活动执行手册（SOP篇）

零

活动执行

SOP

说明

目的0.1

不同的人群对活动执行

SOP

有不同的使用目的0.1对公司、（部门）人员、组织与相关执行者有不同的目的。不同人群具体适用人群目的制定活动执行流程方案策划执行统筹确定活动目标、明确活动所需要素、针对活动现场的突发情况提前进行风险预防指导活动执行者进行实际操作，公司执行者在执行过程中若发现问题可及时与策划人员协作完善SOP监督文档制定与规范、流程的实时更新与文档的版本更新，及时跟进活动流程规范与手册指引及问题发现与手册完善，有效推进活动进程，实现项目圆满落地为主办方提供可落地执行的规范和模板，主办方、展商有效利用现有物料清单和模板表单推进活动执行、控制成本预算、节省工作时间帮助合作方了解整场活动流程与安排，可组织合作方以有效地推进与主办方的合作嘉宾及参会者保障活动/展会参会者突发事件的合理应对与风险防范指引活动执行过程中，相关执行者使用SOP的所有活动人遇到活动相关问题可以随时进行翻阅相应目录章节，便于审查活动工作活动执行手册

SOP3零

活动执行

SOP

说明

目的0.2

范围0.1活动执行SOP对公司、（部门）人员、组织与使用者有不同的适用范围不同人群范围具体适用人群范围公司活动

/

会议策划直接相关的个人以及相关活动执行部门，项目执行与策划直接部门直接受此文档执行范围约束公司部门不同时期所涉及部门此处见下表各办会主办方、展商与各合作方参与活动的个人与组织政企嘉宾、各级领导、普通嘉宾、普通参会者嘉宾及参会者社交媒体政府关系保障活动

/

展会参会者突发事件的合理应对与风险防范指引本文档规定了活动

/

会议执行前后对社交媒体的宣发规定外部范围文档涉及活动执行前后与政府关系的处理方法与范围0.2.1公司部门-不同时期所涉及范围附表部门（部）领导高层活动策划规划期筹备期√√执行期√√总结期√√√√人力资源√√财务市场公关保卫√√√√√√√√√√√√√√产品√√√运营设计测试技术√√√√√√√√√√√0.2.2未列举出的其他时期部门（部）活动策划保卫上级指示时期自然灾害时期其他时期（此处可手写）√√√√√√√消防后勤活动执行手册

SOP5零

活动执行

SOP

说明

职责0.3

职责不同活动部门有不同职责。0.3.1文档编写者文档编写者对此文档进行负责、与相应人员进行沟通与核查、并与执行手册人员进行培训。0.3.1各部门负责人各部门负责人负责核查现有设备以及物料，查漏补缺，并与公司市场、后勤部、人事部申请文档内所列必要资源。相应物料准备请查阅：活动筹备期-物料准备。附表-同公司部门-不同时期所涉及范围部门（部）领导高层活动策划规划期筹备期√√执行期√√总结期√√√√人力资源√√财务市场公关保卫√√√√√√√√√√√√√√产品√√运营设计测试技术√√√√√√√√√√√部门（部）活动策划保卫上级指示时期自然灾害时期√√√√√√√消防后勤活动执行手册

SOP7一

活动规划期

信息沟通

外部沟通（客户沟通）1.1.1

为什么要与客户沟通？客户沟通是活动开展前的必备环节之一，合理有效的客户沟通可以更好地了解客户需求、明确活动目的，并以此指导执行工作。1.1.2

充分考虑客户时间与客户沟通时，我们需要考虑到客户的时间。下表为我方与客户线上沟通的过程中，我方需做好的准备。我方准备资料客户资料(若未获得，则需获得)备注公司信息与介绍客户基础信息会议信息公司信息产品广告图片及其他影像客户案例VI系统电子版客户对接人姓名、手机号、邮箱会议名称、会议性质行业解决方案往届活动照片喜好与厌恶除上表外，我们还需要考虑线上沟通的目的：沟通目的类别1.熟悉产品2.策划会议3.直接办会4.现场执行其他目的产品使用会议目的、会议主旨客户使用产品过程中的问题前期:现场执行问题询问问题产品服务介绍:有哪些产品，产品客户对本次会议的预想其他要求人员专业程度等准备资料行业解决方案、产品操作手册、客户案例沟通时需要考虑客户是否是初次合作，若非初次合作，还需准备问候礼节、最近行业动态及业务情

况等。1.1.3

与客户实地沟通任务分工准备工作主要工作及内容说明、洽谈重点联系方式参与人员备注我方需要作性;了解:·本次项目规模、预期场地及活动的可实际操公司相关宣传及案例资料、初步接触展示本公司自有优势及活动经验·合作方关键人物、组织机构；·合作意向、资金条件;·对方的想法和建议。准备好已有的案例介绍PPT，讨论策划案，根据经验制定初步策划案。获取客户对活动的具体要求及意见;细节洽谈(多次)项目初步策划案框架包括:活动主题、形式、获知项目的重点以及难点;主要内容建议;流程执行安排、大体预算等。客户对活动主题的倾向性。·根据客户意见修改好策划案(包括策划执行方案、宣传推广方案、详细预算表);·安排汇报流程；·打印并装订策划文案；整体活动项目方案汇报；项目汇报·准备汇报用的投影仪、手提电脑、进行活确定合同条款相关细节。动项目汇报；·进行项目汇报活动执行手册

SOP11一

活动规划期

信息沟通

内部沟通1.2

内部沟通公司内部的沟通，明确内、外部活动信息，无障碍沟通，推动公司内部资源顺利整合。活动名称活动时间活动地点举办单位执行负责人执行单位活动目的活动意义协办/联办单位活动规模执行单位负责人主要指导嘉宾邀请媒体邀请主要流程接待标准其他要求活动执行手册

SOP13一

活动规划期

制定方案

方案制定流程

方案基本要素2.2.1

方案制定流程活动执行者开始撰写活动方案，需遵循如下流程。整体流程执⾏者提前进⾏信息沟通执⾏者填写信息沟通表根据现有活动信息制定活动⽅案与执⾏⽅案与各⽅⼈员协商⼀起修改⽅案（第⼀版）与各⽅成员协商⼀起修改⽅案（第⼆版）根据意⻅确定最终⽅案2.2.2

方案基本要素（纵列）活动基本信息执行团队成员前期筹备事宜·执行总负责人、小组负责人·筹备事宜列项·时间、地点、名称、背景、目的、意义与Slogan·具体组员名单·人员分工、筹备日程安排·主办/承办/协办/合作单位·与会领导、嘉宾、媒体·活动规模·活动详细流程/活动日程安排现场执行事宜活动后期工作·赞助机构与合作媒体·会务服务·现场布置说明·后期事项明细·人员分工安排·人员分工安排·筹备日程安排·完成时限要求活动财务预算活动合同签订活动应急方案·嘉宾主持、人员接待预算·活动意图表现真实、明确·风险评价与通告程序·场地、舞台报批等物料预算·不违反法律及公共利益·应急方案措施、能源、后勤资源储备·宣传预算·活动合同签订人有民事行为能力·应急场景信息发布与通告处理·后勤接待预算·活动合同标的需明确与可能备注：活动执行手册

