档案管理制度

档案管理制度

公司档案管理制度的制定旨在加强公司档案管理工作，提高管理水平，更好地为各科室工作服务。以下是具体的档案管理制度：一、档案管理制度1.各类档案由专（兼）职档案员按规定整理、装订并统一保管。2.公司副主任为分管档案工作的负责人，办公室为档案工作负责部门，并指定专人负责档案管理工作。3.档案一般不外借，如确因工作需要借阅档案，应按规定在档案室借阅。4.档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，并保持经常通风。5.档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。二、档案归档制度1.归档范围包括政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料及证书、牌匾等实物档案，按保管期限分为永久、长期和短期。2.实行年度归档制度：公司在工作中形成的文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。3.归档的文件必须系统、齐全、完整，纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。三、档案安全保密制度1.严格遵守党和国家的有关保密制度，加强管理，防止丢失、泄密。2.查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。3.需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。4.外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。四、档案查阅借阅制度1.外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。2.查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经公司主任批准；查阅一般档案资料时，需进行登记，经公司主任批准，方可查阅。3.档案一般不准带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。4、为了保护档案的完整性，查阅档案时应当爱护案卷，不得拆毁、拆页、勾抹、圈点，同时要注意严防污染档案。在查阅时，也应当遵守禁烟规定，不得吸烟。此外，案卷也不得转借他人或带回家中。5、查阅档案并抄录材料后，应当由档案工作人员进行审核，确保材料的准确性。审核无误后，方可签字盖章，否则将视为无效。6、借出的案卷一般不得超过七天，如需延期使用，必须补办延期手续。7、借出或归还案卷时，必须严格履行登记、注销和检查手续，并当面点清。如有差错，应当及时追究责任，并采取相应的补救措施。五、档案人员的职责1、档案人员应当服从公司主任的领导，并接受上级部门的指导。同时，要按时、按质、按量地完成本岗位工作任务以及公司主任交办的其他任务。2、档案员的职责包括文件的整理、分类，收文登记、文件分发、领导传阅和借阅等管理工作。3、档案员应当及时、准确地将领导批阅的文件送到各科室，待科室领导批阅完毕后及时交由档案人员保管。在传送文件的过程中，应当增强保密意识，高度负责，保证文件不丢失、不损坏。4、档案人员还应当督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。5、各科室兼职档案人员应当根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，并按规定向机要档案室移交归档