公司档案管理办法

PAGEPAGE1公司档案管理办法第一篇：公司档案管理办法(一)集团公司档案管理办法第一章总则第一条根据《档案法》、《企业法》、《乡镇企业档案管理暂行规定》和《电子文件归档与电子档案管理办法》(试行稿)的规定，为加强档案的科学管理，更好地为集团经营管理服务，特制订本办法。第二条集团档案指各公司、企业、部门在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等，它们都是集团档案的有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。第三条集团档案工作是集团生产、技术、经营管理的基础工作之一，是维护集团经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作，档案工作应紧跟集团各项工作的发展，不断地改变工作方法以满足新的需要。第四条集团档案工作坚持集中统一管理原则，档案的所有权归集团，集团档案工作的主管部门是集团信息中心。第二章管理体制和人员第五条集团档案管理涉及董事局、各公司、企业、部门的党、政、群以及生产、技术、经营等活动，由集团公司信息中心分管，并列入公司办公会议、工作议事日程。各公司、企业档案工作由相应的部门负责人分管，列入企业发展规划和年度计划。第六条加强和充实集团档案管理机构，加强集团化档案管理体制。集团公司档案室具有双重职能，既要管理公司各种门类、不同载体的档案，又负责对各企业档案工作的监督、检查和指导。第七条建立和健全集团档案工作运行机制，实现“四个统一”。一、统一人员安排，集团公司档案室定编2-_4人，各公司、企业档案室定编1—3人；各部门配备在数量上与工作相适应的指定人员，负责本部门各种载体文件(文字、电子文件、实物等)的归档工作；二、统一工作部署，集团公司档案室制定工作规划，确定集团档案工作总体目标，各公司、企业档案室制订年度计划，认真组织实施；三、统一规章制度，由集团公司档案室制定档案管理制度，报集团公司批准后下发各企业执行，以实现档案工作制度化、规范化、程序化管理；四、统一档案管理，分级保存，集团档案由集团公司档案室和各公司、企业档案室分级集中统一管理。集团公司各部门的文件材料按规定向集团公司档案室归档；各公司、企业档案室按规定向档案室移交永久档案；任何个人不得将集团的档案材料据为己有。第三章文件材料的形成、积累、归档和移交第八条各公司、企业、部门在工作活动中不断产生的文件材料在处理完毕后，不得由承办单位或个人分散保存，必须由文书部门或职能部门整理立卷，定期移交给各公司、企业档案室或集团公司档案室集中保管。第九条集团公司各部门在oa网上生成的电子文件在审批定稿后或者定稿后在网上发布，各部门负责电子文件管理的指定人员应对电子文件进行整理、著录，建立本部门的电子文件归档库，在年度归档时转入归档的档案管理库；同时，应随时做好备份工作。第十条凡是直接记述和反映本企业、本部门科技、生产、职能活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料(文字、电子文件、图样、照片、实物等)，均须归档保存。第十一条集团公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入各部门工作计划和有关人员岗位职责。一、生产、基建、科研活动中形成的科技文件材料，分别由产品制造、科研课题、工程项目、设备引进和维修负责人指定专人负责积累、整理后归档；二、生产、技术、经营管理及党群、政务工作中形成的文件材料，由文书部门或业务部门按其管辖范围，指定专人负责积累、整理后归档；三、集团公司各部门在oa系统中形成的电子文件及各公司、企业形成的电子文件应由各部门指定人员进行归档。第十二条集团公司信息中心及各公司、企业办公室定期对各自单位各部门文件材料的归档工作进行考核，并对考核结果进行通报；集团公司信息中心负责对各公司、企业的档案工作进行考核。第十三条集团各公司、企业、部门文件材料归档时间一、党群工作、行政管理、劳动人事、生产技术管理、经营管理等方面的文件材料，在次年的第二季度前归档；二、会计档案，暂由本单位财务会计部门按会计档案归档整理要求立卷，可保管一年后归档；三、科技档案一般按工作阶段或在项目结束时归档；对活动周期较长的科技项目或时间连续性强的科技活动中形成的文件材料，可视具体情况按年度分批归档；对于机密性强的，重要的外来材料(如外购设备的随机图纸和文字说明材料等)须在工作完成时随时归档；四、集团公司各部门在oa网上形成的电子文件经审批定稿后或者在网上发布的，各部门指定人员应随时在网上归档并做好备份；并应定期将本部门在网上的电子文件拷贝至光盘，按年度归档。第十四条集团文件材料的归档要求一、归档的文件材料必须齐全完整，照片(包括底片)、录音、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档；二、归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律；三、归档的文件材料必须是原件(定稿)，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档；四、归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸；五、归档的案卷质量符合国家标准《科学技术管理案卷构成的一般要求》和《文书档案案卷格式》的要求；六、电子文件的归档应遵守两个原则：(一)电子文件的归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档；(二)同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过整理的电子文件，转入档案库；脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。第十五条归档前由档案部门验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。归档部门或个人应填写归档材料移交清单，一式两份，交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留—份，以备查考。第十六条电子文件移交前，各部门负责电子文件管理的人员应对电子文件进行检查，如载体的质量、有无病毒、保证电子档案的完整性和有效性，检查登记表、软件、注明资料等是否齐全。第十七条产品试制定型、科研成果鉴定，基建、技改项目竣工验收，引进设备开箱验收等活动，必须有专(兼)职档案员参加，文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。第十八条工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料，要按照归档范围的规定，及时送交本部文书部门立卷。第十九条集团各企业按规定向集团公司档案室移交永久档案。各企业员工档案永久部分向公司人事部门移交，部分重要的、利用频率高的档案(如营业执照、设备档案等)可根据需要适当延长移交期限(十年左右)；参股企业只移交部分有关档案原件或复印件。第二十条员工人事档案归为人事部门收集保管，但必须按档案管理规范要求保管。第二十一条集团公司档案室、各公司、企业档案室要加强对本单位文件材料的形成、积累、整理、归档和移交工作的指导、监督和检查。第二十二条自此办法实施之日起，各企业的档案移交以有限责任公司成立的日期为限，此前的档案移交集团公司档案室(现实使用价值高的可适当延长期限)，此后的由企业自己归档，只须按规定移交永久部分，新成立公司，与产权、资产和重大活动有关的档案，由原公司整理归档，并复印一份交集团公司档案室备存。第二十三条凡集团内各公司歇业、清算等，各公司应主动将公司所有档案材料整理好以备移交，财务档案由集团公司财务部负责接交，人事档案由集团公司人力资源部负责接交，其它档案由集团公司档案室负责接交。清算组可根据清算需要向档案接交部门借用。第四章档案的管理第二十四条集团在生产、技术、经营管理活动中形成的各种门类和载体的档案是一个有机整体，参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》(国档发[1994]20XX和有关部门档案分类、编号的规定，统一编制集团档案分类、编号办法，作为集团档案的分类、整理、组卷和排架管理依据。