进出口贸易公司iso9001程序文件

进出口贸易公司iso9001程序文件PAGE1PAGE23集团有限公司文件编号：程序文件汇编QPA版发送部门 :分发号：受控状况 :2016年09月01日发布2016年09月01实施进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第1页。进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第1页。--集团有限公司目录文件编号：200-00版号：2016年第一版页码：第1页共1页NO文件名称编号2008版条款1文件控制程序204.014.2.32记录控制程序204.094.2.43目标管理控制程序205.015.4.14管理评审控制程序205.095.65人力资源控制程序206.016.26设备设施控制程序206.096.37质量策划控制程序207.017.18销售合同评审控制程序207.097.29供方评定及管理控制程序207.037.4.110采购控制程序207.047.4.211进口单证控制程序207.057.5.112出口单证控制程序207.067.5.113进口业务控制程序207.077.5.114出口业务控制程序207.087.5.115物流控制程序207.097.5.116代理业务过程控制程序207.107.5.117产品交付控制程序207.117.5.118安全收汇控制程序207.127.5.119标识和可追溯性控制程序207.137.5.320顾客财产控制程序207.147.5.421产品防护控制程序207.157.5.522顾客满意度控制程序208.018.2.123内部审核控制程序208.098.2.224产品监视和测量控制程序208.038.2.425不合格控制程序208.048.326数据分析控制程序208.058.427纠正和预防措施控制程序208.068.5编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第2页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第2页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司文件控制程序文件编号：Q/HQKG204.01版号：2016年第一版页码：第1页共4页1目的确保质量管理体系所涉及的各相关场所和环节，均能使用相应文件的有效版本。2范围适用于与质量管理体系有关的各类文件的控制。职责3．1办公室负责管理文件的总体控制。3．2国际贸易部负责业务文件的总体控制。3．3其它部门负责职责范围内有关文件和资料的实施和管理。4工作程序4．1文件的分类和编制4.1.1根据文件的不同性质及用途，将其分为二类：A、管理性文件和资料：包括质量手册、程序文件、管理规定、制度等。业务性文件和资料：包括单证审核规范等。4.1.2文件的编制：管理性文件由办公室负责组织有关人员进行编制。业务性文件由国际贸易部负责组织有关人员进行编制。4.1.3编制人员应严格按ISO9001：2008标准要求和企业质量管理体系的运行需要，编制各类文件。4.1.4文件编制好后，应按以下方法进行编号（质量记录和产品图样例外）。CNC/QPXXX.XX 同一章节文件系列号（01，09……）ISO9001：2008标准章节号（04，05，06，07，08表示）质量管理体系文件层次代号（1，2，3，4表示）质量管理体系文件企业代号（CNC表示“--集团有限公司”）编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第3页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第3页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司文件控制程序文件编号：204.01版号：2016年第一版页码：第2页共4页4.1.5质量记录的编号方法，按《记录控制程序》规定进行。4.1.6对为企业所用的外来文件和资料（如客户提供的图样或实样等），可视实际需要进行重新整理，并直接采用原文件编号（若无，则按上述相应规定进行编号）。4.2文件的审批4.2.1《质量手册》和程序文件由管理者代表审核、总经理批准后实施。4.2.2其它管理文件由办公室审核，总经理批准后实施。4.2.3业务文件由国际贸易部经理批准后实施。4.2.4文件发放时，应明确其版本标识及修订状态和实施日期。4.3文件的发放4.3.1管理文件和业务文件均由办公室负责发放。4.3.2文件发放时，应确定文件的发放部门和份数。4.3.3受控文件发放时，应在文件上加盖“受控”印章并注上分发号，由领用人在《文件发放（回收）登记表》上签名。4.3.4对需增发的文件，由使用单位填写《文件借阅〈领用〉表》，并由文件批准人审批后，到相应的控制部门领取。4.4文件的更改4.4.1文件在实施过程中，有关人员若发现有漏洞、不完善或需要改进的地方时，应向相应的控制部门提出更改建议。4.4.2需要更改文件时，相应的文件控制部门应填写《文件更改申请表》，并说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。4.4.3文件的更改由原审批人进行的审核、批准，并尽可能由原审批部门执行，若原审批人不在职时，则由接替其岗位的人员进行审批；若指定其它人员进行审批时，该审批人必须获得审批权限所需的有关资格。编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第4页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第4页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司文件控制程序文件编号：204.01版号：2016年第一版页码：第3页共4页4.4.4文件的更改经批准后，由相应的文件控制部门根据文件的发放情况，更改所有的文件和资料。4.4.5文件的更改可采用划改或涂改等方式进行，并在靠近更改部位注上a、b、c、d等更改标识，同时在更改登记栏上作好更改登记。5文件的修订、换版和作废4.5.1发生下列情况时，应对文件进行重新修订或换版。A、文件经10次更改而影响使用或需进行大幅度修改；B、企业的组织机构、质量管理体系职能等有较大变化；C、文件所依据的有关标准、法规等已有较大修改；D、管理评审决定需要重新修订或换版。4.5.2文件经重新修订后，应考虑与其它文件相协调。4.5.3修订后的新版文件应按4.1~4.3的规定进行标识、编号、审批和发放。4.5.4在发放新版文件的同时，相关的文件控制部门应根据原文件的配置和发放情况，及时从各使用部门收回所有的旧版文件，并加盖“作废”印章。4.6文件的使用和管理4.6.1各部门应确定一名文件管理员（可兼职），负责本部门文件或资料的收发和管理工作。4.6.2凡公司内部使用的文件（包括提供给供方的文件），均为受控文件，各部门及有关人员必须妥善管理，不得外借、涂改、复制。4.6.3各文件使用人员应正确领会和使用所需的文件或资料，如有不明之处应及时提出，并视内容由办公室或国际贸易部负责解释。4.6.4若文件破损严重或丢失，使用人应到相应的控制部门办理补发手续，补发的文件应编上新分发号，并加盖“受控”印章；同时，破损文件应予以收回。4.6.5办公室和国际贸易部应及时对本部门所控制的文件或资料进行归档保存，并填写《文件发放（回收）登记表》。