常用公文写作方法

常用公文写作方法一、国家关于公文的文种及分类1、12类13种公文：命令（令）、决定、通知、通报、批复、公告、会议纪要、议案、意见请示、报告、函2、以行文关系划分：（1）上行文：（下级单位给上级单位发文）请示、报告；（2）下行文：（上行单位给下级单位发文）命令（令）、决定、通知、通报、批复、公告会议纪要、议案、意见；（3）平行文：（平行机关或不相隶属机关之间的公文往来）函3、以党政机关划分：（1）党委和行政通用的公文：通知、通报、批复、请示、报告、函、会议纪要、意见、决定；（2）只行政使用的公文：命令（令）、通告、公告、议案；（3）只党委使用的公文：决议、公报、条例、规定二、几种学校常用公文的写作方法（一）决定1、适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；2、需要多级向下行文或者直接下达给人民群众的决定是没有主送单位的，逐级向下行文有主送单位；正文的第一部分是决定的缘由，然后是决定的事项，最后式此项决定执行的要求。语言以说明为主，主要是阐明政策，提出要求。3、决定的正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。开头一般是写发布决定的背景、根据、目的、意义。如果是批准某一文件的决定，则写明批准对象的名称；如果是表彰、惩戒性的决定，开头部分则要叙述基本事实，也就是先进事迹或事故情况，篇幅要比一般决定长一些。主体写决定事项。用于指挥工作的决定，这部分要提出工作任务、措施、方案、要求等，内容复杂时要用小标题或条款显示出层次来；用于批准事项的决定，这部分要表达批准意见，如有必要，还可以对批准此事项的根据和意义予以阐述；用于表彰或惩戒的决定，这部分要写明表彰决定和项目，或处分决定、处罚方法。结尾部分要提出希望和要求。（二）通报1、适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。通报的写法与决定的写法大致相同，只是通报中要加入对所通报问题的简要分析，要采取叙述和议论结合的写作手法。2、正文可分四部分撰写。一是引言部分，主要概括通报的内容、性质、作用和要求；二是事实部分，表扬性通报写先进事迹，批评性通报写错误事实。写时应注意既要把主要事实写清楚，又要概括的精练；三是分析及处理部分，对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分的分析，有的还写出先进事迹和犯错误的原因，并且提出处理意见。表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定。批评性通报写出处分决定。（三）通知1、适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。发布规章、转达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。2、通知的种类（1）发布性通知。内容不宜用命令（令）的文体，用通知的形式发布。既有传达的作用又有法规效力。可以用于发布本机关所制定的法规、规章、方案、办法及本级领导人的讲话。标题一般为：“关于＋颁布（印发、发布）„„的通知”；（2）批转式通知和转发式通知a、批转式：所转发的文件是所属下级机关的文件（报告、条例、办法等），上级机认为下级机关上报的文件具有普遍意义，于是加上批语，用通知的形式下发下来；b、转发式：常有于转发上级、同级不相隶属的机关的公文，对本机关下属各级单位具有指示、指导或参考的作用；上述两类通知要带上批转或转发的附件，如果没有附件部分，就要抄到通知中去。（3）指示性通知：用于对某一事项做出具体的规定，或就某一工作提出具体要求。正文的第一段写所通知事项的缘由，第二段写通知的事项，第三段写结束语主要提出一些希望或要求；（4）事务性通知和任免通知。简单明了地表达出所要通知的信息即可。（四）函1、使用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2、函的种类：（1）按照函的形式分为：去函和复函（2）按照函的内容分为：a、告知函：平行、不相隶属单位、机关间相互告知事项、情况的公函；b、询问函：单位之间提出问题或咨询某一情况的公函；c、商洽函：单位之间商洽工作，请求协助或寻求解决某一问题或事项的公函；d、委托函：单位之间委托办理某一事项，或代行某一职权，涉及行政、经济和法律等方面；e、请求批准函。向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项。3、函的写法：（1）去函：第一部分发函的目的、依据或缘由，第二部分写行文的事项，第三部分写发函的要求；（2）复函：第一部分写去函已经收悉，第二部分表达对去函提出问题的态度，最后提出本单位的一些具体要求；（3）函的结束语：告知函可用“特此函达”；询问函可用“特呈函”、“盼予复函”；商洽函可用“可否，请研究复函”；请求批准函可用“特呈函，请予批准”；（4）函的人称：“我、你、他”在函中要称作“本、贵、该”（五）请示1、适用于向上级请求指示、批准。2、请示的种类：（1）呈批性请示：向上级机关请求指示或批准事项；（2）呈转性请示：用于请求批转所提出的工作意见或建议，各级主管部门经常使用这类请示。