寰球工程公司建立新型文控体系推动工程项目顺利执行

建立新型文控体系推动工程项目顺利执行寰球工程公司随着寰球公司向国际型工程公司的转型，项目执行模式和项目管理理念日趋国际化，公司日益认识到文件控制工作的重要性。寰球公司于2002年设立了与国际工程公司接轨的文控专业，并通过几年的努力培养了一支专业化的文控队伍，建立起一整套有效的文控管理体系，对工程项目的顺利推进、工程建设经验的积累与知识共享、项目各参与方合法权益的维护都起到了至关重要的作用。一、构建文件控制专业体系，实现文档一体化管理树立“文件是金”的管理理念。要使项目规范有序运作，维护好项目各参与方利益共同体和分担、分享关系，用什么来提供保障呢？最主要的是文件。“写你做的，做你写的”，任何会议都要求有纪要，任何事情都要求有文字记载。此外还有内部条件、备忘录、会议纪要、mastercopy、初步设计、基础设计、MR文件、现场设计变更；厂商的报价文件、设计文件、检验文件、合同文件、计划、各类程序、月报、周报、图纸状态表、采购状态表、现金流量表、现场开工报告、施工方案、施工日志、标准规范、双方往来和信件，现场24小时通知、现场日志、现场日计划、HSE计划、周滚动计划、月滚动计划等等。文件管理好，资料齐全，与业主、合作方、供货方等工作界面的沟通就顺利。一个项目如果没有严格的文控程序，文件编号混乱，往来文件无法有效识别并及时接收、发送，这个项目将注定是失控的，项目的执行结果将不堪设想。“文件是金”是我们在多年实践中得来的宝贵感悟，并在工作中牢固树立、不断强化的理念，从公司高中层领导、项目各级管理者直至所有项目参与者逐步形成了共识，高度重视文件控制工作，为文控专业的发展奠定了坚实的基础。贯彻“文档一体化”的管理方法。与国内很多只控制项目档案验收的公司不同，寰球公司在上个世纪末开始学习国外工程公司先进的项目管理理念及方法，不再只注重档案验收阶段的结果控制，而是着眼于全过程，在项目执行过程中实施全过程的“文档一体化”控制和管理。文档一体化管理是将文件控制的动态管理与档案的静态管理相结合，有效地加强工程项目文件的前端控制，激活传统的静态档案管理，使两者相辅相成，相互促进。一是文控人员与档案人员管理一体化。2006年公司成立了文控部，对文控秘书、档案人员实施统一领导、统一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确岗位职责，文控人员直接配置到各项目部，贴近项目实施文控管理。二是纸介质项目文件与档案管理一体化。将档案管理的方法、理念融入到文件过程控制中去，文控人员在项目运行过程中按照档案的验收、分类、组卷、编号、整理等方法进行文件控制，逐步达到项目结束后文控人员直接归档入库上架的效果。三是电子文件与档案管理一体化。我们一方面实现过程文件全部电子化、网络化，另一方面优化文件控制和档案管理两个操作系统，利用网络和计算机技术将两个系统实现无缝链接，自主开发了文档一体化软件，使电子文件从产生到归档实现了一体化控制和管理。强化文件控制完整性、及时性、准确性的责任意识。一体化文件控制对我们提出了全新的要求。一是确保文控的完整性。文控人员深入项目，从项目启动之初的文控体系策划，到项目执行中的过程控制，直至终交的全部文件存档、验收、入库，真正做到统一、完整管理。二是确保文控的及时性。通过流程化、程序化的管理，同时通过文控专业负责人对文控人员的合理调度，按文件类型并结合实际操作进行分工，使文件的传输脉络清晰流畅，节省了人工时，提高了效率。三是确保文控的准确性。我们建立了文控程序、文件编号系统与版次规定，使文控准确性有了前提条件；我们对文控工作人员提出了“想项目之所想，急项目之所急，确保项目文件高效快捷标准化输入输出”的要求，同时坚持定期对项目文件控制的质量进行抽查、整改，保证了文控最终结果的准确性。夯实制度建设专业发展基础。通过与国际工程公司的长期合作，我们学习、借鉴了先进的标准规范体系，并结合寰球公司项目执行的特点，编制并执行了一套由35个体系文件、作业文件组成的完整的、可操作性强、符合自身工作实际的标准规范，成为指导文控工作的法律文件。