第二十五条集团公司档案室和各公司、企业档案室必须建立、健全档案检索工具体系，编制档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录，各单位应创造条件，按照国家标准da／t18—1999《档案著录规则》的要求，进行档案文件级、案卷级条目的计算机著录，建立档案数据库，实现档案的计算机检索。第二十六条集团公司档案室和各企业档案室接收档案必须认真验收，并办理移交手续，移交入库后档案的遗失由档案室负责；存放档案必须有专用橱(柜)架；底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，做到图物相符。第二十七条档案库房建设要纳入公司基建计划，具有“六防”(防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘)要求，以确保档案的完整、安全。第二十八条档案室应特别做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作，环境温度应控制在14℃--24℃之间；相对湿度在45％--60％之间；存放时应远离磁场并与有害气体隔离。第二十九条电子档案在保管过程中应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取恢复措施；同时设备环境更新时应确认原载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留至少不低于3年。定期检验结果应填入电子档案管理登记表。第三十条鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国家有关规定并结合集团实际情况进行。一、集团档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则是：(一)反映集团主要职能和重要经营管理活动，具有长远利用价值的档案定为永久保存；(二)反映集团一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存，其期限为16--50年；(三)对集团及各企业在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期限为15年以内。二、档案的鉴定要在集团公司档案鉴定小组领导下进行，并采取对每份档案直接鉴定的办法。鉴定小组由集团公司信息中心分管领导、专业技术人员和档案室负责人组成。每次鉴定要写出档案鉴定报告，由鉴定小组负责人签名，并注明鉴定日期。鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门和人员修改、补充。三、销毁档案必须严格掌握，销毁前要造具清册。提出销毁报告，报经集团分管领导审批。未经批准同意，任何部门和个人都不能任意处置和销毁集团的档案。第三十一条集团公司档案室要建立档案统计制度。档案的统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果的统计等。集团的统计工作要以原始记录为依据，做到准确、可靠。第三十二条集团档案管理要逐步现代化。一、集团档案管理现代化是集团现代化管理的组成部分，要列入集团现代化管理的整体计划中统筹考虑；二、集团公司档案室要应用现代化管理手段和方法，以应用电子计算机管理为主，同时要引用先进的监控设备、通讯设施和自动化办公等现代装置。第三十三条集团档案管理所需经费，列入集团财务预算计划。第五章档案的开发利用第三十四条集团档案信息开发的重点应服务、服从于集团的改革、发展的中心工作以及改善经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。集团公司档案室应把档案信息的开发利用，作为发展、巩固档案工作的一项重要内容，努力做出实绩。集团公司档案室档案信息开发采用的主要形式有：一、在集团内部实行有范围的档案开架阅览；二、编制并交流档案目录；三、提供电子档案的复制件；四、对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。第三十五条集团档案开发与提供利用，必须严格实行保密制度。第三十六条对于积极主动开发与提供利用档案信息，为发展集团企业生产、提高产品质量、降低物耗和增加经济效益做出突出贡献的人员，应给予表彰和奖励。第六章附则第三十七条本办法解释权、修改权属集团公司信息中心。第三十八条各公司、企业根据本办法结合本单位实际，制订实施细则。(二)集团公司文件材料归档范围、保管期限表第二篇：公司档案管理办法(最新)QG/PG0097—20XX攀钢集团有限公司管理制度档案管理办法20XX–10–24发布20XX–11–11实施攀钢集团有限公司发布QG/PG0097—20XX目次第一章总则………………1第二章组织机构与职责…………………2第三章管理流程…………………3第四章档案管理基本原则与档案分类……………………3第五章文件材料收集………………………3第六章档案的整理、保管、利用…………5第七章档案的鉴定与销毁…………………6第八章资产与产权变动档案的处置………………………7第九章档案的统计与保密管理……………7第十章档案的检查与考核…………………8第十一章附则…………………9附件1:档案工作流程图……………………10附件2:科技档案管理实施细则……………11附件3:文书档案管理实施细则……………15附件4:会计档案管理实施细则……………18附件5:声像档案管理实施细则……………26附件6:荣誉档案管理实施细则……………35附件7:电子档案管理实施细则……………36附件8:工程竣工技术资料编制、交付归档和验收实施细则……………41附件9:档案借阅制度……………………63附件10:人事档案管理实施细则……………66附件11:科技档案、文书档案、会计档案归档范围及保管期限表………77附件12:查阅人事档案审批表…………104附件13:转递人事档案材料通知单及存根………………105附件14:工程竣工资料验收认可证明书…………………106附件15:工程竣工资料封面………………107附件16:工程竣工资料目录………………108附件17:工程竣工资料移交清单…………109附件18:工程项目档案验收实施细则……………………110附件19:工程项目档案验收申请表………………………116附件20XX程项目档案验收意见表………………………118附件21：工程竣工技术资料扣款通知书…………………122ⅠQG/PG0097—20XX攀钢集团有限公司档案管理办法第一章总则第一条为规范攀钢集团有限公司（以下简称公司）档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《鞍钢集团公司档案管理制度》、《鞍钢集团公司档案工作规范》，制定本办法。第二条本办法主要包括档案管理基本原则与档案分类，文件材料收集，档案的整理、保管、利用，档案的鉴定与销毁，资产与产权变动档案的处臵，档案的统计与保密管理，档案检查与考核等。第三条有关定义（一）本办法所称档案指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式和载体的文件材料。主要包括以下几类：1.文书档案：指单位在企业管理活动中行使其计划、组织、指挥、监督和调节等职能活动过程中形成的具有查考价值的不同载体的文书材料。2.会计档案：指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。QG/PG0097—20XX3.科技档案：指集中保存起来以备查考直接记述和反映立档者科技、生产等活动的科技图样、图表、文字、电子、声像以及其它各种方式和载体的科技文件材料。4.电子档案：指具有保存价值的归档后的电子文件。电子文件则是指能被计算机系统识别、处理，按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传输的数字代码序列。5.声像档案：指单位在各项工作和社会活动中直接形成的具有历史保存价值的照片、影片、录音、录像等以磁性材料或感光材料为载体、以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。具有客观性、形象性和技术性的特点。6.