5行政费用管理规定

控股集团编号JZ/G-XZ-005行政费用管理规定版本2.1发布时间2013年8月30日核准人共5页第1页实施时间2013年9月1日总则适用范围：本规定适用于集团各投资企业、各中心及各部门（以下简称“集团各单位”）行政费用的管理。目的：加强行政费用管理，实现行政费用成本可控，进一步增强全员成本意识和资源节约意识，做到行政费用管理的制度化、标准化和流程化。本规定所称行政费用，是指集团各单位因管理工作需要，使用集团各类办公设备、办公用品、业务招待费及其它办公行政资源。（以下统称行政资源）集团对各中心及各部门实行行政费用定额预算管理制度。由行政中心会同财务中心对各中心及各部门年度行政费用进行核定预算计划指标，各中心及各部门在预算额度范围内控制使用。其他使用单位凡是使用控股集团统一管理的各类行政办公资源而发生费用的，按照本规定的要求向控股集团据实核算或据实分摊并及时向控股集团上缴费用，所发生的费用计入各使用单位成本。管理职能行政管理部门负责对本单位各部门和其他使用单位每月使用行政资源所发生的各项行政费用进行统计分摊，并上报财务部门。同时，对各中心各部门及其他使用单位申请采购、领用的办公用品进行审核、报批，负责办公物品的采购、验收、保管、发放和使用管理等工作。财务管理部门负责行政费用的管控，做好对各中心各部门和其他使用单位行政费用的报销、建账考核、费用收缴和统计分析等工作。行政办公资产的管理行政办公资产定义及分类定义：行政办公资产是指各中心各部门和其他使用单位因办公、公务接待之必须使用的各类办公设备、公用设备、办公用品及日常用品（以下统称“办公用品”）。控股集团编号JZ/G-XZ-005行政费用管理规定版本2.1发布时间2013年8月30日核准人共5页第2页实施时间2013年9月1日分类耗损类办公用品：各使用单位每日必须使用，且无法与其他使用单位轮流使用的办公用品，包括并不限于：签字笔、铅笔、便笺、信封、复写纸、笔记本、计算器、订书机、剪刀、钉书钉、回形针、胶水、文件架、文件夹、打印纸等容易损耗的办公用品。其它类日常用品：包括并不限于：茶具、茶叶、面巾纸、卷纸、纸篓、毛巾、水桶、盆、扫把、拖把等。办公设备：包括办公电脑、办公桌椅、办公橱柜等资产，参照集团固定资产管理规定执行。办公公用设备：包括但不限于：传真机、打印机、复印机、扫描仪、照相机、摄像机、录音笔及相关耗材。各单位因工作需要使用或借用办公公用设备,应按照设备使用说明,按规定操作使用,或由行政中心相关人员指导使用,如因人为使用不当损坏设备,须照价赔偿损失。在全集团使用频率较低且单项超过2000元的办公用品，一律不予采购。各使用单位如有需要，应实行外借（或外租）及外委托专业机构承揽加工的办法。各使用单位如需使用标有集团统一LOGO标识的办公用品，须报经集团行政中心批准后，方可制作。行政办公资产申购及入库办公设备申购与验收:办公设备申购与验收参照集团固定资产管理制度。损耗类和其它类办公用品申购实行统一审批制度，原则上由行政管理部门统一定点采购。凡有需要自行采购办公用品的单位，应提前向行政管理部门提交采购申请，行政管理部门根据金额大小的授权层级，履行审批手续并报财务部门进行金额确认后，通知使用单位自行采购。使用单位凭审批单所限定控股集团编号JZ/G-XZ-005行政费用管理规定版本2.1发布时间2013年8月30日核准人共5页第3页实施时间2013年9月1日的材料（器材）品种、规格、数量进行采购。凡有定点采购要求的，应按照行政管理部门在审批单上特别注明的定点采购地进行采购，否则财务部门不予报销。