公司档案管理办法

公司档案管理方法篇一：公司档案资料管理方法

公司档案资料管理方法

〔试行〕

一、目的

为加强公司档案管理工作，标准公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完好性，并符合ISO9001质量体系的标准要求，根据?中华人民共和国档案法?及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本方法。

二、适用范围

本方法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、消费制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。

三、机构设置及职责

公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进展初级管理。

四、档案归档

1．归档要求

归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好

的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件〔盘〕同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。

归档的文件和资料要求质量优良，图样明晰，字迹工整，装订整齐美观，

禁用字迹不结实的工具书写。

对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，

封面书写标题及编号，无涂改。

凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归

档。因归档不及时造成资料损坏或丧失，给公司利益造成损害的，有关部门须承当责任。

归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定

保密级别和限制查阅使用范围。

2．归档时间

工程、研发工程资料在工程完工后一个月内归档。各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。

3．归档程序和手续

各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作?档案移交〔接收〕登记?，属质量体系受控文件要提交?受控文件和资料清单?，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完好、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善到达要求后再办理归档手续。同一工程的成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供?图纸资料存档清单?。

4．归档责任部门

公司下发行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。

各职能部发的文件、管理细那么由主办部门负责。

技术文件、工程文件、研发文件、消费文件、产品标准、工艺文件由相关事业部负责。

5．归档范围

工程类〔见附件二〕

研发类〔见附件三〕

产品消费类〔见附件四〕

管理类〔见附件五〕

其他类

6．管理文件和资料的归档

凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。

公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证

借阅人员能使用更新后的有效版本。

7．技术文件和资料的归档

〔1〕凡公司及所属各部的工程工程、研发工程、产品消费、工艺文件、

各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。

〔2〕研发工程、工程工程、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行工程负责人负责制，由工程〔或技术〕负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。工程〔或技术〕负责人和兼职档案员对归档材料的完好性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进展技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的标准性、完好性负责。

〔3〕档案室在工程、研发工程资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部工程考核的根据之一。

五．档案和资料的保管

1.各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产的重要组成局部，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。

2.管理文件和资料、技术文件、工程工程的图纸等应进展分类管理，文件与资料必须编号。

3.档案资料是公司研发、工程、消费、经营和管理的重要根据，档案资料室必须确保平安。

(1)健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丧失。未经容许不得复制、使用保密档案。

(2)做好“五防〞工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。

(3)档案室内要经常清扫，保持清洁卫生。

(4)室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。

(5)工作人员分开档案室时要关灯、关好门窗。

六、档案资料的使用

1.公司档案资料分为机密、机密、无密级三个级别。机密级的档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管指导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。机密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和工程资料列入机密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、借用，但需进展登记备案。

2.查阅档案资料，需执行档案资料保密规定，并做查阅登记。本公司员工可查阅本职工作范围的档案资料；如要查阅非本职工作的档案资料，需经档案归档部门负责人同意，公司办公室批准；公司外部人员查阅档案资料，需经公司接待部门指导申请，公司主管指导批准后，由专人陪同查阅，不得借出。

3.档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室做借阅登记，对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的?文件资料借阅申请单?。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。

4.借阅科技档案不得超过两个月；借用管理文件不得超过一个月；借用非本部门档案不得超过两周。借阅期满后，如需继续借用时，可持所借档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不还，经催促仍拖延者，除停顿其借阅权利外，还将向其所在部门通报。

5.凡公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，由档案室在调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在分开公司前也必须清还所借档案。

七、文件和资料的更改、销毁

1.已归档的非技术文件和资料如需更改，由原归档部门持?文件和资料更改通知单?到档案室填写?文件和资料更改登记表?，此登记表、更改通知单与文件共同存放，以备查询。

2.技术文件和资料需更改时，要按?设计更改程序?及?产品图样及设计文件更改方法?执行，填写?设计变更补充通知单?并由工程负责人或技术负责人签字。对标准产品图纸及工艺文件的更改要有事业部总工或技术负责人的审批，同时注明更改原因及日期。

3.文件和资料失效或终止执行时，各部门档案员应按要求填写?终止执行文件和资料目录?，到档案室备案，由档案室在文件上标明终止执行或作废字样。

4.对无保存价值的已失效或终止执行的文件、资料，需经原编制部门审核，原审批部门负责人批准后，填写?技术文件和资料处置表?及?申请销毁文件和资料目录?存档。

5.对于需要销毁的文件、资料，由档案室定期提出申请，经公司专家委员

会鉴定后，档案室统一销毁并做销毁记录。

八、其他

本方法自公布之日起实行，解释权归公司办公室。

附件一：有关表格、清单样本

1.?受控文件和资料清单?

2.?档案移交〔接收〕登记?

3.?文件和资料更改通知单?

4.?文件和资料更改登记表?

5.?设计变更补充通知单?

6.?技术文件和资料处置表?

7.?终止执行文件和资料目录?

8.?申请销毁文件和资料目录?

9.?图纸资料存档清单?

10.?文件资料借阅申请单?

11.?文件资料借阅单?