SOP15一

活动规划期

制定方案

制定方案相关会议2.2.3会议通知2.2.3.1撰写会议通知，需明确会议流程，确保全部执行人员到位，以下为会议通知单示例。主题XX

公司发布活动筹备会时间2019

年

11

月

28

日地点公司会议室策划、设计、执行、采购、参会人员客户经理、项目经理、其他活动执行人员会议流程主流程包含内容做好与合作方的相关事宜安排名称、业务范围、合作机构可提供的支持关于活动场地的讨论场地调研关于签到及胸卡相关事宜的讨论说明地点、形式、费用关于宣传渠道与宣传媒体的策略讨论具体渠道、具体宣传方式关于自媒体、新媒体等计划的讨论媒体资源、媒体传播报价单关于活动现场流程的讨论与说明制定出具体流程方案确定嘉宾邀请名单关于活动嘉宾邀请名单的核实与讨论关于活动中的游戏环节、互动环节的设置结合线上、线下与活动具体进行确定关于本次活动宣传海报、宣传页面的设计2.2.3.2确认事项单序号1项目备注确认活动现场人数、座次及桌椅摆放形式需按座次提供人员名单Re：2Re:11

月

27

日邮件提供确认本次会议活动中关于现场花束的摆放原计划数量过少仅在第一排摆放

8

盆即可活动执行手册

SOP16一

活动规划期

制定方案

策略会

策划会2.2.4

策略会会议主持会议记录客户经理项目经理必要参会人员部门经理、设计部经理、项目经理、项目执行、活动策划信息类别详细信息客户名称、近年客户动向、客户客户端主要决策者介绍、项目战略意图主体信息介绍（客户经理或者项目经理介绍）企业MI（企业理念）、VI（企业视觉设计）项目项目功能、项目目标、项目时间点整体活动项目策略、活动整体目标、活动执行方式、必须形成决议各职能部门执行人员确定、活动项目流程确定2.2.5

策划会项目经理通过邮件方式发出会议通知，召集说明会议时间、地点、重要程度、客户名称、活动简

述、策划会主要议题等信息参会受邀类别必须到会者受邀人身份详情项目组全体成员、设计部代表、客户服务部接口人员部门经理、项目经理、搭建商代表、参会人员邀请到会者AV

灯光供应商代表、演出供应商代表（依项目情况邀请）非书面邀请部门经理、项目经理、搭建商代表、AV

灯光供应商代表、演出供应商代表（依项目情况邀请）会议主持会议记录项目经理

/

客户经理项目执行主流程备注客户及客户项目介绍客户项目预想介绍会议流程说明项目的必备环节或及已确认实施内容确保会中讨论说明费用内容符合预算，说明费用预算及操作周期并能在操作周

期内完成除必须到会者外，其它人员可离场，主题讨论在场人员讨论流程细节及现场装饰与流程的创意亮点讨论配合确定活动执行方案风格、模块构成及模块责任人、方案内容及流程、会议必要结果方案完成时间、报价形式及分块预算活动执行手册

SOP17一

活动规划期

开会分工

分工会目的

分工会换环节1.3.1分工会目的讲述各项⼈员情况明确⼈员分⼯安排听取反馈意⻅1.3.2分工会环节1.3.3分工会管理方法1.3.3.1职责分工表部门职责负责人组长：执行方备注总指挥活动的总体策划、监督、协调项目的监督、协调、控制副总指挥会务协调领导接待各处室、部门协调并召开协调会组员：确定：领导邀请（名单）、餐宿、签到、用车、礼品及演讲稿具体，组长：领导参会路线检查组员：组长：嘉宾接待媒体接待确定：嘉宾邀请（名单）、餐宿、签到、礼品组员：组长：确定：媒体邀请（名单）、餐宿、签到、礼品组员：组长：舞美设计文字资料1.舞美督促、检查2.证件管理3.各区域视觉管理副总指挥组员：组长：1.新闻通稿2.领导演讲稿3.主持人串词4.会务文字资料5.通讯录组员：组长：后勤保障安保消防1.生活用水2.餐宿、用车、礼品1.证件检查2.现场引导与管理1.筹备函的影像2.现场影像3活动资料的收集3.其他组员：组长：组员：组长：摄影摄像组员：信息管理组长：1.志愿者招募、礼仪选择2.信息共享与通知其他组员：活动执行手册

SOP19一

活动规划期

制定方案

计划表1.3.3.2计划表1.3.3.2.1甘特图、关键时间表、关键路径图简介甘特图（Ganttchart）又称为横道图、条状图(Barchart)。通过条状图的形式来显示项目进度，图中包含的每项任务、任务负责人和任务截止时间都能清晰的显示。此图使用方法可参见《活动执行手册（思维篇）》-第32页。注：此图为插图示意，详表见下页。间关键时间表是一种进度计划表，只列出一些关键活动和关键时间节点。将活动项目关键步骤与关键流程在表中列出，注明其开始与结束时间，是否是关键工作的一种日程安排。此图使用方法可参见《活动执行手册（思维篇）》-第31页。注：此图为插图示意，详表见下页。关键路径法是一种管理实践任务周期的方法，关键路径是一场活动中最长的路线，它决定了整场活动项目的总计消耗时间，可以用此方法有效管理活动进度。具体使用方法可参见《活动执行手册（思维篇）》-第33页。活动执行手册

SOP20一

活动规划期

活动执行计划甘特图

时间推进表一

活动规划期

活动执行计划甘特图

时间推进表1.3.3.2.1活动执行计划甘特图活动执行计划甘特图2019年12月备注：序号1任务名称责任人张XX日期计划实际计划实际计划实际计划实际计划实际计划实际计划实际开始日期2019/12/12019/12/12019/12/52019/12/62019/12/92019/12/92019/12/152019/12/162019/12/202019/12/212019/12/212019/12/252019/12/252019/12/28结束日期2019/12/42019/12/52019/12/82019/12/82019/12/142019/12/162019/12/192019/12/212019/12/222019/12/242019/12/242019/12/282019/12/262019/12/31日1一2二3三4四5五6六7日8一9二三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二图中标红时间为活动里程碑，需要有关键性结果产出。101112131415161718192021