对于由行政管理部门统一采购的办公用品，由行政管理部门以采购审批单、相关票据和对应实物为依据，负责对所采购的办公物品进行认真核对并办理验收入库手续，建立《办公用品台帐》，台账内容包括：名称、规格型号、单位、数量、单价、总金额、购买时间、使用部门、保管责任人等。使用单位在实际领用时，应履行签字手续。行政管理部门应会同财务部门对办公用品实行每月盘点，做到帐物相符。行政办公资产领用、借用及报损办公设备领用、借用及报损参照集团固定资产管理制度。办公用品统一由行政管理部门进行调配，各使用单位需服从调配。办公用品领用按月进行，使用部门每月25日前填写《办公物品月需求计划表》，经行政管理部门审核、统计，并由使用部门领用人员对品名、单价、数量和金额进行签字确认后，于次月1日发放。其当月领用的办公用品总金额，由行政管理部门统计后报备财务部门。特殊急用办公物品可到行政管理部门登记后领用，金额统计办法亦同。对全年累计领用的办公用品金额已经超出该部门全年预算额度的，行政管理部门停止向该部门审批、发放办公用品。新进员工需要配备的办公用品或办公设备，由用人部门提前5个工作日通知行政管理部门做好采购及发放准备。其费用计入该部门全年费用预算总额。员工离职时应将其保管的办公物品全部移交至接任者或使用单位。员工不得将办公物品带回家私用。因公借用办公物品应办理《物品借用单》，借用办公物品如有损坏或丢失应按照原价赔偿；超出借用时间经催讨仍不归还的，按照物品原价向借用人追偿损失，并根据《奖惩管理规定》进行处罚。控股集团编号JZ/G-XZ-005行政费用管理规定版本2.1发布时间2013年8月30日核准人共5页第4页实施时间2013年9月1日各使用单位借用统一管理的办公用品而产生费用的，由行政管理部门制单向使用单位履行签收。各使用单位办公物品报损需书面提交报损登记表，正常报损的物品由行政管理部门鉴定，经财务部门审核、总经理审批后，由行政管理部门报废处理。非正常报损的物品，根据损毁的实际价值由行政管理部门制定损毁表单，经该使用单位确认后报财务部门备案，由责任人承担维修、更新等全部费用，故意损坏的，除赔偿全部费用外，另根据《奖惩管理规定》进行处罚。办公费用年度预算考核各中心各部门应在核定的年度预算限额内，对办公用品等各项办公开支进行计划使用，出现超支者，除总裁办不予发放办公用品，财务部门停止其继续列支费用外，对该使用单位当年绩效考核结果视情扣分；对全年核定的预算费用节余者，可对该使用单位当年绩效考核结果视情加分。其他使用单位按照集团确定的利润指标进行考核，不实行本款定额考核办法。各中心各部门及其他使用单位经集团领导审核后自行采购办公用品产生的费用，由财务部门统一向使用单位据实结算，其金额计入该单位年度预算总额，同时通知总裁办。固定资产费用管理建州大厦各楼层办公面积、会所使用面积的计费、各公共区域、公共服务费用、大厦水电等费用的公摊办法，按照建州控股集团总部大楼物业费用管理和公共服务费用分摊的有关制度实行。附则本规定自2013年9月1日起执行，之前颁布的《办公物品管理规定》于本规定发布之日起终止实施。本规定由行政中心负责解释和修订。控股集团编号JZ/G-XZ-005行政费用管理规定版本2.1发布时间2013年8月30日核准人共5页第5页实施时间2013年9月1日附录：1 相关文件《固定资产管理实施细则》（待发）《建州控股集团总部大楼费用管理和分摊方案》 （待发）《物资采购管理规定》《奖惩管理规定》2 相关表单《办公物品月需求计划表》《物品采购申请单》《办公物品领用表》《物品借用单》《办公物品入库登记表》《办公物品库存统计表》《办公物品报废登记表》《办公用品台