附件二：工程工程资料归档范围

1.设计任务书、初步设计、设计变更通知书

2.合同书及附件、协议、会议纪要

3.系统原理图、施工图

4.软件功能规格书、软件框图、程序清单、软件测试大纲、测试报告

5.系统调试大纲、调试说明、系统操作使用说明书

6.调试过程中的原始记录

7.开工图

8.用户验收证明、验收报告、向用户提交资料的交接记录

9.工程鉴定、获奖证书、用户感谢信

注：除3、4、5、7项要求同时提供软盘及书面材料外，其余均需提供材料的原件

附件三：研发工程资料归档范围

篇二：公司档案管理方法及施行细那么

档案管理方法及施行细那么

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信鼓励与失信惩戒机制，标准公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续安康开展，根据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本方法。

一、总那么

第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公

司档案工作，更好地为公司进步经济效益效劳，特制定

本规定。

第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总

和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、

股东名簿、组织规程及办事细那么、董事会及股东会记录、

行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预

算决算书、方案统计、经营销售、物资供给、财务管理、

劳开工资、各类合同和其他工作等方面档案。

第三条公司档案工作是企业管理根底工作的组成局部，是维护

公司经济利益、合法权益和历史真实相貌的一项工作。

第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原那么。

二、文件材料的形成与归档

第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料

形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵

循方案、公司的开展、工程的进展〔施工〕、技术、经营

等项工作和文书处理的程序。

第六条公司消费〔施工〕活动中形成的办公用品及文件等材料

由工程工程负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。

各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范

围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。

1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部

门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。

2、文件材料的搜集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审

阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，

由主办部门或人员搜集，交行政部备案。会议文件由行政部搜集。

第七条公司文件材料归档的根本要求1、归档的文件材料必须完好。

2、归档的文件材料必须准确地反映公司消费、基建和经营管

理等各项活动的真实内容和历史过程。

3、归档的文件材料必须层次清楚，符合其形成规律。

第八条公司必须编制文件材料的归档范围。

企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：

1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文

件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用

户效劳工作中形成的文件材料等。

2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文

件等。

3、工程建立方面，涉及到的有关工程资料、工程合同、工程图

纸等。

4、方案统计方面。有各种方案、统计报表和方案管理、统计分

析活动中形成的各种文件材料。

5、劳开工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳开工资、劳

动保护等工作中形成的各种文件材料。

6、物资供给方面。有物资、原材料采购、库存保管、供给和工

具管理中形成的各种文件材料。

7、宣传方面：有组织、宣传、通知、人事、保卫工作中的各种

文件材料，公司行政工作、共青团工作和董事会工作中的各

种文件材料等。

8、其他方面。

第九条档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类

型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件

二级为机密文件

三级为机密文件

四级为普通文件

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型

发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属机密文件，划分等级为二级。

3、本公司的各种工作方案、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，划分等级为三级。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要

的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的

档案，为绝密文件，其划分级别为一级。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录

像等。属于机密文件，其等级为三级。

附表格如下：

第

十

条

归

档

时

间

术工程，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由工程负责人审定后，向档案管理部归档。

2、各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档

的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

第十一条公司各类文件材料一般归档一式一份原件及扫描件，比拟重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。

第十二条公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入基建、经营等各项管理程序；列入基建和经营等各项活动的工作方案；列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。第十三条公司档案管理要对公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进展指导、监视、检查。

a〕档案管理

归档要求：

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件

之间的有机联络，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完

整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件〔原件〕与附件〔复

印件、扫描件〕分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针

对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进展排列，密不可分的文件材料

应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件

篇三：企业档案管理制度

公司档案管理制度

第一章总那么

第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。

第二条本制度所称的档案是指过去和如今的企业各级部门及员工从事消费、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同管理〞原那么，由总经办统一管理。

第二章档案归档

第四条归档范围

(一)

(二)通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理〔变更、进度控制、质量控制〕、工程验收、工程报批资料等。

(三)合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。

(四)设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；消费部设备、工程部设备、QC部设备等。

(五)

(六)员工培训：培训方案、总结、内部培训记录、外部培训报告等。计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。

(七)产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回忆、变更情况、产品药检所检验报告〔含送检或抽检〕、产品重大质量事故资料等。(八)

(九)

供给商档案。质量标准：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。

(十)检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。(十一)记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；

(十二)批记录：批消费记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。(十三)标准操作规程。

(十四)验证文件：验证主方案、厂房及公用系统、消费设备验证、QC设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。

(十五)行政类文件：

第五条归档时间

(一)各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时〔一个工作日〕内到档案室办理归档手续；

(二)设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档；

(三)员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；

(四)计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；

(五)供给商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续；

(六)

(七)

手续；

(八)验证文件随时产生随时归档，验证主方案按年度归档，于每年1月25记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次；批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；

(九)

(十)其他文件每周一集中归档一次。未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承当全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。

第六条归档份数

(一)

(二)原件全部归档，并注明份数、出处。使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

第七条归档要求

(一)

(二)

(三)

(四)由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。文件必须通过系统整理后再归档。文件须经归档部门主管或部门以上指导签字确认前方可归档。

第八条归档手续

各类文件归档时，归档部门应填写?文件归档单?一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写?文件归档登记薄?，归档人和档案员共同签字确认。

第三章档案的搜集与整理

第九条档案的搜集

(一)由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进展搜集，并进展分类、排列、编目后移交档案室。

(二)由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进展搜集，再进展系统的、全面的整理。

(三)搜集时要保证档案的质量。如不完好，需进展进一步的搜集，对搜集不全的档案，要做好记录。

第十条档案的整理

(一)

(二)档案采用按类别分类的方式，做到层次清楚，便于保管和利用。档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进展系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，详细说明如下：

7、8、9位代表流水号001～999。

、6位为档案柜号。

、4位为二级分类的编号。

、2位为一级分类的英文缩写。

第四章档案建档

第十一条分类梳理

归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立?档案明细台账?。

第十二条档案专用章

所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。第十三条档案编号章

档案盒中每份档案右