公司发票管理制度全

公司发票管理制度全

发票管理制度一、概述为规范公司经济活动，加强发票管理和财务监督，根据《中华人民共和国税收征收管理法》、《中华人民共和国发票管理办法》，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于****股份有限公司。发票是指在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中开具或收取的收付款凭证。本制度由财务管理部负责解释。二、发票的领购、保管和缴销公司所用发票由财务管理总部按规定向税务部门购买，并由专门人员保管和建立完整的发票登记簿，详细登记各种发票购买、领用和结存情况。公司在办理变更或注销税务登记的同时，需办理发票和发票领购簿的变更、缴销手续。公司按照税务机关的规定和公司《会计档案管理制度》存放和保管发票，不得擅自损毁。已开具的发票存根联和发票登记簿应保存5年，保存期满后，需报经税务机关查验后销毁。必须妥善保管发票。若发生发票丢失情形，应当于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。发票丢失，由责任人承担造成的一切经济损失。三、发票的开具发票的基本联次包括存根联、发票联、记账联。存根联由收款方或开票方留存备查；发票联由付款方或受票方作为付款原始凭证；记账联由收款方或开票方作为记账原始凭证。发票的基本内容包括发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位（个人）名称（章）等。公司不得有以下虚开发票行为：为他人或自己开具与实际经营业务情况不符的发票；让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票；介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。公司按照发票管理规定使用发票，不得转借、转让、介绍他人转让发票、发票监制章和发票防伪专用品；知道或应当知道是私自印制、伪造、变造、非法取得或废止的发票而受让、开具、存放、携带、邮寄、运输；拆本使用发票；扩大发票使用范围；以其他凭证代替发票使用。发票限于公司所在省、自治区、直辖市内开具，不得跨规定的使用区域携带、邮寄、运输空白发票。禁止携带、邮寄或运输空白发票出入境。公司需要开具发票，包括增值税专用发票和普通发票。销售发票开具申请流程由公司业务部门相关人员发起，必须载明与合同相符的开票信息，并经过适当的审批后提交给财务部门审核通过后才能开具发票。根据国家规定，公司必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票，未发生经营业务则不得开具发票。但实际经营过程中，客户往往将收到发票作为支付款项的必要条件之一。为保证公司经营正常进行且风险可控，对于销售蓝字发票开据，需要按照下列变通措施进行控制：1.不得虚开乱开发票，发票开据的各要素必须与签订的合同完全一致。2.开票申请流程由工程部门（管理部）相关人员提起，须经适度的审批，并经财务审核通过。3.根据合同条款中签订的预收款条款，预收款须开具发票的，业务部相关人员发起开票申请流程，经事业部总监审批同意，财务审核通过后，开据发票。4.达到销售合同条款中签订的收款里程碑点条件，须开具发票的，业务部相关人员发起开票申请流程，经事业部总监审批同意，财务审核通过后，开据发票。5.根据完工进度，符合外部收入确认条件的，业务部相关人员发起开票申请流程，财务审核相符后，开据相应发票。6.不符合上述三条件之一的，但确有需要开票的，属特批开票，业务部相关人员发起开票申请流程，须经事业部总经理审批同意，且财务审核通过后，开据相应发票。开具发票后，如果发生销货退回、销售折让以及开票有误等情况，符合发票作废条件的，应收回原发票并注明“作废”字样。普通发票作废的条件包括收到退回的普通发票原件，购货方未作帐务处理且我方也未作帐务处理。符合普通发票作废条件的，业务部门相关人员负责收回原发票原件，并发起发票退回流程，在流程中注明发票退回原因及原件交财务时间。财务部门收到发票并签收确认后，必须将收回的发票联存根联、记帐联等其他联次粘贴在一起，在每联上加盖作废章，作为发票档案保存。增值税专用发票作废的条件包括收到退回的发票联、抵扣联原件的时间未超过我方开票当月（超出当月的需要开红票），我方未抄税并且未记账，购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用发票代码、号码认证不符”。符合专用发票作废条件的，业务部门相关人员应负责收回原发票及抵扣联原件，并在发票退回流程中注明退回原因及时间。财务部门收到发票后，必须签收确认并将收回的发票联、抵扣联与存根联、记帐联等其他联次粘贴在一起，并在每联上加盖作废章以备档案保存。在销货退回、开票有误或销售折让等情况下，需要开具红字发票。对于购买方未作帐务处理但我方已作帐务处理的情况，业务部门相关人员应向购买方收回原发票原件，并发起发票退回流程，同时串发起红字发票开票申请流程。财务部门收到发票后，经事业部总经理审批同意并审核相符后，方可开具等额的红字发票。财务还必须把红字发票联撕下作为冲帐凭证，并把收回的原发票粘贴在红字发票背面以备核查。对于购买方已作帐务处理的情况，业务部门相关人员必须取得购买方出具的有效书面证明，并在将证明提交财务前发起红字发票开票申请流程。经事业部总经理审批同意并审核相符后，财务部门方可开具等额的红字发票。开好的红字发票需在发票登记簿上或发票存根联签字，领取相应联次，并由财务人员依据记账联进行财务处理。对于需要开具红字增值税专用发票的情况，必须取得国税机关开具的《开具红字增值税专用发票通知单》。若购买方专用发票抵扣联、发票联均无法认证或所购货物不属于增值税扣税项目范围且取得的专用发票未经认证，则购买方应向其主管税务机关申请通知单。