荣誉档案：指单位在各项活动中获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉实物。7.人事档案：指记述和反映某人经历和德才表现等情况的具有保存价值的历史记录。人事档案分为干部人事档案和工人人事档案。（二）本办法所称归档指文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷，按规定移交档案管理机构。第二章组织机构与职责第四条公司办公室按照国家和鞍钢集团公司的要求对攀钢档案管理工作实行整体掌控和宏观管理。第五条综合服务中心代行公司档案管理职能，具体负责公司的日常档案管理工作：1.负责制订、完善档案管理制度,报公司分管领导审批后实施；QG/PG0097—20XX2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；3.对子分公司（单位）档案工作进行指导、培训、检查和考核。第六条子分公司（单位）须按公司的要求组织本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。第七条公司其他职能部门负责对本部门形成的、具有保存价值的文件材料进行收集、整理，并移交公司档案馆归档保管。第三章管理流程第八条档案管理流程图（见附件1）第四章档案管理基本原则与档案分类第九条公司档案管理基本原则：统一规则，分级管理企业全部档案，维护档案的完整与安全，便于企业各项工作的利用。第十条档案分类根据档案的内容、特性及材质等，档案可分为文书档案、会计档案、科技档案、荣誉档案、人事档案、电子档案、声像档案等。第五章文件材料收集QG/PG0097—20XX第十一条归档范围（一）各档案材料形成部门应按业务范围指定专人（或兼职人员）做好各种不同载体文件材料的收集积累工作，检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，定期向档案室（馆）移交归档。（二）科技档案、文书档案、会计档案按《科技档案、文书档案、会计档案归档范围和保管期限表》（见附件11）有关要求进行收集，其他类型档案按相应专业档案管理细则执行。第十二条归档要求（一）归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。（二）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。（三）文件材料归档后不得更改。（四）非纸质文件材料应与其文件说明一并归档。（五）外文（或少数民族文字）材料若有汉译文应一并归档，无译文的要译出标题后归档。（六）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。（七）档案管理部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。（八）交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清单各留一份以备查考。QG/PG0097—20XX（九）各形成部门应将文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入本部门的各项工作计划、纳入领导的工作议程、纳入有关人员的工作标准，使档案管理工作与其相关的各项业务活动同步进行。（十）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可增加到3份。第六章档案的整理、保管、利用第十三条档案整理（一）档案管理部门在接收档案材料后，应按《档案分类编号细则》进行分类、编目，并确定保管期限，方可入库保管。（二）档案保管期限分为永久（50年以上）、长期（16—50年）、短期（15年以下）和定期四种（见附件11）。凡界于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第十四条档案保管（一）档案的保管应做到既便于利用，又便于保守国家和企业秘密。（二）子分公司（单位）应建立健全档案保管制度，不断改善档案保管条件。（三）子分公司（单位）应根据档案的多少，设臵专门的库房，配备相应数量的档案装具，购臵必要的用品，库房和装具应有一定的余地，以满足档案数量增长的需求。QG/PG0097—20XX（四）档案库房必须门窗坚固，有防火、防尘、防盗、防虫、防潮、防光、防高（低）温、防有害气体（简称“八防”）设施。（五）库房的“八防”设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃-24℃，相对湿度45-65%）。（六）要做到档案库房的柜、架排列布局合理，案卷排放有序，指引标记清楚。（七）档案库房要与档案人员办公室和阅览室分开。（八）档案人员调离岗位时，应将所管档案交接清楚，并办理交接手续后，方可离岗。第十五条档案利用（一）各级档案管理部门应编制必要的查找工具和参考资料，积极开发档案信息资源，有条件的单位应充分发挥档案现代化管理的优势，及时录入档案信息目录和原件，做到查找调卷迅速、准确，更好地为本单位各项工作服务。（二）子分公司（单位）应执行“档案借阅制度”（见附件9），做到既方便利用，又有利于保密的要求。（三）各级档案管理部门按借阅期限对到期未归还档案者做好催退工作，借阅者对到期尚需利用的档案，应及时办理续借手续。第七章档案的鉴定与销毁QG/PG0097—20XX第十六条档案鉴定、销毁（一）子分公司（单位）要定期组织对已过保管期限的各类档案进行鉴定。（二）档案的鉴定工作要在单位分管领导的直接领导下，由有关业务部门和档案管理部门组成鉴定小组。（三）鉴定后应提出保存和销毁报告，并附销毁清册，经主管领导批准并报上级主管部门备案（其中会计档案须报上级主管部门审核批准）后方可组织销毁。（四）根据档案保管现状，销毁档案应由相对应的档案管理部门执行。销毁时应同相关部门取得联系，并应指派专人监销。销毁时应销完毁尽，销毁人和监销人在销毁清册上签字，销毁清册和审批手续永久保存。第八章资产与产权变动档案的处置第十七条资产与产权变动档案的处臵按照《国有企业资产与产权变动档案处臵暂行办法》和《鞍钢集团公司破产、重组、改制企业档案处臵规定》执行。第九章档案的统计与保密管理第十八条档案的统计QG/PG0097—20XX（一）公司档案管理部门、子分公司（单位）应对各类档案的收集、整理、保管、鉴定销毁、提供利用等情况进行登记、统计，做到目录、实物、统计数字相统一；同时对档案机构、人员、设备设施进行统计。（二）子分公司（单位）每年12月20XX前按公司的统一要求，向公司档案管理部门报送相关统计数据（数据截止日期为当年11月20XX。第十九条档案的信息化管理子分公司（单位）应加快档案信息化建设步伐，与本单位信息化建设同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。第二十条档案的保密管理根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的相关规定，在档案管理工作的各个环节，做好档案材料的保密工作，严防档案失、泄密事件的发生。第十章档案的检查与考核第二十一条综合服务中心负责组织对子分公司（单位）的档案工作进行检查与考核。第二十二条在攀单位每年检查一次，外埠单位每两年检查一次。第二十三条检查的内容按集团公司下达的《档案工作检查考评表》进行，检查的结果按集团公司绩效考核的有关规定执行。QG/PG0097—20XX第十一章附则第二十四条本办法由攀钢集团有限公司综合服务中心负责解释。QG/PG0097—20XX附件1:档案管理流程图档案管理流程图（QG/PG0056—01）各单位（部门）各单位（部门）未通过档案部门档案部门收集、整理收集、整理文件材料，编制文件材料，编制移交清册移交清册审核通过档案接收档案整编档案保管未通过统计销毁鉴定利用通过销毁QG/PG0097—20XX附件2：科技档案管理实施细则第一章收集第一条归档范围凡是在本单位的科学技术研究、新产品开发、基本建设、技术改造、设备检修、地质勘探、地形测绘、出国考察、对外谈判、引进国内外技术等活动中形成的一切具有保存价值的科学技术文件材料，都属于归档范围（见附件11）。第二条归档要求（一）归档文件材料必须齐全、完整、系统、准确。1、科技成果、新产品试制项目进行鉴定时，档案部门对应归档科技文件材料是否齐全、完整、系统、准确进行验收，否则，认为该项目没有完成。