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31市场调研制定执行目标制定执行方案场地勘察234567李XX张XX王XX物料筹备孙XX演讲嘉宾邀约刘XX与演讲稿上传入场前排练全体工作人员1.3.3.2.2时间推进表活动时间推进表阶段序号1项目内容报价确定1日2日3日4日5日6日7日8日9日10日11日12日13日14日15日16日17日18日19日20日21日22日23日24日25日26日27日28日29日30日2商务流程商务流程34签订合同预付款打款方案确定56启动形式确认设计图形式确认设计图完稿方案设计789手册等快印完稿主持人付款确定礼仪人员招募演艺人员确定直播人员确定摄影团队确认10111213141516人员相关制作部分纸袋制作周期期礼品制作周接下表活动执行手册

SOP活动执行手册

SOP2122一

活动规划期

开会分工

关键时间表

一

活动规划期

开会分工

关键时间表续上表阶段序号17项目内容视频制作周1日2日3日4日5日6日7日8日9日10日11日12日13日14日15日16日17日18日19日20日21日22日23日24日25日26日27日28日29日30日期1819202122232425262728喷绘画工厂物料制作物料运输提供客户名单确定最终胸卡样式安排最终车辆面打样制作部分最后准备时间确定租赁物资周活动物资到位活动进场搭建礼仪人员培训期活动执行现场签到机、胸卡打印机1.3.3.2.3关键时间表2019年12月四序号事项日期地点协助人事项说明备注一二三五六日11234寻找供应商2019/12/3广州张XX见面约谈场地勘查茶歇糕点……2019/12/16北京王XX拍现场照片23456782019/12/22北京王XX套餐价格910172431111825121926132027142128152229162330优先级色块展示：活动执行手册

SOP活动执行手册

SOP2324二

活动筹备期二活动执行手册

SOP

说明活动规划期活动筹备期活动监控期活动收尾期明确活动方案和人员分工正式进入活动筹备环节筹备期—活动的真正执行环节过程需要深入和细化主要包括：现场勘查物料准备现场布置公安消防应急预案后勤保障财务预算文件管理活动执行手册

SOP26二

活动筹备期

目录CONTENTS目录2.1现场勘查2.2物料准备2.3现场布置2.4公安消防2.5应急预案2.6后勤保障2.7财务预算2.8文件管理活动执行手册SOP27二

活动筹备期

现场勘查动筹备期

现场勘查2.1

现场勘查场地调研时，若涉及人群场所的勘查部分，应从安全与健康维度以及表中以下几个方面进行检查。场地调研时需充分了解场地提供方网站备案号，即将开展的展会规模与场地与预想的差距，以及历届展会是否有发生过事故等，勘查场地具体详情

见下表。场所名称勘查对象泊车位（停车场与动线）指引类别路径导航勘查信息适用类别勘查该地适用（种类）说明具体说明与备注备注完成情况不同车辆（私家车、大巴、贵宾车辆、特殊种类（救护、消防、军用警用））停车点

不同类别的车场应熟悉地理位置、动线、车场层数及费用车辆（包含器械）、人员进入停车场的上述车辆以及人员查看现有表示导航是否完善检查安检口机器是否通畅，是否需要进行狗买相应通行卡验票口、安检口闸机

/

位置

平面图、CAD

图、承重

数据参与活动的人员及安检器材指引与表示导航位置、大小进货通道通道

/

位置检查进货通道是否有物品堆积，宽度以及卸货点承重报批规定、进场手续卸货点卸货点是否有注意事项及承重

数据施工、展商相关人员活动展商、主办方以及施工方物料

/

位置物料堆放位置确认堆放位置当前是否有他公司物料，注意区分门头说明性文字及告示通风参与活动的人员及车辆需注意门头与字体材质、限高外场告示通风材质、限高、大小、损坏程度风力、风速全部进场车辆与人员人员检查通风换气口最大风量是否合格、积灰等正常呼吸是否顺畅换气口位置、个数及换气口引擎所在位置，特殊展品参与活动的人员及展品换气口（例如名贵的书画

、易损坏的展品对温度的要求）需注意规避，以防造成展品变形展品与人员勘查该地空调打开情况，考虑展品、人群对温度的要求，空调灯光展车位置必要时进行关闭灯光位置灯光颜色、照明亮度展车信息参与活动人员及需要光线衬托的展品考虑光污染情况，与光线颜色是否对展品造成影响展车相关及人员媒体相关人员了解展车信息，及时与展车内部人员进行沟通协作房间规划房间数、位置需进入后场的人员查看房间是否具备相应设备，例如办公桌、办公椅等根据主办方规划需进入后场的人员后场工作室门牌号与查看指示牌文字大小，具体活动情况候场准备区发布区指示牌、门牌规划车辆停放位置需进入后台的办公室位置、指示引导牌，便于开展工作时快速发现位置、路线可考虑特殊人群是否需要增加指示元素进行详细备注位置车位数量、监控器需进入后场的人员、车辆停车场区域及相应楼层贵宾以及

VIP

人员车场是否有引导指示标志，是否易于寻找相应车辆贵宾看台、动线路径看台个数、位置贵宾、普通人员浏览不同贵宾看台，事业是否宽阔导播台、AV

台、位置位置信息导播人员发布太人员是否根据通道合理放置，穿线是否简

易易于寻找查看设施是否完好或需要自备，数量是否足够媒体拍摄区位置座位区规划座位个数、座椅方式参会者引导入场人员、引导人员检查墙体是否有开裂、渗水等场景规划状态信息入场区规划场灯状态平面图、座位图全部进场人员入场观众事宜入场测试时间、以及撤场人数场灯个数、色域全部进场车辆与人员活动需设计跟灯以及场景烘托灯检查场灯状态、可投射的色域，避免光污染拟算嘉宾、进入会场并计算舞台是否需要调整，舞台舞台信息舞台面积、长度与宽度如演员、主持人、嘉宾等有舞台需求的相关人员了解舞台高度、台阶步数并进行时间成本核算场景调研时，活动应获得平面图（拍照、直至打印均可），实地检测各个安全出口是否通畅。公共安全区域安全出口位置安全出口个数管理安全通道人员、所有参会人员若有物品被堆积造成的出口无法出入，应根据活动实际情况及要求场地供应商相关负责人及时移除参会人员活动场所是否配有消防器材，若无消防器材则需申请消防器材在使用前应进行培训，具备泡沫灭火器及干粉灭火器（红色与绿色），公共安全物品消防器材器材消防器材种类（包括但不限于消防栓、雾化喷雾剂等）使用步骤向前本章参考链接以及附录。是否免费则应加入预算成本可能出现的情况详见风险预防展台搭建搭建中规划规划进度、负责人、时间节点场地搭建方、主办方以及展商活动场地搭建方检查是否有漏水、漏电问题，若有应及时拍照汇总工程规划接下表活动执行手册

