Access数据库课件+第4课+表的创建和字段属性

第4章表创建和字段设置

表结构创建表表中数据输入和编辑表的属性设置与维护14.1表结构设计表的主要内容：1．字段名称——数据表中的一列称为一个字段，而每一个字段均具有唯一的名字，被称为字段名称。2．数据类型——数据表中的同一列数据必须具有共同的数据特征，称为字段的数据类型。3．字段大小——数据表中的一列所能容纳的字符或数字的个数被称为字段大小。

4．字段的其他属性——其他一些属性，包括“索引”、“格式”等等。21、字段名称

字段是表的基本存储单元，为字段命名可以方便地使用和识别字段。字段名称在表中应是唯一的，最好使用便于理解的字段名称。在Access2000中，字段名称应遵循如下命名规则：l字段名称的长度最多可达64个字符。l字段名称可以包含字母、汉字、数字、空格和其它字符。l不能将空格作为字段名称的第一个字符。l字段名称不能包含句号(。)、惊叹号(!)、方括号(［］)和重音符号(｀)。l不能使用控制字符(ASCⅡ值从0至31的控制字符)。32、数据类型

命名了字段名称以后，必须决定赋予该字段何种数据类型。数据类型决定了该字段能存储什么样的数据。表7-1字段的数据类型

数据类型可存储的数据大小文本(Text)文字、数字型字符最多存储255个字符备注(Memo)文字、数字型字符最多存储65535个字符数字(Number)数值1、2、4或8字节日期/时间(Date／Time)日期时间值8字节货币(Currency)货币值8字节自动编号(AutoNumber)顺序号或随机数4字节是/否(Yes／no)逻辑值1位OLE对象(OLEObject)图象、图表、声音等最大为1G字节超(级)链接(Hyperlink)作为超(级)链接地址的文本最大为2048×3个字符查阅向导(LookupWizard)从列表框或组合框中选择的文本或数值4个字节43、数据大小54、定义主键64.2创建表 在Access中，可以采用以下五种方式建立表1、使用【设计视图】2、使用【表向导】3、使用【数据表视图】4、使用【导入表】

该方式创建表是将其它数据库中的表或其它应用系统中的文件导入到当前数据库中来以生成新表。5、使用【链接表】

该方式创建表是将其它数据库中的表或其它应用系统中的文件链接到当前数据库中来以生成新表。【链接表】方式生成的新表与源表具有相同的结构和记录，并且在源表中对记录的添加、更新和删除操作将会反映到新表中。反之，亦然。74.3输入数据直接输入数据获取外部数据8表中数据编辑修改复制复制记录复制某个数据删除删除记录删除某个数据查找替换94.4设置字段属性一：字段编辑修改字段名插入新字段删除字段修改字段数据类型10二：字段属性设置

属性用途字段大小定义文本、数字或自动编号数据类型字段长度格式定义数据的显示格式和打印格式输入掩码定义数据的输入格式小数位数定义数值的小数位数标题在数据表视图，窗体和报表中替换字段名默认值定义字段的缺省值有效性规则定义字段的校验规则有效性文本当输入或修改的数据没有通过字段的有效性规则时，所要显示的信息必填字段确定数据是否必需被输入到字段中允许空字符串定义文本、备注和超(级)链接数据类型字段是否允许输入零长度字符串索引定义是否建立单一字段索引新值定义自动编号数据类型字段的数值递增方式输入法模式定义焦点移至字段时是否开启输入法Unicode压缩定义是否允许对文本、备注和超(级)链接数据类型字段进行Unicode压缩11(一)【格式】属性【格式】属性用于定义数据的显示和打印格式。Access为某些数据类型的字段预定义了【格式】属性，也允许用户为某些数据类型的字段自定义【格式】属性。【格式】属性只影响数据的显示格式而不会影响数据的存储和输入。1.【文本】和【备注】数据类型的【格式】【文本】和【备注】数据类型字段的自定义【格式】属性最多由两部分组成，各部分之间需用分号分隔。第一部分用于定义文本的显示格式。第二部分用于定义空字符串及NULL值的显示格式。