2、基建和技改工程项目交工验收后，施工、监理单位必须按照《工程竣工技术资料编制、交付归档和验收实施细则》（见附录H）的要求交清竣工资料，否则档案管理部门不盖竣工资料确认章，财务管理部门不予办理结算。3、设备进厂开箱时必须通知档案人员参加,并接收设备档案,日后设备有所改动,相关部门必须归档完整、准确的变更记录和相应的修改图纸，以保持图物相符。（二）各科学技术文件材料形成部门应将要归档的科学技术文件材料，按照其自然形成规律和历史联系，加以系统整理，组成保QG/PG0097—20XX管单位（卷、册、袋、盒）；划分保管期限（见附录K）；按保密规定确定密级；编制好案卷封面；对卷内文件编上张号，一卷一号，卷内目录单独编号；填写卷内文件目录和卷内文件备考表；对能装订的材料，装订成册，需装订整齐，厚度一般不宜超过5cm，超过部分应单独装订成册，经本部门负责人审查合格后向档案部门移交归档。（三）凡是图纸材料，如有底图的，底图也应归档。第三条归档时间（一）工程项目的设计成果（含可行性研究、初步设计、施工图方案、施工图设计及变更材料、地质勘察、地形测绘资料等），土地征用资料、安评和环评资料，工程竣工验收阶段形成的资料，由主管部门在资料形成并完成相关手续后6个月内向档案部门移交归档。（二）工程竣工资料，由施工单位和监理单位按《工程竣工技术资料编制、交付归档和验收实施细则》（见附件8）的时间要求向档案管理部门移交归档。（三）工程设计、施工、监理招标形成的文件材料，应在招标项目完成后的第二年由主管部门向档案管理部门归档。（四）工程预结算材料应在工程项目竣工后两年内由合同预算部门向档案管理部门移交。（五）本单位的设备、仪器、仪表方面的科学技术文件材料，凡由设计管理部门转发来的，应立即归档；凡自行设计的，设计完成审批晒印后即应归档；凡设备制造厂随设备来的，开箱验收或接12QG/PG0097—20XX收后即时归档；设备大、中、小修和设备改造过程中形成的科学技术文件材料，应在一项工作任务完成后及时归档。（六）设备（备件）招标文件材料，招标牵头单位应在招标项目完成后的次年向本单位档案管理部门移交归档。（七）本单位形成的新产品开发方面的科技文件材料，凡属产品研制和试生产阶段产生的科学技术文件材料，在正式转产后即应归档。（八）本单位科学试验研究活动方面的科学技术文件材料，在一个试验研究项目完成后应及时归档。对其中未取得正式成果者，应在暂停试验研究活动后及时归档。（九）出国考察、对外技术谈判方面形成的科学技术文件材料，办理完毕后及时归档。引进国外技术，随到随归档。先归档而后交付使用。第二章整理第四条根据科学技术档案的内容进行分类，分类编号详见《档案分类编号细则》。有电子档案的，在分类编号时要与其对应的纸质档案建立一一对应关系（见附录G），以便于查询利用。第五条将科技档案材料装入与其厚度相适应的档案盒中（档案盒规格为310×220XX，厚度可根据实际需要在10、20XX0、40、50、60mm中选择使用），填写案卷标题和档案号。第六条若形成的科技档案中既有文字材料又有图纸，则放臵和编号的顺序为：文字材料在前，图纸在后。QG/PG0097—20XX第七条对形成的保管单位应填写案卷目录和卡片并将案卷标题录入计算机管理。第三章保管第八条需保密的科技档案应单独保管。第九条底图和蓝图应分开保管。第十条科学技术资料与科学技术档案应分开保管。第十一条需修改已归档的科学技术档案时，由××单位或部门提出申请并说明理由，经原归档部门的领导审批后才能进行。档案部门有责任监督归档以后图纸的修改。修改后的底图与晒印出的蓝图一并归档，并替换出因更改而作废的图纸，以保证档案的准确、可靠。第十二条若干个单位承办的一项科技项目或工程所形成的科学技术文件材料，应由主办单位的档案部门保存全套，协作单位可只保存在自己承担的协作任务中所形成的科学技术档案。第四章提供利用第十三条借阅科技档案必须按借阅制度履行手续（见附件9）。第十四条出借档案，借用和退还时必须当面点清，借阅人应在登记本上签字。第十五条借阅人在使用过程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、损坏、失、泄密和转借他人。未经档案管理部门负责人批准，任何单位和个人不得复印带密级的档案。QG/PG0097—20XX附件3：文书档案管理实施细则第一章收集第一条子分公司（单位）应建立健全文书材料的归档制度，把文书档案工作与现行文件管理工作衔接起来，积极做好文书档案的收集归档工作，确保应归档文书材料的齐全完整。第二条归档范围：根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号），企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料，均应归档保存（见附件11）。第三条归档时间：次年5月底前将上一年管理活动中形成的文书材料移交本单位档案管理部门。第四条归档要求：归档文件材料应齐全、完整。（一）归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。（二）所有归档的文件材料，有电子文件的，应与纸质文件一并归档。第二章整理第五条文书档案分类、编号按《档案分类编号细则》执行。对于档案管理现代化水平较高，实现计算机编目、检索和“文档一体化”的单位，可以“件”为单位进行整理，具体组盒和编号方式如下：不分类，一份文件为一件，按不同的保管期限组盒，其编号QG/PG0097—20XX结构为四段，第一段为全宗代号，用两位阿拉伯数字表示；第二段为保管期限代号，用1、2、3、4、5分别表示永久、长期、短期、定期（30年）和定期（10年）；第三段为代号，用四位阿拉伯数字表示；第四段为盒号，按不同的保管期限流水编号。盒内的每份文件须编件号，按盒流水编号。每盒卷内目录和备考表的填写方式要求不变。由于没有分类，每盒不用拟写案卷标题，但为了保持相关文件之间的联系，在组盒时应尽量将同一保管期限下的相同专题文件材料组为一盒或多盒。第六条文书材料的立卷，应尊重文书材料的自然形成规律和历史联系，灵活运用问题、作者、名称、时间、通信者、地区等特征；将同一性质或同一问题的文件尽量集中立卷，将不同保管期限的文件尽量分开立卷，并把这二者有机地统一起来，使组成的案卷既便于保管、保密，又便于提供利用。第七条每个案卷必须确定保管期限，写好案卷标题；进行卷内排列并编张号；填写卷内目录；臵放卷内文件备考表。第八条卷内文件材料要去掉易生锈金属物，破损的文件材料应托裱，字迹已扩散的应复制，复制件应放在原件之后。装订时应将卷内文件的底边与左边取齐，大于公文纸的要折叠压平，未留装订线的应加边。成卷装订的案卷应采用三孔一线法装订，装订位臵在文件左侧中部，距订口边10MM，装订长度为120XX为宜，结头在背后中孔。对不能装订或暂不装订的案卷，卷内文件应编件号。件号由档案分类、卷号、文件顺序号组成，并采用带分数式的写法将这三种代号融为一体。QG/PG0097—20XX第九条文书档案以分类方案序列为基础进行案卷排列。确定案卷号和编制案卷目录，以便查找调卷和提供利用；以同一保管期限的案卷为基础，结合分类序列进行入柜排卷；其入柜排卷号（即每种保管期限下各自的大流水号）为案卷的实际保管号并将实际保管号填入案卷目录的“保管号”栏和案卷卷脊的固定位臵，以实现按其保管期限的不同进行分别保管。第十条对整理工作结束后接收的零星的应归档文件，量小可插卷，量大宜搞附卷，设附卷号。附卷仍应按原分类方案和案卷构成插入案卷序列，以便科学管理和查找利用。第十一条对已形成的保管单位应填写文书档案案卷目录并将案卷标题录入计算机管理。第三章保管第十二条各级立档单位形成的文书档案，经整编后及时移交公司档案馆或子分公司（单位）档案室保管。第十三条要做好文书档案的统计工作，建立统计台账。第四章提供利用第十四条借阅文书档案必须按借阅制度履行手续（见附件9）。第十五条出借档案，借用和退还时必须当面点清，借阅人应在登记本上签字。第十六条借阅人在使用过程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、损坏和转借他人。未经档案管理部门负责人批准，任何单位和个人不得复印带密级的档案。QG/PG0097—20XX附件4：会计档案管理实施细则第一章收集第一条归档范围（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账、日记账、各种明细账、固定资产卡片、各种辅助账簿、其他会计账簿等。