物资采购管理制度

物资采购管理制度1目的为规范采购程序、提高采购效率，服务生产，特制定本制度。2适用范围本制度适用于矿业公司所有物资采购的管理。3职责企管部：负责物资采购过程的监管。物管处：负责物资计划收集、考评，标书申请、通报执行，合同管理，资金支付及风险管控，质保金管理，供应商管理等。招标办：负责物资招标、结果下达，执行过程监督等。财务部：负责资金审核、支付、往来款管理、风险管控。4采购管理4.1标书申请4.1.1批次采购金额达10万元，具备招标条件的，采购员按招标办要求填写招标审批表，送专业部门签字，物管负责人审批，每月12日前将月度计划所有标书制作完成送招标办招标；需要走议价或单一来源的物资，申报《议价评审表》（炸药、导爆管）、《单一来源采购表》。4.1.2一万元以下物资，采购员向三家以上有效客户进行询价，物管负责人签批即可执行；1至10万元的物资需同时将供应商报价盖章件作为附件，1-2万物管负责人签批即可执行，2-10万元的物资签批程序：物管负责人、招标负责人、企管部长、专业部门负责人、分管副总、总经理。4.1.3急件48小时内将物资送达计划单位。4.2合同拟签4.2.1批次采购额5万元及以上的必须签订合同；批次采购额5万元以内但需支付预付款、留有质保金、有技术协议、对安全生产或产品质量等有影响的，必须签订合同。4.2.2采购员收到招标结果后，对需要签订合同的，7天内完成合同拟签及供方盖章合同收集。需签订技术协议的，3天内通知客户与专业部门签订技术协议，物管处收到审批技术协议后再签订商务合同，经业务部门、专业部门、企管部、财务部审核后,报公司总经理审批，双方盖章生效。非范本合同需传法务人员、分管领导审签。物管处按公司不同主体将合同编号，建立台账，报送、存档。4.3订单下达4.3.1采购员根据审批后的招标结果制作物资采购订单，1至3天内完成，使用部门再次确认后下发供应商备货。4.3.2订单需注明采购信息、质保金比例、合同编号，除非生产性物资（劳保除外）不允许下达手工清单，无物料编码的物资在货到后由使用部门完成浪潮订单的下达。4.3.3采购员负责向财务材料模块提供招标结果，材料模块负责采购订单的审核。3.4验收依据送达。采购员将物资验收依据：评标结果通报、采购订单、采购合同、技术协议、招标样品、其他需要说明事项送达中转站、各单位。5价格管理5.1定价模式。分议价采购（含单一来源）、价质评判、竞价采购、外部招标四类。1.1议价采购（含单一来源）：对议价采购的物资实行准入制，由各矿申报，物管处审批后列入准入目录，在准入目录范围内的品种符合以下要求的，可实行议价采购。LL1政府专控物资（雷管、炸药）、柴油，可实行联合议价模式。1.1.2单一来源采购的物资，经专业部门签字确认，可实行联合议价模式。1.1.3公司内部销售的加工物资由供需双方参照市场价格自行协商确定。1.2价质评判及竞价采购：其中单批次采购金额2万以上的由招标办负责；2万以内的由业务单位负责。3对于价格稳定的物资可实行预招标，执行期最长不超过1年（辅材不超过半年）,并需报公司物管处备案。1.4外部招标：按《矿业公司招标管理制度》执行。2价格对标物管处对原辅材料采购价格进行对标，开展内外部比价。其中议价采购品种在首次签订合同之前应对采购价格进行演排对标，并存档备查。竞价采购品种原则上对年累计采购量大于100万，每季度至少组织演排对标一次。6供应商管理1供应商准入6.1.1资质审核：公司应对供应商营业执照、安全生产许可证、特种设备制造许可证、危险化学品经营许可证、危险货物道路运输资格证、经营产品授权证书、委托代理人授权委托书等资质证件进行审核，确保合法合规。