SOP活动执行手册

SOP2829二

活动筹备期

物料准备

场地信息反馈表二

活动筹备期

物料准备

场地信息反馈表续上表场所名称勘查对象空气指数类别数据共有信息适用类别勘查该地适用（种类）说明具体说明与备注备注完成情况·检测活动场所空气指数，是否适宜大众人群长时间处于安全数据PM2.5、PM品是品是需存放于真空环境

该环境下。场地调研时建议配备空气检测仪，必要时首先储备

PM2.5

等口罩，保证调研人员呼吸健康。·活动

/

会议场地中规定的器材进行安装，需明确安装完成的时间，及安装后执行人员使用的时间成本。器材安装与搭建抢修外场与内场器材施工器材信息：长宽高展馆器材需搭建需搭建的器材重

量、场地是否足够，特殊展品间与位置的需求·器材安装包括但不限于以下几点：应急灯、消防栓、逃生路线图等。·若场景调研时场所正在抢修，需明确抢修完成的时间及完成之后的效果并作记录，带回公司进行资料存档。抢修进度、抢修位置正在进行中的抢修进行抢修与施工的场所若有正在进行抢修与施工的场所度·在得到许可的前提下可以做现场勘查记录空气污染程度、防·做记录的方式包括但不限于手机摄影、摄影机摄影、录音。2.1.1:

场地信息反馈表方向别详细信息其他类别场地信息完成情况酒店名称、会议厅名称、午餐场地名称开业日期、装修日期、预算日期档期是否满足场地面积大小场地内高度午餐场地容纳人数酒店场地费、搭建费（前一晚

&

前一天）自助午餐、茶歇、晚餐酒店精确地址（精确到门牌号）位数（单位：/

位）地址图片平面图、场地照片城市场地名称推荐城市展馆名称（精确到门牌号）大会会场匹配度（摆位形式）展区场地匹配度分会场需求匹配度（尺寸、名称）场馆硬件设施等匹配度（从搭建角度）是否符合尺寸需求展馆是否符合需求是否符合人数需求是否匹配预期使用场地场馆基础设施与安全设施基础设施是否完善，安全质量是否达标下一页：前期准备物料活动执行手册

SOP活动执行手册

SOP3031二

活动筹备期

物料准备

前期物料准备二

活动筹备期

物料准备

前期物料准备2.2

物料准备物料准备过程中，本页包含的准备内容有：宣传物料及自备物料。2.2.1前期物料准备分类物品名称适用分类主要说明负责人联系方式完成时间完备注制作做一份比较完整的活动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。策划书最主要的是目的意义、活动策划书正式发文活动内容方式及经费预算等。发文需考虑规范，如文号、主题词、抄送单位等。目的为得到更多单位的支持和配合准备投影仪和电脑。演示文稿（PPT）各会议、合作方演示文稿（PPT/Keynote）注意：一是要有组织的标志；二是要考虑到现场播放出来的效果，背景颜色与文字的对比要比较明显；三是内容的规范幕布活动背景幕布需做好尺寸大小再经过设计，最后悬挂（借用）展板活动展板等展板用于活动的宣传等宣传物料制作邀请函和节目单微信邀请函等制作邀请函进行派发联系常规化：经过多次与一个记者联系，建立感情；接待程序化：如要到宣传部审批入校手续，联系校内外媒体由专门的工作人员进行接待、准备相关材料；新闻通稿格式化：给媒体的新闻共三段，第一段写时间地点主题参与人员，第二段写活动过程、形式，第三段写意义、同学反应。准备拍摄相机、摄影机需注意的地方拍摄相机、摄影机准备拍摄相机、摄影机注意规范、美观文具剪刀、裁纸刀、修正带（液）、笔、胶带、信纸

现场需要使用的文具，例如剪刀、胶带、信纸等，以备不时之需，同时方便嘉宾以及领导使用器材设施医疗相关支付相关运输相关电脑、打印机、电池、激光笔便于领导进行演讲以及工作人员使用物品，（设备）电池为必备。自备物料医药箱及常用药品预防我方或对方突发疾病或感冒等，进行及时药物供给或救治。各渠道的收付款码、验钞机物料运输工具便于展会善品的售卖收款等。展会物料运输工具，包括展品的运输以及展位相关物品的运输。活动执行手册

SOP活动执行手册

SOP3233二

活动筹备期

物料准备

确定人员

物料制作二

活动筹备期

物料准备

烁㹁➃プ

暟俱ⵖ⡲2.2

物料准备物料准备过程中，本页包含的准备内容有：需确定的思考问题、物料制作与活动前卫生清扫。2.2.2前期准备-确定人员、物料制作分类人员名称适用分类主要说明负责人联系方式完成时间完成情况备注到场的领导及嘉宾主持人确定到场领导、嘉宾节目单先与主持人沟通，商量好一些细节。主持人的选择需慎重，不同性质的活动需选择不同风格的主持人评委如赛事性质的，需提前预约好相应评委会活动场地提前与客户沟通、现场勘查背景音乐、乐队营造现场气氛确定特殊用电提出申请，审批，建议携带备用电源人员安排后勤人员、催场人员避免场地秩序混乱环节发问问题以及准备确保场面不冷场，应该提前准备好相关的问题，如果实在无提问，就由主办方自己安排好人来提问房间规划与相应物品更衣间、化妆间、化妆人员、化妆物品不同类型房间与相应物品是否齐全，是否需要自行准备礼仪及颁奖顺序如果活动包含颁奖仪式，则需提前确定礼仪的颁奖顺序物料制作路标制作方便大家到场的时间。如重

大活动（例如开业典礼），就需有明显服装标志的志愿者站在重要地点卫生清扫活动前卫生清扫重点包括洗手间、抽屉等。现场物料准备，见下表。活动执行手册

SOP活动执行手册

SOP3435二

活动筹备期

物料准备

现场物料准备二

活动筹备期

物料准备

现场物料准备2.2

物料准备物料准备：本页包含的准备工作为：现场物料准备2.2.3现场物料准备适用范围物品名称主要备注及说明负责人联系方式完成时间完成情况备注（视具体情况而定）饮用水准备好足够的水给工作人员及领导与嘉宾大多数活动中都含有地毯欢迎参会者与领导租借，够用即可，若现有均可，视情况而定地毯灯光、音响等设备签到台、胸卡打印机花晚会舞台上或会议道路门口贵宾、嘉宾、媒体用现在大部分活动均采用电子签到，所以我们事先要准备好签到台、签到扫码机和签到所需的胸卡打印机会议桌上、致词台上、按照不同场合提前准备茶几上、上台献的花环或是花束礼花若为晚会类型的活动，在开场或结束的时需放礼花活动桌需要时可摆放水果，不一定要贵，但一定要对，如新鲜、易食用等。水果盘、水果需注意摆放抽式纸巾和水观众座位安排表制作及张贴座位贴上座位表领导座位签（牌）预定工作餐帐篷正式会议的桌前，晚会的领导以及嘉宾席

