办公事务管理制度（二篇）

第7页共7页办公事务管理制度第一章办公秩序管理第一节办公秩序一、出勤准则（一）严格遵守考勤制度，按时上下班。（二）严格执行考勤打卡制度，不论任何原因，不得代人打卡。（三）因事请假时，事先要得到主管领导的同意并办理有关手续。二、员工证（一）员工证是百江员工身份标志，应为佩戴它感到自豪和肩负重任。（二）上班时间，应严格按要求佩戴员工证。（三）员工应妥善保管员工证，遗失应立即办理补领员工证，费用自理。三、办公物品摆放（一）应保持办公桌面整洁，桌面不摆放与办公无关的物品。（二）文件夹应正确整齐插立于文件架之中，并在夹侧用电脑标签整齐标注所夹内容。（三）离开办公室____分钟以上时，须将桌面文件整理，齐放于文件架中，重要文件入柜上锁，不得散乱于桌面。（四）简易文具可收于笔筒之中，取用后立即放回；其余文具则应收入抽屉中。（五）座椅靠背一律不能放任何物品，不得翘椅，人离开时椅子调正，并推入桌下。（六）外衣提包手袋置挂于橱柜内，不得随意放在办公桌椅上及地柜上。（七）饮水机及其它设备、物品在指定地点摆放，不得随意移动。四、办公区守则（一）工作时间内不在办公区域内化妆或整理衣饰。（二）工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃早餐、零食及大声喧哗，确保办公环境的安静有序。（三）因公外出时，应事先得到主管的同意并在综合行政部登记；外出后，因情况变化而不能按时赶回公司，要提前通知主管或综合行政部。（四）下班离开办公室时，应将座椅摆放整齐，桌面清理整洁，关闭所有电器及电源。（五）不在办公室及公司规定禁烟区吸烟。（六）不要在公司存放与工作无关的私人物品，未经许可，禁止将公司物品带回家中。（七）员工间的工作交流或会客，应在规定的区域内进行（会议室、接待室），注意不要占用过多时间，以免影响工作。（八）不允许在上班时间利用公司办公网络收发私人邮件，严禁上网聊天。第二节办公礼____范一、办公仪表（一）服饰合身得体，整洁大方，简洁淡雅。（二）保持须发整洁，不留怪异发型。（三）上班时间在办公场所不应有打哈欠，伸懒腰等萎靡不振的现象。二、办公礼仪（一）同事之间应保持恰当的礼仪，忌用外号或爱称。（二）在走廊上遇到上司、同事或访客时，应主动打招呼。（三）主管呼唤你的名字时，应立即清晰地回答。（四）下班时应主动向留在办公室的同事道别。（五）不对同事品头论足。对别人的缺点，应委婉提出建设性的意见。（六）积极参加公司_______活动。三、语言规范（一）上班时间提倡使用普通话进行交流，禁止使用方言。表达力求简单明了，易于理解。（二）讲话时，要稳重、明快、自然、落落大方。（三）不讲污言秽语，不高声喧哗，影响他人工作。（四）规范用语1、交往语言。您好，早晨好，早，再见，请问，请您，劳驾您，谢谢，周未愉快。2、电话语言。您好，请问，谢谢，再见。3、接待语言：您好，请稍等，我通报一下，请坐，对不起，请登记，我马上去联系，打扰一下，好的，行（切勿说“不”）。四、电话礼仪（一）电话铃响三次前拿起话筒，并立即应答。“您好，百江燃气”。（二）若电话中断，应立即挂上听筒，等待对方重新打进。（三）结束通话时，要听到对方____后，再挂断电话。（四）通话中若要与他人讲话，应向对方致歉，用手捂住听筒再讲话。（五）电话里请对方等候，继续通话时一定先说“对不起，让您久等了”。（六）若对方要找别人，应手捂听筒，招呼他人接听电话。（七）自己如果不能决策时，应请示上级后再作答复。（八）电话中听到重要事情，一定要重复一遍，以确认无疑，然后做好笔录。（九）拨错电话时，应有礼貌地致歉。（十）接到拨错的电话时，应客气地应对。（十一）使用他人电话时应先征询他人同意。（十二）休息日向别人打电话时，需先表示歉意。五、公关接待礼仪（一）与客人相遇，要主动相让；与客人同行，应礼让客人先行；同乘电梯，让客人先上、先下。（二）接待客人时，要面带微笑，姿势端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话、争辩，讲话声音适度有分寸，语气温和文雅，不大声喧哗，听到意见、批评时不辩解，冷静对待，及时上报。