归档的文件和资料主要为：编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第5页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第5页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司文件控制程序文件编号：204.01版号：2016年第一版页码：第4页共4页A、编制文件时所依据的主要文件和资料。B、经批准实施的文件和资料原稿。C、需留存参考的旧版文件和资料。D、为我所用的外部文件和资料4.6.6文件控制部门应经常对文件的使用部门进行检查和监督，确保文件保持清晰和完整，并及时收回失效或作废的文件，对确需留用的，应按4.5相关规定进行审批及作好标识，防止作废文件的继续使用。4.6.7需处理作废文件时，由相应的文件控制部门填写《文件处理清单》，并报管理者代表审批后进行处理。4.6.8文件的处理方式主要是焚烧。文件处理时应至少有两人在场，并将处理情况在《文件处理清单》上作好记录。4．7外来文件的管理4．7．1外来文件一般由办公室负责接收，填写《外来文件一览表》，并根据文件的性质和用途确定是否发放，如需要发放实施，应报总经理审批。5相关文件6质量记录6.1文件发放（回收）登记表6.2文件更改申请单6.3文件借阅〈领用〉表6.4文件处理清单6.5外来文件一览表编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第6页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第6页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司记录控制程序文件编号：204.09版号：2016年第一版页码：第1页共2页目的为确保质量记录的真实、有效，给各项质量活动的符合性和有效性提供客观证据，并为实现可追溯以及质量管理体系的持续改进提供依据。范围适用于对质量管理体系所涉及的各项质量记录的控制。职责3.1国际贸易部负责与业务相关的质量记录的总体控制。3.2办公室负责管理性质量记录的总体控制。工作程序4.1质量记录应根据ISO9001：2008标准要求和公司质量管理体系的运行需要进行设置，并统一确定各质量记录的格式和名称。4.1.1质量记录的编号按《文件控制程序》的规定进行。4.1.2质量记录在实施过程中，有关人员若发现表式不完善或需要改进的地方时，应提出修改建议，并按《文件控制程序》的规定进行修改、换版。4.2质量记录的填写4.2.1质量记录由相关文件规定的有关责任人员，按文件的规定和记录表式要求进行填写。4.2.2有关记录人应及时、准确地对各项质量活动情况进行记录，并做到字迹清楚，表达准确，内容真实、完整、有效。4.3质量记录的标识4.3.1质量记录的标识包括以下内容：A、各式质量记录的名称和编号；B、质量记录的填写日期。4.3.2质量记录的名称、编号均按4.1的规定进行确定。4.3.3记录日期由记录人员按实际的记录时间（年、月、日）填写。4.4质量记录的收集与贮存办公室每月收集和整理管理类的质量记录，国际贸易部每月收集和整理业务类的质量记录，并尽可能装订成册，填写《质量记录归档表》统一归档。编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第7页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第7页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司记录控制程序文件编号：204.09版号：2016年第一版页码：第2页共2页4.5质量记录的管理4.5.1各责任部门应有专人（可兼职）负责质量记录的保管，并经常检查本部门质量记录的使用和保存情况，发现问题应及时向办公室汇报，以便予以及时处理。4.5.2公司内部人员、客户或第三方需要查阅、评价质量记录时，有关责任部门及人员应在允许和商定的查阅期限和范围内，及时、方便地予以提供。4.5.3办公室应经常对各部门质量记录的使用、贮存及管理情况进行检查、监督和指导，确保各类质量记录不受损坏、变质和丢失。4.5.4对延续使用的质量记录（如台帐等），有关使用人员应采取有效的保护措施，进行妥善保管和使用，以防止质量记录的损坏、变质和丢失。4.5.5办公室应根据质量管理体系所涉及的质量记录情况，以及记录的性质和用途，明确各项质量记录的保存期限、收集部门及有关要求，并编制《质量记录一览表》分发至各部门，以实现对质量记录的有效控制。4.5.6保存到期的质量记录，由保管人员填写《质量记录处理清单》，主管部门负责人审批后进行处理。4.5.7质量记录的处理一般采用焚烧方法，销毁时应至少有二人在场，并将处理情况在《质量记录处理清单》上作好相应记录。相关文件5.1文件控制程序质量记录6.1质量记录一览表6.2质量记录归档表6.3质量记录处理清单编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第8页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第8页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司目标管理控制程序文件编号：205.01版号：2016年第一版页码：第1页共2页目的规定质量目标，并进行有效控制，确保质量目标的适宜性和质量管理体系持续有效的运行。范围适用于对公司质量目标的制订、发布、实施、验证、更改等环节的控制。职责3.1总经理负责公司质量目标的制定。3.2管理者代表负责质量目标的贯彻和验证。3.3各部门负责质量目标的实施和统计。工作程序4.1质量目标的制订和发布4.1.1质量目标的制订它是企业质量方针的具体展开和量化。应反映顾客的期望和需求，如对产品和服务质量等方面的承诺等。应体现企业对质量方面的追求，如对产品和服务质量的符合性要求等。应体现对企业的实际情况和发展需要，不宜过高或过低，并可测量。4.1.2质量目标的制订，由管理者代表组织公司各级管理人员进行酝酿和讨论，并提出质量目标方案交总经理审定。4.1.3管理者代表根据公司《质量目标》，将其分解到各部门，并组织相关人员进行分析讨论，最终确定部门目标，并予以签署和发放。4.2质量目标的贯彻与实施4.2.1质量目标发布后，管理者代表应及时采取张贴、会议、培训等各种可行的方式进行宣传和贯彻，并对与质量目标有关的各项内容的理解及疑难问题进行解答，确保有关人员均能正确理解质量目标的各项内容和要求。4.2.2各部门及有关人员应落实并满足质量目标的各项内容和要求，明确所应承担的职责，并转化为具体的工作目标。4.2.3各级人员应经常对各项质量活动的开展情况与质量目标的相应要求进行比较分析，并做好记录，发现问题及时向有关部门或管理者代表反馈，以保证质量目标的顺利完成。编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第9页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第9页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司目标管理控制程序文件编号：205.01版号：2016年第一版页码：第2页共2页4.3质量目标的统计和验证4.3.1各部门应根据《质量目标》所规定的要求，每月对各项质量目标的实施情况进行统计，并与上次的统计情况进行比较分析，每月度将统计汇总结果报管理者代表。4.3.2根据各项质量目标的统计和分析情况，管理者代表应及时编制《质量目标实施检查表》报送总经理。同时，对发现的各项问题，应及时组织有关部门进行有效处理。4.3.3当出现下列情况，应按《纠正和预防措施控制程序》规定，采取相应的纠正或预防措施。A、连续三次质量目标的统计结果均呈下降趋势，且有一次已超过了波动下限；B、统计结果连续三次低于质量目标所允许的正常波动下限；C、统计分析结果认定需采取纠正或预防措施等情况。