3、请示的写法：（1）需要请求上级机关批准的事项性请示，重点写清请求事项的理由，本单位为什么要做这件事；请示上级机关对某事项做出具体安排的请示，在说明了事项缘由的同时，重点写明要请示安排的具体问题，即本单位应该怎么去做；（2）结尾：呈批性请示可用“以上请示，妥否，请批示”或“特此请示，请批复”；呈转性请示可用“以上请示如无不妥，请批复xx单位贯彻执行”（六）报告1、报告是用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问时，使用的文种，是陈述性上行文。2、报告的种类及写法：（1）工作报告：下级单位就单一阶段工作情况向上级单位汇报所写的报告，分为综合性报告和专题性报告。a、综合性报告：对某一工作的各方面情况及下阶段的打算进行如实地汇报，以便于上级了解，是一种有广度的报告。b、专题性报告：向上级报告某一特定情况时使用，内容单一有针对性，是一种有深度的报告。工作报告正文的大致构成是：一、基本情况；二、主要成绩；三、经验教训；四、存在问题。结束语可用。“特此报告”、“以上报告请审阅”（2）情况报告：是一种信息性很强的报告，用于向上级机关及时反馈工作的进展，工作过程中反映出来的带有倾向性的问题和动向。写作时要抓住事物的重点，反映典型的事件。（3）建议报告：行文单位就某方面工作提出建议，如果内容可行，上级机关往往批转给有关部门贯彻执行，也叫呈转性报告。结尾可用“以上报告如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”（4）答复报告：上级单位询问某一项工作的执行结果时，下级单位根据询问的内容给予答复的报告。第二篇：常用公文写作一、通告（一）通告的分类1.周知性通告突出周知性，政府机关、团体、企事业单位均可使用。2.规定性通告突出规定性，只限行政领导机关或者机关单位领导部门使用。（二）通告的写作1.规定性通告的标题通常要写明事由、文种，重要的通告还要写明发文机关。2.通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。——通告缘由通常用“为了„„，根据„„，特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因;也有些针对存在问题作出相应规定的通告，开头简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。——通告事项是正文的主体，写明需要大家知道或者遵守的事项，要写得具体明确，简洁明白。周知性通告的事项通常比较单一，篇幅很简短;规定性通告一般都分条写明应当遵守的有关事项。——通告常用“特此通告”作结语。有的通告事项写完即结束全文，也可不再写结语。有的也以提出希望或执行要求作结。3.无论是张贴的或者登报的通告，落款处都应写明发文单位和成文日期。4.内容简单的通告常采用篇段合一式结构，内容稍多的通告则常用总分条文式结构。5.注意通告与公告的区别。二、通知（一）通知的特点和用途1.应用广泛，使用频率高。一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传达某种意向或事项。2.有一定的权威性。大多数通知对受文对象总是有所要求，总是提出了需要执行或办理的事项，有一定的指挥、指导作用。3.有明显的时效性。通知可用来处理以下事项：批转下级机关、单位的公文;转发上级机关的公文：转发同级机关的公文;转发不相隶属机关、单位的公文;发布行政规章和管理规章：传达要求下级办理或执行的事项;传达需要有关单位周知的事项。任免和聘用有关人员。（二）通知的分类1.布置工作的通知即工作通知。2.召开会议的通知即会议通知。3.批转、转发有关文件和发布规章、管理规章的通知上级机关转发下级的文件，可用批转性通知;下级机关照转上级文件、同级或不相隶属的机关之间照转文件，均可用转发性通知。4.任免通知用于任免、聘用有关人员。5.公布某些专门事项的通知即事项通知。这类通知主要起知照性作用，设置机构、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项，均用这类通知。（三）通知的基本结构和写法各类通知均可按以下结构来组织全文。1.标题除极简单的事情，标题可只写“xx通知”（如会议通知、停电通知）外，一般说来，应在“通知”前加上发文机关名称和事由。2.主送机关指受文单位名称和个人称谓。该写的受文单位和个人不要遗漏，以免误事。3.正文是通知的主要内容。起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。正文的结构大体说来，可以有三种写法：总分条文式引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写，这样写的好处是条理清楚，一目了然。归纳式按接性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等等，每一部分集中说明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照办理。篇段合一式有些内容简单的通知，正文不再分条分部分，通篇就是一段话甚至一句话。4.落款在正文右下方注明发文机关和成文日期。（四）撰写各类通知的注意事项1.工作通知这类通知的正文包括通知缘由、通知事项、通知要求。它通常采用总分条文式结构。例如：四川省人民政府关于深入开展农田水利基本区设的通知各市、州、县人民政府，各地区行署，省政府各部门：9月18日，国务院召开了全国农田水利基本建设电视电话会议;9月上旬，省委、省政府在巴中地区通江县召开了全省农田水利基本建设工作会议。