xx公司档案分类方案

XX有限公司档案分类方案-(草案)第一条本方案以公司全部档案为对象，规定了公司档案的第二条档案分类原则是以公司职能活动中形成的各种门类形成特点，进行科学分类。第三条公司档案分类设置13个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代码，以英文字母1.党群工作(代码：01)3.经营管理(代码：03)4.基本建设(代码：04)目录代码：B5.设备仪器(代码：05)目录代码：C6.会计档案(代码：06)目录代码：D7.人事档案(代码：07)目录代码：E8.声像档案(代码：08)9.实物档案(代码：09)10.法务档案(代码：10)11.审计档案(代码：11)12.楼盘销售档案(代码：12)13.房产租赁档案(代码：13)料、售后服务设置；11.房产租赁档案的二级类目按楼盘的名称设置。一级类目二级类目类目目录代码名称名称A党群工作党务综合组织宣传纪检监察联谊会共青团行政管理公关管理行政后勤人事劳资经营决策企业管理B基本建设C设备仪器按设备种类设置D会计档案凭证账薄财务报表E人事档案F声像档案照片录音带录像带光盘U盘G实物档案证书荣誉品H法务档案诉讼案法律文书I审计档案常规审计专项审计其他审计J楼盘销售档案售后服务K房产租赁档案附件2.档案排列编号方法和档号、目录号结构说明一、党群工作、行政管理和经营管理类(即为文书档案)限(永久、30年、10年)分别排列编件号，不编目录号；2.档号由全宗号、年度、保管期限、件号组成，用“-”连接。其中保管期限为永久、30年、10年。例如：COBXA-2011-30年-001保管期限(30年)→>年度(2011年)录号由目录代码、二级类目代号(工程项目代号)、三级类目代号组成，其中目录代码为B,二级类目代号为01(工程项目第一个项目中海观园、02铂宫等),三类类目代号为：投资策划类为1、规划设计类为2、政府批文类为3、合同协议类为4、技术资料类为5。例如：案卷号(第1卷)全宗号(xx公司)1.排列编号方法：按二级类目分年度排列编案卷号和目录号D,类别代号分别为：会计凭证为1、会计账簿为2、财务报表为案卷号(第1卷)目录号(会计凭证类第1本目录)全宗号(xx公司)公司人事档案由人力资源部统一管理，其编号方法按照序号组成，其中目录代码为F,二级类目代号为1(照片),三级类目代号为：领导类为1、业务活动类为2、文体活动类为3。XA-F1.1.1-1-1照片号(第1张)→→册号(第1册)目录顺序号(第1本目录)二级类目代号(照片档案类)目录代码(声像档案类)号由目录代码、类别代号、目录顺序号组成，其中目录代码为F,类别代号为2(录音带/录像带)。例如：盘号(第1盘录音带/录像带)目录号(录音带/录像带类第1本目录)全宗号(xx公司)1.排列编号方法：光盘和U盘合并整理，按形成时间2.档号由全宗号、目录号、张号组成，用“一”连接。为F,类别代号为3(光盘/U盘)。XA—F3.1—1张号(第1张光盘/U盘)全宗号(xx公司)1.排列编号方法：按照二级类目结合形成时间分别排列编类别代号为：证书为1、荣誉品为2、其他为3。例如：件号(第1件)全宗号(xx公司)(一)诉讼案2.档号由全宗号、目录号、案卷号组成，用“-”连录号由目录代码、二级类目代号、三级类目代号(案件名称)组成，其中目录代码为H,二级类目代号为1(诉讼案)、三级类目代号(诉讼案件代号)。例如：案卷号(第1卷)全宗号(xx公司)1.排列编号方法：按法律事务文件材料编件号；2.档号由全宗号、目录号、件号组成，用“-”连接。目录号由目录代码、类别代号、目录顺序号组成，其中目录代码为H,类别代号为2(法律事务文件材料)。例如：件号(第1件)全宗号(xx公司)2.档号由全宗号、目录号、案卷号、件号组成，用“-”连代码为I,类别代号分别为：常规审计为1、专项审计为2、其他审计为3、例如：件号(第1件)案卷号(第1卷)全宗号(xx公司)录号由目录代码、二级类目代号、三级类目代号(即楼盘项目代号)组成，其中目录号代码为J,二级类目代号分别为：楼盘宣传1、客户档案2、售后服务3;三级类目代号：1、香蜜湖为2案卷号(第1卷)全宗号(xx公司)1.排列编号方法：按楼盘名称分别编案卷号、目录号；2.档号由全宗号、目录号、案卷号组成，用“-”连接。