广州市美景物业发展有限公司采购管理制度

广州市xx物业发展有限公司采购管理制度总则为规范广州市xx物业发展有限公司（以下简称公司）采购行为,加强对采购活动的管理与监督,保障采购质量和采购物料及时供给,达到合理降低公司采购成本,特制定本制度。第二条公司各级单位和部门使用公司资金购买各种物料,委外加工和服务及其相关活动,均适用本制度。合理的采购分工不相容职能的分离：信息员、商务助理、采购员适用范围采购作业相关职责生产部职责:负责生产性物料的请购,检验和签收.资材部职责:负责办公用品的请购与签收；负责资源寻找及日常用品(清洁用品,厂务设施用品等)依据权限呈核订购,编制采购作业计划,负责采购作业的实际操作,对帐,请款.其他部门职责:负责其他非生产物料的自行请购和验收.采购流程管理生产性物料请购单的开立及递送生产部依生产需要,三个工作日前开立部门请购单,注明物料品名,规格,数量,需用日期及其注意事项等,经请购部门主管、经理依请购核决权限批准同意后,送采购部.需用日期相同且属同一供应厂商供应的配套物料,请购部门应以请购单附表,一单多品的方式提出请购.常用生产性物料由请购部门依耗用状况,并考虑库存情况,依计划按月或按季开立“部门请购单”请购;需临时请购常用生产性物料的,请购部门应在“部门请购单”的注意事项栏目中注明临时请购的原因.原则上是按周开立.紧急请购:1).条件要求:订购时间小于正常采购作业期限,物料或产品的短缺将严重影响正常生产和销售.2).范围:一般情况下,只有经理级以上主管认可批准的项目方可纳入此范围.3).请购部门应在“部门请购单”的顶端空白处注明“紧急采购”字样,并在注意事项栏目中说明紧急采购的原因,经部门经理批准后,以急件卷宗递送.采购部进入紧急采购程序,以最短时间内完成采购作业为准.4).采购部随后跟踪“部门请购单”.5).单价超过2000元的设备和工具,请购部门必须报公司总(副总)经理批准.非生产性物料请购单的开立及递送非生产性物料由使用部门开立“部门请购单”,注明物料品名,规格,数量,需用日期及其注意事项等要求,经请购部门主管,经理以请购核决权限批准同意后,送采购部.为尽量降低分散采购的成本与费用,通常情况下,请购部门应根据非生产性物料的耗用状况和需用周期规律,按月或按季由各部门作出月度或季度预算和计划送资材部审核,由资材部进行集中采购.需临时请购或超出预算和计划的,请购部门应在“部门请购单”的注意事项栏目中注明临时请购的原因,经部门主管签字审核后送采购部,采购部将“部门请购单”和询价结果一同上报公司,由总(副总)经理批准后方可采购.固定资产请购单的开立及递送对单件采购金额大于2000元RMB的设备和工具等非易耗品,由请购部门填写“固定资产购买申请单”,注明品名,规格,数量,需用日期及购置说明等,经请购部门主管,经理审核同意后,送采购部.采购部根据要求进行报价,选择三家以上的供应商,报公司总(副总)经理审批.委外加工单的开立及递送设备,固定资产等凡需要维修,公司生产部无法完成或无法及时完成客户需求的项目:各请购部门需填写“委外加工单”,经请购部门主管,经理审核同意后,送采购部.采购部根据“委外加工单”上的要求,查阅协作厂商资料,记录后报价.如现有协作厂商不能完成,可寻找新供应商,进入新供应商开发程序.采购部根据比价结果,选出最合适的协作厂商,报请公司总(副总)经理核准后才能委外发包.采购部根据“委外加工单”要求和供应商反馈情况跟踪交期.如属紧急委外的项目,进入紧急采购程序.请购单的撤消请购单的撤消由原请购部门及时通知采购停止采购.在采购部确认已撤消前,原请购部门应在原“请购单”的存根上标注“已撤消”字样及注明撤消原因.采购部在办完撤消后,应在原请购单上标注“已撤消”字样,并请申请撤消人签名,注明日期和时间及撤消理由.原请购单已送其他部门待办收料,验收等手续的,由采购部通知撤消,并由待办收料,验收等手续的其他部门将原请购单退回采购部.原请购单无法撤消的,采购部应尽快通知原请购部门.采购工作划分采购部主要负责生产性物料、固定资产的采购,办公用品的采购与签收，负责委外加工及与采购相关作业的各项业务.采购相关信息的收集与整理采购经办人按各自的工作分配接受请购单后,应核对请购内容(品名,规格,数量,需用日期等),查阅供应商历史资料,采购记录及其他有关资料.采购经办人应注意检查核对请购单各栏填写是否清楚,合理,对急件要优先办理,对无法按需用日期办理的要及时通知请购部门,有撤消请购单的应优先办理.供应商的选择常用物料供应商的选择:优先选择公司合格目录中的供应商.新开发物料供应商的选择:采购部接到生产部新物料开发通知形式的类似文件,优先选择公司合格目录中的供应商.通知侯选供应商报价,从公司利益出发确定供应商.目录中无合适供应商时,进入新供应商开发程序.新供应商开发程序:1). 如果原有供应商不能满足开发和生产要求，则需开发新供应商。