学习情境3项目52010高效办公应用

学习情境3

文

档

处

理Word

2010“十三五”职业教育规划教材《计算机应用基础》本项目主要内容任务1 批量制作信封任务2 批量制作成绩单任务3 查找与替换任务4 共享文档任务描述每个学期结束时，班主任王老师都要做一件比较棘手的事情：学校要求根据已有的“各科成绩”，给每位学生发一个“成绩单”，“成绩单”填写完成后，还要根据“班级通讯录”把“成绩单”打印出来并邮寄给学生，要求每人单独生成一个信封。任务分析根据“班级通讯录”，快速批量制作信封。任务1 批量制作信封相关知识点信封制作向导是Word中提供的一个向导式邮件合并工具，利用信封制作向导提供的操作步骤可以快速批量制作信封。任务实施⒈批量制作信封⑴启动Word2010软件后，在“邮件”选项卡中，单击“创建”组中的“中文信封”按钮，打开“信封制作向导”对话框，如图3.97所示。图3.97“信封制作向导”对话框⑵单击“下一步”按钮，进入“信封样式”界面，单击“信封样式”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择符合国家标准的信封型号，这里选择“国内信封-DL（220110）”选项，界面中还提供了4个打印复选框，可以根据实际需要勾选相应复选框，这里勾选所有复选框，如图3.98所示。图3.98选择信封样式⑶单击“下一步”按钮，进入“信封数量”界面，选择生成信封的方式和数量，这里选择“基于地址簿文件，生成批量信封”单选按钮，如图3.99所示。图3.98选择信封样式⑷单击“下一步”按钮，进入“收件人信息”界面，单击“选择地址簿”按钮，在打开的对话框中选择并打开已有的Excel文件（学生成绩.xlsx文件），打开文件后，在“匹配收信人信息”区域中设置收信人信息与地址簿中的对应信息，这里只选择了“姓名、地址”和“邮编”信息。如图3.100所示。图3.100匹配收信人信息⑸单击“下一步”按钮，进入“寄信人信息”界面，需要输入寄信人的姓名、单位、地址和邮编等信息。由于批量制作的信封上都需要有相同的寄信人信息，此时可填写真实的寄信人信息，如图

3.101所示。图3.101输入寄信人信息⑹单击“下一步”按钮，再单击“完成”按钮，完成信封制作向导，并生成一个新的文档，内容如图3.102所示，最后单击“保存”按钮保存生成的信封，命名为“批量信封.docx”。图3.101输入寄信人信息任务描述每个学期结束时，班主任王老师都要做一件比较棘手的事情：学校要求根据已有的“各科成绩”，给每位学生发一个“成绩单”，“成绩单”填写完成后，还要根据“班级通讯录”把“成绩单”打印出来并邮寄给学生。任务2 批量制作成绩单任务分析⑴根据已有的“各科成绩”，快速批量制作成绩单。⑵将制作好的成绩单打印出来。相关知识点“邮件合并”就是在邮件文档（主文档）的固定内容（相当于模板）中，合并与发送信息相关的一组数据，这些数据可以来自于文本文件、Word及Excel的表格、Access数据表等数据源，从而批量生成需要的邮件文档，大大提高工作效率。“邮件合并”除了可以批量处理信封、信函等与邮件相关的文档外，还可以批量处理标签、请柬、工资条、成绩单，准考证和获奖证书等。任务实施⒈制作“学生成绩单”主文档⑴在Word

2010窗口中，新建一空白文档，输入“学生成绩单”表格，并设置适当的格式，各门成绩先为空白，最后在文档末尾添加

2～3行空行，如图3.103所示。⑵单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，保存文件，并命名为“学生成绩单主文档.docx”。图3.103学生成绩单主文档⒉利用“邮件合并”功能，批量制作成绩单⑴打开“学生成绩单主文档.docx”文件，在“邮件”选项卡中，单击“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“普通Word文档”选项，如图3.104所示。图3.104“开始邮件合并”下拉列表⑵单击“开始邮件合并”组中的“选择收件人”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“使用现有列表”选项，如图3.105所示。图3.105“选择收件人”下拉列表⑶在打开的“选择数据源”对话框中，选择“学生成绩.xlsx”文件，如图3.106所示。图3.106“选择数据源”对话框⑷单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，选择其中的

“Sheet1$”工作表，如图3.107所示，单击“确定”按钮。图3.107“选择表格”对话框⑸将光标定位在“学号”下面的空白单元格中，单击“编写和插入域”组中的“插入合并域”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“学号”选项，如图3.108所示，这时在“学号”下面的空白单元格中插入了“《学号》”合并域。★说明：“插入合并域”下拉列表中的各个选项就是

