器械科运用PDCA循环降低高值耗材不必要采购率品管圈成果汇报

降低高值耗材不必要采购率器械科QC小组1名词解释高值医用耗材，一般指对安全至关重要、生产使用必须严格控制、限于某些专科使用且价格相对较高的消耗性医疗器械。2

小组名称器械科QC小组成立时间2015年11月注册号小组活动时间

2015.11-2016.05课题名称降低高值耗材不必要采购率课题类型管理型活动次数10小组成员序号姓名职称职务成员职务1副主任护师物资科科长组长2初级科员具体实施3护师科员记录、统计4初级科员具体实施5初级科员具体实施6初级科员效果评价7初级科员具体实施8初级科员具体实施小组介绍我院医用高值耗材需求量与日俱增，2013——2015年采购金额比例呈现逐年增加的趋势。而在统计高值耗材的使用情况时发现，由于采用“采购→库存→发放”的供应模式，采购量需要远大于实际使用量，造成了库存堆积，占用资金等情况。此外，高值耗材相当部分是植入材料，一旦因贮存时间长而出现质量问题，极易引起医疗纠纷。本QC小组特选定“降低高值耗材不必要采购率”作为本次开展QC活动的课题，引进信息化管理方式和理念，加强医用高值医疗耗材信息化管理。以规范采供管理流程，抑制不合理消耗，降低医院运营成本、提升医疗响应速度。课题背景经济原则实际情况小组选题降低采购成本，减少资金积压降低高值耗材不必要采购率选题理由调查对象高值耗材采购量及使用量问题原因1.采购原因2.库存原因3.验收原因4.流程原因5.供应模式原因6.信息系统原因7.名称不规范原因调查时间2016年7月至2016年9月调查数据近年高值耗材每月采购量为xx，使用量为xx调查内容高值耗材的不必要采购率调查过程由调查员统计分析历史采购数据现状调查统计日期当期采购量(万元)当期领用量(元)不必要采购率%2016/1/1—2016/4/3012007834134.835%现状调查

2016年5月小组成员对2016年1月-5月的高值耗材采购情况进行调查分析，其中有高达35%的高值耗材是不必要采购的。原因不合理采购量原因百分比（%）累计百分比（%）库存原因1203101.8728.88%28.88%信息系统原因883580.0121.21%50.09%流程原因646958.8715.53%65.62%采购原因554893.2413.32%78.94%供应模式原因388258.649.32%88.26%名称不规范原因332436.047.98%96.24%验收原因156636.533.76%100%总计4165865.2100%100%高值耗材采购不合理原因分类统计表现状调查不必要采购量关键原因排列图现状调查目标设定不必要采购率高非正常领用

库存原因分析：名称不规范库房建设不规范频繁退换耗材耗材周转率慢

订货传统方式订货人工录入有误差查询历史记录困难仓库管理混乱冒领过量领取确认一

订货方式传统确认方法现场调查确认依据是否存在订货出错率确认过程

订货时在旁边观察，观察订货方式——电话或纸质计划单与众多商业公司直接采购器械物资的效率。确认人确认时间2016.4确认地点医院物料科确认结果费时费力，容易出错。传统的订货方式导致信息的不完全性，使采购量增加确认结论要因确认要因确认二

到货人工验收效率低确认方法现场调查确认依据验收过程是否高效及时确认过程物资到货后进行验收，记录验收时间，观察现有验收效率。确认人确认时间2016.3确认地点医院物料科确认结果人工手工上票（速度慢，误差），工作量大，到货人工验收需要较长时间，但对不必要的采购量没有较大影响。确认结论要因确认非要因确认三仓库管理方式欠科学确认方法现场调查确认依据仓库管理人员是否实时完全了解库存状态确认过程随机到仓库观察高值耗材的领用情况，随机询问仓库管理人员高值耗材的库存数量。确认人确认时间2016.3-4确认地点医院物料科确认结果仓库管理信息化建设不完全，导致信息更新不及时，存在错领多领情况。确认结论要因确认要因确认四名称不规范导致频繁退换物品确认方法追溯记录确认依据物资名称错误率确认过程此前物料科曾进行过医疗用品名称规范活动，到2016年11月底已完成15185种名称的规范（规范率为98.34%），差错率降至1.4%，虽然依旧存在部分名称不规范问题，但差错率已很低，而且对高值耗材规范力度更强，错误率远低于1.4%。确认人确认时间2017.3确认地点医院物料科确认结果名称不规范会导致频繁退换物品，增加不必要的采购，但高值耗材名称不规范率已很低确认结论要因确认非要因确认五库房建设不规范确认方法现场调查确认依据高值耗材的寻找效率和存储安全性确认过程1.测算物资科管理员寻找某种高值耗材的时间，发现大部分高值耗材都能在1-2分钟内被找到，说明存放和库房建设导致的周转问题不大2.按照高值耗材规范的存储要求检查存放的安全性和合理性，发现基本符合各种高值耗材的存储要求确认人确认时间2017.3确认地点医院物料科确认结果库房建设基本合理，周转率高，不会造成高值耗材存储中发生意外确认结论要因确认非要因确认六非正常流程领用确认方法现场测量确认依据查看各个科室领用情况以及消耗情况确认过程高值耗材非流程性流入情况严重，未经准入就进入临床，对患者健康造成较大威胁