目录号由目录代码、二级类目代号(租赁类别代号)、三级类目代号(楼盘名称代号)、目录顺序号组成，其中目录代码为K,二级类目代号为：商业楼宇为1、停车位为2、其他为3;三级类目代号为：中海大厦为01、海滨广场为02;案卷号(第1卷)全宗号(xx公司)目录顺序号(第1本目录)一级二级类目序号归档范围保管期限工作公司党员代表大会的会议通知、名单、议程、报告、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议纪要等文件材料永久永久党委工作计划、工作总结(年度的)(半年的)永久10年永久党委的一般性工作通知；上级单位普法需要执行知、重要会议10年上级针对本公司发的文件(重要的)(一般的)永久10年党委工作的各项规章制度、规定10年30年劳动竞赛和评优评先、领导班子民主生活会10年组织宣传组织建设(包括机构设置、印鉴管理、发展党员等);整党建党，党员和党员干部管理(包括党内干部任免)、党费管理、党内评优评先等相永久10年党员专题活动企业文化工作计划、通知10年纪检监察纪委工作计划、工作总结、会议纪要、群众来信来访材料及调查处理结果、向上级的请示、报告、汇报及上批的批复30年对违纪案件、违纪党员的调查、处理决定、请示、批复(包括调查报告、证人、证词、谈话记录、个人检查等)材料；举报材料永久联谊会的制度、章程、年度活动计划、工作总结、生活福利10年共青团团委向上级单位的请示及上级的批复；上级团委针对本单位发的文件10年团组织机构编制、团干部任免、对团员的奖励、处分和超龄退回、会议纪要等重要材料30年行政管理公司领导班子(包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同)的构成永久董事会、股东会、监事会、总裁办公会等综合性料(通知、会议记录、决议、专题报告、提案、委托书等)永久股权事务的请示、批复、报告、通知永久公司历史沿革、大事记、简介重要的调查研究材料反映本单位主要职能活动的出版物定稿样本向上级的请示、报告及上级的批复国有资产评估、确认验资报告、财务审计报告、国有资产授权占用证书印鉴管理的规定、申请、制发、废止印章形成的文件材料资质管理的规定、资质申报、变更等文件材料半年、年度工作计划、工作总结、工作发展规划(公司总部)(子公司)30年10年公司领导到子公司视察工作的情况通报30年上级单位针对本单位或转发本单位的文件材料贯彻上级重要文件、会议及指示精神的情况汇报公司制定的规章制度、工作规范、工程程序法人代表证明、法人授权委托书子公司的请示、报告及公司总部的批复、函等(重要的)(一般的)上级普发性的要贯彻执行的通知、法规10年各类工作简报与有关单位签定的合同、协议书等公关管理对外与各种媒体以各种形式发布广告信息、新闻发布管理、企业品牌管理、企业手册制定、大型活动等文件材料10年优质工程的申报和验评资料，年度评定的各级优质工程证书的决定永久在国家、本系统获得的奖励证书等材料永久档案工作的规章制度、会议纪要、通知、工作计划、工作总结、年度统计报表10年档案移交清册、借阅和利用效果登记表、档案鉴定销毁的请示及销毁报告永久与子公司档案工作交流的专题报告10年档案编研资料汇总行政后勤办公用品、会议室、宿舍、办公设备、生活福利、信息化等管理工作制度写字楼管理、食堂管理、值班、接待、车辆管理等文件材料安全保卫、消防工作、工伤事故处理等文件材料人事劳资机构设置、机构调整、机构职能请示、批复、通知永久公司领导班子任免、委任、分工、述职报告等永久公司总部及子公司中层干部的任免、委派、述职报告等专业技术人员任职资格确认、聘职通知等永久考核中层干部及子公司领导班子的文件材料永久员工花名册、劳资统计报表永久员工招聘、录用、转正、升级、调资、停薪留职、离职等文件材料永久人事、工资、职称、、员工考勤、福利待遇、社保、住房公积金、培训、奖金、绩效考核等工作的规定、方案、办法、通知、请示、批复30年员工处分、复职、落实政策的有关材料本单位劳动模范，先进工作者事迹材料及表彰决定(公司总部)(子公司)员工因公出国出境的报告、批复10年各种培训班的教学计划、教案、总结、学员成绩考核、学员名册和结业证书存根等集团退休老干部日常服务有关人事管理的统计报表及工资表集团干部、员工内部工作调动介绍信上级普发需要执行的关于人事、职改工作的规定、通知、重要会议文件员工车改、员区购房优惠等方案、制度经营企业发展规划、任期目标管理永久企业改革、转换经营机制等的决策性文件与子公司、外商或其他企业签订的合同、协议、合作建议书合作意向等一般的决策性文件材料10年资产管理的规定、制度股权及债权转让的协议书、公证书、合同、裁定书