（三）遇到客人询问，做到有问必答，不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等，不得以生硬、冷淡的态度待客。（四）接待来客时，如客人职位比自己高时，不应主动要求行握手之礼。客人要求握手时，应及时应对，并面带笑容，姿势端正，用力用品管理规定为加强办公用品使用的管理，节约开支、避免浪费，现特制定本管理规定。一、办公用品分类：1、常用品。中性笔（芯）、铅笔、橡皮、胶水、回形针、大头针、装钉针。2、控制品。名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议记录本、信封、笔筒、白板笔、荧光笔、固体胶、双面胶、封箱胶、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、橡皮筋、介纸刀、刀片、图钉、票夹、印台（油）、量具（尺）、刀具、刻录盘（空光碟盘）、打印机墨盒、打印纸、u盘等。3、特批品（不列入办公用品费用考核）。印刷品（各类宣传单、各类表格、文件头等），财务帐本、凭证等。二、办公用品使用对象。会展贸易集团公司全体员工。三、申购和采购：办公用品常用品由综合事务部根据消耗情况进行申购备领，控制品和特批品由使用部门（人）提出申购，控制品经各部门负责人批准，1特批品经总经理批准；批准后的《办公用品申购单》交综合事务部执行购买。未填写《办公用品申购单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。四、管理和发放：1、办公用品由综合事务部统一保管，指定保管人发放给员工。2、采购人员应将所采购的物品交保管人并办理登记入库手续，保管人在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。3、各部门应指定专人领取办公用品（新入职人员除外）。五、各部门领用及有关规定：1、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。中性笔芯、胶水、墨盒、涂改液、胶带等办公用品重新领用时应以旧换新。2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。3、办公设备的耗材及维修费用。（1）电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用，公司另定标准。（2）耗材包括。打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒（水），复印机碳粉，传真纸，鼠标，键盘等；其申购由设备使用部门（人）提出申请，并经总经理批准，再由综合事务部指定人员购置。（3）办公设备的报修参照耗材申购程序办理。六、本规定自下发之日起执行。____集团有限公司____年____月____日办公事务管理制度（二）第一章办公秩序管理第一节办公秩序一、出勤准则（一）严格遵守考勤制度，按时上下班。（二）严格执行考勤打卡制度，不论任何原因，不得代人打卡。（三）因事请假时，事先要得到主管领导的同意并办理有关手续。二、员工证（一）员工证是百江员工身份标志，应为佩戴它感到自豪和肩负重任。（二）上班时间，应严格按要求佩戴员工证。（三）员工应妥善保管员工证，遗失应立即办理补领员工证，费用自理。三、办公物品摆放（一）应保持办公桌面整洁，桌面不摆放与办公无关的物品。（二）文件夹应正确整齐插立于文件架之中，并在夹侧用电脑标签整齐标注所夹内容。（三）离开办公室____分钟以上时，须将桌面文件整理，齐放于文件架中，重要文件入柜上锁，不得散乱于桌面。（四）简易文具可收于笔筒之中，取用后立即放回；其余文具则应收入抽屉中。（五）座椅靠背一律不能放任何物品，不得翘椅，人离开时椅子调正，并推入桌下。（六）外衣提包手袋置挂于橱柜内，不得随意放在办公桌椅上及地柜上。（七）饮水机及其它设备、物品在指定地点摆放，不得随意移动。