12表7-3【文本】和【备注】数据类型的格式化字符

格式化字符用途@字符占位符。不足规定长度在数据前补空格，右齐&字符占位符。不足规定长度在不补空格，左齐<使所有字符显示为小写>使所有字符显示为大写“Text“或者\Text可以在【格式】属性中的任何位置使用双引号括起来的文本并且原文照印*将其后跟随的第一个字符作为填充字符［颜色］用方括号中的颜色参数指定文本的显示颜色。有效颜色参数为：黑色、蓝色、绿色、青色、红色、紫红色、黄色和白色。颜色参数必须与其它字符一起使用132.【数字】和【货币】数据类型的【格式】属性

对于【数字】和【货币】数据类型的字段，Access预定义了7种【格式】属性。Access允许用户自定义【格式】属性。自定义【格式】属性最多可以由四部分组成，各部分之间需用分号分隔。第一部分用于定义正数的显示格式；第二部分用于定义负数的显示格式；第三部分用于定义零值的显示格式；第四部分用于定义Null值的显示格式。

14表7-4【数字】和【货币】数据类型字段的格式化字符

格式化字符用途.用来显示放置小数点的位置，用来显示千位分隔符的位置0数字占位符。如果不足长度，则前面显示0#数字占位符。如果在这个位置没有数字输入，则忽略该数字占位符"Text"可以在任何位置使用双引号括起来的文本并且原文照印*将其后跟随的第一个字符作为填充字符%将数值乘以100，并在数值尾部添加百分号E—或e—用科学记数法显示数字。在负指数前显示一个减号，在正指数前不显示加号。它必须同其它格式化字符一起使用E+或e+用科学记数法显示数字。在负指数前显示一个减号，在正指数前显示一个加号。它必须同其它格式化字符一起使用［颜色］用方括号中的颜色参数指定文本的显示颜色153.【日期/时间】数据类型的【格式】属性Access为【日期/时间】数据类型字段预定义了7种【格式】属性。Access允许用户自定义【日期/时间】数据类型字段的【格式】属性。自定义的【格式】属性最多可由两部分组成，它们之间需用分号分隔。第一部分用于定义日期/时间的显示格式；第二部分用于定义Null值的显示格式。

表7-5【日期/时间】数据类型字段的格式化字符

格式化字符说明：时间分隔符/日期分隔符C用于显示【常规日期】格式d用于把某天显示成一位或两位数字dd用于把某天显示成固定的两位数字16格式化字符说明ddd显示星期的英文缩写（Sun到Sat）dddd显示星期的英文全称（Sunday到Saturday）ddddd用于显示【短日期】格式dddddd用于显示【长日期】格式w用于显示星期中的日(1－7)ww用于显示年中的星期(1－53)m把月份显示成一位或两位数字mm把月份显示成固定的两位数字mmm显示月份的英文缩写(Jan－Dec)mmmm显示月份的英文全称（January到December）q用于显示季节(1－4)Y用于显示年中的天数(1－366)YY用于显示年号后两位数(01－99)YYYY用于显示完整年号(0100－9999)h把小时显示成一位或两位数字hh把小时显示成固定的两位数字17格式化字符说明n把分钟显示成一位或两位数字nn把分钟显示成固定的两位数字s把秒显示成一位或两位数字ss把秒显示成固定的两位数字tttt用于显示【长时间】格式AM/PM,am/pm用适当的AM/PM或am/pm显示12小时制时钟值A/P,a/p用适当的A/P或a/p显示12小时制时钟值AMPM采用Windows95/98控制面板的【区域设置属性】对话框的【时间】选项卡所定义的带有相应的【上午/下午】指示器的12小时时钟"Text"可以在【格式】属性中的任何位置使用双引号括起来的文本并且原文照印*将其后跟随的第一个字符作为填充字符［颜色］用方括号中的颜色参数指定文本的显示颜色18（二）输入法模式“输入法模式”属性仅针对文本数据类型的字段有效，可有三个设置值：“随意”、“输入法开启”与“输入法关闭”，分别表示保持原汉字输入法状态、启动汉字输入法和关闭汉字输入法。“输入法模式”属性的默认值为“输入法开启”。19（三）【输入掩码】属性使用“输入掩码”属性，可以使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值。例如，可以为“电话号码”字段创建一个输入掩码，以便向用户显示如何准确地输入新号码，如：(010)等。通常使用“输入掩码向导”帮助完成设置该属性的工作。【输入掩码】属性最多可以由三部分组成，各部分之间要用分号分隔。第一部分定义数据的输入格式。第二部分定义是否按显示方式在表中存储数据。若设置为0，则按显示方式存储。若设置为1或将第二部分空缺，则只存储输入的数据。第三部分定义一个占位符以显示数据输入的位置。用户可以定义一个单一字符作为占位符，缺省占位符是一个下划线。20表7-6输入掩码字符