、批复、请示永久企业兼并、收购、清算的批复、请示、通知永久资产评估的立项、确认的请示、批复、通知30年企业发展战略规划、企业章程30年公司成立、改组、更名、划类、更换法人、换营业执照、变更经营范围、注册资本、延长经营期限有关文件材料永久子公司股权转让、产权转让、权益转让、兼并、参股、退股、变更经营范围、注册资本及延长经营期限等申请、批复及有关文件材料子公司成立、确认、更名、终止(撤销)、的请示、批复子公司资产评估、验资、确认等企业清理整顿、调整、扭亏增盈等工作计划、请示、批复、报告、通知、通报等10年其他有关文件材料上级下达公司的各项经营计划、指标、国有资产授权经营责任书(董事长)、公司年度经营计划、固定资产投资计划、公司经营目标责任书(总裁)、授权(签约)书永久公司下达给子公司的各项计划、指标、经营目标责任书、项目经营责任书、子公司经营计划净资产抵押承包经营合同30年公司各部门工作责任书10年综合统计报表、统计分析(年度的)(半年、季度)永久10年有关计划统计工作的请示、报告、批复、通知、通报等30年固定资产投资计划申报表10年其他有关文件材料10年有关财务工作及资金管理的规章制度、请示、报告、批复、通报30年有关外汇、税收方面的申请、通知、分析报告、合同、协议永久申请资金、发行债券及股票的批复、请示30年贷款担保、抵押、减免利润、上缴利润、清产核资等文件材料10年各种统计报表、统计分析等文件材料10年关于固定资产折旧基金、大修理基金、临时设施和装备费提取、支付的永久关于财务工作计划、总结10年物业管理工作的制度、工作方针、工作规划、年度工作总结10年子公司物业管理工作的考核材料10年物业品牌活动宣传、指导子公司物业管理工作、物业管理培训等有关的物业管理报表、物业管理委托合同高新技术企业评定材料专利、商标注册、技术成果转让及许可使用等文件材料质量认证、标准化、计量工作的材料上级下发的有关规定、制度、办法按工程项目设置(一)投资策划永久《项目建议书》及申请立项报告及上级批复《项目可行性研究报告》及报批文件、上级批复、登记卡片《投资项目可行性研究报告评审表》《项目发展纲要》报批文件及上级批复其它项目用地周边基础资料(给排水、燃气、道路、供电)勘察单位、设计单位定标书及中标通知书设计任务书(定稿)及评审表投标方案图工程设计概算、施工图预算概念设计评审表、方案稿、实施稿主体结构信息及主体结构计算结果施工图设计审查意见(含燃气及抗震设计)永久项目设计成本控制报告(一)方案设计定稿(光盘)及评审表地质勘察报告(含场地地震评价)立面设计定稿及评审表初步设计图纸DWG文件(电子件)项目设计成本控制报告(二)各专题设计任务书(定稿)及评审表勘察、设计文件质量检查报告阶段设计监理审核报告、设计监理审核总报告其它付清地价证明、土地《房地产证》、用地规划许可证、红线地界桩放点报告土地前期环保审批表、环评大纲及环评报告、环保批文计划立项批文各设计阶段民防办审批意见各设计阶段消防局审批意见各设计阶段规划局审图意见项目命名审批表桩基提前开工证明书建设工程规划许可证及批准图纸施工许可证质量监督登记书供水、供电审图意见、供电验收意见各种占用市政设施审批表投资许可证、预售许可证开工验线测量报告预售面积查丈报告、竣工面积查丈报告、竣工测量报告工程竣工验收申请表、竣工验收会议纪要、竣工验收报告(含燃气)、房屋建筑工程质量评估报告工程竣工验收整改意见及处理报告环保、人防、消防、安监、造价、电梯、规划、燃气、档案、质监等部门出具的专项验收证书竣工验收备案表、竣工验收备案回执工程质量保证书、工程质量保修书室内环境质量检测报告土壤氡浓度检测报告按工程项目设置项目合作开发合同(协议)、补充协议永久土地投资开发协议书土地使用权出让合同及补充协议其它与土地合作方的重要往来函件勘察合同设计合同(包括燃气、景观、环境及各种专业设计合同)监理合同及补充协议、造价咨询委托合同供用电合同、供水用水合同、供气合同经备案的施工报建合同各种工程施工合同、物资订购合同、工程委托书、结算协议书其它设计变更清单及完成确认单各种例会、专题会、协调会纪要工程施工进度照片各类工程管理、技术总结其它设备按设备种机动车辆型号、使用说明、维修更新情况30年技术设备仪器的型号、使用说明、维修情况办公设备台账、标签、保修单、品质证书凭证15年永久账簿15年现金和银行存款日记账、外币日记账15年固定资产卡片(报废清理后保存5年)15年年度财务报表(决算)(包括文字分析)永久月、季度财务报表(包括文字分析)15年