名表连锁店会计档案管理

名表连锁店会计档案管理一、基本原始档案基本原始档案是各分公司和店中店在日常经济活动中取得或填制的最基本原始资料。包括销售小票、销售发票、入库验收单，收、发货登记簿，商品盘点表，柜台商品台账、保管的《库存商品总账》、订(定)金收款收据、维修单、维修收款存根等。基本原始档案记录着连锁店最初、最原始的经济业务的发生情况，是税务部门、审计部门查账核实企业经营情况的最基本资料，各连锁店对这些基本原始档案的保存、管理必须高度重视。为了实行规范化、制度化的基本档案管理、公司规定基本原始档案的管理细则：(1)各店经理是基本原始档案的第一负责人，负责对该店基本原始档案的整理、归档、保存、销毁的管理、指导、监督。(2)分公司会计、店中店保管是该店基本原始档案的直接负责人，直接负责对该店基本原始档案的整理、装订、分类、归档、保存以及销毁的日常工作。(3)基本原始档案的装订：基本原始档案的装订主要包括销售小票、销售发票的装订、柜台商品明细账、保管总账的装订、维修单维修收款存根的装订、商品盘点表的装订等。1、销售小票、销售发票的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。2、柜台商品明细账、保管商品总账的装订。在各种会计账簿年度结账后，应按时整理立卷。3、维修单、维修收款存根的装订。年度结账后，按时整理、装订成册。4、商品盘点表的装订。一般每月装订一次，装订好后按年分月妥善保管归档。(4)基本原始档案的保存年限规定为：序号基本原始档案名称保管期限备注1销售小票、销售发票15年如有电脑备份，可缩短至5年2维修单、维修收款存根15年同上3《柜台商品明细账》15年同上4《商品进销存总账》15年同上5商品盘点表5年6收发货登记薄5年有纠纷、未解决的延长。7订（定）金收据存根5年没有收回、未核销的收据延期。8二、会计核算档案（一）会计核算档案的内容：会计核算档案是会计人员记录和反映企业经济业务发生事项的凭证、账簿、报表等文字、数据信息资料。会计核算档案主要包括分公司的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料四个部分（店中店会计核算的会计档案全部在总部财务部，由总部财务部管理）。1、会计凭证：会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。2、会计账簿：会计账簿是以一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记各项经济业务的簿籍。它包括按科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助账簿等。3、会计报表：会计报表是反映公司财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表、年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。4、其他会计核算资料：其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计人员负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁册等。存贮在计算机存储器和网络上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。（二）会计核算档案的装订：会计核算档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字的装订。1、会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管2、会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后，应按时整理立卷。3、会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。（三）会计档案的移交、借阅：1、分公司的会计档案由财务负责人负责保管。2、会计档案归档前要开列清册，填写保管移交清单；3、在账簿使用日期栏填写移交日期；序号档案名称保管期限备注 -会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年—— 、会计账簿类1总账15年包括日记总账2明细账15年现金和银行存款日记账保管25年3日记账15年4固定资产卡片15年5辅助账簿15年三、财务报告表1月、季度财务报告3年包括文字分析2年度财务报告（决算）永久四、其他类1会计移交清册15年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4、交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。5、会计档案为公司内部使用，原则上不得借出，如有特殊需要须经公司领导批准。6、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经总经理或财务经理批准后，方可办理借阅手续；公司内部人员借阅会计档案时，应经财务经理批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。7、对于借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。（四）会计档案的保管1、会计档案的保管期限：各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年、25年6种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。2、会计档案的备查登记：为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置“会计档案备查表”（见下表）及时记载会计档案的保存数，借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。会计档案备查表单位盖章:总计数凭证档案账簿档案会计报表档案其他会计档案年初数本年增加数本年减少数本年年终数借阅档案情况复制档案情况归还档案情况自用外调填报单位负责人： 填表人:（五）会计档案的销毁（1）会计档案保管期满需要销毁时，由保管部门提出销毁意见，经公司相关部门共同鉴定、严格审查后，编造会计档案销毁清册。（2）保管部门根据相关部门鉴定、审查签字后的《会计档案销毁清册》，报总部财务部经理批准后销毁。（3）会计档案保管期满，但其中包括未了结的债权债务的原始凭证，应将这类档案单独抽出，另行立卷，交由公司档案部门保管到结清债权债务时为止；（4）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由财务部派人监督销毁；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报总部财务部经理，一份存档备查。会计档案销毁审批表和会计档案销毁清册的参考格式见下表