输入掩码字符说明0数字占位符。数字(0－9)必须输入到该位置，不允许输入+和-符号9数字占位符。可以将数字(0－9)或空格输入到该位置，不允许输入+和-符号。如果在该位置没有输入任何数字或空格时，Access2000将忽略该占位符#数字占位符。数字、空格、+和-符号都可以输入到该位置。如果在该位置没有输入任何数字时，Access2000认为输入的是空格L字母占位符。字母必须输入到该位置?字母占位符。字母能够输入到该位置。如果在该位置没有输入任何字母时，Access2000将忽略该占位符A字母数字占位符。字母或数字必须输入到该位置a字母数字占位符。字母或数字能够输入到该位置。如果在该位置没有输入任何字母或数字时，Access2000将忽略该占位符&字符占位符。字符或空格必须输入到该位置C字符占位符。字符或空格能够输入到该位置。如果在该位置没有输入任何字符时，Access2000将忽略该占位符21输入掩码字符说明.小数点占位符,千位分隔符:时间分隔符/日期分隔符<将所有字符转换成小写>将所有字符转换成大写"Text"可以在【输入掩码】属性中任何位置使用双引号括起来的文本并且原文照印22（四）【标题】属性【标题】属性允许用户输入一个更具体的描述字段的名称，用于替换在数据表视图、报表或窗体中显示的相应字段名。（五）【默认值】属性【默认值】属性可以为字段指定一个默认值。在表中新增加一个记录，并尚未填入数据时，如果希望Access自动为某字段填入一个特定的数据，则应为该字段设定“默认值”属性值。23（六）有效性规则“有效性规则”属性用于指定对输入到记录中本字段中数据的要求。当输入的数据违反了“有效性规则”的设置时，将给用户显示“有效性文本”设置的提示信息。可用“向导”帮助完成设置。（七）有效性文本【有效性文本】属性允许用户输入一段提示文字，当输入的数据没有通过设定的有效性规则时，Access自动弹出一个提示框显示该段提示文字。【有效性文本】属性要与【有效性规则】属性搭配使用。24（八）【必填字段】属性【必填字段】属性允许用户规定数据是否必须被输入到字段中，即字段中是否允许有Null值。如果数据必须被输入到字段中，即不允许有Null值，应设置【必填字段】属性值为【是】。（九）【允许空字符串】属性【允许空字符串】属性用于定义对于【文本】和【备注】数据类型的字段是否允许空字符串输入。如果允许，应把空字符串和Null值区别开。空字符串是长度为零的特殊字符串。25（十）索引本属性可以用于设置单一字段索引。索引可加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作。本属性可有以下取值：“无”，表示本字段无索引；“有（有重复）”，表示本字段有索引，且各记录中的数据可以重复；“有（无重复）”，表示本字段有索引，且各记录中的数据不允许重复。1单一字段索引2多字段索引26（十一）【Unicode压缩】属性【Unicode压缩】属性用于定义是否允许对【文本】、【备注】和【超(级)链接】数据类型字段进行Unicode压缩。Unicode是一个字符编码方案，该方案使用两个字节代表一个字符。（十二）【显示控