4.3.4各项质量目标的统计分析结果，应作为管理评审的输入，并按《管理评审控制程序》规定，对质量目标的适宜性、充分性和有效性进行验证。4.4质量目标更改4.4.1当出现下列情况时，可考虑对质量目标进行相应的更改或重新制定新的质量目标。A、连续四次统计结果均超出了质量目标所允许的正常波动下限；B、因企业发展需要或结构调整，需对质量目标作相应调整或重新制定；C、管理评审认定为质量目标不适宜，而需要作相应的更改。4.4.2更改或重新制定的质量目标，应符合4.1.1的原则规定，并按4.1.3规定要求进行重新发布。4.4.3新的质量目标发布后，办公室应及时收回已作废的原《质量目标》。相关文件质量记录6.1质量目标6.2质量目标实施检查表编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第10页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第10页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司管理评审控制程序文件编号：205.09版号：2016年第一版页码：第1页共3页目的确保质量方针、质量目标以及质量管理体系的持续性、适宜性、充分性和有效性。范围适用于管理评审活动的开展和管理。职责3.1总经理负责管理评审计划和报告的审批及会议主持工作。3.2管理者代表负责管理评审活动的协调和改进措施的跟踪验证。3.3办公室负责管理评审活动的各项协助工作。3.4各相关部门负责评审所需资料的提供以及改进措施的实施。工作程序4.1管理评审的时机和形式4.1.1管理评审活动一般为每年一次，于年底进行，具体时间由总经理确定。4.1.2遇下列情况时，可考虑增加管理评审活动；A、质量管理体系或产品质量认证前；B、因方针、政策、法规的调整，而对企业产生重大影响；C、市场环境或客户发生重大变化；D、企业的组织职能或产品、服务结构需作重大调整；E、企业发生重大质量事故或客户对质量投诉连续发生。4.1.3管理评审活动以会议形式进行，并由总经理负责主持召开，管理者代表、各部门负责人等管理人员参加。需要时，可扩大到部门工作人员或相关人员到会。4.2管理评审的准备4.2.1办公室应根据总经理决定的管理评审时间、要点等要求，及时编制《管理评审计划》，明确评审时间、地点、参加对象，以及评审的目的、内容、应准备的资料等。4.2.2《管理评审计划》经总经理审批后，办公室应及时分发给各参加评审人员。4.2.3各部门及有关人员应根据《管理评审计划》要求，及时收集评审所需的各项资料。编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第11页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第11页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司管理评审控制程序文件编号：205.09版号：2016年第一版页码：第2页共3页4.2.4收集的资料应包括以下方面的信息：A、质量审核的结果；B、顾客的反馈；C、过程业绩和产品的符合性；D、纠正和预防措施状况；E、以往管理评审的跟踪措施；F、可能影响质量管理体系变化因素；G、对改进的建议。4.2.5管理者代表应对各项资料的收集情况进行检查和协调，以确保资料的真实、完整和有效。4.3管理评审会议4.3.1总经理主持管理评审会议，办公室或指定人员负责做好会议记录，参加会议人员应签到。4.3.2总经理根据《管理评审计划》要求，申述评审目的、内容和要点。4.3.3参加会议人员应根据评审内容和要求，以及所收集的资料情况，对质量方针、目标和各项质量活动的适宜性、充分性、有效性展开讨论与分析，并对各环节存在的问题，提出相应的改进及调整意见。4.3.4总经理根据讨论情况对管理评审会议作总结，并明确以下决定和改进措施：A、质量方针和质量目标是否适宜、充分、有效；B、质量管理体系及其过程的符合性和有效性；C、与顾客要求有关的产品、服务的符合性；D、各项资源配置是否充分、合理。4.4管理评审报告4.4.1管理评审会议结束后，办公室应根据各部门所反馈的情况，对会议记录和有关资料等进行整理汇总，并编制《管理评审报告》。4.4.2《管理评审报告》应包括会议中涉及到的有关质量方针、目标和质量管理体系的所有议程内容，及其有关的改进和调整决议。4.4.3《管理评审报告》经管理者代表审核和总经理批准后，由办公室分发到各部门和有关人员，并作好报告分发登记工作。编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第12页。日期：2016.09进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第12页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司管理评审控制程序文件编号：205.09版号：2016年第一版页码：第3页共3页4.5改进和验证4.5.1通过管理评审，可能导致以下几种情况的改进和调整：A、质量体系文件的更改，包括质量方针、目标、质量手册、程序文件的更改等；B、资源的调整充实，如人员的调整和充实，设备的配置等；C、过程的调整、改进；D、机构职能的调整、完善；E、不合格因素的纠正或预防。4.5.2管理评审所提出的改进和调整内容，大多属影响较大的项目，各责任部门及有关人员应严格按要求落实职责，组织实施。4.5.3对管理评审中确定须采取纠正和预防措施的项目，应按《纠正和预防措施控制程序》规定执行。4.5.4管理者代表应组织有关部门对改进和调整项目的实施情况进行跟踪验证，并将验证情况在《纠正和预防措施实施（验证）报告》上作好记录，报总经理审批后，由办公室分发至有关部门。相关文件质量记录6.1管理评审计划6.2管理评审会议记录6.3管理评审报告编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第13页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第13页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司人力资源控制程序文件编号：206.01版号：2016年第一版页码：第1页共3页目的提高全体员工的质量意识、技术水平和业务素质，确保从事质量活动的各类人员，均能胜任其岗位工作的资格要求，以满足质量管理体系正常运行的需要。范围适用于对公司所有从事影响质量活动的各类人员的能力评价和培训控制。职责3.1管理者代表负责各类人员的能力评价和培训的总体控制。3.2办公室负责对各类人员的能力评价和培训的组织与实施。3.3各部门配合办公室做好对各类人员的能力评价和培训的实施工作。工作程序4.1能力评价4.1.1办公室根据公司员工所受的教育、技能和工作经历等情况，以及各岗位对相关人员素质的要求，安排具有相应能力的人员从事各项质量活动工作。4.1.2对暂不具备能力的人员，应进行相应的技术业务知识等方面的培训。4.1.3对从事以下岗位工作的人员，应进行相应的任职资格鉴定：A、内部质量审核员；B、跟单员、核销员；C、驾驶员；D、其它特殊工种和法律、法规规定的有关岗位工作人员。4.1.4办公室根据鉴定岗位的工作特点和性质，以及该人员所受的教育、培训、经历和所掌握的业务知识、工作技能等情况，在《特殊工作人员资格鉴定表》上做好鉴定记录。4.1.5《特殊工作人员资格鉴定表》报管理者代表审批后，方可安排其从事特定岗位的工作。4.1.6办公室应建立员工档案，对各类人员的教育、培训、技能和经历等情况进行记录和存档。