（三）会计报表类：月度、季度、半、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告，合并报表工作底稿。（四）电子档案类：公司统一管理的财务信息系统使用软件，具体包括存储在磁性介质上的财务数据；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与财务信息系统使用软件相配套的各种说明书及使用手册的电子文档。（五）其他类：包括财务数据统计资料、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务清查汇总资料、工资册、单独装订成册的入库单、领料单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、经济合同、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。QG/PG0097—20XX第二条归档要求（一）当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由财务管理部门保管一年。因工作需要确需推迟移交的，经单位负责人（含鞍钢集团机关部门负责人）审批，报档案管理部门备案后，在会计部门保管最长不超过三年。子分公司（单位）财务管理部门负责将应归档全部会计档案整理立卷、装订成册,妥善保管，做到存放有序，查找方便，严防毁损、散失和泄密。（二）财务管理部门会计档案库房必须做好“八防”工作，确保会计档案的安全。（三）财务信息系统的财务数据应定期在维护单位和公司财务管理部门双备份，并定期更换备份介质（磁盘1年、光盘5年、移动硬盘10年更换一次），以防止数据丢失。（四）电子会计档案移交时，将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。（五）档案部门接收电子会计档案时，要对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。第三条归档时间会计档案保管一年期满之后，由财务管理部门编制清册移交档案管理部门归档保管，不得自行封包保存。档案管理部门必须按期点收，不得推诿拒收。第二章整理QG/PG0097—20XX第四条会计档案分类编号办法按《档案分类编号细则》执行。第五条档案管理部门负责对装订成册的会计档案整理立卷，归档保管。档案管理部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要重新整理的，应当会同财务管理部门共同拆封整理。第六条每个案卷必须确定保管期限，写好案卷标题，进行卷内排列，填写卷内文件目录，臵放卷内文件备考表。凭证类可不填写卷内文件目录，也可不臵放卷内文件备考表。对长期和永久保存的案卷要编张号。案卷封面要填写清楚，不得漏填。第七条会计档案的保管期限分为永久、定期两类（见附件11）。定期保管期限分十年、三十年两种。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。第八条会计档案的案卷排列以各大类下的为序列进行排列，确定案卷号，“一年一个流水号”；以同一大类的案卷为基础，结合分类的序列进行入柜排列，编保管号，保管号是每个大类下各自编“一个大流水号”。保管号分别填入案卷目录“保管号”栏和案卷封面、卷脊的固定位臵。第九条子分公司（单位）可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。第十条同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；QG/PG0097—20XX（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。第十一条满足本细则第十条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。第三章利用第十二条子分公司（单位）应当加强会计档案管理工作，贯彻落实相关管理制度，保证会计档案真实、完整、可用、安全。出纳人员不得兼管会计档案。第十三条暂由财务部门保管的会计档案QG/PG0097—20XX（一）暂由子分公司（单位）财务部门保管的会计档案不得借出。如有特殊需要，可以提供查阅或者复制。查阅或复制会计档案，需经会计档案形成部门的会计主管批准。（二）查阅或复制会计档案的人员，应持单位正式介绍信，介绍信上应写清楚查阅或者复制会计档案的内容和用途，由本单位负责人在介绍信上签字。（三）查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。（四）子分公司（单位）应建立会计档案查阅登记制度。第十四条移交档案管理部门的会计档案（一）借阅时必须按借阅制度履行手续（见附件9）。（二）档案管理部门应建立会计档案查阅登记簿，用以登记查阅或复制会计档案的时间、需查阅或者复制会计档案的内容、档案保管号、数量、用途、查阅或者复制会计档案单位、批准人、查阅或者复制人等情况。第四章鉴定销毁第十五条会计档案保管期满，通过鉴定小组鉴定需要销毁的，应按如下销毁程序和要求进行：（一）子分公司（单位）档案管理部门会同本单位审计、纪检监察部门、财务管理部门提出会计档案销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、、保管号、案卷标题、卷数、应保管期限、已保管期限、鉴定人签字等内容；QG/PG0097—20XX（二）单位负责人、审计、纪检监察部门负责人、财务部门负责人、档案部门负责人在会计档案销毁清册上签署意见后，报上级主管部门审查，经批准后方可销毁；（三）对于其中保管期限已满但涉及产权、未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了结事项的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务或失去保管价值时为止，同时应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明；（四）正在项目建设期间的建设单位，会计档案不得销毁；（五）销毁会计档案，应由本单位档案管理部门、财务管理部门及公司档案管理部门、财务管理部门、审计部门共同派员监销；（六）子分公司（单位）信息化管理部门负责与档案部门、会计部门共同派员监销电子会计档案。（七）监销人在销毁会计档案前，认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。销毁清册要归档保存；（八）监销人员在会计档案销毁时，必须在现场严密监护，捡净销尽，不得遗漏；（九）严禁子分公司（单位）向废品收购单位出售到期会计档案。第五章撤销、解散、破产等情况下会计档案的处理第十六条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位财产所有者代管或移交公司档案馆代管。QG/PG0097—20XX第十七条单位分立原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交公司档案馆代管。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。第十八条单位合并后原子分公司（单位）解散或一方存续其他方解散的，原子分公司（单位）的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原子分公司（单位）仍存续的，其会计档案仍应由原子分公司（单位）保管。第十九条建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。第二十条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。第二十一条移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、、案卷标题、卷数、起止和档案保管号、应保管期限、已保管期限等内容。第二十二条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。