四、办公区守则（一）工作时间内不在办公区域内化妆或整理衣饰。（二）工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃早餐、零食及大声喧哗，确保办公环境的安静有序。（三）因公外出时，应事先得到主管的同意并在综合行政部登记；外出后，因情况变化而不能按时赶回公司，要提前通知主管或综合行政部。（四）下班离开办公室时，应将座椅摆放整齐，桌面清理整洁，关闭所有电器及电源。（五）不在办公室及公司规定禁烟区吸烟。（六）不要在公司存放与工作无关的私人物品，未经许可，禁止将公司物品带回家中。（七）员工间的工作交流或会客，应在规定的区域内进行（会议室、接待室），注意不要占用过多时间，以免影响工作。（八）不允许在上班时间利用公司办公网络收发私人邮件，严禁上网聊天。第二节办公礼____范一、办公仪表（一）服饰合身得体，整洁大方，简洁淡雅。（二）保持须发整洁，不留怪异发型。（三）上班时间在办公场所不应有打哈欠，伸懒腰等萎靡不振的现象。二、办公礼仪（一）同事之间应保持恰当的礼仪，忌用外号或爱称。（二）在走廊上遇到上司、同事或访客时，应主动打招呼。（三）主管呼唤你的名字时，应立即清晰地回答。（四）下班时应主动向留在办公室的同事道别。（五）不对同事品头论足。对别人的缺点，应委婉提出建设性的意见。（六）积极参加公司_______活动。三、语言规范（一）上班时间提倡使用普通话进行交流，禁止使用方言。表达力求简单明了，易于理解。（二）讲话时，要稳重、明快、自然、落落大方。（三）不讲污言秽语，不高声喧哗，影响他人工作。（四）规范用语1、交往语言。您好，早晨好，早，再见，请问，请您，劳驾您，谢谢，周未愉快。2、电话语言。您好，请问，谢谢，再见。3、接待语言：您好，请稍等，我通报一下，请坐，对不起，请登记，我马上去联系，打扰一下，好的，行（切勿说“不”）。四、电话礼仪（一）电话铃响三次前拿起话筒，并立即应答。“您好，百江燃气”。（二）若电话中断，应立即挂上听筒，等待对方重新打进。（三）结束通话时，要听到对方____后，再挂断电话。（四）通话中若要与他人讲话，应向对方致歉，用手捂住听筒再讲话。（五）电话里请对方等候，继续通话时一定先说“对不起，让您久等了”。（六）若对方要找别人，应手捂听筒，招呼他人接听电话。（七）自己如果不能决策时，应请示上级后再作答复。（八）电话中听到重要事情，一定要重复一遍，以确认无疑，然后做好笔录。（九）拨错电话时，应有礼貌地致歉。（十）接到拨错的电话时，应客气地应对。（十一）使用他人电话时应先征询他人同意。（十二）休息日向别人打电话时，需先表示歉意。五、公关接待礼仪（一）与客人相遇，要主动相让；与客人同行，应礼让客人先行；同乘电梯，让客人先上、先下。（二）接待客人时，要面带微笑，姿势端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话、争辩，讲话声音适度有分寸，语气温和文雅，不大声喧哗，听到意见、批评时不辩解，冷静对待，及时上报。（三）遇到客人询问，做到有问必答，不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等，不得以生硬、冷淡的态度待客。（四）接待来客时，如客人职位比自己高时，不应主动要求行握手之礼。客人要求握手时，应及时应对，并面带笑容，姿势端正，用力适度，不能用左手；握手时，左手不得插入口袋里。（五）拜访客人时，通常应优先考虑对方，在对方方便时刻，再决定拜访时间。（六）约定时间应严格遵守，估计会迟到应在约定时间前通知对方。第三节工作方法基准一、公司员工在工作中应始终坚持高标准、严要求，全面优质完成本职工作和领导交办的一切任务。二、切忌越级报告，架空直接上司。三、请示、汇报工作，应选择适当的时间，并带全材料和笔记本，将请示内容事先列出，并记录有关指示，临行前应复述一遍，发现指示或承接的工作在执行上有困难时，应及时直接提出。四、报告或提建议时，必须掌握准确资料，事先备妥文件说明。如呈紧急提案，须附上时间期限。五、承办其他部门主管交办的事情，须先报告本