4.2员工培训4.2.1公司对所有从事影响质量活动的人员，均应进行相应的培训，以不断提高其工作能力和质量意识。编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第14页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第14页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司人力资源控制程序文件编号：206.01版号：2016年第一版页码：第2页共3页4.2.2对各类人员的培训应考虑以下相应内容：A、ISO9001：2008标准以及公司质量方针和质量目标的宣贯。B、质量管理体系文件的相关内容；C、岗位职责及有关的作业规程；D、相应的业务知识和工作技能等方面的内容。4.2.3培训一般采用集中授课、以老带新和外送等方式进行。4.2.4公司将积极创造条件，对所有从事质量活动的管理、操作和验证等工作人员，进行各类培训，使其知识得到不断更新，管理、技术和业务水平得到不断提高。4.3培训计划的制定4.3..1办公室应于每年元月上旬前编制《年度培训计划》，明确培训的时间、内容、对象、方式等方面的总体安排。4.3.2编制《年度培训计划》时，应考虑以下方面的要求：A、企业的发展和经营方面的需求；B、各类人员的工作能力和质量意识等方面的要求；C、新产品及新工艺、新技术、新法规的应用需要；D、特殊岗位及新增人员要求；E、外部要求。4.3.3《年度培训计划》报管理者代表审批后，由办公室发送到各有关部门。4.3.4有关部门若因日常工作或管理需要在计划外举办临时培训的，应向办公室提出申请，报管理者代表审批后，由办公室负责安排落实。4.4培训的组织与实施4.4.1办公室应根据《年度培训计划》的总体安排，以及参加培训人员的实际情况，及时收集、编制或购买培训所需的各类教材，选择相应的培训地点和教员。4.4.3培训地点应尽量设在公司内，若内部无法满足培训需要的，可联系外部地点进行培训。4.4.4各部门应根据《年度培训计划》，及时安排本部门有关人员参加相应的培训，不得借故推托。编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第15页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第15页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司人力资源控制程序文件编号：206.01版号：2016年第一版页码：第3页共3页4.4.5对需要外送培训的，办公室应提前联系好外培单位，并就培训内容、时间、教材、地点等达成一致，同时将有关情况通知参加外培的人员。4.4.6办公室应对每次培训的情况，做好相应的记录。4.5培训的考核4.5.1每次培训结束后，办公室应对所有参加培训的人员，按要求进行相应的考核。4.5.2考核可采用以下方式进行：A、书面考核；B、口头答辩；C、现场操作；D、提问及观察。4.5.3对考核不合格的人员，应重新进行补考；若三次考核不合格，则调离原岗位或辞退。4.5.4委托外部培训的人员，应取得相应的培训证明，如：各类准许上岗证明、专业技术资格证明或培训内容证明及结业状况证明等。4.5.5办公室应对每次培训的内容、时间、参加人员、培训方式、考核情况等，在《培训考核记录表》上进行登记（包括外培）。5质量记录5.1年度培训计划5.2培训考核记录5.3特殊工作人员资格鉴定表编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第16页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第16页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司设备设施控制程序文件编号：206.09版号：2016年第一版页码：第1页共3页1、目的确保办公设备保持良好运行状态，使其能满足开展正常办公活动的需要。2、范围适用于对电脑、打印机、复印机、传真机、电话机等办公设备及单位金额在1000元以上相关设备的控制。其它日常办公易耗品的采购及管理可参照本程序执行。3、职责3.1办公室负责对固定资产及设备进行控制及台帐管理，建立固定资产及设备的管理制度与实施细则，负责设备的采购和维修。3.2使用部门负责设备的使用管理、维护和保养工作。工作程序4.1设备的采购4.1.1因工作需要新增办公室设备的，须填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审核、总经理同意并签字后，由办公室进行采购（办公易耗品可直接由部门负责人审批后报办公室采购）。4.1.2办公室接到设备采购申请后，应及时进行市场调研，并把调研结果反馈给申请部门和有关领导认可。4.1.3大宗采购必要时办公室应与供货方签订设备采购合同，合同中应详细列明：设备规格、技术要求、单价、数量、交货时间、付款方式、售后服务等内容。4.2安装和验收4.2.1新设备采购到公司后，办公室应组织有关人员进行验收。验收内容包括：A、外观状况以及设备名称、型号规格和生产厂家等是否符合要求；B、性能指标等是否符合要求；C、随机的技术资料以及附件、备件等是否与要求相符。4.2.2验收合格后，办公室应及时组织使用部门对设备进行安装和调试，保管好重要的技术资料和产品说明书，并填写《办公设备台帐》。4.2.3达不到验收标准的设备，则不予放行使用，由办公室负责与供方联系处理，并协商解决。4.3使用4.3.1有关人员应严格按有关的作业规则、设备使用说明书等规定要求，正确使用相应的办公设备。4.3.2重要办公设备应尽可能做到定人定机使用，并由专人负责按规定做好日常保养工作。4.3.3在使用过程中如发生的故障、损坏等异常情况，应及时向办公室汇报，以便采取相应的解决措施。编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第17页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第17页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司设备设施控制程序文件编号：206.09版号：2016年第一版页码：第2页共3页4.4维修和保养4.4.1设备的维修由使用部门向办公室提出申请，并填写《设备维修（报废）申请单》。4.4.2设备的维修原则上应先请公司内部人员进行，如不能修理的，则请有关单位维修，但应有人监修，以免造成公司机密资料、客户信息等数据的泄露。4.4.3设备维修好后，由办公室进行验收签字，并做好维修记录，填写《设备维修记录》。4.4.4为尽量减少维修成本，设备操作人员应具备一定的设备使用和保养知识，并定期做好保养工作。4.5设备的调拨与封存4.5.1员工在公司内部调动时，若该员工所使用的设备需随人流动，则由办公室开具《办公设备调拨单》，分别由调出、调入部门负责人签字，并在设备台帐上予以记录。4.5.2员工离开公司时，办公室应对该员工所使用的设备进行清查。4.5.3若该设备继续留在原部门使用，由新使用人签字，办公室对该设备进行重新登记。4.5.4若该设备要调到其它部门使用，办公室应开具设备调拨单，分别由调出、调入部门负责人和新使用人员签字，并重新进行登记。4.5.5若设备出现闲置、一段时间内暂不需使用的情况，经使用部门负责人签字同意后，由办公室对设备进行封存，并在总台帐内进行登记。设备的拆除与报废4.6.1设备报废要本着严肃认真和慎重处理的原则，由使用部门提出申请，填写《设备维修（报废）申请单》，办公室进行鉴定，确实不能使用的，按规定办理报废手续，经总经理批准后方可执行，最后由办公室办理台帐注销手续。4.6.2对报废的设备，由办公室组织拆除清理、残值回收利用等工作。