第二十三条电子会计档案与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保24QG/PG0097—20XX存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。第六章公司驻境外机构会计档案的管理按照本细则执行第二十四条公司所有境内单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输到境外的，应当按照国家有关规定执行。第二十五条公司驻外机构和境内单位在境外设立的企业的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理，定期向本单位档案室移交的同时，刻录pdf格式的光盘作为容灾备份。QG/PG0097—20XX附件5：声像档案管理实施细则第一章组织机构与职责第一条公司档案管理部门负责对全公司声像档案管理工作进行业务指导、监督检查和考核。第二条公司声像档案馆设在攀钢文化传媒分公司，负责公司级声像档案资料的定期收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用工作。第三条各子、分公司（单位）负责收集和保管好本单位形成的声像档案，并将对公司有重要保存价值的声像档案在形成1个月内向公司声像档案馆移交归档。第二章收集第四条归档范围（一）反映公司及子分公司（单位）各时期建设和发展概貌等声像资料。（二）组织或参加公司内外各类重要会议、社会活动的声像资料（包括会场、主席台、主要内容、领导讲话等场面）。（三）组织或参加重要外事活动的声像材料。（四）上级领导、著名人物来公司视察、指导工作或参加与公司有关的重大活动形成的声像资料。（五）重大工程建设、重大技术改造和技术引进等声像材料（包括开工原貌、建设过程、竣工验收、试生产情况、工程全貌等）。QG/PG0097—20XX（六）反映公司重要科研成果、科技发明、专利技术成果及新技术、新工艺、新材料应用等声像资料。（七）上级机关、团体授予公司的奖杯、牌匾和证书等声像资料。（八）公司历年生产的主要产品及产品获奖、免检等奖杯、牌匾和证书等声像资料。（九）公司其它重要活动、重要事件或重大事故、重大自然灾害等声像资料。（十）其他具有保存价值的声像资料。第五条归档时间及要求（一）属于归档范围的声像资料，应由承办部门或摄录人员在形成后1月之内按归档要求及时整理并移交，不得私自保存。（二）归档的声像资料应齐全、完整。（三）以感光材料为载体形成的声像资料应是原版、原件，特殊情况下经档案管理部门批准方可接收复制件。归档的声像资料必须做到图像清晰、声音清楚，并由承办单位或摄录人员加以必要的文字说明。（四）文字说明应用简洁的语言概括出声像资料所反映的内容，一般应包括：事由、时间、地点、内容、人物、背景、作者等。（五）归档的声像档案必须按照规定格式和规格制作保存，其视频格式为：AVI；音频格式为：WAV，压缩率：25Mb/s：数码图片按照原始数据保存，格式为JPG，图像模式为RGB格式。QG/PG0097—20XX（六）归档的照片其底片与照片的影像应符合；以感光材料为底片形成的重要照片，如无底片的，应进行翻拍复制底片；对于拍摄张数较多的同一事件的照片，应从中选择最能反映事件情况的照片归档。第三章整理第六条照片档案的底片应单独整理存放，照片和说明一同整理存放。第七条底片的整理（一）底片分类，将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并单独整理和存放。（二）底片的编号。在全宗内统编流水号。格式：全宗号—底片号，如：13—535。底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片下边处。（三）底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号。（四）按底片号顺序将底片插入底片册。（五）电子照片在全宗内统编流水号，并注明所在光盘号（子分公司（单位）照片档案的光盘号按大流水往下编）。格式：全宗号—电子照片编号—光盘号，如：01—1—1。第八条照片档案说明的编写方法和要求（一）符号说明的项目有：照片号、底片号和参见号。照片号：案卷内照片的顺序号；QG/PG0097—20XX底片号：底片在全宗内编的流水号；参见号：与本张（组）照片有联系的其它档案的代号（分类号）。（二）照片档案文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。事由：照片所反映事件、事情的情由；时间：事件发生或事物变化、产生和拍摄的时间；地点：被摄物所在的具体地点；人物：照片景像上主要人物的姓名、身份；背景：对揭示照片景像主题具有一定作用的背景资料；摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。（三）照片档案文字说明的编写要求：综合运用六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息；文字简洁、语言通顺。一般不超过20XX；用阿拉伯数字表示时间，年、月、日三字用“.”隔开。例：1985年3月2日写作1985.3.2。（四）总说明和分说明。一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明。凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注“*”号。（五）照片档案说明的格式说明应分段书写，格式如下：照片号/底片号拍摄时间文字说明QG/PG0097—20XX参见号摄影者单张照片说明可书写在照片正下方芯页上，也可在照片右侧或左侧芯页上书写。总说明在第一张照片上方的芯页上书写。大照片的说明可另纸书写，一同保存。反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。将“全宗号—案卷目录号—案卷号—照片号—底片号”写在照片背面右下角。第九条照片的整理方法（一）照片的分类。一般应在全宗内按年代进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。（二）根据分类情况，将照片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。芯页的规格为297mm×210mm。（三）根据照片的规格、画面和说明的字数确定照片固定位臵。（四）照片必须固定在芯页正面（装订线右侧）。（五）案卷内的芯页以30页左右为宜。（六）卷内目录的填写，以照片的自然张数或有总说明的若干张为单元填写。内容有：照片号：卷内照片的顺序号：底片号：卷内底片的顺序号：照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称。照片名称不应超过50个字；拍摄时间：拍摄该张（组）照片的年、月、日。QG/PG0097—20XX（七）案卷目录，以所有案卷为单元形成的目录，填写内容主要有：案卷号、案卷题名、、张数、保管期限。（八）卷内备考表。可采用文书档案的卷内备考表。卷内备考表应放在案卷的最后一页。（九）卷皮格式。可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。（十）按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。（十一）大张照片、反转片应与其它照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考栏内注明“大张”、“反转片”。第十条照片的整理要求：照片要组成案卷（保管单位）；案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题；档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象；说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况；案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表；有完整的、符合标准格式的案卷目录。第十一条数据流磁带、光盘、录音带、录像带的整理（一）按不同的载体类型分别编号，同一类的按归档时间顺序编流水号。