查询设备历史记录困难，三证管理问题频繁出现，大部分使用记录均是纸质档，在流转、存档过程中容易出现遗失的问题名称不规范导致出库物品与临床科室需求物品不一致的现象，当临床科室拒绝收货或频繁退换物品时，给物资科工作带来很大困难确认人确认时间确认地点确认结果必须建立新的完善的物资领用流程确认结论要因要因确认要因确认七查询设备记录困难，采购信息更新不及时确认方法现场勘查确认依据查看信息记录情况确认过程各科室和物资科通过传统方式(电话或纸质计划单)与众多商业公司直接采购器械物资，这种传统模式不便于订单追踪，订单监控和管理，同时供应商及产品证照资质管理容易出现管理疏漏问题。医院与众多供货商采用纸质单据和发票，对账工作繁复且容易出错，不利于单据及资金的管理；医疗物资等到货后须人工验收，人工手工上票，不仅速度较慢，且存在较大误差，工作量大。

确认人确认时间确认地点确认结果确认结论要因要因确认非要因03PARTThree对策实施

为加强医用高值医疗耗材信息化管理，物资科积极寻求医院、社会组织和政府部门的支持与帮助，结合高值医疗耗材的使用特点，引进信息化管理方式和理念，提升耗材管理的信息化。对策表

要因对策目标措施负责人地点日期1传统方式订货创建高值耗材信息化管理平台构建高值耗材信息化管理系统，全面提高订货效率电子订单拟定采购计划电子订单审核确认下单2传统仓库管理方式实施高值耗材扫码管理通过扫码实现耗材的全程追踪绑定唯一码，扫码出入库扫码计费结算前置结算点扫码计费结算前置结算点协同操作扫描追溯码3科室非正常流程领用建立高值耗材管理制度与流程将高值耗材的错误领用率降至0完善物资网上申请流程以及配送流程利用HIS系统监控使用情况，通过扫码追溯实现二级库存管理实施一创建医院高值医疗耗材管理平台实施项目绑定唯一码扫码出入库扫码计费结算结算点前置协同操作扫描追溯码采购管理审核确认电子订单采购验货、签字实施人：实施时间：实施情况实现院方耗材零库存1能够直接对物流运输、物资科进行管理2实现消耗记录和追踪，成本管理3电子订单一键直接传到平台4

创建医院高值医疗耗材管理平台，物资科引进先进的管理系统。高值耗材系统由病人及员工识别、终端设备、软件系统、首佳系统组成，实现高值耗材管理信息化使用科室使用科室院内配送物资管理平台供应商赋码打包供应商赋码打包物流运输物流运输反馈验收使用科室需求协同收货需求需求平台功能介绍——协同操作经器械科确认配送周期

关键：高值医用耗材的使用环节较为复杂，涉及到使用科室、物资科、财务物价科等多个部门，针对这一问题，物资管理人员应借助“条形码”，利用条形码具有唯一性的特征，对高值耗材进行管理、使用。条形码是高值医疗耗材在医院流通过程的唯一身份证，使用人员在领用耗材时，可直接扫描条形码，且HIS系统会直接记录耗材使用情况。同时，物资管理人员能根据高值耗材条码，追溯到病人及使用科室，进而随时监测二级库库存，最大程度上合理使用高值医疗耗材。概述：引入先进科技(条码、RFID(电子标签)、手持终端、激光条码等)来管理医院物资，而且针对高值耗材的特性设计了严格完整的解决方案，从供应商资质审查开始，采用统一编码，与医院HIS系统全面对接[9]，形成高值耗材管理的科学化流程。实施二实施高值耗材扫码管理实施人：实施时间：各个科室每周星期五从院内网提交下周采购计划物资科库员核对汇总采购计划采购员审核物资科科长审批签字采购员采购库管员验货并确认签字平台物流人员根据采购计划单配送科室验收货物后在采购计划单上确认签字实施三建立健全高值医疗耗材管理制度与流程（一）、物资网上请领流程实施三建立健全高值医疗耗材管理制度与流程（二）、物资配送流程

科室每周五从院内网提交采购计划物资科库管周一核对汇总采购计划库管将采购清单交至采购人员物资科科长审批签字东方博康进行电脑自动配货配送前物资科库管清点核对、验收、签字科室接收人签字东方博康根据签收单开具发票会计网上确认自动入库出库实施三建立健全高值医疗耗材管理制度与流程（三）、高值耗材扫码入库、出库、计费流程科室提出需求计划/消耗统计提出备货数量验收，并附验收物资库管进行系统操作入物资虚拟高值库扫码出库计费签收病人使用财务物价科回传本月实际高值耗材使用明细物资科与各使用科室盘点所剩库存平台根据实际高值耗材使用明细出具发票和送货单--各平台将发票和送货单交予院财务物价科会计采购确认——物资科科长对采购物品进行审核确认

采购员采购——科室采购员进行电子订单采购，通过一键直接传到平台物资会计进行低值耗材一键入库出库，确保零库存

根据高值耗材条码，追溯到病人及使用科室04PARTFOUR效果检查（1）通过对高值医疗耗材全过程控制，确保真正用于患者，有利于提升患者服务质量；（2）通过对高值医疗耗材质量追踪，可有效解决高值耗材非流程性流入临床的问题，能够保障患者使用的安全性；（3）每一个步骤都通过扫码来完成，尤其是微网无线系统的应用，并结合移动护理管理系统应用，大大提高了高值耗材的工作效率和管理效率；（4）有利于提升医院整体经济效益，减少医疗高值耗材的质量问题和库存，减低医院运行成本,提高资金使用效率。2013-2016年高值耗材采购量对比图年份手术例术201494622015816620169513上表显示，近三年手术例数，由图标可以看出手术例数2016年明显增加，但数据显示2016年较2015年高值耗材的