4.6.3各有关部门对闲置设备都必须保持完整，未经办公室批准，不得进行拆卸或挪作他用，报废或闲置设备由办公室统一管理。编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第18页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第18页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司设备设施控制程序文件编号：206.09版号：2016年第一版页码：第3页共3页任何部门和个人无权外借办公设备等。办公室每年负责组织对设备进行一次清查，确保设备完整无损。不作为固定资产管理的设备，参照以上要求进行管理。设备档案管理设备档案管理根据《文件控制程序》进行。相关文件6质量记录6.1办公用品采购申请表6.2办公设备台帐6.3设备修理/报废申请单6.4设备维修记录6.5办公设备调拨单编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第19页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第19页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司质量策划控制程序文件编号：207.01版号：2016年第一版页码：第1页共3页1目的对特定的产品、服务、项目或合同进行质量策划和控制，确保其满足规定要求。2范围适用于特定产品、服务、项目或合同的质量策划和控制。3职责3.1国际贸易部经理负责对各项质量活动的策划和控制。3.2总经理或授权人员负责质量计划的审批和各项质量活动所需资源的提供。3.3有关部门和人员负责所涉及的各项活动的实施。4工作程序4.1质量策划的时机及内容4.1.1对特定的产品、服务、项目或合同应进行必要的策划，策划的结果应以适用于企业运作的方式形成质量计划等文件。4.1.2质量策划的时机一般可考虑以下几种情况：因企业发展需要进行新产品及服务的开发或对产品、服务的质量特性进行重大的改进；新作业流程或运作模式的采用；产品质量认证新体系的建立等；现有体系文件未能涵盖的其它特殊事项。4.1.3质量策划应包括以下方面的内容：质量目标和对产品、服务的要求；所需建立的过程和文件，以及所需提供的资源；各项活动所需涉及的部门和人员的职责规定；所涉及的各项活动内容及工作安排和要求：如设备、人员等各项资源的配置各类文件的编制服务流程等活动方案及其验收准则验证活动的确定e.为确定过程和产品、服务的符合性提供证明所必需的质量记录以及其它需要说明的内容。编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第20页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第20页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司质量策划控制程序文件编号：207.01版号：2016年第一版页码：第2页共3页4.2质量计划的制定4.2.1有关部门和人员应对特定的产品、服务项目和合同要求，以及有关的资料、信息等内容，及时进行收集并反馈给国际贸易部经理。4.2.2国际贸易部经理应根据各项信息的反馈情况和质量策划要求，及时组织有关人员进行工作部署，明确所应采取的质量措施、资源和各项质量活动顺序及要求，并编制《质量计划》。4.2.3质量计划应对4.1.2的各项适用内容进行明确。4.2.4质量计划所明确的各项活动内容应符合企业实际，做到既满足质量要求，又与质量体系的要求协调一致。4.2.5《质量计划》经总经理或授权人员审批后，由国际贸易部分发到各有关部门。4.3计划的实施和管理4.3.1国际贸易部经理应按质量计划要求，及时落实和协调各项设施、人员等资源的配备工作，确保各项活动的有效开展。4.3.2各责任部门应及时组织有关人员，按计划要求落实各项工作，并组织实施。同时对各项活动的过程和产品、服务的符合情况，及时、准确的予以记录。4.3.3有关部门和人员应经常对各项活动的实施情况进行检查、监督和指导，对出现的问题，应及时处理或向国际贸易部经理反馈。4.3.4国际贸易部经理应根据质量计划要求，在各项活动过程的适当阶段，组织有关人员对计划的实施情况进行必要的检查和验证，并在《质量计划检查表》上作好相应记录。4.3.5对检查和计划执行过程中发现的问题，应采取相应的措施，并及时、有效的予以解决。必要时，也可对计划进行适当的改进或调整。4.3.6当质量计划需要进行更改或调整时，国际贸易部经理应编制《质量计划调整单》，经总经理或授权人员批准后，由国际贸易部分发到各相关部门或更改所有的《质量计划》。4.3.7对开展质量策划时所形成(新增)的各类文件和质量记录，应按《文件控制程序》及《质量记录控制程序》规定进行控制。编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第21页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第21页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司质量策划控制程序文件编号：207.01版号：2016年第一版页码：第3页共3页5相关文件6质量记录6.1质量计划6.2质量计划检查表6.3质量计划调整单编制：审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第22页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第22页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司销售合同评审控制程序文件编号：207.09版号：2016年第一版页码：第1页共5页1目的在正式签约前，对每份合同或订单进行评审，确保合同或订单条款准确、合理、无误，供需双方意见一致，并能有效执行。2适用范围适用于公司与客户签订的所有合同或订单的评审。3职责 3.1总经理负责合同的评审批准。3.2国际贸易部、财务部参与合同的评审。3.4对历年信誉良好的老客户，总经理可授权各国际贸易部经理负责评审批准。4外销合同工作内容和程序(工作流程见图1)4.1合同的分类4.1.1销售（自营）合同4.1.2代理合同4.2合同的洽谈4.2.1业务洽谈由国际贸易部门经理同外商直接进行或由业务经理授权业务人员进行。4.2.2必要时由财务部和办公室共同参与以上合同的洽谈。编制：王行赞审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第23页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第23页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司销售合同评审控制程序文件编号：207.09版号：2016年第一版页码：第2页共5页合同分类合同分类合同洽谈合同洽谈合同评审合同评审合同签订合同签订合同传递合同传递合同修改合同修改合同履行合同归档合同归档图1.工作流程图4.3合同评审4.3.1技术评审对客户提出的有关商品品质、技术、包装等要求进行评审，以确定：A、商品质量要求、技术要求是否合理；B、商品包装要求是否合理；C、公司是否有能力满足。4.3.2商务评审4.3.2.1由国际贸易部进行商务评审，内容一般包括：对公司供货能力、需方资信以及合同中的数量、价格、成本、价格条件、装运、付款方式、保险、仲裁、一般条款等项目的评审;特殊商品配额许可证落实情况也是商务评审的内容之一。