“Sheet1$”工作表中的字段名。图3.108插入合并域⑹使用相同的方法，在所有其他空白单元格中插入相应的合并域，结果如图3.109所示。图3.109插入全部合并域后的“学生成绩单”主文档⑺单击“完成”组中的“完成并合并”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“编辑单个文档”选项，如图3.110所示。⑻在打开的“合并到新文档”对话框中，点选“全部”单选按钮，如图3.111所示。图3.110“完成并合并”下拉列表图3.111“合并到新文档”对话框⑼单击“确定”按钮，完成邮件合并，系统会自动处理并生成每位学生单独一张的成绩单，并在新文档中一一列出，如图3.112所示。图3.112邮件合并效果⒊利用“查找与替换”，删除分节符并在一页中打印多份成绩单为了提高打印速度和节约打印纸张，可设计在一张A4纸上打印3～4个学生的成绩单。⑴打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中从“特殊格式”下拉按钮中选择“分节符”特殊格式，此时在“查找内容”文本框中填入了“^b”特殊符号（具体操作步骤可参照任务3完成）。⑵在“替换为”文本框中不需填写任何内容，即把“分节符”替换为空白，相当于删除“分节符”，然后单击“全部替换”按钮，替换后的文档变成如图3.113所示，最后将它保存为“批量学生成绩单.docx”文件（具体操作步骤可参照任务3完成）。图3.113批量制作完成的学生成绩单任务描述编辑文档时，可使用查找功能快速定位到文本的末尾，可使用替换功能批量修改字符和字符格式。本次任务要求使用查找与替换功能批量修改文档中的内容。任务3 查找与替换任务分析使用查找与替换的方法，删除文档“燕子”中的所有空格，以及将文中所有“燕子”字的格式设置为“楷体”、“三号”、“红色”，且将所有段落结尾处的“↓”修改为段落结束符。相关知识点Word的替换功能非常强大，在对长文档进行处理时，可以批量更改或者进行格式设置。在进行替换操作时，如果文档中有选择的内容，可以指定Word首先在选择的文本中进行搜索和替换。利用好这一点，我们可以顺利完成一些特殊操作，提高编辑效率。要删除“查找内容”或“替换为”文本框内容的格式，只需选定文本框的内容，单击“不限定格式”按钮即可清除格式。任务实施⑴打开文档“燕子”，首先按Ctrl+A组合键选中全部内容，然后再单击“开始”选项卡，在功能区中单击“编辑”→“查找

”→“高级查找”按钮，打开“查找和替换”对话框，切换到“替换”选项卡。⑵在“查找内容”文本框输入一个空格，单击“全部替换”按钮，完成替换后单击“确定”按钮返回“查找和替换”对话框。⑶删除“查找内容”文本框中的空格，输入“燕子”字。在“替换为”文本框中输入“燕子”字。⑷单击“更多”按钮打开下拉选项区域。把插入点置于“替换为”文本框内，然后单击“格式”按钮→“字体”选项，设置字体的格式为“楷体、三号、红色”，单击“确定”按钮返回到“查找和替换”对话框，如图3.114所示。图3.114“查找和替换”对话框设置结果⑸单击“全部替换”按钮，完成替换后单击“确定”按钮返回。⑹单击“更多”按钮打开下拉选项区域。把插入点置于“查找内容”文本框内，然后单击“特殊格式”按钮→“人工换行符”选项，再将插入点置于“替换为”文本框内。单击“特殊格式”按钮，如图3.114所示，选择“段落标记”，返回到“查找和替换”对话框，单击“全部替换”按钮，完成替换后单击“确定”按钮返回，再关闭“查找和替换”对话框操作。图3.115“特殊格式”按钮任务描述Word

2010可以转换为其他类型的文件，增强文档的共享性。本次任务要求学生掌握将Word文档转换为其他类型的文件的方法。任务分析⑴将Word文档“常用的图片功能介绍”发送到PowerPoint幻灯片上。⑵将Word文档“常用的图片功能介绍”另存为PDF文件。任务4 共享文档相关知识点⒈文件格式兼容性Word2010提供了良好的向下兼容能力，能支持打开或保存先前版本的文档，无须额外设置。⑵使用Word2003打开Word2007或Word2010文档。若要使用Word2003打开Word2007或Word2010文档，可选择以下2种途径：使用Word2010的“另存为”功能，将文档保存类型设为“Word97-2003文档”的文档就能在早期的版本中打开。安装兼容包，可以从下载适用于OOXML文件格式的Microsoft

