记录控制程序

记录控制程序文件编码:QSP-002版本:A/09页码:PAGE2ofNUMPAGES6制定：日期2017.2.25标准化审核：日期2017.2.25审核:日期2017.2.25批准:日期2017.2.25文件变更记录版本/版次生效日期变更前叙述变更后叙述修改人目的目的是建立并控制质量管理体系记录，以保证能够提供符合产品要求和质量体系有效运行的证据并在有要求时，实现可追溯性。适用范围适用于质量体系运行中产生的记录，包括来自供方和客户的记录。职责与权限3.1品质保证部负责制定记录的编号规则、分发记录编号给各职能部门以及体系文件中记录的审定和建立。3.2各职能部门负责本部门记录的控制和管理。术语和定义记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。内容5.1记录表单的建立和标识5.1.1各部门根据质量管理过程的需要，按以下内容类别，形成记录格式（包含电子版本），并对拟定的记录格式和内容进行评审，确保符合质量管理体系的要求，经审批后运行使用：1）管理评审、合同评审、有关记录；2）APQP过程的输入、输出、评审、验证、确认、更改的有关记录；3）供方评价记录及合格供方的质量记录；4）有可追溯性要求时，产品唯一性标识的记录；5）设备、设施、工装、环境、安全、过程控制的有关记录；6）对过程、设备、人员的鉴定记录；7）进货、过程、最终检验和试验的记录（包括让步放行记录）8）检验、测量、试验设备的校准检定记录；9）不合格品控制的有关记录10）持续改进、纠正措施和预防措施的有关记录11）内部质量体系审核结果及纠正措施验证记录(包括：产品审核、过程审核)；12）各种培训记录；13）与服务有关的记录；14）与统计分析有关的记录；15）搬运、贮存、包装、防护、交付有关的记录；16）来自供方的质量记录和顾客工程规范的质量记录；17）可靠性分析、验证的记录；18）其它质量活动完成后的记录或所达到的结果的记录；19）对客户或供应商的PPAP相关的记录；20）满足法律法规和客户要求的记录；21）KPI指标，过程绩效指标，质量目标实施的记录；5.1.2品质保证部负责对记录给予编号，具体编号规则如下：QF–XXX–XXX–XX–XX记录编码（流水号01…）/修订次（A.B….Z）表示程序文件下相对应的三级文件编号表示程序文件编号，例:《文件控制程序》编号为:001表示程序文件或各类三级文件，例：QSP-，WI-，等表示质量体系记录表单备注：如果是程序文件下对应的记录，可直接跳过三文件编号的编制（例：QF-QSP-001-01A）5.1.3品质保证部负责将各部门经过审批合格的记录登记在《受控记录清单》，内容包含记录名称、版次、记录编号、记录形式及保存年限等实行管控并定期更新。5.1.4正式发行的记录表格留一份空白表格在文控中心备案。因其它原因记录的格式需修改时，要求修改部门持新改的记录表格根据原文件审批流程重新审批，并知会品管部，以便于品管部及时更新《受控记录清单》。5.1.5记录表格因失效﹑不适用或记录表格重编被取代时﹐由编制部门填写《受控文件处理申请单》由本部门主管签字并交管理者代表审批后，知会品质保证部体系室，方可给予回收废止

，同时更新《受控记录清单》，如需修改文件也要对其进行更新。5.2记录的使用和保存5.2.1品质保证部负责将通过审批的《受控记录清单》展开至各部门供使用，保证各部门使用的记录格式规范，模板正确，为体系运行提供有效的证据。5.2.2运行记录应按照规定的格式进行填写，做到字迹清晰，记录的事实或数据准确、完整，不得随意涂改；如需要更改时采用划改，划去原文后写上更改内容，更改人签名；不必填写处要用“/”或“N/A”标记，不能留有空白。5.2.3各部门自行保存本部门的运行记录，按时间顺序或编码顺序进行分类装订，并建立《运行记录保存/处理登记表》，保证记录内容明确、分类清楚，便于识别、检索、查阅、存取等。记录的贮存环境要适宜，防止损坏或丢失。5.2.4图纸类文件及重要技术文件的保存，由各部门自行建立《机密文件台帐》，便于管理、查阅和有效追溯。5.2.5记录保存的期限规定如下：1）内部质量管理体系审核和管理评审记录保留3年；2）公司内部对IT、LEV及EV电池定义的寿命周期不同，各系列的相关APQP文件、生产件批准文件\按寿命周期再加上一个日历年为准；各工装记录（包括维护和所有权）、产品和过程设计记录、采购订单或者合同和修正，保存时间为产品在现行生产和服务中要求的有效工作期再加上一个日历年为准；（当客户或兼管机构有特殊要求时，则按其要求执行）；3）质量运行状态记录（如控制图、检验和试验结果等）的保存期限为3年；4）人力资源、培训相关记录的保存期为员工离职时间再加上一个日历年；以上规定的保留时间必须理解为“最短的”保存时间，不替代任何国际规定的要求；所有记录的具体保存期限按《受控记录清单》规定的期限保存,由品质保证部对《受控记录清单》中顾客特殊要求的记录及保存期限实施检查并随时更新。《受控记录清单》的检查至少每年一次。5.2.6各部门使用的记录表单，如需外部批量印刷，需通过公司ERP公文系统并经体系室审核确认无误后方可通知企管部安排外部印刷，具体印刷份数按实际使用情况而定。如已经印刷完毕的表单如需更改内容，则有使用部门以《批量表单更改申请》的方式向文控提出，批准后，方可对现场使用的表单手动修改，直到库存消耗完。5.2.7流程单的管理、归档、查阅、保存及销毁参照《流程单使用、保存及归档管理规定》执行。5.3记录的查阅、作废处置、监督检查5.3.1查阅、借阅、外发及作废处置1）已保存的运行记录，原则上只能查阅，不能带出，以防损坏或丢失。若需借阅则履行借阅手续，借阅人在《受控文件借阅申请单》上登记，签名，标明借阅份数，在返还时填写上返还日期。若有特殊要求时，在商定的期限内，记录可提供给客户进行评价或参考查阅。2）超出保存期限的运行记录，如无继续保存的价值，各部门将需要作废处理的记录列出处理清单，《运行记录保存/处理登记表》经部门主管批准、品质保证部备案后自行进行处理，作废的处理方式一般采取无痕销毁。5.3.2图纸类文件及机密文件的借阅和外发图纸类文件及机密文件的借阅和外发，需要填写《受控文件借阅申请单》和《机密文件外发登记表》进行严格管控，保证信息的机密性；5.3.3品质保证部不定期对各部门的记录控制进行监督检查。5.3.4本过程风险识别和管理依照《风险和机遇管理控制程序》实施。相关文件QSP-001《文件控制程序》WI-002-01《流程单使用、保存及归档管理规定》QSP-033《风险和机遇管理控制程序》相关记录QF-QSP-002-01A《受控记录清单》QF-QSP-002-02A《运行记录保存/处理登记表》QF-QSP-002-03A《机密文件台账》QF-QSP-002-04A《机密文件外发登记表》QF-QSP-001-07A《受控文件借阅申请单》QF-QSP-001-08A《批量表单更改申请》流程图责任部门责任部门流程图流程图记录记录品质保证部品质保证部各职能部门各职能部门各职能部门各职能部门各职能部门各职能部门各职能部门各职能部门各职能部门各职能部门各职能部门各职能部门各职能部门各职能部门记录清单建立并展开记录清单建立并展开记录填写记录填写审核审核