编制：王行赞审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第24页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第24页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司销售合同评审控制程序文件编号：207.09版号：2016年第一版页码：第3页共5页4.3.2.2财务部参与合同的商务评审，包括盈亏预测与把关，并将已收帐款余额、该客户累计出货金额、该客户累计未收金额以及其他需说明的内容在《合同评审表》上做好记录，并做好是否上报公司总经理审批的提示。4.3.3法律评审，指对合同的合法性进行评审。主要包括：该商品是否符合国家核准的经营范围；合同中各条款是否符合国际惯例和对方国的法律；合同中各条款有否违反我国法律法规。法律评审由业务经理负责。4.4评审记录合同评审采用填制《合同评审表》的形式进行。《合同评审表》由国际贸易部经理按照合同内容逐项填制，在合同签订前进行评审。评审时，除《合同评审表》外，还应给评审人员提供以下资料：1）与合同相关的各类技术评审资料；2）与公司相关的各类商务评审资料：包括与客户签订的合同，客户提供的订单（如传真订单、邮寄订单、电子订单等）、与该客户已发生的财务情况，与合同有关的外发资料（传真件、电子邮件、信件等）与合同有关的客户确认资料等。3）说明与合同有关的已存在或可能存在的法律问题。4）其它需要提供的资料。4.5以口头方式订立的合同或接受的订单，必须以电话记录或传真方式作书面或电子确认，同时填制《合同评审表》作好记录。并按照4.3条款进行评审。4．6交易会期间需要当场签约时，由参展业务员在确定的成本控制线内，经总经理或特别授权人的批准方可签约。根据当时的合同以及个口头承诺，回公司后补写《合同评审表》，并按照4.3条款进行评审4.7合同的签订外销合同经评审批准后，由总经理签订或授权国际贸易部门经理签订。4.8合同的更改在合同履行过程中，合同需要更改时，由国际贸易部门经理按照4.3，条款重新评审，修改后在《合同修改登记表》上登记，并将修改信息及时传递到有关部门。4.9合同的纠纷编制：王行赞审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第25页。日期：2016.09进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第25页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司销售合同评审控制程序文件编号：207.09版号：2016年第一版页码：第4页共5页如产生合同纠纷，应由原评审人员讨论处理方案，并上报原审批领导，必要时由办公室协助处理。根据以上处理进展情况，业务员填写《合同纠纷处理情况记录表》。4.10记录的保存合同履行完毕，每票业务完结后，国际贸易部门将外销合同、合同评审表、合同修改登记表、合同纠纷处理情况等记录表交业务助理保管，最迟移交日为业务结束后一个月，具体按《记录控制程序》执行。5内销合同工作内容和程序5.1工作流程（同图1）5.2合同的分类5.3合同的洽谈5.3.1合同的洽谈由总经理直接进行或总经理委托国际贸易部经理进行。5.3.2必要时由财务人员和办公室共同参与以上合同的洽谈5.4合同评审5.4.1法律法规评审是审查合同的订立、实施以及合同内容是否符合国家法律、法规和政策的规定。5.4.2技术质量要求评审是审查合同中提出的技术质量要求是否适宜，公司是否有能力履行。5.4.3供方能力评审是审查供方是否有能力满足合同中提出的产品交货期、数量、质量、包装等条件。5.4.4需方能力评审是审查客户是否有足够的经济能力履行合同。5.4.5盈亏分析评审是审查业务的盈利能力。5.5合同的批准5.5.1业务员负责合同各项内容的评审，业务经理负责审核、盈亏测算，并将发货金额、累计未收款金额在《合同评审表》上记录，并做好是否要上报公司总经理的提示。同一进口采购货物需同多家单位签订合同，可在同一张《合同评审表》上进行评审。5.5.2合同评审后，报请总经理室审批，并在《合同评审表》上签署评审意见，由总经理批准。5.6属于现货交易的，应把交易情况在《现货交易情况记录表》上作好记录，交业务经理审核；交易情况记录应作为财务凭证之一。5.7因各种原因而修改合同，业务员应在合同评审表修改栏上予以记录，并就修改内容按上述条款重新评审，同时将修改信息及时传递到有关部门。编制：王行赞审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第26页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第26页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司销售合同评审控制程序文件编号：207.09版号：2016年第一版页码：第5页共5页5.8合同的纠纷如发生合同纠纷，应由原评审人员讨论处理方案，并上报原审批领导，办公室参与处理。业务员填写《合同纠纷处理情况记录表》。5.9记录的保存每票业务结束后，业务员将内销合同、合同评审表、合同纠纷处理情况记录表等，业务质量记录交业务助理保管，最迟移交日为此票业务完结后一个月内底，保存期三年，具体按《记录控制程序》执行。6相关文件6.1《记录控制程序》7质量记录7.1合同评审表7.2合同纠纷处理情况记录表7.3现货交易情况记录表7.4外销合同7.5内销合同7.5合同修改登记表编制：王行赞审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第27页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第27页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司供方评定及管理控制程序文件编号：207.03版号：2016年第一版页码：第1页共2页1目的对供方进行评价和选择,并实施对供方的考核,确保供方能长期、稳定供应质优价廉的产品2适用范围适用于向公司提供产品和服务的供方的评价、选择和监控。3职责3.1国际贸易部是本程序的归口管理部门，负责组织对供方的提名、评价和监督。3.2国际贸易部负责采购标准的制订，并负责对供方评价和监督。4工作内容和程序4.1供方提名国际贸易部为满足相关客户对产品和服务的需求，对相关企业进行初步了解，确定几个质量可靠，信誉好的企业作为候选供方。4.2对供方考察、调查4.2.1由国际贸易部对供方进行调查，了解供方生产能力、检测能力、产品质量、服务质量、企业信誉及价格等方面的情况。4.2.2对与公司合作期限超过一年的供方，可以采用以往业绩汇总的办法进行考察。4.2.3对国外供方，如果现场考察调查确有困难的，则可以采用寄函调查，并委托资信机构调查，索取调查结果报告。4.3供方的评价由国际贸易部进行评价，评价采用下面一至二种方法进行：A、对供方的出口商品质量许可证及其它权威部门颁发的证明文件进行评价；B、对供方质量保证体系的评价；C、对供方的产品样品进行评价；D、对供方的生产状况及所生产产品的历史背景进行了解；E、其他用户对该供方产品的评价。由国际贸易部经理根据《合格供方准则》进行评定，填写《供方调查和评价表》。编制：王行赞审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第28页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第28页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司供方评定及管理控制程序文件编号：207.03版号：2016年第一版页码：第2页共2页4.4合格供方的批准《供方调查和评价表》经过总经理批准后，合格供方列入《合格供方名录》。