等需事先摆放好座位签（牌）重大活动和长时间的活动要提供工作餐（视经费而定）考虑到天气变化，可提前准备好帐篷，主要用于音响、灯光的避雨及放置、工作人员的避雨观众服装有部分的活动需要观众的服装的统一的，我们要按照活动的需求事前制作或是租借为了活跃现场的气氛可以事先准备好哨子和荧光棒，活动之前分发给观众。哨子、荧光棒小商品批发市场可以用较便宜的价格准备小礼品若游园

活动或是晚会一般有互动环节，可准备些小礼品送给积极参与的参会者提示板借用礼仪服、鞋子、礼仪盘桌椅访谈类型的活动，我们为了保持随时和主持人的联系，应准备提示板座谈会或是颁奖典礼等活动，我们则需要联系好礼仪队，并事先准备礼仪服、鞋子、礼仪盘等条件允许还要增加桌布现场布置表，见下表。活动执行手册

SOP活动执行手册

SOP3637二

活动筹备期

现场布置2.3

现场布置类别分类场地思考问题场地有多少入口？是否可以确保来宾，从指定入口进入？行走路线入口入口是否需要铺设红地毯？在抵达会场途中是否要穿越其它场地？标示导航是否有明确方向指示？施工期间的用电及保安设置？施工施工用料的摆放位置？施工单位用料是否合理？施工用电电线绳缆是否有进行过最大负荷电量测试？搭建施工是否确保用电线路安全隐秘？后续清理施工完毕后是否有清理一切施工痕迹？时间保障搭建完成时间是否有保障至少12小时的彩排时间？贵宾席

如何布置？贵宾是否需要名签或椅背签？来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？进场与找位不同类型的来宾是否需要分别设定入口？来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？来宾是否要准备同声传译？不同国家的外宾外宾有多少人？现场需要几位翻译人员？饮水休息退场来宾取用饮水位置是否方便？是否有来宾需要特别休息室？当来宾退场时是否会发生拥堵？2.4

公安消防此处为活动中的公共消防安全注意点。公共安全消防管理根据现场情况确定逃生通道活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式人员安全场所安全消防管理应急措施安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志场地安全的管理、查验措施展区内，按照科学的方式配备消防设备明显的地区标识疏散通道位置等逃生路线安排现场管理疏散人员以及逃生人员拨打火警电话

119

并通知现场消防人员，场地人员的核定容量迅速疏散人员的预备措施报警时要讲明起火地点、火灾类型、火势大小和联系电话，指派执行人员到路口指示消防通道建筑安全及时响应切断电源、转移贵重

、易燃易爆物品，避免引起第二次火灾场地建筑和设施的消防、安全情况根据现场情况确定逃生通道活动执行手册

SOP38二

活动筹备期

应急预案2.5

应急预案此处为基础应急预案分类。备注情况分类应急情况处理方法人员爆满控制参会人数量。如现场过于拥挤，则提前对消防及疏散通道予以核查。由安保人员负责维持秩序。出现紧急情况后，立即组织人员疏散。如果出现人员踩踏事件人员疾病人员伤病等紧急情况，应立即组织车辆和人员送往医院或拨打

120。视出现情况的大小由指挥部决定是否报警。联系

120，并准备部分伤寒、跌打损伤、感冒药品，视情况决定采取措施，情况紧急时立即通知车辆组调度人员安排司机送往医院或动用救护车。提前联系

119，条件允许的话，可在附近停放一辆消防车。发生火灾时，由工作人员或会场保安负责拿灭火器将其熄灭。若灭火器无法将其熄灭，火速动用

119

消防车。用广播进行传播，迅速集结突发事件处理小组，进行火警现场指挥。会场保安、工作人员和突发事件处理小组指导来宾和嘉宾向安全地区有组织地疏散，避免拥挤踩踏事件发生。工作人员和会场保安人员高度警惕，严防趁火打劫者。火势熄灭后应清查人员及物品损害情形，并保持完整现场，以供警方或保险公司处理。停电地震提前准备备用发电电源，以防止会议期间用电量过大引起的保险丝烧毁等情况。工作人员及时到达各指定地点，组织现场所有人员迅速撤离到安全空旷地带，并做好现场维护工作。工作人员和活动现场保安巡查现场，关闭漏关的门窗和照明电源。及时向上级报告现场有关情况。突发事件提前联系

110，发生小事件时，迅速由保安进行制止，将当事人交保安队长和应急领导小组处理，如当事人不听制止，保安队长和应急领导小组成员合力予以制止。有多人围观起哄时，将肇事双方带到其他地方处理，并疏散围观起哄人员。事态严重

，保安队长和应急领导小组合力制止不住时，应立即拨打

110

报警。打架斗殴盗抢处理事件时，立场要公正，千万不可编袒或加入其中一方。若有外来人员滋事，任何人不得与其发生冲突。通知所有会场保安人员和应急领导小组集结，以防万一。认清对方面貌、特征、人数，有无携带刀枪，车牌号码及滋事原因等。尽量劝说对方，以理服人。若事态难以控制，应立即报警。发现可疑人物，主办方或执行人员应与会场保安人员和应急领导小组联系并监视。会场保安和工作人员严密监控，防止物品被盗。发现现场物品被盗，及时通知会场保安人员和应急领导小组，并保留被盗现场，由上级决定是否报案。活动执行手册

SOP39二

活动筹备期

后勤保障

财务预算2.6

后勤保障安排专门工作人员负责用餐预订及送达服务送达服务指定工作人员用车和司机文件打印资料装袋、运输和存放文件资料物品物品领取登记视频、图片资料日常用品生活用水、礼品2.7

财务预算预算分类预算详情考虑元素（均包含成本）备注嘉宾主持报批报备出场费报批费用设备报批费用其他主持人、主讲嘉宾、重要嘉宾是公安、城管、消防报批相关警用、救护车辆报批工作用水及用餐职能类别、人数、费用数量单位、品牌、餐费、运输场地舞台后勤接待物料办公用室其他费用音响、桌椅、灯光、舞台、发光字、LED

等工作室单位、数量、单价、租赁期会议室、餐费、交通费项目明细活动新闻宣传宣传报道项目明细社交媒体前期邀请函、工作证、媒体证、胸徽、发言夹、手提袋长宽、面积、数量、单价物料设计其他签字笔、翻页笔、道具租赁、视频音频制作媒体区画面、灯带、发光字、背板、安装费、不同区域运费2.8

文件管理活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等需要及时整理，在活动进展过程中，文件需要在工作人员中及时传递更新，使执行人员能够及时了解整个活动过程与细节，从而提高工作效率。关于最后的文件归档，请查看第四章：活动总结期