为保证公司的文控专业整体水平和工作质量，我们还非常注重操作手册的编制，目前我们已编制了“文控人员操作手册”、“项目秘书操作手册”、“现场文件管理手册”、“竣工资料管理手册”，“采购文件管理手册”、“厂商文件管理手册”等，形成了完整的操作手册体系，使一切工作有章可循、一切问题有据可查，对提高文控专业人员的专业水平及技术能力起到了很好的效果。“规范就是权威，细节决定成败”已根深蒂固地扎根于文控人员心中。二、强化全过程文件有效控制，保障项目有序推进项目初始阶段及早着手文控体系的策划。要想对项目全过程的文件进行有效控制，就必须在项目初始阶段做好文控体系的策划工作。一是介入合同谈判。文控专业人员介入合同中文控章节的拟定工作，通过合同明确业主、合作方及我方对文件的要求，既能获得法律上的保障，也使文控工作的开展有章可循。二是了解、掌握项目相关信息，确保预估偏差最小化。文控人员通过了解、熟悉标准规范、业主及合作方提供的文件、MR文件清单、项目总平面布置图中的装置分区及总的区域划分等，尽可能准确估算项目文件的数量、种类、来源、规格、以及项目文控所需服务器的大小，划分合理的“目录树”结构，避免不必要的资源浪费。三是按照文控标准化体系，组建项目文控中心。项目文控中心对项目文件进行统一管理，负责制定该项目文控的人力计划及详细的工作划分，确定人员配备，合理搭建人力平台；收集项目人员名单，完成项目文控软件（PW）中权限及目录结构的设置，搭建PW软件平台；确定文件编码体系，编制文控程序，收集并下发标准图签、表格等，搭建标准体系平台。文控中心还负责就文控程序和内容对项目全体人员进行培训，使参与项目的技术人员熟悉项目文控工作流程及要求，以保证文控体系正常、高效运行。项目实施阶段始终贯串动态控制。项目文件主要包括项目管理文件、外部文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件和开车文件，以外部文件、设计文件和厂商文件为主线。我们对项目的诸多文件在接受、整理分发、存储的过程中进行动态控制。做好项目文件的版次控制。确保项目文件版本的有效性，避免错误使用旧版文件；确保纸文件和电子版文件的同步，项目文件的硬拷贝和电子版一一对应；随时更新文件状态表，使设计文件状态、厂商文件状态、项目管理文件状态、业主或外来文件（不包括厂商文件）状态、预警报告、延迟报告（主要用于业主或外来文件及厂商文件）等与文件实际情况时刻保持一致。项目验收阶段严格审核把关。一是文控人员在归档前严格检查，使不合格的图纸、文件得到及时的修正。二是派出经验丰富的档案管理人员深入项目提前验收，对疑难问题进行指导，对不符合要求的项目提出整改建议；三是在归档时，逐张逐点核对检查，做到各种文件材料齐全、图纸名称和编号与目录相符、数据准确、更改到位、版本可靠。用信息化手段提高运作水平。通过ProjectWise数据库的使用，实现了文件的模式化，模块化和程序化。一是在项目运作过程中，任何电子文件都可以通过ProjectWise数据库来存储，保证了项目文件完整性；二是任何电子文件都通过ProjectWise数据库来发布，保证了文件流程的通畅，提高了专业之间的沟通能力和项目的整体效率；三是实现了数据库模块化，按照项目特点搭建清晰、合理的项目文件目录树结构，最大限度的提高了文件和数据查找的准确、便捷程度，大大降低了不必要的设计误差，有利于实现项目文件的全过程追踪及查询。经初略估计，通过电子文件管理，一个项目一天就可以节约20～30个工时，相当于节约3到4个人的劳动力。按产品线项目群动态配置文控团队。根据面临的市场形势和发展战略，公司目前采取了产品线项目群的生产组织模式，按乙烯、化肥、LNG、聚丙烯（PP）等产品线组成了多个大项目群。配合这一新的管理模式，我们调整了文控人员的配备和职责划分，采取对一个项目群配备一个文控团队，统筹协调该项目群所有项目的文控工作，从而保证了产品线项目群文控工作高效清晰地开展。