其格式为：全宗号〃载体类型号〃流水号。（二）载体类型及代号：录音带：1；QG/PG0097—20XX录像带：2；光盘：3；数据流磁带：4；（三）按要求填写声像档案的文字说明和存储介质的软硬件环境。（四）按不同载体编制声像档案总目录，其内容包括盒（盘）号、内容、制作者、制作时间、密级、保管期限、参见号、备注等。第四章保管第十二条保管条件：库房应符合“八防”等要求；保存底片的适宜温湿度：温度13—150C，相对湿度35%-45%；保存其它介质声像档案适宜的温湿度：温度14—240C，相对湿度40%-65%。第十三条底片保管时应立放。第十四条保管装具（一）底片袋，用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的80mm×100mm或相应规格的纸袋。（二）底片册，由297mm×210mm的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。（三）底片盒，为95mm×95mm纸盒，用于贮存大张底片。（四）卷筒纸芯，用于保存大张底片、照片的装具。其推荐内径为直径76.4+20XX，壁厚2-3mm。第十五条保管要求QG/PG0097—20XX（一）照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。检查内容：黑白底片入库前要进行水洗处理；照片水洗后要上光；对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。（二）接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。（三）库房内昼夜温度变化不能大于±30C，湿度变化不能大于±5%。（四）对本馆（室）保存的照片档案要根据情况定期进行检查，发现问题及时处理。（五）对库存的数据流磁带、录音带、录像带、光盘等载体的声像档案，应做到每2年检查一次，发现变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时进行技术处理。第五章声像档案的鉴定第十六条声像档案的保管期限参照文书和科技档案保管期限执行。第十七条以数字形式存储的声像档案应多重备份，具有珍贵历史价值的数码照片应冲洗成照片保存。第十八条对已到保管期限经鉴定确认无保存价值的声像档案，需登记造册，由主管领导批准后方可进行技术处理。销毁声像QG/PG0097—20XX档案须两人以上监销，并在销毁清册上签字，销毁清册归档永久保存。第六章声像档案的产权管理及利用第十九条本单位职工为完成本职工作、单位安排的工作所形成的声像资料，属于职务作品，其产权属于单位所有，作者享有署名权。作者应及时归档形成完整的声像档案，不得私自保存或据为己有，也不得未经单位许可进行商业利用。第二十条非涉密的声像档案经单位同意可以提供第三方使用，所得收益作为单位的其它业务收入，单位对作者应给予适当的奖励。QG/PG0097—20XX附件6：荣誉档案管理实施细则第一章收集第一条归档范围上级机关发给本机关的奖状、证书、锦旗、奖牌、奖杯以及上级领导视察本单位的题词、书写的字画等。第二条归档时间子分公司（单位）每年形成的荣誉档案于次年一季度内由各专业管理部门编造清册同实物一并向档案管理部门移交。第二章整理荣誉档案的分类编号办法详见《档案分类编号细则》。第三章保管对荣誉档案要做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得随意堆放，严防损毁。第四章鉴定销毁荣誉档案的鉴定销毁程序参照文书档案鉴定销毁程序办理。第五章利用在对外借阅时，档案原件不得借出，如有特殊需要，须经档案管理部门负责人批准，方能借出，并限期归还。QG/PG0097—20XX附件7：电子档案管理实施细则第一章收集第一条归档范围电子档案的归档范围按公司各类纸质档案的归档范围执行。第二条归档要求（一）用文字处理技术形成的电子文件，归档时要求文件存储格式为“.PDF”、“.TXT”或“.DOC”、“.DOCX”、“.XLS”、“.XLSX”。（二）用扫描等设备获得的图像电子文件，归档时要求文件存储格式为“.TIF”、“.PDF”或“.RGB”，彩色图像文件非压缩格式为“.JPEG”或“.BMP”。如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集归档。（三）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，归档时要求文件存储格式为“.DWG”。CAD电子文件的归档应包括为生成CAD电子文件而开发的软件产品和软件说明。专用CAD软件要支持ACAD的阅读格式，否则应将相关软件一并收集归档。（四）用视频设备获得的动态图象文件，归档时要求文件存储格式为“.AVI”或“.MPEG”，图像文件要求支持标准播放软件的文件格式。收集时应注意收集其压缩算法和软件。（五）音频文件格式为“.WAV”，用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。QG/PG0097—20XX（六）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。（七）通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件版本和相关参数，如软件产品说明及软、硬件平台说明。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一同收集。（八）电子文件性质代码：R-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；O-正式电子文件；N-无纸电子文件；T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；M-多媒体文件；P-计算机程序；D-数据文件。（九）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间相互建立准确、可靠的标识关系。（十）归档电子文件应刻录在只读光盘、一次写光盘、磁带等耐久性载体上，禁用软磁盘作为归档电子文件的长期保存载体。（十一）存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写光盘编号。（十二）电子文件形成和归档部门应对所收集的电子文件的有效性、完整性和有无病毒进行审核，同时按项目填写README.DOC说明文件，内容包括：项目起止时间、项目名称、电子文件格式及所需软硬件环境等，并将该文件一同刻入光盘中（外来电子文件需形成纸质README.DOC说明文件贴在包装盒内），由部门负责人签署意见后移交本单位档案管理部门归档。QG/PG0097—20XX（十三）档案管理部门应对载体有无划痕、有无完整性、有效性审核手续等方面的内容进行审核，合格后双方在移交登记上签字，办理交接手续，否则，应退回文件形成部门重新制作。（十四）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。第三条归档份数一式两份，一份用以长期保存，一份用以提供利用。第四条归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档（刻录）应与纸质文件归档时间一致。第二章整理第五条档案管理部门在接收电子档案后，应该进行必要的加工整理，分类、编号，而后入库保管。第六条电子文件的分类按纸质文件分类的有关规定执行。第七条电子档案的编号档案管理部门在对电子文件进行整理时应在对应的纸质档案数据库中增加一个“光盘号”字段，以建立纸质档案与电子档案的唯一标识（无纸质的电子档案做法相同）。光盘编号办法为：全宗号—类别号—流水号表示。例如：“9—7—0001”表明为：炼钢厂竣工档案1#光盘。同时应将光盘号填入档案案卷目录及相应的备考表和卡片中。第八条保管期限的划分QG/PG0097—20XX电子档案保管期限的划分，可参照国家和公司关于纸质文件的有关规定执行（见附件11）。第三章保管电子档案的保管除应具备纸质档案一般要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形；环境温度选定范围：14℃—24℃；相对湿度选定范围：45%—65%；存放应远离热源、酸碱等有害气体和强磁场；电子档案应与纸质档案分开保管，有条件的单位可购买防磁柜等设施，用以单独存放电子档案；电子档案在形成部门的保管，也应参照上述条件。