-

资料归档部分。文件分类（1）用途文件分类（2）用途其他文件（此处可手写）活动执行方案活动主要执行方案搭建工程材料清单搭建时期材料单活动运营方案现场运营文件活动预算表活动预算开场背景

PPT

演示活动筹备表筹备物料等表主办方展商演示用宣传视频、手册、资料各种名片互联宣发的名片现场音乐环境音乐衬托嘉宾签到簿

、活动议程单、会议发放材料会议介绍等活动执行手册

SOP40三

活动执行

&

监控期

活动开始前准备3.1

活动开始前准备活动开始前，需要审核好给各领导、参会者展示的一切内容，其中包括：场地、安全设施、所有展示物料、人员分工、物品摆放及场馆建设验收。注：实际考虑问题需根据甲方预算与时间紧迫性进行调整。开始前准备分类检查明细要求与备注整体页面是否经过详细检查？是否确保视觉流畅？宣传手册上图片与字体是否有侵权行为？宣传信息是否准确？缺字、漏字、错别字等是否有明显错误？页面、布类、纸类产品与文案平面喷印

Logo

是否有虚化现象？纸类画面是否平整？是否有“鼓包”、“气泡”现象？布类画面是否有褶皱现象？会议相关设施是否准备齐全？饮用水是否正确发放？饮用水数量？是否有少水漏水？物品摆放座位是否有临时座位？座椅与可出入的距离是否过长或过短？现场目前是否有闲杂人员？人员分工现场人员是否分配明确？人员是否有身兼多职的情况？考虑是否人手不够或人员超出预算如果有，为什么？舞台结构是否稳固？是否安全？1m

以上舞台的台阶两侧是后台区是否有弱照明，以免发生现场人员跌倒事故。否有扶手？安全验收消防设备是否合规？是否存在其他明显的安全隐患？不符合活动调性或原有的墙面，是否做了遮挡？以往活动中遗留的无关制作物是否需要移除？比如上场活动中的壁纸等必要的遮挡AV

设备的支撑结构是否需要遮挡？比如雷亚架等制作物的龙骨基础结构是否在来宾的可视范围内，是否有必要进行遮挡？看台上所有的座椅位置是否都能够无遮挡的看到舞台？制作物摆放的位置是否合理？是否有更优化的方案？舒适性空调制冷制热效果是否充足？室内温度是否舒适？临时搭建的封闭空间（尤其是VIP

室）是否有异味？其他问题：可于底部横条处列出活动执行手册

SOP44三

活动执行

&

监控期

来宾邀请接待及接待方案3.2

来宾邀请接待及接待方案3.2.1会务接待整体要求3.2.1.1会务人员形象要求分类性别男士女士男士女士男士女士男士女士具体要求利落短发，发质过软者须用啫喱定型淡妆、盘发妆容两脚打开与肩同宽，两手靠背，右手握住左手手腕，左手轻轻握拳。收腹，昂首站姿坐姿表情丁字步，双手放于肚几处，右手放于左手上，双肩打开，收腹，颔首坐于椅子2/3处，双膝并拢（脚尖不可对着客户），立腰挺胸，上体自然挺直坐于椅子1/2处，双膝并拢并侧倾（脚尖不可对着客户），立腰挺胸，上体自然挺直保持8颗牙齿的标准式笑脸3.2.1.2会务人员礼貌用语要求分类要求举例问候直截了当的向对方问候您好！xxx小姐您好！xxx先生您好！欢迎女士欢迎您的到来、见到您很高兴、恭候您的来临等多用于工作人员主动向宾客主动征询肯定应答xxx女士您需要帮助么?、xxx先生有什么需要的?提供服务时用来答复顾客的请求好的，我知道您的意思3.2.1.3交流分类指引交谈要求在明确宾客要去的地点后，站在宾客的右前方，以标准的指引手势为宾客进行指引：右手掌心自然伸直，掌心向上，五指并拢，手腕伸直，使手与小臂连成一直线，肘关节自然弯曲，大小臂的弯度以140度为宜双方的距离70cm左右为宜，语言准确、精炼、使用礼貌用语，保持微笑3.2.2领导与嘉宾接待3.2.2.1领导接待（1）设立活动接待组，分设多个接待小组，每个小组由两人组成，由接待组组长负责小组间的协调。（2）当领导到场时，小组其中一名接待人员负责引导休息室，另一名于接待处迎接其它领导。（3）重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接。活动执行手册

SOP45三

活动执行

&

监控期

活动进度接待工作的通常流程：（1）联系领导或其部门领导，确认活动地址、交通路线图等信息，预先告诉迎接事宜；（2）领导即将到达时，接待小组须注意来往车辆，到迎接处准备好，车辆一到即主动上前迎接；（3）对于须由部门领导亲自迎接的领导，领导即将到达时接待小组负责人提前电话告知部门领导；（4）活动礼仪引导领导入休息室，并马上安排茶水。（5）活动开始接待人员负责引导至活动现场.欢送领导及礼品发送：首先集体欢送国家领导人和省部级重要领导，再欢送其他领导或企业家；对于有司机或部门领导的领导，提前将礼品给领导司机或部门领导。3.2.2.2嘉宾接待3.2.2.2.1接待要求（1）及时确定和落实嘉宾、讲师的个人基本信息、出行信息、食宿需求等相关必要信息；（2）跟踪、制作欢迎牌、胸牌、绶带，准备接送车辆、鲜花等物资；（3）会程中，指派专人全程贴身服务；时刻关注、解决嘉宾提出的合理要求及问题；（4）保持良好的服务态度，男女均着职业装，女士化淡妆，服务人员全程微笑服务；（5）使用统一、标准的礼貌用语。3.2.2.2.2具体服务分类确定交通工具、出发时间、抵达时间、出行人数、特殊需求等接机车辆、机动备用车辆拱门、欢迎横幅、嘉宾展示易拉宝等提前安排欢迎物资：欢迎牌、绶带、鲜花、参会证件等3.2.2.3媒体接待根据活动性质以及理想的宣传效果决定邀请媒体的类型和数量。依据媒体针对的不同的传播渠道、传播方式、受众群体进行分析，随着人们消费媒介和使用媒介方式的转变，不再执著于某个媒体“全程依赖”，而是在不同的方面、不同的环节上使用不同的媒介，通过不同介质平台的关联，形成一个新型的符合现代人群的媒介消费习惯。3.2.2.3.1邀请媒体名单媒体类别分类邀约行为自媒体搜狐公众平台、头条号、一点资讯、创头条、简书进行发文邀约视频优酷土豆、爱奇艺等录制嘉宾寄语、宣传视频、历届视频进行邀请问答社区