Office兼容包。⒉转换为PowerPoint前要求设好标题样式任务实施⑴打开Word文档“常用的图片功能介绍”，单击“文件”选项卡*“选项”命令，打开“Word选项”对话框，在对话框中单击“自定义功能区”选项，从右侧的“所有命令”列表中找到“发送到MicrosoftPowerPoint”，将其添加到自定义工具栏，如图3.116，图3.117所示。图3.116添加“发送到Microsoft

PowerPoint”按钮图3.117新建组单击“发送到MicrosoftPowerPoint”按钮就可以将Word文档“常用的图片功能介绍”发送到PowerPoint幻灯片上。⑵打开Word文档“常用的图片功能介绍”，单击“文件”选项卡→“另存为”命令，打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表中选择“PDF”，单击“保存”按钮即可将文档另存为PDF文件。拓展与提高如何使用Word

2010的目录功能快速生成论文目录：⒈内置的自动目录样式⒉其他样式的目录生成课后作业⒈习题：一、二、三。⒉熟练批量制作信封、批量制作成绩单、查找与替换、共享文档的操作。⒊上网搜索有关“Word中批量制作成绩单”操作技巧的文档文件，保存并发邮件到任课教师的办公邮箱。课后作业⒈习题：一、二、三。⒉熟练插入分节符、添加论文正文的页眉、添加页码并更新目录、添加论文摘要和封面、使用批注和修订的操作。⒊上网搜索有关“Word中添加论文正文的页眉”操作技巧的文档文件，保存并发邮件到任课教师的办公邮箱。习

题一、填空⒈字符间距可以在

对话框中设置。⒉在Word2010中，“开始”功能区包括

组、

组、

组、

组和编辑组。⒊在Word2010中，删除、复制、剪切文本之前，应先

。⒋Word2010中，文本的对齐方式有五种，它们是

对齐、

对齐、

对齐、

对齐及

对齐。⒌

在字体格式中，B表示使用

效果，I表示使用

效果，U表示给字符

。⒍在Word2010中的视图方式有

、

、

、

、

。⒎Word2010提供了五种文档视图方式，在

方式下可以显示正文及其页面格式。⒏

文件的新建、打开、保存、关闭都可单击

选项卡，选择相关命令实现。⒐

分栏功能可打开“页面布局”功能区，单击

组→

命令实现。⒑

插入页眉、页脚、页码功能在“插入”功能区的

组中可实现。⒒分隔符包括分页符、分节符等，其功能在“页面布局”功能区的

组中实现。二、选择⒈

在Word的编辑状态，连续进行了两次“插入”操作，当单击两次“撤销”按钮后（

）。A．将第一次插入的内容全部取消

B．将两次插入的内容合部取消C．将第二次插入的内容全部取消

D．两次插入的内容都不能被取消⒉Word

2010文档默认的扩展名为（A．

.mdb

B.

.docx

C.

.xlsx）。D.

.txt⒊

在Word文本编辑区中有一个闪烁的粗竖线，它是（

）。A．段落分隔符 B。鼠标光标 C.分节符 D.插入点⒋在Word的编辑状态下，进行字体设置操作后，按新设置的字体显示的文字是（

）。A.插入点所在段落中的文字

C．插入点所在行中的文字B.文档中被选择的文字D.文档的全部文字⒌

在Word的（

）视图方式下，可以显示分页效果。A．普通 B.

大纲 C.页面 D.

Web版式⒍在Word中查找和替换正文时，若操作错误则（A．必须手工恢复B.有时可恢复，有时就无可挽回

C．无可挽回D.可用“撤消”来恢复）。⒎Word的样式是一组（A．格式 B.模板）的集合C.公式 D.控制符⒏

在Word中，（

）用于控制文档在屏幕上的显示大小。A．页面显示 B.全屏显示 C.显示比例 D.缩放显示⒐若同时打开多个Word文档窗口，则下面关于活动窗口的描述，（是不正确的。）A．活动窗口的标题栏是高亮度的 B．光标插入点只能在活动窗口中闪烁C．桌面上可以没有一个活动窗口 D．桌面上可以同时有两个活动窗口⒑假设插入点在文档中的某个字符之后，当选择某个样式时，该样式就对当前（

）起作用。A．行 B.

列 C.

段 D.

页三、操作题创建一份求职报告和一份成绩表。【实训目的】⒈能进行文档的基本操作。⒉掌握文本编辑的基本操作。⒊会打印文档。⒋掌握各种选取文本的方法。⒌能进行文档的字体格式设置。⒍能进行文档的段