商业银行采购操作规程

PAGE商业银行采购操作规程第一章总则为规范系统集中采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根《集中采购管理办法》、《集中采购管理实施细则》等法律法规和有关制度规定，制定本操作规程。辖内各级机构（以下简称采购单位）适用本操作规程。本操作规程所称集中采购是指采购单位使用预算资金以合同方式有偿取得纳入集中采购范围的货物、工程和服务的行为。集中采购范围根据上级行下达的集中采购项目和限额标准定期发布。纳入集中采购的项目及限额标准，由确定。辖内各支行可以自行组织实施的集中采购项目及限额标准，由在权限范围内授权。集中采购项目以外和限额标准以下的货物、工程和服务，实行分散采购。集中采购遵循公开、公平、公正、诚实信用和效益的原则。集中采购应当严格按照批准的预算执行。集中采购应当采购本国货物、工程和服务，并优先采购节能环保产品。因情况特殊，确需采购进口货物的，应当在采购前按程序报总行审批。基建工程项目的采购，由采购单位按国家基本建设有关规定执行。第二章职责分工在集中采购活动操作环节上，实行需求部门、职能部门、集中采购管理委员会办公室、集中采购实施部门、监督部门“五分离”的管理模式；在严格坚持“五分离”原则下，保证各部门职能相互独立、相互分离；同时集中采购的各个环节必须密切配合又互相制约，确保流程顺畅，效益明显，行为规范。本操作规程所称需求部门，是指有集中采购需求的部门，即直接需要和使用购买物品、工程和服务的部门。需求部门应定期编制并向相关职能部门报送集中采购需求和计划，配合集中采购实施部门实施采购等。本操作规程所称职能部门，是指集中采购业务归口把关部门。按采购项目的使用性质，职能部门可分为科技、保卫、货币金银、后勤服务、会计财务等部门。上级行对采购项目有特别指定部门的按其规定执行。科技部门为审核电子设备、信息技术产品、信息系统设计与开发、信息系统工程等采购项目和相关服务管理及售后服务部门；保卫部门为审核相关安全保卫系统、设备，消防系统、设备，监控报警与配套设备等采购项目和相关服务管理及售后服务部门；货币部门为审核发行机具设备、消毒除臭、除湿等库房设备采购项目和相关服务管理及售后服务部门；后勤服务部门为审核机关除以上项目以外的其他采购项目和相关服务管理及售后服务部门；会计财务部门为审核全系统除电子设备、发行机具、安全保卫设施设备以外的其他采购项目部门。根据上级行集中采购相关制度规定成立集中采购管理委员会（以下简称管委会）。管委会由主管会计财务的行领导担任主任，成员由办公室（法律事务办公室）、会计财务、科技、后勤服务、内审等部门负责人组成。（一）管委会是集中采购的领导机构，负责集中采购的管理、监督和指导工作。其主要职责是：1、审定全辖年度集中采购计划；2、审定集中采购规章制度；3、审议采购需求申请，确定集中采购项目及其采购方式（属紧急采购的，由管委会主任审批）；4、听取并审议采购项目的执行情况报告；5、审定集中采购评审人员资格和供应商准入资格；6、研究确定集中采购工作的其他重要事项。（二）管委会下设集中采购管理委员会办公室（以下简称管委会办公室），设在会计财务部门，负责集中采购的日常管理工作。办公室主任由会计财务部门主要负责人兼任。管委会办公室主要职责是：1、依据相关法规和上级行制度拟订集中采购规章制度；2、审核、汇编全辖年度采购计划及季度采购需求，拟定采购方式；3、初审按规定推荐的集中采购评审人员及管理集中采购评审人员库，初审供应商准入资格及管理供应商数据库；4、收集、统计集中采购信息，按规定向上级行上报有关报表和材料，并按法规制度要求，向规定的范围公开集中采购相关信息；5、协调集中采购相关事项，受理与集中采购活动有关的咨询与投诉；6、提请召开集中采购管委会会议并做好相关会务工作；7、向集中采购小组下达经管委会审定同意实施的《集中采购任务单》；8、对集中采购小组进行业务指导；9、完成管委会交办的其他工作。成立集中采购小组（以下简称采购小组），负责组织实施全系统集中采购事项。采购小组设在后勤服务中心，其主要职责是：1、依据管委会办公室下达的《集中采购任务单》，编制招标（谈判、询价）文件、制定评标办法，经法律办和管委会办公室审定后，对外发布招标公告、发送招标文件；2、建立和执行采购项目评审会议制度，组织采购项目的评审，对外发布中标公告并发出中标通知书；3、负责草拟采购合同文本，交法律事物部门和相关职能部门审核，由有权人签字，盖公章后生效；4、负责组织对采购项目进行验收，并在验收合格后及时向会计财务部门申请按合同付款，同时对采购行为和项目质量负责；5、妥善保管集中采购相关资料，并按照集中采购项目档案管理办法进行立卷、装订、归档；6、每季度向管委会办公室报告集中采购项目完成情况及相关采购、售后服务信息；7、完成管委会办公室交办的其他工作。