百度知道、360

问答、知乎等在现有问答知识平台做邀请，回答问题，介绍主题优势，进行邀请社区社群

QQ

群、微信群、各种兴趣小组创建相应话题、社区范围广泛与精细免费媒体付费媒体官方产品网站、APPBanner

广告、站内信、置顶消息、APP

推送与弹窗等官方媒体

官方微信微博、QQ、论坛工作人员水贴、发布活动信息部门人员

运营、客服代表、销售更多需求进行助力站内外通知

EDM

群发、短信群发可实现精准推送以及宣传邀请KOL媒体微博、知乎大

V、微信公众号等拥有更多、更专业的信息，用户群精准门户：新浪、搜狐、网易会议前后持续报道，提升会议影响力，邀请形式：科技：钛媒体、极客公园撰写历届会议干货以及总结，创业类：36kr、创业邦等文章形式不限干货闻投放、软文撰写、新闻报道等搜索引擎：百度、必应费用高、见效快网盟广告网站挂到相应行业网站上，用户自行选取线上广告超级

APP

广告百度、今日头条、微信网址导航hao

导航、360

导航、2345

导航等3.2.2.3.2新闻夹内容新闻夹是用于各类会议、活动中插放新闻稿、技术资料、产品说明的包装纸夹，封面印有厂商或活动名称以及商标。活动执行手册

SOP46三

活动执行

&

监控期

来宾邀请接待及接待方案

媒体接待

表格3.2.2.3.2航班时刻表航线航班号抵达起飞时间到达时间班期3.2.2.3.3

接送机安排用车信息返程公司陪同序号

姓名

单位职务起止地点

到达日期

到达航班

车型

司机

联系电话

起飞时间降落时间返程航班

起飞时间人员手机号3.2.2.3.4媒体签到XX

年

XX

月

XX

日媒体发布会职务序号媒体姓名费用签名备注（是否安排食宿）XX

年

XX

月

XX

日媒体发布会序号媒体姓名职务采访提纲、内容采访人员采访时间播出或发布时间联系电话3.2.2.3.5住宿登记表姓名性别年龄所在部门职务房号联系电话入住日期身份证号住宿规范住宿人签名活动执行手册

SOP47三

活动执行

&

监控期

活动进度

活动进度3.2.2.3.6媒介分工（活动现场位置）分工流程步骤详细提前天数重要的主流媒体需准确确认，并对此次发布会进行精准的沟通，为宣传做好邀请确认邀请相关媒体7天准备，同时向财务部门申请相应的媒体费用。(提前7天)组织有关宣传资料、组织与准备资料宣传单页、产品详细内容、流程表、签到机、胸卡打印机、笔10天此次活动宣传物料具体事项确定现场大小、位置、桌椅布局、区域划分(媒体区、嘉宾区)确现场确认抵达现场勘察发布会现场认休息室、专访区确认现场签到处、接待处确认现场布置时间、形式以及布置人员、协调人员发布会开始前3小时到达现场，最后确认所需物料是否准备完善，布置是否完成签到时做好登记，财务人员做好登记，媒体签到与嘉宾签到分开，礼仪小姐签到时登记媒体专访签到时登记进行引导，安排媒体协调人员登记媒体专访需求发布会结束，安排媒体进行专访及交通食宿3.2.2.3.7接待物料宣传单页、活动详细内容、流程表、签到机、胸卡打印机、笔签到表见上页3.2.2.3.8专访安排（名单、Q&A、陪同媒介、速录）媒体名单见上页3.3活动进度制定严格的活动筹备内容进度表：时间345678910一11二主要负责人参加人员一二三四五六日内容活动要求告知活动内容征集活动方案提交活动提案签订服务合同确定活动场地确定交通路线活动场地勘查活动场地提交初步设计方案确定初步设计方案活动开始及监督制作物运输进场媒体邀请邀请媒体建议接下表活动执行手册

SOP48三

活动执行

&

监控期

接机与返机345678910一11二主要负责人参加人员时间内容一二三四五六日确定媒体名单媒体邀请RSVP确认媒体出行名单提交邀请函设计确认邀请函设计邀请函发放印刷制作发放邀请函媒体邀请领导邀请新闻资料其他准备出席人数确认活动日程指南活动新闻通稿嘉宾演讲词现场活动用水礼品管理安保消防预案应急预案交通车安排3.4

接机与返机活动开始前，在需要的情况下对各级领导采取接机服务。3.4.1接机3.4.1.1接机流程（1）提前一天确认名单及航班信息（2）提前一天将安排信息进行制表、打印（3）将来宾信息名单交至工作人员（4）安排工作人员及礼仪引导接机3.4.2接机概要（1）需提前三天确认名单及航班信息，确认到达时间；（2）安排接机人员2人，礼仪人员2名、准备好接机所用物品如：接机牌张、指引牌2张；（3）在会员所乘航班起飞前，接机人员进行短信/电话确认，是否出现航班延误/改签其他航班等信息；（4）航班抵达后，出站口中间偏左方位、右方位各一人举接机牌，另一人微笑并拿过行李；（5）使用统一、标准的礼貌用语。3.4.3嘉宾、讲师的接机/迎接注意事宜（1）对邀约嘉宾(讲师)进行专人专责，负责嘉宾跟踪服务，确保嘉宾及时到场；（2）针对活动邀请嘉宾(讲师)的接机，迎接工作必须要有鲜花与联盟特色礼品奉上，以示尊敬；（3）在嘉宾(讲师)到达活动酒店后礼貌询问嘉宾下一步的活动意向，并配合做好安排(用餐、休息等)。3.4.4接机信息示例表编号：NO.J00001车号：开车时间：时分机：司机：电话：随车服务人员：电话：活动执行手册

SOP49三

活动执行

&

监控期

接机与返机

返机是否序号姓名XXXXXXXXX手机航班号来自起飞时间抵达时间航站楼是否正常备注登车11点12北京上海广州08:0009:3015:3009:4510:3017:35T1T3T1是抵达是3延误3.4.2返机工作人员提前与嘉宾或嘉宾助理进行联系，询问返程事宜，确定嘉宾返程时间及班次，以便安排送机事宜，在嘉宾返程后，工作人员发送感谢短信，对嘉宾的到来与精彩演讲表示感谢。（1）提前制定返程计划安排表（2）将车辆安排表信息填入名单手册（3）工作人员再次提醒人员返程须知及安排（4）会员结束行程，返程3.4.2.1返机注意事宜（1）制定送机车辆时间表，在活动手册中体现（2）工作人员在活动结束前提醒嘉宾返程安排（3）由一到两名工作人员在大巴前等候，引导嘉宾上车（4）如有嘉宾在活动结束当日不离开活动举办地，则由会员自行安排时间，不负责其返程（5）在嘉宾离开酒店返程后，嘉宾服务组需给嘉宾发送短信息，感谢其来参加本次活动，对嘉宾的到来与精彩演讲表示感谢。3.4.2.2返机时间安排表车次车号发车时间地点123409:0012:0014:0016:00酒店大堂酒店大堂酒店大堂酒店大堂3.5

