-8居家服务8-9社区文化建设8-10顾客投诉期期期期一级类目类号类目名称工程管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限文件材料归档基本范文件材料归档基本范围1设备设施台帐2设备设施使用说明3监视和测量装置台帐4监视和测量装置周期校准记录1供配电系统运行记录，含操作票记录2柴油发电机运行记录3电梯运行及年检记录4给排水系统运行记录5空调、通风设备运行记录6制冷站运行记录7热力交换站运行记录8消防设施运行及年检记录9智能系统设备运行记录10设备故障处理记录1设施维修申请单、委托书2设施维修计划、批准文件3供配电系统维修保养记录4柴油发电机维修保养记录5电梯维修保养及年检记录6给排水系统维修保养记录7水箱清洗记录8化粪池清掏、隔油池清洗记录9空调、通风设备维修保养记录二级类目类号类目名称9-1设备资料管理9-2设备运行管理9-3设备维护管理一级类目类号类目名称9工程管理9工程管理期文件材料归档基本范文件材料归档基本范围10制冷设备维修保养记录11消防设施维修保养及年检记录12停车设备维护维修保养记录13防雷系统维修保养记录14智能系统设备维修保养记录15电讯系统设备维修保养记录16室内照明系统维修保养记录17室外照明维修保养记录18设施维修质量验收记录19设施维修委托施工文件20设备设施抢修(大修)记录21设施更新、更改记录1房屋维修、维护申请单、委托书2房屋维修、维护计划、批准文件3房屋本体及其附属设施维修、维护记录4外墙清洗记录5房屋维修、维护质量验收文件6房屋维修、维护预算、结算文件二级类目类号类目名称9-4房屋维护管理期一级类目类号类目名称公共秩序管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限文件材料归档基本范文件材料归档基本范围1来访人员情况登记2物资进出情况登记3物资搬运放行凭证1中控室值班记录2中控室交接班记录3