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文档简介

企业合同章管理制度1.引言合同章是企业在签订合同时必不可少的印章之一，合同章的管理涉及到企业合同签订的合法性和有效性，直接关系到企业的经济利益和声誉。因此，为了加强合同章管理，规范企业印章使用，防范合同风险，制定本管理制度。2.适用范围本企业合同章管理制度适用于本企业所有部门、员工。3.管理职责3.1部门领导职责部门领导是本部门的合同章管理工作主要责任人，应对部门合同章的管理进行督促检查，并对部门内的印章进行统一管理，确保印章使用合法有效，按照规定程序使用，不得私自使用印章。3.2合同章管理人员职责各部门应指定专人对印章管理进行全面负责，主要职责包括：负责印章的保管、使用和销售；监督检查合同章的使用情况，确保印章使用符合规定；定期对企业印章进行清点、检查和保养；免费为与本企业有合作、服务的单位提供企业合同章样章证明书。3.3普通员工职责普通员工必须遵守公司的所有规章制度，特别是关于合同章管理的规定，不得私自制作、购买、更换、任意使用或转移本企业合同章。对于印章的使用有疑问或需要请示的，应当及时向部门相关职责人或印章管理员请示。4.合同章使用规定4.1合同章的使用范围除法律法规规定或企业领导明示外，本企业合同章在签署正式商务合作、投标文件、劳动用工合同时使用。4.2合同章的存放合同章应妥善保管，存放在经办人负责的专用保险箱、保险柜内，并应设置相应的防盗、防潮、防火措施，以防止合同章损失或造成的经济损失。4.3合同章的使用使用合同章的岗位应当保持谨慎、认真、负责的态度，印章的使用应当符合公司规章制度的规定，不得用于违法乱纪的活动或违反国家有关规定的行为。使用合同章前，应当确认签订合同内容无误；合同书面资料应当按规定程序填写，并确保签名、盖章、见证等材料的合法性和完整性。只有合同册、明细表、付款通知单等正式交易文件中允许印章的使用，其他印章请勿使用。4.4合同章的保证合同章使用人不得涂改合同文字或印章，发现问题应及时向领导汇报，以保证印章合法使用和公司权益的保护。5.印章管理5.1印章的制作本公司合同章的使用必须按照国家有关法律法规的要求制作。凡是采用个人名称印章需由法定代表人或其授权代理人签认后始可用于公司，凡是无单位名称印章禁止使用。各部门必须按照程序、按照制定的规范要求制作合同章，制作合同章需提前向公司相关领导或印章管理员请示，并个人、实名制申请。5.2核验备案制作印章后，必须以电子格式向公司相关领导或印章管理员核验备案，备案内容应包括印章类型、印章制作单位、印章样式、单位名称、使用范围。各部门应做好印章的用章记录，及时将用章情况报告部门负责人或印章管理人员备案。5.3印章的保管凡使用印章的单位和个人必须负责保管好印章，避免发生丢失或损毁情况发生。同时，各部门应加强对印章的防范措施，确保印章的保密性和安全性。管理制度的落实公司应当将本合同章管理制度纳入企业管理的规章制度，并告知所有员工，使全体员工了解企业合同章的管理规定，加强对合同章的管理和保护；同时，能够在合同及相关文件中证明

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