活动各环节活动中有不同环节，便于活动开展与活跃现场氛围。3.5.1现场环节阶段准备事宜·讲师和嘉宾由专人负责，确保及时准确的迎接讲师的到来，避免出现无人接待的现象·参会者所参与的活动或会议内容需提前与其进行商定，并确定好具体时间由活动主办方合理安排现场注意事宜·活动开始时需要运用到现场设备(比如视频，PPT，USB等)由指定服务人员联系好·设备技术支持人员提前进行好设备调试，以防出现临时性状况活动执行手册

SOP50三

活动执行

&

监控期商务环节阶段准备事宜抵达现场的工作人员应检查活动现场灯光、音响、麦克风、投影仪；活动所需设备是否有故障，活动当天讲台需布置鲜花；如需座位，需提前布置便于参会者入座；活动开始前注意事项每桌前备好纸笔以便参会成员的使用；贵宾室的准备，需提前解决物品安排；宣传物料的布置。现场布置

(1

名

)、主持人

(1

名）、礼仪人员

(

四名

)、人员安排音响师

(1

名

)、摄影师

(2

名）、现场记者

(2

名

)。3.5.1.1会务人员职责分工会务人员类别场外协调主持人详细分工布置活动场所环境，活动时把控各个节点的进度全程通讯设备随身携带并保持畅通与主办方沟通配合事项及节点，掌控活动节奏与主承办方沟通活动氛围，适时播放环境音乐衬托活动前进行设备调试，确保各项设备可以正常运行音响师灯光师活动当日保证自己设备时间与会场时间一致，提前入场，检查音视频调试活动前一天执行者与场地管理人员沟通灯光设备使用方法，活动中适当调整活动现场光线烘托现场气氛四名：2

名候场、2

名指引礼仪后场礼仪：专业大方的微笑引领嘉宾礼仪：走在嘉宾前方

70

厘米处引领，保证步伐平稳全程录制、拍照签到高峰期、活动开始时、活动中、领导现场指导需重

点拍摄，摄影摄像师现场记者保证出彩的地方有放大记录尽可能多地对会场进行整理以及细节都做好素材采集工作以备后期的运用在活动休息时对主承办方、嘉宾以及参会者进行采访采访主题需要在活动前一周

内由活动策划小组商讨确定3.5.2商务环节通过在活动中设立并凸现商务环节，搭建主办方、展商与合作方、参展赏与、合作及会员企业搭建参会者、嘉宾、企业化之间的资金与项目对接的平台3.5.2.1商务布展主办方免费为参会企业提供个体宣传空间，让企业把产品以实体化的形态展现给活动现场各行各业的企业家，增进企业之间相互沟通。3.5.2.1.1布展整体要求（1）与活动现场同在一个区域，属会场内展区（4）所有展区应在签到前数天布置完（2）有充足企业布置空间，面积不小于20平方米（5）活动承办方提供展台（6）布展企业自带产品展示所需物资，承办方只提供电源（3）具备灯光、电源等布置条件活动执行手册

SOP51三

活动执行

&

监控期

签约仪式3.5.2.1.2布展双方要求布展要求主办方、承办方参会企业（需确定的情况）参展企业接到通知

3

个工作日内，承办方需安排规定位置布展提交企业信息、参展信息专职会籍顾问在展区提供咨询服务主办方或承办方设立专门人员进行审核自行准备布展物资，所需物资包括但不限于审核通过后，企业需要将带入会场的物资登记在册，系统手册、商业协议、商业计划书、会员礼盒、会议开始一周

前上报承办方备案品牌形象手册、宣传

DM

单、杂志及电脑视频活动签到当天，参展企业布展，欢迎晚宴前布展完毕（在允许的情况下）3.5.3签约环节针对活动中达成意向的合作案，活动中可设置签约环节，为合作双方提供签约展示及服务。3.5.3.1签约合作类型·活动主办方与活动承办方的签约·政府与企业家之间的投资项目意向签约·会员企业家之间商务合作意向签约3.5.3.2签约流程·提前准备好签约文件·主持人宣布签约成果·签约双方上台签约·签约完成，握手合影·签约方简短发言，展望共赢等话术·主持人恭喜签约方，活动继续3.5.3.2签约准备物资签约台、协议书、签约笔、签约桌花、室内礼炮、庆祝用红酒及酒杯或香槟塔（按需调整）3.5.4旅游环节活动当地的代表性景点；与酒店的距离，乘车时间不超过

1

小时旅游景点的选择标准在活动中最好能插入可以切入本次活动主题的活动，以保持活动中的意义性如在条件允许的情况下可以将宣传产品搬到景区场馆进行讲述。提前与旅行社进行联系，确保在指定时间内旅行社大巴到达酒店，提前

30

分钟，等待嘉宾上车旅游前准备事宜提前告知活动嘉宾随车人员以及导游的联系方式，以防止嘉宾在走散后能够及时与随车人员及导游进行联系，顺利归队活动执行手册

SOP52三

活动执行

&

监控期

工作流程

晚宴环节3.5.4.1旅游环节流程·随车人员迎接嘉宾登车，检查人员是否到齐，出发前往目的地·行驶途中，随车人员/陪同导游向嘉宾介绍本次旅程的目的地及大致情况，并积极调动气氛·游览景点时，全员合照，游学组负责安排好嘉宾的组织工作配合好影像采集工作陪同导游进行介绍目的地的相关情况，陪同导游并积极的调动车内的气氛，以免旅途太过于枯燥及乏协助导游对嘉宾进行秩序维护，提醒嘉宾遵从导游安排，避免出现掉队、走散的情况发生；3.5.4.1.1人员分工日期随车人员摄影摄像可播放活动相关视频宣传做好对素材的收集与整理，以便于后期的新闻宣传时间团体地点X月XX日嘉宾嘉宾X月XX日旅游流程表（例表）3.5.5晚宴环节为更好的为参会嘉宾提供更多的沟通交流机会，每项活动安排欢迎晚宴和欢送晚宴。欢迎晚宴为嘉宾洗去一路奔波的风尘；欢送晚宴为即将分别的嘉宾们提供一个临别相赠情谊的机会。3.5.5.1晚宴准备工作·布置晚宴现场，背景板的安装，灯光与音响的调试和现场播放音频、视频的准备·与酒店方进行沟通，安排晚宴桌椅，确认上菜时间·主持人着正装上台，得体大方；·能够带动全场气氛，但不要过于跳脱，以稳重为大方向·主持稿突出本次活动的主题；·演讲稿不要太长，简洁但有力度，把更多的时间留给活动成员3.5.5.2欢迎晚宴流程流程嘉宾音乐视频物资备注工作人员引导活动成员活动成员