2）.采购部可通过各种途径对符合公司开发要求的供应商进行筛选，初步定出后选供应商。3）.采购部应根据样品承认情况、供货记录、单价、企业相关资料等情况最终确定一家供应商。4）.采购部根据物料技术、质量要求及需求时间通知供应商送样，供应商按要求送样，并附相关技术资料。5）.生产部根据物料技术、质量要求对首批样品进行样品检验，并出具“样品检验单”，交采购部，并由采购部通知新供应商。6）.样品未达到公司开发技术、质量要求的，由采购部通知新供应商改善，并同时寻找新供应商。7）.供应商送样达到公司开发技术、质量要求的，采购部根据“样品检验单”，填写“新开发供应商评估表”，由生产部、采购部及采购经理会签后，报总（副总）经理批核。8）.采购部跟踪使用部门的使用结果，合格则将该供应商列入合格供应商目录，不合格的，则做好记录，今后不在列入公司该类产品供应商选择范围。特殊物料供应商的选择：由采购部和请购部门依请购、采购核决权限共同商议选择，不一致时，由公司总（副总）经理审核批准。请购部门直接或间接指定供应商、品牌、材质等造成唯一供应商，且不符合惯例的，由公司总（副总）经理审核批准。询价选择合格供应商作为询价对象后，采购经办人应多方位调查了解市场行情、采取实地问价、电话询价，并整理报价资料。非紧急情况下，应提供3家以上基本符合报价要求的供应商作为比价和议价的对象。采购经办人应充分了解请购物料的品名、规格，对交货期无法配合需用日期的，要与请购部门联系协调，急件或需用日期近的应优先办理，询价时要向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、付款条件和方法、地点和交货日期，对同规格不同品牌的产品作比较，考虑是否有必要办理售后服务及保修年限。采购量低于行规最低成交量的，采购经办人应于询价后，及时与请购部门协商是否可以按行规最低成交量进行采购。可以的，重新办理请购手续，不可以的，采购经办人应及时在请购单上说明需进行“溢价”采购的原因，由公司总（副总）经理审核批准。比价议价采购经办人在了解市场行情后，研拟底价，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价。要注意供应商是否能按时交货、质量是否有保证，是不是信誉可靠的供货商，价格涨跌有何因素，是否有开发新厂商的必要第十三条价格上涨的审批当货品市场价格时，采购应要求供应商在得到价格上涨的消息的同时通知到我公司，并记录相关信息提报给采购主管、经理及总（副总）经理签核审批。采购经办人要在接到涨价消息之后到市场了解情况的真伪，如属供应商伪造消息，则立刻进入新供应商开发程序。货品已在公司仓库或已使用的物料，供应商要求涨价不予受理。第十四条 订单呈核采购部经办的采购作业，均应依采购核决权限，呈核订购。采购经办人依请购单填写订单，经采购部主管、部门经理审核签发。采购经办人应在呈核的订购单上详细注明与厂商议定的买价条件，不能按期交货的应事先征求请购部门同意。请购部门有特殊要求且明显不符合惯例的，采购经办人应联络请购部门述明原因，由公司总（副总）经理审核批准。第十五条 标准和要求变更请购单和订购单上品种、供应商、规格、数量、材质等的变动和增减，均属“标准和要求变更”的范畴。采购经办人应严格按照请购单和订单所述标准和要求进行采购作业。不得擅自变更请购单和订购单所述的标准和要求。遇无合适供应商或无合适的物料等情况，确需变更请购单和订购单所述物料的标准和要求的，采购经办人应事先征得请购部门同意后（请购部门人员在请购单上注明），方可改变订购单标准和要求进行采购。紧急情况无法取得签字得应先以电话形式沟通，后补签字（3日内）。遇请购部门提出变更订购单标准和要求的，非紧急情况下，需待请购部门重新开立、递送新请购单后，按正常采购程序处理。遇紧急情况下或请购部门仅以口头或电话通知形式提出更改请购单所述标准和要求的，采购经办人应当场问明原因和理由并在原请购单上作出详细解释和负责人后，方可改变订购单标准和要求进行采购。请购单上经办人必须请请购部门相关负责人后补签字（3日内）。第十六条 采购核决权限生产中被确认为正常使用的物料采购，由采购部主管、部门经理审核批准。非正常使用、请购部门仅以口头或电话通知形式提出更改请购单要求核标准的，由公司总经理和副总经理审核批准。生产中新开发产品的物料采购，由公司总（副总）经理审核批准。供应商、品牌、价格、质量标准未发生变化的生产性物料采购，由采购主管、部门经理审核批准，发生变化的，由公司总（副总）经理审核批准。非生产性物料请购单和委外加工订单中，不符合惯例的指定供应商或加工厂家、品牌、材质及数量较少但需订制而导致价格明显高于市场供应价格等情况的，由公司总（副总）经理审核批准。第十七条 订购经批准订购后，采购经办人应及时与选定的供应商办理订购手续。