档案信息化建设与工程档案管理的重要性探讨获奖科研报告

档案信息化建设与工程档案管理的重要性探讨获奖科研报告摘要：目前我国经济发展迅速，水电工程为我国发展做出了很大贡献。随着水电建设项目快速发展，提高水电建设项目档案信息化水平成为水电建设项目档案管理的重点。笔者阐释了档案信息化建设与工程档案管理的重要性，并从水电建设项目档案管理工作实践中，总结了档案信息化建设中存在的问题和解决思路，对水电建设项目档案数字化、信息化具有借鉴意义。

关键词：档案;信息化建设;档案管理;重要性

引言

水电档案是水电企业发展过程中各项活动的记录。它们代表了水电企业的发展过程，反映了水电企业发展过程中的各种决策。档案对水电企业的后续发展具有维护经济利益、指导企业决策的重要意义。随着信息时代的到来，水电档案管理的重要性日益突出。在水电企业发展过程中，不仅要重视档案的整理与保存，而且要重视档案的开发与利用。通过对以往档案信息的分析，可以为水电企业的决策提供依据，促进水电企业的发展。

1档案信息化建设与工程档案管理的重要性

1.1有助于提升項目档案管理质量

在我国水电工程档案信息化管理上存在诸多问题，比较明显的就是信息化建设与档案管理的能力不够。为此，就需要借助信息化技术，并将其与档案管理相结合，利用计算机技术、物联网技术以及大数据技术等，不断提高水电工程档案管理的效率和质量，推动水电工程档案管理效率，使其朝着更加标准化、科学化的方向发展。与传统档案管理相比，信息化档案建设与管理有利于实现档案信息的长久保存，同时实现水电工程信息的有效利用，从而拓宽水电工程档案管理的范围。

1.2有助于促进项目档案信息的共享

水电工程建设项目具有整体化、系统化等特点，即各部门之间要实现档案信息的资源共享。然而当前我国水电工程档案信息化建设的水平和质量比较一般，未能建立形成比较科学系统的管理运行制度。因此，为了实现档案信息化建设与水电工程档案管理，就需要采用全国统一的项目档案管理软件，促进水电工程信息的开放与共享，提高水电工程档案管理的效率和利用率。就目前情况来看，全国各级项目档案都已经朝着“无纸化”的方向发展，从而打破传统检索信息过程中存在的问题，实现档案管理的最优化发展。

2档案信息化建设的问题

2.1缺乏设计，资源浪费较为严重

许多水电企业虽然积极构建信息化的档案管理系统，但是在实际的管理过程中，多是各个部门各自为政，导致信息化管理系统不具备兼容性，需要资源重复收集，或是部门之间的信息资源不一致，造成严重的资源浪费。

2.2信息安全的“不可靠性”

造成档案资源不安全的因素有两点：一是水电企业管理层缺乏信息化档案管理的安全意识，导致审查与管理力度不足。二是伴随着信息技术的进步，黑客的窃密技术也得到飞速发展，严重威胁着档案信息安全。以现在正流行的“勒索病毒”为例，正是由于水电企业平时不注重加强防范，不注重技术维护，从而导致档案信息被封锁。

2.3对档案数据缺乏深度挖掘

档案信息不仅是水电企业过往决策的记录，也是输电企业未来发展的重要依据。在以往的档案信息化建设过程中，许多企业仅仅对信息化进行建设，忽视了对档案数据的深度挖掘，导致档案数据没有得到合理的运用，没有发挥档案信息对于企业决策的辅助作用。

3提升档案信息化建设的几点思考

3.1充分认识档案信息化建设在工作中的重要地位

首先，应当从提升单位领导干部认识入手，使领导干部明白做好档案信息化建设的重要性，最大程度地争取到领导对工作的支持。其次，档案管理部门内部应当细化分工。对每一项具体的与信息化建设有关的工作设置专职的管理岗位，将信息化档案管理工作由被动局面转化为主动。最后，单位应当积极开展丰富多彩的宣传活动，普及信息化档案管理知识，以提升社会各界对档案信息化建设的重视程度。

3.2建立网络档案管理共享模式

随着信息时代的到来，水电企业档案管理的工作量越来越大，给档案的开发利用带来了困难。为了提高档案开发的效率，必须将现代管理技术融入企业档案的开发利用之中。建立信息网络共享平台是将现代管理技术融入档案信息化建设的重要手段。建立共享平台，使水电企业充分利用档案信息，提高档案管理信息化建设的效率。在实际工作过程中，档案管理人员可以通过共享平台获取最新的管理信息，及时对档案进行分类整理。各部门也可以利用共享平台快速查询所需信息，提高水电企业档案的利用率。

3.3保证资金投入

一般来说，大多数水电工程要想做好档案信息化建设，都需要通过财政预算才能保证相关工作的顺利开展。因此，加大水电工程档案信息化建设资金投放，就必须促进自身财政预算量的进一步提升，争取将档案信息化建设纳入到政府的专项建设资金中，从而确保有充足的资金保证档案信息化建设的顺利开展。

3.4加大投入和完善档案信息化建设中基础设施设备

软、硬件配置的提升，一方面有利于促进档案管理信息化的基础建设，另一方面也有利于提升档案管理的质量和效率。因此，单位不仅要为档案管理工作配备良好的计算机及系统，也要防患于未然，投入一定的资金来聘请专员设置严密的安全防护系统。

3.5水电建设项目档案数字化工作

（1）文档扫描

存量档案的数字化工作，首先是对纸质档案进行扫描加工，这是档案数字化最基础的工作。由于项目档案扫描工作量巨大，无法对所有档案进行扫描，因此我们在进行纸质档案扫描时会按照一定的原则进行。对于已经形成的档案，选择具有永久、30年以上保存价值的完整、系统、准确的档案逐步进行扫描，且最终完成档案的目录和全文的数字化处理，而对于短期保存、利用价值不大的档案则缓处理或不处理。这样既提高了数字化的效率，又减少了不必要的浪费，达到快速推进信息化建设的目的。

（2）建立电子文档

各参建单位在移交纸质文件的同时，必须同步移交相对应的电子文档;没有电子文档的，应进行扫描加工，制作成电子文件。电子文件归档按照国家档案局、国家发展和改革委员会《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》执行;纸质文件数字化按照《纸制档案数字化规范》（DA/T31）执行;数码照片归档按照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50）执行;重要的录音以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz;录像以MPG、MP4格式保存。

3.6培养一批高素质的人才队伍充实到档案管理信息化建设中来

一方面，通过加强对档案管理工作者的专业知识培训，使其不断丰富与信息化档案管理工作有关的专业知识，并引导档案管理者们树立起终生学习的理念。另一方面，加强对现有档案管理工作者的计算机技术培训，使其掌握一些现代信息技术知识，并熟练掌握