各职能部门主要职责：（一）收集、整理并按规定的时间向管委会办公室提供其主管货物、工程和服务的供应商、产品品牌、技术配置、价格等资料；（二）分类汇总审核年度（季度）由需求部门提出的、应以集中采购方式采购的货物、工程和服务类项目的采购需求计划；（三）提出拟采购货物、工程和服务项目的申请；（四）审核集中采购合同；（五）协助做好集中采购货物、工程和服务的验收工作；（六）履行其他相关职责。本操作规程所称监督部门，是指内审部门，负责对集中采购工作的全过程监督检查。监督检查的主要内容是：（一）有关集中采购的法律、法规和制度执行情况；（二）内控制度是否健全；（三）集中采购方式和程序是否符合规定；（四）是否按照批准的采购项目进行采购；（五）紧急采购的审核是否符合规定；（六）采购合同履行情况；（七）采购档案管理情况；（八）其他需要监督检查的内容。监督部门在监督检查中如发现正在进行的采购活动严重违反规定，并可能造成损失或导致采购无效的，应及时向管委会办公室反映。管委会办公室应责令停止采购，并提请管委会按有关规定进行处理。办公室（法律办）负责对合同条款、招标等文件的合法性进行审核。建立集中采购评审人员库。评审人员由本单位中级以上技术职称人员担任。不具备中级技术职称但具有同等业务水平的，经管委会同意，可纳入评审人员库。评审人员库一般设20人左右，管委会可根据需要调整评审人员数量。评审人员应认真履行职责，并严格遵守以下规定：（一）严格执行《中华共和国招投标法》、《中华共和国政府采购法》、《中央单位政府采购管理实施细则》、《集中采购管理办法》等法律法规的有关规定；（二）评审人员评审时应遵纪守法，客观、公正、廉洁地履行职责；（三）按照招标文件规定的评标方法和评标标准进行评标，对评审意见承担个人责任;（四）对评标过程和结果以及供应商的商业秘密保密；（五）评审人员在评审期间应断绝与外界的联系；（六）评审人员评审时只能对项目的具体问题进行提问，不能发表具有影响力的评语;（七）与供应商有利害关系的应主动回避；（八）评审人员一经确定，不得无故缺席或在评审过程中中途退出；（九）认真遵守集中采购实施部门宣布的其他评审纪律。辖内各支行应成立集中采购管委会，并由会计财务部门承担管委会办公室职能，同时应明确集中采购实施部门。第三章采购方式集中采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式。公开招标，是指由采购单位组织或委托招标代理机构，以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式。邀请招标，是指采购单位以投标邀请书的方式，邀请三家（含）以上特定的供应商投标的采购方式。竞争性谈判，是指采购单位直接邀请三家（含）以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。询价，是指对三家（含）以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。单一来源采购，是指采购单位向供应商直接购买的采购方式。集中采购项目的采购方式由管委会确定。各类采购方式的组织实施规则按照上级行有关制度执行。第四章采购程序集中采购程序包括编制计划、组织实施、档案归集、信息统计。编制计划。采购单位在编制下一年度预算时，应提出下一年度采购计划，经本级管委会审定后报上一级管委会办公室。财务预算下达后，采购单位应依据批准的财务预算调整本年度采购计划，报本级管委会审定后，逐级汇总、审核、上报。采购计划外的采购事项或采购计划的调整，须及时报本级管委会审批。组织实施。（一）采购项目立项项目需求部门在场调查的基础上，编制采购申请书作为立项依据。采购申请书主要内容包括采购标的、数量、技术指标、预算金额等内容。预算总金额5万元（含）以下项目的采购申请由分管行领导审批立项。预算总金额5万元以上项目还需在采购申请书后附采购需求说明书，经分管行领导签署意见后，提交行长办公会或党委会研究决定。采购需求说明书，是指由项目需求部门提出的描述采购项目背景、技术指标、技术方案、质量标准、数量、预算金额及明细、配置时间、配置地点、售后服务等内容的文件。（二）职能部门审核项目需求部门在采购项目立项通过后，将采购申请书（5万元以上项目还需附行长办公会纪要、党委会纪要或抄告单以及采购需求说明书等资料），分别报相关职能部门审核。