采购经办人不得延误处理或扣押请购单或订单。对无法处理的请购单或订单，应及时书面说明理由或原因，报采购部主管处理。采购部主管无法处理的，报部门经理处理。部门经理无法处理的，报公司总（副总）经理处理。若属分批交货的，采购经办人应在订单上注明“分批交货”字样。第十八条催交约定交货期前，采购经办人应与供应商再次确认按时交货。供应商无法在约定日期交货时，采购经办人应及时通知请购部门并做好交货异常记录和加紧催交。对已到交货日期尚未到货的，仓库管理员应及时通知采购，立即开展催交行动。采购经办人未能按既定进度完成作业时，应书写进度异常报告，说明异常原因及下一步可能完成的日期，经部门经理审核后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。第十九条 采购物料的入库与验收生产性物料来料时，一般由原料仓库验收数量和重量，并开具“进料检验单”，生产部验收质量并填写“进料检验单”。仓库提供入库单给采购。非生产性物料来料时，一般由请购部门签收数量和重量，由使用部门验收质量。固定资产、委外加工的物料、工程或服务由申请单位负责验收。对验收不合格的物料，由验收部门提出不合格内容，并召集请购部门负责人和采购人员进入物料异常处理程序；对设备或工程不合格的，验收部门要召集采购进行协商处理。交货数量超过或少于“订购量”部分，其超交数量或缺少数量由收料部门于收料时，在备注栏注明，并召集请购部门负责人及采购进入物料异常处理程序。第二十条 对帐请款所有已采购且验收合格的物料，应结合订购单、入库单、供应商发票、请款明细进行帐目核对。有问题及时查明原因和解决。在帐目核对无误情况下，按事先约定或采购合同约定的付款方式和期限填制“付款平单”，交采购部主管、部门经理审核批准后递交财务部，由财务部付款。对延误交货造成公司损失、短交未补足、物料不合格率高于行业允许范围等供应商的请款，由采购部与供应商先行协商，拿出解决方案，经部门经理审核，报公司总（副总）经理批准后，方可进入付款程序。紧急采购需预付款或供应商要求款到交货时（不需现金时），采购部应填写“付款平单”，经采购部主管、部门经理审批核准后递交财务部，由财务部进行付款。如遇突发性有争议项目，采购部与财务部和供应商共同协商一致后进行正常对帐请款程序。采购价格管理总则1制定目的为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。2适用范围各项原物料采购时，价格之审核、确认，除另有规定外，悉依本规章处理。3权责单位价格审核规定2．1报价依据开发部提供新材料之规格书，作为采购部成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。2．2价格审核供应商接到规格书后，于规定期限内提出报价单。采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。采购部主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主管亲自与供应商议价。采购部主管审核之价格，呈分管副总审核，并呈总经理确认批准。副总、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。2．3价格调查已核定之材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据。本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考。已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应以《单价审核单》形式重新报批，且附上书面之原因说明。单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程。采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。采购成本分析3．1成本分析项目成本分析系就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。一般包括以下项目：直接及间接材料成本。工艺方法。直接及间接人工成本。制造费用或外包费用。税金。3．2成本分析之运用以下情形时，应进行成本分析：新材料无采购经验时。底价难以确认时。无法确认供应商报价之合理性的。为提高议价效率时。3．3成本分析表的提供方式成本分析表提供方式一般有两种：由供应商提供。由采购部编制标准报价单或成本分析表，交供应商填妥。3．4成本分析步骤成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下：确认设计是否超过规格要求。提出改善建议并检讨。