为了认真贯彻落实好这两次会议的精神，在今冬明春更大规模地掀起农田水利基本建设的高潮，为明年抗灾夺丰收打下坚实的基础，特作如下通知。一、深化认识。„„二、明确任务。„„三、突出重点。„„四、发动群众。„„五、增加投入。„„六、确保质量。„„七、加强领导。各地要切实加强对农田水利基本建设的领导，政府主要领导要亲自抓，分管领导要具体抓，“一班人”要共同抓。要精心组织，周密部署，明确任务，制定措施，落实责任。各级领导要改进工作作风，深入第一线，带头参加义务劳动，开展调查研究，及时发现和解决问题。要继续在全省范围内开展“李冰杯”农田水利基本建设竞赛活动，实行以奖代补的激励机制。各级各部门要主动配合，积极参与，搞好服务，打好总体战。一九九六年九月二十四日（印章）（1）通知缘由这部分组成了通知的引言部分。或介绍背景，概述情况，分析形势;或肯定成绩，指出问题;或说明依据，阐明发通知的目的、意义或指导思想：或上述内容综合说明、阐述。总之，要尽可能在这部分显示文章的主旨，表明通知的思路。多数工作通知采用了总分思路，常常开门见山地在通知缘由部分揭示全文主旨。如上文。少数工作通知也采用了递进思路。一种是针对存在严重问题说明情况，分析存在问题的原因和严重危害性，进而在此基础上提出解决问题的办法的通知。这种通知引言部分一般较长，至少循提出问题—分析问题—解决问题的递进思路将引言分为了三个层次。如下面例文。国务院办公厅关于继续深入开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部门：《国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知》（国发[2000]32号）下发以后，各地区各部门高度重视，广大人民群众积极参与，新闻单位密切配合，集中力量开展了打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动的联合行动（以下简称打假联合行动），有力地打击了制假售假违法犯罪分子的嚣张气焰，一些危害性大、群众反映强烈的制假售假现象在一定程度上得到遏制，取得了阶段性成果。但是，由于历史和社会的诸多因素，假冒伪劣商品泛滥的局面还没有从根本上扭转，加之少数地区的领导干部对打假工作的重要性认识不足，地方保护主义严重，打假工作面临的形势仍然十分严峻。国务院决定，把打假工作作为整顿和规范市场经济秩序的重要内容，在前一阶段打假联合行动的基础上，以食品、药品、农业生产资料、棉花、拼装汽车为重点，继续深入开展声势浩大、专群结合、扎实有效的打假专项斗争，通过对重点商品、重点市场、重点地区的专项整治，力争在年内使假冒伪劣商品泛滥的局面进一步得到扭转。各地区各部门要认真贯彻落实全国整顿和规范市场经济秩序工作会议精神，进一步提高认识，统一思想，再接再厉，把打假联合行动引向深入。为了切实做好当前的打假工作，经国务院同意，现将有关事项通知如下：一、明确分工，联合行动„„二、地方负责，落实责任制„„三、依法行政，严格执法„„四、打防结合，综合治理„„五、查处大案要素，抓好督促检查„„打击制售假冒伪劣商品的违法犯罪活动，是整顿和规范市场经济秩序的重大举措，各地区、各部门要进一步统一思想，振奋精神，克服畏难和厌战情绪，齐心协力，重拳打假，为维护我国正常的市场经济秩序作出更大的贡献。国务院办公厅二○○一年五月七日这种结构的主旨就不是在开头段即提出问题的层次摆出来，而是在解决问题的部分提出主旨（下面加点的语句）。这既是在提出问题、分析问题的基础上水到渠成地得出结论，又起到承上启下的作用，引出了下文通知事项的具体措施。（2）通知事项这是工作通知的主要部分，要写明做什么、怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。这部分通常采用条文式，大体有三种方法拟写条文。一种是条文内容较为丰富的，常在每一条开头用一句话概括本条主要精神形成条旨句，然后围绕条旨句展开条文内容。这样写提纲挈领，观点鲜明，易于把握全文重点，理解通知精神。如上面例文就是这种写法。一种是在第一条开头用一个名词性偏正短语（词组）提示本条内容范围。有人称其为条首句，其实它还没有形成句子而是短语（词组）。如《国务院关于进行第三次全国工业普查的通知》中，通知事项5条条文的首句分别是“普查的目的、普查的对象和主要内容、普查的进度安排、普查的费用、普查的组织与实施”。这样写条文清晰，易于把握全文内容的范围。有的在印制通知时，常将条旨句、条首句印为黑体字，以使其更醒目。第三种是有些条文内容比较简单的，也可不要条旨句、条首句，而是直接陈述条文内容。（3）通知要求即通知的结语部分。以要求、希望来结束全文，是工作通知写法上的一个特点。也有的通知不写这部分，通知事项言尽文止。2.会议通知这类通知写法比较简单、灵活。一种是通过文件传递渠道发出的会议通知，这种通知一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等。有些通知还应写明赴会的交通路线及交通工具运营班次或接待安排，以方便远方赴会的人。应做到内容周密、语言清楚、表述准确。他也常采用总分条文式或条文式，有的在条首标明“会议议题、会议时间、会议地点、出席人员”之类。一种是供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，这种通知正文开头可不写受文对象，在通知事项中说明出席人员。语言力求简短、明白。例如：会议通知经局长办公会商定，于5月20日（星