同时根据各项目的生命周期和进度，超前规划、及时调整人力计划、对各项目的文控人员进行动态调度，保证了在相对有限的资源条件下，为项目全过程提供满意的、高质量的文控服务。三、打造职业化的文控队伍，提升项目文控质量文控专业水平的提高离不开文控专业人员队伍素质的提高。我们对文控专业人员明确了三个培养思路，一要重视理想、信念、职业道德、责任心等价值观培养；二要重视工作体系的标准化、规范化建设与培养；三要重视工作能力和专业素质的培养。寻设遥立搏“菊文控硬工程趴师驰”开岗位逝序去列恩。担为加厕强疑文控四岗位施的专宰业化柜建设摊、稿技术拍化拴发展车，卵同时稳根据婆文控烤人员铸的工际作性德质、倾工作昏内容臭和醋文控诞人员践在工恰程建料设项额目中励所起疤到的扔重要从作用昨，在旬公司逝领导嫁的关傲怀和龄大力宣支持照下，傅我们施已荷设立屋“秧文控职工程备师枕”蛋这一梨专业彩技术代岗位俯，冠同时联制定痰了吼“深文控蝶人员玉等级恒标准肉”爬、室“龄文控尺人员偿任职袍条件近”须、岩“剃文控饱人员桃考核华办法后”奖等制纤度行，敢使哨文控米专业考队伍值不断双健康演、茁半壮成那长割。英打造岸以专核业负强责人气为主货的骨巩干队越伍召。抬我们朵充分素发挥哄骨干虹对整乏个人团员队脊伍的想带动窑作用赏，着铃力打携造以所专业赴负责稻人为达主的沫骨干工队伍山。一况是确麦立了沃“锁专业码负责新人例腾会制府度需”饺，为槽专业讨负责假人的皂沟通乡交流耕、互雕相学钩习搭宁建平胃台，悟促进持了经代验的别交流臭、思拔路的芽开拓针，问懒题的搭及时娃解决坡；二劳是确卸立了欣“轮项目鹿文控扁组例稼会制档度养”铸，培卡养专醋业负上责人宝的组箩织管电理能恋力，承以及领通过黄团队凑力量材解决便专业浸问题贺的能天力；齿三是附组建虹了宗“她技术耀骨干鸦小组踩”帝，该烦小组欧集合涂相对繁有经眼验的齐文控愤和档蛇案骨舌干人甩员，粉针对迎项目餐文控躬中的眯“谅疑并难杂维症王”判，动惨态地死提供盒技术才支持盒，既吩解决毕了项详目杏文控墨上的朵问题党，也序成胁为既一种惑培训阿的铃形式卸，崭从而子以最缴直接饿、有舍效的绒方式深即时晕辅导指项目满的文烧控人件员杀，在正工作励中提嘉高他阴们的在专业蝶技能桌。垃倡导灿全方甚位培位训慧。华为加乔大专疮业队各伍建取设力我度，熔培养喷高素颤质的甲文控套、档怖案专竞业人吉员，闲我们月对不锡同类浇型的评员工谁，拦组织械开展临了全膏方位蕉、多应层次扛的培深训。些对新突员工艇，组首织学禽习公济司基筒本规椅章制锯度、味文控状档案呀管理真基础逮知识笛等；揭对经昨验欠各缺的集青去年员椅工，旅定期碗有针讨对性赞地组另织品规范篮、演工作卷流程炮、工钱作手信册、疯体系孩文件崖等细骗化的扔专业根培训树；对守专业巧负责菊人，惜组织疾学习免交流密管理锁理念恳、管泡理方枝法蚂、工舅作经倍验返；对誉现场针文控展人员毙，多泻次派壤出业下务骨缓干赴捡项目头现场蔑对现亮场文析控进绝行指胀导和刘培训稍。近海三年睁，著开展勿了诱多个扣专题葛的培捉训，段累积胃培训糖约1确50衡0人恋次，闻部室刃员工搬总发培训外工时历近3蜂00坚0小自时。蜂通过圣培训步和输实际定工作谦的锤吩炼，闲一支涝年青阳的专驴业队召伍迅注速成疲长起托来，刃公司些的文盛控工映作得涛到了任中外锦业主艘的一筝致好蹄评。闸搭建版知识抖共享亲平台挎。祖通过羽建立株共享翁平台狼，实伴现了播自我卷教育钳、相棋互教叫育和阴被动蚀教育表相结哈合。赏一是需设立粘了文哀控、代档案乡工作丰独立葡的服雀务器苗，将孩规章抬制度刊、标涌准规够范、轧体系图文件络、工惠作经字验、哲心得稻体会签都放坑在服硬务器亲上共财享旧。遭二是保创办穴了电胖子杂勿志《拜文控瞧部落机格》挪，主哥要登田载员芽工撰盗写的惹专业冠性文饶章和填研讨凤类文背章，润旨在教创造袭学术株氛围阿，提元供技购术进融步的朝环境欠。宇三是汉大力危提倡足员工屠积极架撰写足专业强论文沫，并舍评出浇优秀奉论文性，出期版成蔬集，酬08毯年有怒关文说控工粗作的端“泻专业解论文营集俘”渴就收冒编了渔19槽篇聚优秀艰专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