检讨加工方法、加工工程。选定最合适之设备、工具。就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。3．5成本分析注意事项利用自己或他人之经验。应用会计查核手段。提高议价技巧。第四章采购品质管理1、总则1制定目的规范采购过程的品质管理规定，使采购品质管理有章可循。2适用范围本公司物料采购、验收、索赔等过程的品质管理，除另有规定外，悉依本规章执行。3权责单位品管部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。采购品质管理规定2．1文件资料要求物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定：订购物料之规格、图纸、技术要求等。产品技术精度、等级要求。各种检验规范、标准或适用规格。2．2合格供应商之选择物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：经本公司供应商调查，列入合格供应商名列。经本公司供应商评鉴，资讯等级在C级以上。同业中之佼佼者。2．3品质保证之协定物料之采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000或QS9000体系等。供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验。供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。接受本公司必要之供应商调查、评鉴及辅导。2．4进货验收之规定供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：确认订购单确认供应商确认送到日期确认物料的名称与规格清点数量品质检验处理短损退还不合格品对检验合格物料，入库后应予以明确标识，以确保后续品质之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便）。2．5品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：2．5．1处置依据以双方事先约定之品质标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。2．5．2国内采购物料退货与索赔拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。2．5．3国内采购其他索赔规定由供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。2．5．4国外采购物料退货与索赔因规格不符或品质不良引起之退货及索赔规定如下：要求供应商储运更换合格物料或将不合格品退供应商修复。退货或补运之费用由供应商负责。由此造成之本公司损失，依双方合约向供应商索赔。2．5．5国外采购其他索赔规定发生破损短少情形，向保险公司索赔或航运公司索赔。发生短卸情形，向航运公司及保险公司索赔。发生短装情形，向供应商索赔。附件[附件]《损失索赔通知书》损失索赔通知书公司：本公司于年月日向贵公司采购之下列货品：，因贵公司产品□品质不良□交期延迟，造成本公司蒙受元的损失，兹检附：□损失计算表份；□品质检验报告份；□本公司客户索赔函复印本份，连同原采购合约复印本共份，望贵公司给予谅察赔偿，其赔偿金额，敬请贵公司同意。□由其他货款中扣除□以现金支付顺颂商祺！股份有限公司采购部年月日附则第二十一条采购作业处理期限采购部应依采购地区、物料特性及市场供需，分类制定物料采购作业处理期限，经部门经理审核，城堡公司批准后，通知各有关部门作为请购交货最低期限的参考，遇有变更时，应立即修正。第二十二条采购作业计划依据生产计划，有采购部按期编制生产性物料采购作业计划，经采购部主管核准后，先行进行采购信息的收集整理、报价、选定供应商等的处理，待收到“请购单”后，按采购核决权限呈核订购。第二十三条供应商的评估每月，由生产部负责提供当月品质异常统计表、由生管部负责提供当月交货异常统计表给采购。采购部依据品质与交期异常统计表等资料，每月绘制供应商异常统计表。每年对主要物料供应商进行一次供应商评估工作第二十四条供应商的备份对于生产性物料，按类别或每一项物料除现有合格供应商外，采购经办人还应做好一家以上的合格的供应商作为备份，一旦现有供应商出现异常状态或公司认为由必要更换、以及备份供应商提供的条件明显有利于公司的，采购经办人注明原因和理由，进入新供应商开发程序。供应商的备份工作由采购经办人事先收集资料信息，经充分了解后，报采购部主管、部门经理审核同意后，由采购部存档备案。第二十五条采购作业的管理与监督采购经办人员要严