6.L2调查评估：公司原则上应对拟准入供应商进行现场考察，形成书面考察报告作为准入申请的附件，专业类物资必须由专业技术部门参与。6.1.3准入条件6.1.3.1所有客户准入必须限定物资类别，明确合作内容。6.L3.2对具备直供条件的物资，必须由生产厂家直供，不具备直供条件的物资，必须与一级代理商及厂家指定区域代理商合作。特殊情况需与其它贸易商合作的，贸易商工商注册时间必须满三年。6.1.4准入审批：符合准入要求的客户，由公司物管处、使用单位、专业管理部门、总经理审核，报集团审批通过后纳入集团合格供方库管理。其中通用类物资由集团市场管理部审批，专业类物资实行集团市场管理部与集团企管部会签制。6.2供应商评价6.2.1评价标准6.2.2一般问题：物资质量存在较小偏离不影响使用；售后服务响应不积极；交货期存在延后等。6.2.3较大问题：①质量：偷工减料，更换较低品牌，主要质量指标严重偏离，但未明显造成生产影响；②价格：中标后不履行，以非正当理由提出涨价，同时段供给不同子公司的价格严重偏离达30%以上等；③数量：短件达到10%以上20%以下；④交货期：严重拖延交货；⑤发票：故意拖延不开具或重复开具发票意图不良。重大问题:①交货期：合同签订生效后以各种理由不发货；②数量：短件达到20%以上;③招投标：以非正当的方式谋取中标;④技术及售后不响应，性质恶劣;⑤非正当供货：未经正常程序直接向使用部门供货，或因此实施敲诈勒索行为；⑥质量：因物资质量问题导致系统减量及对安全环保、产品质量造成影响;⑦采取司法诉讼、堵门等极端手段解决合作中的问题;⑧违反廉洁从业准则及约定。6.3评价结果运用6.3.1物管处对供应商供货情况进行评价，一年为一个考评周期，总分100分，实行扣分制，一般问题扣5分/次，较大问题扣10分/次，累计得分W70分予以警示，暂停合作三个月，整改合格方可恢复合作。6.3.2年度内被警示两次以上的，直接取消合作资格。6.3.3重大问题直接纳入黑名单。附：《供应商评价表》4档案管理：加强供应商档案管理，对资质证件、准入及评价资料存档备查。7资金支付7.1计划审核：物管处每月23号前审核下月物资资金计划。2汇款申请：物管处每月8号前完成到货款资金申请、传签，3天内完成预付款资金申请、传签；每周五统计下周需支付明细并报审；每月分析支付情况，确保支付平衡。3汇款：财务部筹集资金，每周支付审批款项。8风险管控8.1风险预付类:超过两个月账龄（含两个月）未到货预付账款。1.2发票类：已到货结算后两个月内（含两个月）未到票的预付账款。2管控措施2.1采购付款由业务部门填写《申请汇款单》后，经财务部对往来余额情况确认签字后，方可执行。2.2物管处、各单位费用出纳每月底核对往来，对新增风险，财务部、物管处分别于次月5日前书面向公司领导报告。3风险处理办法因违反管理制度造成风险的，直接责任人立即停职开始风险清收，每月按最低标准发放工资，直至风险收回。因其它原因造成风险的，直接责任人立即停职开始风险清收，每月按最低标准发放工资，直至风险收回，风险全部清收退还所扣工资。9考评凡未按照上述规定执行的，考核50〜200元/次，情节严重的进行责任追究。10本制度由企管部负责解释，从下发之日起开始执行。附件1:关于***的考察报告结论：一、XXXXo二、XXXXo三、XXXXo根据公司生产经营需要，XX于XX年XX月XX日赴XX地对XX进行了实地考察，现将考察情况汇报如下：一、被考察企业介绍。包括该企业的登记注册信息、主要资质介绍等二、硬件和质量情况。介绍该企业的工艺、设备、装置概况，如何对质量把控。三、行业情况。介绍该企业在行业中处于什么位置，有何优势、劣势。四、业绩介绍。介绍该企业产品的使用业绩如何。合作建议：XXXXoxxxxoxxxx