公司记录控制

文件编号质量管理体系程序文件文件版本B/1记录控制发布日期生效日期页码第5页共5页1目的为证明产品、过程符合规定要求，同时为产品可追溯性控制、质量管理体系的有序运转提供有力的证据，确保质量记录的完整、清晰、易于识别和检索；并且满足客户以及法律法规的要求。2范围适用于证明产品、过程符合规定要求及质量管理体系有效运行的记录的保存（包括来自供方及客户的记录）。3术语无4职责技术开发部负责公司受控记录的归口管理及销毁，负责部门内相关记录的管理；各部门负责本部门质量记录的收集和保存，各部门负责流水编号。5发布/更改概要文件版本发布日期发布/更改描述

6程序6.1流程输入文件流程图输出文件责任部门质量管理体系的要求记录要求顾客要求各相关部门各部门各部门/技术开发部技术开发部

6.2过程描述序号工作名称输入工作描述输出责任人01质量记录的形成各部门负责本部门质量记录表格的设计、修改、确定保存期限并报上级主管审批确认后投入使用。记录编号参照《程序文件编号规则》程序规定，为防止记录名称或编号重复使用，各部门如有新增加的记录时，应将记录送到技术开发部备案以便核准编号的唯一性并由技术开发部及时更新《记录及保存期一览表》。不得用铅笔填写，可采用钢笔、圆珠笔或水笔等填写，记录要工整、清楚，不得遗漏。应能准确识别并有签字或签章；如有勿需填写的项目，可在该栏内以“/”表示。对于文件编号相同的质量记录，为了便于不同日期和内容的记录的区分，各部门根据需要可以按照以下要求自行编写质量记录流水号：流水号的位置：统一放在记录页面右上角，可以手写或打印。流水号的编码规则：两位部门英文代码-六位年月日-两位数字流水号，例如某份“培训记录表”的流水编号为：RL-090302-02表示人力行政部在09年3月2日形成的一份质量记录，该记录是当天形成的第2份培训记录。各部门英文代码取部门名称的汉语拼音首字母，各部门分别为：人力行政部-RL，采购部-CG，技术开发部-JS，品保部-PB，生产部-SC，财务部-CW，销售部-XS。记录保存期限：生产件批准文件、工装记录（包含顾客的工装记录）、采购订单（包含所有顾客和公司的采购订单）和修改单（包含所有顾客和公司的修改订单）的保存期限为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加一个日历年，如顾客有特殊要求时，依顾客要求保存。质量运行状态记录（如：控制图表、检验和试验状态结果）的保存期限为其产生的当年再加上一个日历年。与质量有影响的各相关工作岗位人员的证书为长期保存，如该人员离职后公司将不再保存其证书，而其证书自即日起自动失效。内部质量管理体系审核和管理审查记录保存三年（含）以上。各项记录的具体保存期限参照《记录及保存期一览表》之保存期限进行保存。来自供应商的记录保存期限为二年（含）以上。以上记录的保存期不能替代任何政府的有关规定要求，其规定的保存时间应理解为“最短的”保存时间。各相关部门02记录的收集质量管理体系的要求记录要求顾客要求各部门负责根据程序文件及细则的要求收集相关记录。各部门03记录的整理/归档每月底对各项记录进行汇总、编目、装订、保管。记录的防护须注意保管环境（如防火、防水、防虫蛀等），避免受潮、损坏、遗失。电子媒体记录的保管与防护，应有备份和防病毒措施。任何感光纸类的记录（如传真等）都必须以一般纸类保存（如通过印刷）。记录目录各部门/技术开发部04记录的处置过程01各项输入、各部门准备的资料以及会议记录各部门按规定的保管期限定期组织核定，对无保存价值的记录将其列在“记录销毁申请表”上，经主管批准后，报技术开发部统一销毁，并由责任部门监督技术开发部填写《记录销毁登记表》。销毁时可采用碎纸机粉碎或用火烧毁等方式进行。销毁工作必须由二人以上进行。严禁将已过期的记录当再生纸在生产现场或办公室使用。技术开发部7相关文件QPM0601文件和资料控制8质量记录序号记录名称记录编码保存期记录保存部门1记录及保存期限一览表3年技术开发部2记录销毁申请表3年技术开发部3记录销毁登记表10年技术开发部9评估本过程有效性和效率的指标序号指标量化方法监控频度指标评价部门1记录完好性、完整性完好率100%6个月品保部2记录查找时间单项记录查找时间小于20分钟内审、外审10编制说明本程序文件由过程小组讨论定稿。11