各职能部门对项目需求部门的申请进行审核后，分类汇总填制《集中采购项目申请表》，由部门主要负责人签字并加盖部门公章，送管委会办公室。对属于上级行权限内的集中采购项目，各职能部门应先将《集中采购项目申请表》报上级行对口部门进行专业技术初审，初审通过后再将《集中采购项目申请表》送本行管委会办公室。（三）下达采购任务管委会办公室汇总采购申请，报管委会审定。管委会办公室根据管委会审议通过的采购申请，分别处理：属于上级行权限内的集中采购项目，按照规定程序上报；属于本行权限内的集中采购项目，向采购小组下达《集中采购任务单》。《集中采购任务单》的内容包括：项目需求部门、采购项目、配置或技术要求、计量单位、数量、预算金额、采购方式等。（四）实施采购采购小组根据《集中采购任务单》，按照集中采购或政府采购有关规定，组织采购活动。工作流程为：接受管委会办公室下达的《集中采购任务单》——依据《集中采购任务单》确定的内容组织采购活动——编制采购文件——采购文件确认——采购信息发布（根据法律和有关规定时间进行信息公告）——采购补充通知——组建评审组——采购评审——中标（成交）结果确认——管委会办公室审定中标（成交）结果——采购结果公告——中标（成交）通知书——起草合同文本——法律办和职能部门审核合同文本——合同签订——采购及验收——履约付款。采购小组应按照《集中采购任务单》所明确的内容实施采购，并在规定的时间内完成采购任务。（一）采取公开招标、邀请招标方式采购的，应在接到《集中采购任务单》后30日内确定中标供应商。（二）采取竞争性谈判方式采购的，应在接到《集中采购任务单》后20日内确定成交供应商。（三）采取单一来源及询价方式采购的，应在接到《集中采购任务单》后15日内确定成交供应商。（四）合同草案经法律部门、相关职能部门审核后，应在10日内签订采购合同。（五）如因自然灾害等不可抗力因素导致采购无法继续，采购小组应向管委会办公室报告相关情况，并经管委会主任批准方可中止或变更采购事项。在采购实施过程中，项目需求部门和职能部门应协助采购部门完成采购任务，主动与相关部门加强沟通，及时澄清采购涉及的技术标准、质量标准、功能配置等相关问题。各支行正常集中采购程序参照上述集中采购程序执行。各支行对属于上级行权限内的集中采购项目，在本行履行完采购项目立项、职能部门审核、管委会审议等程序后，由支行管委会办公室汇总上报管委会办公室。管委会办公室按照集中采购程序办理。集中采购按采购时间分为正常采购和紧急采购。正常采购，是指采购项目纳入集中采购计划的采购活动。正常采购以季度为周期组织采购。紧急采购，是指因突发事件等特殊原因使采购项目未纳入正常采购的采购活动。紧急采购应按规定的程序进行审批，并按规定的程序进行采购。紧急采购申请，按以下程序办理：（一）项目需求部门填写《紧急采购项目审批表》，采购金额在3万元（含）以上的还应附紧急采购书面申请（详细说明需紧急采购的理由和依据），报相关职能部门审查；（二）职能部门对紧急采购申请应进行认真的初审把关，审查同意的在审批表中签署审查意见并加盖公章；（三）应急预案领导小组办公室对是否应采取紧急采购形式签署意见并加盖公章；（四）会计财务部门提出预算资金安排意见后，报管委会主任审批；（五）经管委会主任批准或管委会研究同意紧急采购的，由采购小组按规定程序组织采购。对属于上级行权限内的紧急采购项目，应将审批后的《紧急采购项目审批表》报上级行集中采购管委会办公室，经批准同意后由上级行按规定程序组织采购或授权申请行按集中采购程序自行采购。第五章采购验收采购实施部门会同项目需求部门、相关职能部门人员组成验收小组，根据采购合同的约定，对采购项目进行验收。大型或者复杂的采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作，形成验收报告。验收过程中，验收小组可要求供应商指派专人到验收现场，并签署验收单，作为双方确定责任的依据。验收工作应于货物到达、工程竣工、服务完成后10个工作日内完成。验收合格后，填制《集中采购项目验收意见书》（一式二份）并由验收人员签字，一份随项目采购档案保管，一份交会计财务部门做付款凭据。会计财务部门审核验收意见书、合同、发票等资料后，按照采购合同约定及财务制度规定付款。第六章信息反映和档案管理采购实施部门应建立采购信息公告制度，按规定程序将采购项目的实施情况在内联网上公告。采购实施部门应建立采购信息统计分析制度，并按要求及时向管委会办公室报送集中采购统计报表。在下一年度元月底前，采购实施部门应向管委会办公室报送上一年度的集中采购工作总结。内容包括：上一年度采购的项目数量、金额、进度、合同履行情况、资金