4.5合格供方的发布《合格供方名录》由国际贸易部进行发放，确保相关部门均能得到。4.6合格供方的跟踪与复评4.6.1标准A、供方连续二次提供不合格产品或服务的，原则上经总经理批准后取消其合格供方资格；B、合格供方退货索赔率小于或等于2％；C、交货及时。4.6.2国际贸易部对供方每年复评一次，复评应根据《合格供方准则》进行评定；对于复评不合格的供方，进行限期整改，整改不力，由各国际贸易部经理提出取消意见，总经理审批，同时填写《取消合格供方申请单》4.7保存供方的评价记录，建立合格供方的管理的档案并长期保存。5相关文件《合格供方准则》6质量记录6.1国内供方调查和评价表6.2国外供方调查和评价表6.3货代调查表6.4合格供方名录6.5取消合格供方申请单编制：王行赞审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第29页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第29页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司采购控制程序文件编号：207.04版号：2016年第一版页码：第1页共3页1目的对公司所需要产品的采购过程进行有效控制，确保所采购的产品符合规定的要求。2适用范围适合于采购产品的管理。3职责3.1国际贸易部为采购管理责任部门，负责采购文件的制定，采购实施和质量验证。3.2财务部负责采购合同的财务审核和管理。4工作内容和程序4.1工作流程（见图1）采购文件准备采购合同洽谈

4.2采购产品验证采购合同履行采购合同评审和签订合格供方评价采购文件准备采购合同洽谈采购产品验证采购合同履行采购合同评审和签订合格供方评价4.3采购文件的准备国际贸易部应对每批产品的采购编制采购文件，采购文件由采购合同和其他资料组成，如产品的图纸，技术规范，检验规范或样品等。4.4采购合同的洽谈业务员应根据所采购产品的质量要求和供求状况，会同国际贸易部经理在公司已确定的合格供方中洽谈，选择比较，草拟采购合同，并填写《盈亏核算表》。4.5采购合同的评审和签订4.5.1国内采购合同的评审和签订25万元以下的采购合同由业务员负责编制并评审，由业务经理在采购合同上签字，编制：王行赞审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第30页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第30页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司采购控制程序文件编号：207.04版号：2016年第一版页码：第2页共3页b.25万元以上的国内采购合同由业务员、财务人员和相关销售合同评审人进行评审，并填写《采购合同评审表》，评审时，提交草拟的采购合同、《采购合同评审表》、《盈亏核算表》，以及销售合同、《采购合同评审表》、信用证副本等。评审通过后，在采购合同上盖具公司合同章；以上人员分别在《采购合同评审表》上签署意见，财务人员留存上述单据副本。c.同一外销合同向多家供方采购可在同一张《采购合同评审表》上对采购合同进行评审。4.5.2进口采购合同的评审和签订进口采购合同的评审，主要对产品的国际、国内市场情况、产品性质、国外供方资信、国内销售对象、进口清关环节相关手续、利润预测等进行评审，评审时，提交《采购合同评审表》、《市场调研表》、《进口盈亏核算表》，以及采购合同、开证申请书交由业务经理审核。具体操作如下：A、单票金额在10万美元以下的，由国际贸易部经理进行评审，副总经理批准；B、单票金额在10万美元以上的,由国际贸易部经理进行评审，总经理批准。以上评审表作为银行付款的附件，财务人员留存上述单据副本。4.6采购合同履行4.6.1国内采购合同的履行4.6.1.1国内采购合同订立后，业务员应该经常向供方了解生产情况，确保品质和交货期。4.6.1.2对供方提供的样品应予封存，作为检验货物的参照。具体按《样品控制程序》执行。4.6.1.3对因时间紧迫，业务需要，需临时在合格供方以外单位采购时，需填写《紧急采购审批单》,并说明理由，报国际贸易部经理审批后执行。4.6.2进口采购合同的履行4.6.2.1进口采购合同订立后，业务员应经常与供方保持联系，了解情况，敦促其按期按质交货。4.6.2.2对供方提供的样品应予封存，作为检验货物的参照。具体按《样品控制程序》执行。4.6.3除按惯例或合同要求的正常溢短装外，如果因客观情况变化而需修改合同时，如涉及价格，质量、付款方式变化的必须在合同评审表修改栏上予以记录，并按4.5条款重新进行评审和审批后执行，其他情况则附上由相关人员签字的修改件，并将修改信息及时传递到有关部门。编制：王行赞审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第31页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第31页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司采购控制程序文件编号：207.04版号：2016年第一版页码：第3页共3页4.7采购产品验证4.7.1国内采购产品验证产品在装运前，业务员应验证供方产品，填写《验货报告单》,具体按《产品监视和测量控制程序》执行。4.7.2进口采购产品验证进口采购产品到港后，如为非法定商检产品，业务员应安排验收，填写《验货报告单》。若为法定商检产品，向进出口商品检验检疫局申请法定商检，由其提供检验证明。4.7.3客户对供方产品的验证如客户或客户代表提出要求供方对产品进行验证，公司要提供安排，并规定验收的标准和放行的办法。4.8采购合同的纠纷如果发生采购合同的纠纷，应由国际贸易部经理召集该合同相关人员进行讨论处理方案，填写《合同纠纷处理情况记录表》，并上报总经理。4.9记录的保存每票业务结束后，业务员应将国内采购合同、合同评审表、盈亏核算表、验货报关单、合同纠纷处理情况记录表等业务质量记录交业务助理保管，最迟移交期限为该单结束后一月内。相关文件质量记录6.1采购合同评审表6.2合同纠纷处理情况记录表6.3采购合同6.4进口采购合同（PURCHASECONTRACT）6.5紧急采购审批单6.6验货报告单6.7进口验货报告单6.8盈亏核算表6.9进口盈亏核算表编制：王行赞审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第32页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第32页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司进口单证控制程序文件编号：207.05版号：2016年第一版页码：第1页共2页目的对进口单证流转过程进行规范化管理，使进口单证在流转过程中得到有效控制，确保进口业务的顺利实施，避免因进口单证失误和流转过程不规范产生进口风险，造成损失。适用范围适用于进口业务开证、审证、报关、核销等单证管理。职责3．1国际贸易部负责进口单证的制作流转。3．2财务部负责进口开证、进口付汇、外汇核销工作和有关内容审核工作。4工作内容和程序4．1进口单证控制程序核销审核合同开证（付汇）报关核销审核合同开证（付汇）报关4．2审核合同跟单员根据业务员提供的进口合同复印件，仔细审核每个细节及付汇方式。并且确定最迟的装运期。4．3开证（付汇）4．3．1跟单员根据进口合同，做好购买外汇申请书、开证申请书、进口开证申请表，填写支付货款申请书，随同已审核的进口货物验货报告单（或内销合同或代理进口协议书），经财务人员、业务人员、业务经理签字后报总经理审批，审批通过后交财务部备案并申请开证。