若同时有发票退回但不符合作废条件，则需根据具体情况分别处理。1.购买方拒收专用发票：业务部门相关人员需要收取通知单、发票及抵扣联原件，并发起发票退回流程，同时提交红字发票开票申请流程。如果没有发票退回，直接发起红字发票开票申请流程。在申请流程中，需要注明具体退回原因以及相对应原蓝字专用发票的信息。财务收到通知单及发票后，需要签收确认。经过事业部总经理审批同意，财务审核相符后，才能开具等额的发票。2.开票有误导致购买方拒收专用发票：如果因为开票有误导致购买方拒收专用发票，我方需要在专用发票认证期限内向其主管税务机关填报《申请单》，并填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息。同时，还需要提供由购买方出具的书面材料，写明拒收理由、错误具体项目以及正确内容。销售方主管税务机关审核后，会出具《通知单》，我方凭通知单开具红字专用发票。业务部门相关人员需要在专用发票认证期限内，将发票及抵扣联原件交回财务，交回前发起发票退回流程，同时串发红字发票开票申请流程，并在申请流程注明具体退回原因以及相对应原蓝字专用发票的信息。财务收到发票及抵扣联原件并签收确认，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，才能开具等额的发票。3.尚未交付购买方的专用发票：如果因为开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方，我方需要在开具有误专用发票的次月内向主管税务机关填报申请单，并填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息。同时，还需要提供由我方出具的书面材料，写明具体理由、错误具体项目以及正确内容。主管税务机关审核确认后，会出具通知单，我方凭通知单开具红字专用发票。业务部门相关人员需要在专用发票认证期限内，及时将发票及抵扣联原件交回财务，交回前发起发票退回流程，同时串发红字发票开票申请流程，并在申请流程注明具体退回原因以及相对应原蓝字专用发票的信息。财务收到发票及抵扣联原件并签收确认，经事业部总经理审批同意，财务审核相符后，才能开具等额的发票。4.发票联遗失需要作废或开据红字发票：如果因为发票联遗失需要作废或开据红字发票，责任人员需要将作废声明、行政处罚决定书复印件交财务部门，并发起发票作废流程，或发红字发票开票申请流程。在申请流程中，需要注明遗失责任人及原因。财务收到作废声明、行政处罚决定书复印件并签收确认，经公司总经理审批同意，财务审核相符后，才能开具作废或开据等额的发票。财务部门可以协助办理相关手续。的收据等）。③发票必须符合税务机关的开票规定，且内容真实、准确、完整，不得涂改、篡改、伪造。2)报销发票的取得：①自行购买的物品或服务的发票应由购买人妥善保管，作为报销凭证使用。②由供应商提供的发票应当符合国家税务机关的规定，且内容真实、准确、完整。③对于无法提供原始凭证的费用，应当提供相关证明材料，经过审核后方可报销。2.销售管理规定1)销售发票的取得：①销售人员在销售产品时，应当按照规定开具发票，并妥善保管。②客户购买产品后，应当按照规定收取发票，并妥善保管。2)销售发票的管理：①销售人员应当按照规定填写发票，确保发票内容真实、准确、完整，不得涂改、篡改、伪造。②销售人员应当按照规定收取货款，并及时进行财务处理。若未能及时收回货款，应当按照规定承担相应的责任。③财务人员应当按照规定进行发票登记和财务处理，确保发票管理的规范和有效。3)发票遗失的处理：①若开票方发票联遗失，应当按照规定进行作废和重新开具。②若受票方发票联遗失，应当按照规定进行作废并向开票方索取存根联复印件。4)发票管理的责任：公司相关人员应当按照规定进行发票管理，确保发票内容真实、准确、完整，不得涂改、篡改、伪造。若因发票管理不当造成公司损失，相关责任人应当承担相应的赔偿责任。单按照报销单的顺序排列，并用装订线装订好。③发票粘贴时要注意发票的清晰度和完整性，不得有遮挡或损坏的情况。发票上的重要信息如开票日期、金额等必须清晰可见，以便财务部门审核。④发票粘贴时，粘贴纸和报销单上的项目名称、金额等必须一致，避免出现不符合规定的情况。4)其他要求：①报销单必须由填报人本人签字，并经过所在部门主管审批签字后方可报销。②报销单上填写的金额必须与发票上的金额一致，不得超过发票金额。③对于发票上的增值税专用发票，必须填写开票单位、税号、地址等信息，以便财务部门核对。④对于不符合规定的发票，财务部门有权拒收并要求重新开具符合规定的发票。⑤对于发票填写错误或遗失的情况，必须及时与开票单位联系并及时更换。⑥对于不符合公司规定的报销行为，财务部门有权追究相关人员的责任并给予相应的处罚。为了规范公司的发票管理，避免不必要的财务风险，制定以下规定：1.报销单的填写和粘贴在报销单的左上角背面粘贴纸的左上角，然后按公司相关制度填写好报销单的相关内容。粘贴时注意不要遮住金额。不得使用订书针、大头钉、回形针将票据订在一起，必须用胶水粘贴。不按规定粘贴和填制报销单的，财务人员有权拒绝报销。2.填报费用报销单据填报费用报销单据必须认真、负责。计算清楚发票总额，在报销额度内的，若发票总额比封面金额少的，按发票实际金额报销，发票金额比封面金额多的，按封面金额报销；超出额度的，以其额度金额核销。各部门负责人对本部门员工的费用有审批权，且对费用发生的真实性负责，应在对其费用单进行审核后，签名确认。3.增值税专用发票的取得原则上，公司对外取得除日常费用报销发票以外的发票，必须为增值税专用发票。对已做过资质认定的单位，物资采购业务、分包业务、机械租凭业务按认定后的性质来进行发票管理，严格按照合同约定的业务内容取得发票，不可使用其他与合同约定无关的内容的发票做为替代。取行增值税专用发票，由该供应商管理部门负责登记，核对完毕后及时送至财务部门，经会计审核登记，符合认证条件的增值税专用发