4．3．2财务部经办人向银行申请开证或T/T付汇，业务员应对银行开立的信用证副本进行仔细核对。4．3．3如我方办理保险的，跟单员应在装运前，凭出口商提供的装船通知，发票等传真件，向保险公司办理保险事宜，及时取得保险单，并予以归档。4．3．4财务部接到银行承兑（或付款）通知书后通知业务员，业务员严格按开立的进口信用证对进口发票、装箱单、提单、检验证书、保险单等单据进行审核，经审核无误后，在银行承兑（或付款）通知书上简要注明承付意见，经财务人员审核、业务经理签字后报总经理室签字盖章。并将已盖章的银行承兑（或付款）通知书复印一份交财务部备汇对外付款。4．3．5承兑（或付款）到期日，由财务提示银行对外付汇，并领回进口付汇核销单正本及银行开证证明书交业务员。编制：杨晓审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第33页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第33页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司进口单证控制程序文件编号：207.05版号：2016年第一版页码：第2页共2页4．4报关4．4．1业务员将进口发票、装箱单、提单、进口许口证、代理报关委托书和银行开证证明书等全套单证交代理报关员报关提货。4．5核销4．5．1进口业务员将正本进口报关单和提单、装箱单、发票等复印件和进口采购合同复印件交财务部以备外汇核销。4．5．2财务部经办人员对外汇核销全套资料进行认真审核，填写贸易进口付汇到货核销表，并向外汇管理局申请外汇核销，核销后整理归档，具体按《记录控制程序》执行。5相关文件6质量记录6.1内销合同6.2进口采购合同6.3资信调研表6.4市场调查表6.5不可撤销跟单信用证申请书6.6进口报关单6.7进口盈亏核算表6.8贸易进口付汇到货核销表购买外汇申请书开证申请书进口开证申请表支付货款申请书进口货物验货报告单编制：杨晓审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第34页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第34页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司出口单证控制程序文件编号：207.06版号：2016年第一版页码：第1页共4页目的对出口单证制作及流程进行规范化管理，确保外销合同实施及安全收汇，避免因单据差错、延误造成损失。适用范围适用于货物出口整个环节的单证管理。职责1国际贸易部跟单员负责托运、结汇单证、出口审单、交单。3．2财务部负责单证核销和退税。工作内容和程序装运审单制单4.1控制流程图（见图1）装运审单制单报关托运审证报关托运审证核销退税交单核销退税交单4.2审证4．2．1财务部在拿到信用证半个工作日内，及时通知业务员领取《信用证登记表》，并在一个工作日内对L/C条款进行审核，填写《信用证审核记录表》。4.2.2以T/T结汇方式的，可直接由以下程序开始。4．3托运4．3．1跟单员接到业务员提供的外销合同复印件，再根据信用证上的要求，在一个工作日内制作出口货物明细单，跟单员在《出口货物明细单》上注明船期及货柜数量。编制：杨晓审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第35页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第35页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司出口单证控制程序文件编号：207.06版号：2016年第一版页码：第2页共4页4.4制单/审单4．４．１若需办理FORM-A证书和产地证，由跟单员在业务系统中输入正确、齐全的资料，并导入九成单证系统。在申办时，须向商检和贸促会提供发票、装箱单、报关单，申办FORM-A及产地证申请表，及正确输出的FORM-A和产地证书。4．4．2CIF条款下应及时向保险公司提供保险申请单和发票，办理保险，并取得相关的保险单。4．4．3无论FOB、CIF或CFR均应在装船后根据业务员或信用证要求及时向客户或客户指定的保险公司发出装船通知，或将装运单据（发票、提单等）传真于客户。4．4．4业务涉及法定商检产品，跟单员需让工厂的报验员提供商检单（《换证凭单》和《换证凭条》），并及时提供给外运公司。4．4．5若业务涉及动、植物产品，则由报验员办理动植物检疫报验，并及时将动植物检疫放行单及时提供给外运公司。4．5装运4．5．1跟单员应随时关注配载信息，得知送货地址后，最迟在进仓截止时间前24小时将〈〈进仓通知单〉〉送达工厂；“门一门”拉箱的，跟单员最迟在拉箱前一天通知工厂或业务员确切的拉箱时间。4．6报关4．6．1跟单员配载好船期后，在一个工作日内制作报关单证。同时必须符合下列规定的时间：宁波港出运，在开装前3个工作日；上海港出运，开装前5个工作日空运货物，开装前2个工作日；特别口岸，特别货物，特殊情况应提前咨询；出口货物如需申办许可证的应在开装前7个工作日之前办理妥当。4．6．2跟单员做好报关单证之后，填写核销单申请表，业务经理审批后，向财务部领取核销单。在领取核销单时，跟单员应认真填写核销单申领簿上的出运港口和出货金额，以便能正确的电脑输单。编制：杨晓审核：批准：进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第36页。日期：2016.09.01进出口贸易公司iso9001程序文件全文共75页，当前为第36页。日期：2016.09.01日期：2016.09.01--集团有限公司出口单证控制程序文件编号：207.06版号：2016年第一版页码：第3页共4页4．7交单4．7．1配载出运后，跟单员及时催促外运公司将提单传真过来。跟单员应认真细致地校对提单，如提单中有需要修改的地方，及时通知外运公司改正，并再次确认，直到确认提单无误为止。4．7．2在T/T业务中，提单如需电放，由业务员提出申请，填写《电放申请书》，由业务经理批准并盖章。并且要向船公司提供电放保函，以便外运公司及时放单。4．7．3跟单员取得正确的正本提单后，按单单相符，单证相符的原则，认真制作结汇单证，完成制单，然后送到银行进行审单。4．7．4如需押汇，填写《押汇申请书》，由部门经理审批后，交总经理审批，由财务部交银行。4．7．5如因客观原因造成单证不符而无法更正，向银行议付时由跟单员制作担保书，经业务经理签字，由该外销合同原批准人审批。4．7．6跟单员收到银行退回需修改议付单据时，对照《单据审核记录表》在有效期内修改完毕返还给业务助理，并填写改妥日期及签名确认。4．7．7修改正确的结汇单据，跟单员应复印一套或电脑数据备份作为跟单员留底，以便日后查询。4．7．8对于国外银行的拒付，跟单员领取《拒付通知书》后应在《拒付单据登记表》上记录领取日期并签名确认，注明拒付原因，并交业务员及时联系客户。4．7．8T/T业务，跟单员将结汇单证制妥后，由跟单员或业务员寄单给客户。并将底单归档。4．8核销退税4．8．1核销单、退税单的返回：宁波出运，一般开船后30天之内，最长截止期40天之内；上海出运，一般开船后45天之内，最长截止期55天之内；空运货物同上。逾期未退，查明原因报业务助理跟踪处理。4．8．2拿到核销单退税单当天，跟单员分别交给外汇核销员和财务部，并让财务部专门人员签收，以早日办理外汇核销和申报退税。4．8．3跟单员对每票单据做好存档，于每票业务结束后交业务助理保管，最迟移交期限为该单结束后一月内，具体按《记录控制程序》执行。编制：杨晓审核：批准：进出口贸易公司i