第四章统计档案管理部门应及时按对电子文件归档情况、管理、保护、利用等情况进行统计，并纳入档案统计项目。第五章利用第九条电子档案的封存载体不得外借。第十条利用时使用拷贝件。第十一条利用时要遵守保密规定。第十二条利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。第十三条具有保密要求的电子档案，在网上传输时必须符合国家和公司有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。QG/PG0097—20XX第六章电子档案的鉴定销毁第十四条到期电子档案的鉴定销毁，按国家和公司关于纸质档案鉴定销毁的有关规定执行。第十五条电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。第十六条非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，需连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。QG/PG0097—20XX附件8：工程竣工技术资料编制、交付归档和验收实施细则第一章术语、定义及缩略语第一条工程竣工技术资料指工程项目在其建设、勘察、设计、施工、监理和交、竣工验收等阶段形成的集中保存起来以备查考的直接记述和反映工程实际情况的图样、图表、文字、电子、声像以及其他各种方式和载体的历史记录材料。第二条建设工程项目指经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。第三条监理资料指监理单位在工程施工监理过程中形成的资料。第四条施工资料指施工单位在工程施工过程中形成的资料。第五条竣工图指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。第六条竣工验收文件建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。第二章组织机构与职责QG/PG0097—20XX第七条工程施工单位负责编制、整理和交付工程竣工技术资料。第八条工程质量监督部门负责审查施工单位提交的工程质保资料，并出具工程质量评定证书。第九条工程监理单位负责编制、整理和交付工程监理资料，并审查施工单位提交的工程竣工技术资料，在“工程竣工资料验收认可证明书”上签字认可。第十条工程使用单位（包括使用单位的工程管理部门和档案管理部门）负责初审施工和监理单位提交的工程竣工技术资料（含光盘），并在“工程竣工资料验收认可证明书”上签字认可。同时，使用单位的工程管理部门负责对施工单位施工合同项目的图号进行清理、核实，并在施工单位的资料移交清单（见附件17）上签字盖章。第十一条公司及子分公司（单位）的档案管理部门负责复审施工和监理单位提交的工程竣工技术资料，并在工程结算单和工程监理结算材料上签字盖章。第十二条财务管理部门负责工程竣工资料保证金的核算和管理，并为已办理完工程竣工技术资料验收认可手续的施工和监理单位办理工程结算。第三章工程竣工技术资料的组成第十三条工程竣工图第十四条随机技术资料QG/PG0097—20XX随机技术资料包括引进设备及国内设备的出厂合格证、装箱单、开箱记录、说明书、操作规程（手册）、参数值表、设备图纸（含设备现场处理资料）等。第十五条监理资料(详见附件11)第十六条工程建设过程中形成的全部技术文字材料（以下简称文字材料）（一）一类文字材料：主要由设计变更材料（统称变更材料，后同）组成。具体包括：图纸会审纪要；变更通知单（包括变更设计的电传等在内，后同）及除代替图、新增图以外的附图；业务联系单、工程洽商单及除代替图、新增图以外的附图；材料代用单；设备处理委托单（含设备制造单位派驻工程现场代表现场处理单）；其它形式的变更材料。（二）二类文字材料：指除一类和三类以外的施工过程资料（详见附件11)。（三）三类文字材料：主要指测量成果。具体包括：各种地形测量（包括水下）和施工控制测量成果；QG/PG0097—20XX一般土建工程的施工定位（含水下）测量成果和竣工测量成果（包括打桩工程的桩位实测记录及最后测量和水下建筑物的竣工测量成果）；管线安装工程测量成果（包括管线的起点、中点、拐点、终点和管线交叉点的坐标、标高、坡度）；各类机器设备安装工程的复测记录、测量成果；道路工程的测量成果（包括路面、结构层、桥台、桥墩基础及顶部的测量，隧洞工程施工中在地面上建立的平面与高程控制网，将地面上的坐标、方向和高程传递到地下后在地下建立的平面与高程控制网，工程施工中的施工定位测量和竣工测量，隧洞开挖后的洞底高程、贯通情况、衬砌后的洞底高程、每10米处的洞宽、洞高的测量和横断面图等）；沉陷观察、位移、变形记录等。（四）工程建设前期资料。主要包括：立项报告、可行性研究报告、可行性研究评估、批复、初步设计任务书、初步设计方案、审查、批复、工程地质及地震资料、地形测量、水文及气象资料、征地搬迁、人员安臵、施工准备、施工设计图纸及其说明、招投标、机构设臵、人员分工、管理办法等。（五）外事活动资料。主要包括：技术交流、出国考察、商务谈判、询价、报价、签订协议、合同、出国培训、监制、装箱运输、报关、商检、开箱检查、索赔、外国专家现场服务、质量事故处理、费用支付、设备调试、技术总结等。（六）外部配套建设或协作的有关资料，包括原、燃材料、辅助供应、设备供应、动力供应等方面的协议、合同、会议纪要、与44QG/PG0097—20XX此有关的上级和地区有关文件、指示、建设条件、进度、资源情况、资金来源等。（七）工程项目建设期间上级或当地与工程有关的各项文件、讲话、指示，召开的各种专题会议文件（纪要、总结、会议资料），预算审批、资金安排、项目调整、进度安排、计划调整等。第四章工程竣工技术资料的编制第十七条工程竣工技术资料的编制原则和编制责任工程竣工资料编制应满足《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-20XX）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-20XX）要求。（一）工程竣工技术资料原则上按工程施工和监理合同进行编制。（二）实行总承包的工程项目，由总承包单位全面负责整理交付竣工技术资料。（三）对于一个整体图号由两个或两个以上施工单位施工形成的竣工资料，由主体施工单位负责汇总，但其他施工单位应在所施工范围内的竣工图及变更材料上加盖竣工章，其共用图纸及变更材料应由各方同时加盖竣工章，技术文字材料由主体施工单位将各方的合并成册（一册或多册，单册厚度不超过5.0cm），封面上应反映各相关施工单位的内容并加盖公章，对变更材料在相应的竣工图上进行标注，然后与相应的竣工图配套移交。第十八条工程竣工技术资料的质量要求QG/PG0097—20XX（一）工程竣工技术资料应为原件，所使用的表格和填写的内容以及签字、盖章均须为原件，且内容必须真实、准确，与工程实际相符合。文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面（210mm×297mm），并且字迹清楚，图样清晰，图表整洁，无任何破损，签字盖章手续完备。文字材料用纸应采用具有一定厚度、便于长期和永久保存的韧力大、耐久性强的纸张，并应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔（包括黑色圆珠笔）、复写纸和铅笔等，资料中不得使用涂改液。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，要求图面无破损，线条、数据清晰无污点，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。不同幅面的工程图纸应按《技术用图复制图的折叠方法》（GB/T10609．3—1989）统一折叠成整齐、规范的A4图幅（210mm×297mm），做到图面在里，图标栏露在外面，并预留10～15mm的保护边。送交城建档案馆的图纸须折成手风琴形式（非楼梯状），折叠时图纸的左边留出25mm的装订线后的回折需左右对齐。（二）对于施工单位自行采购的材料，应提供材质证明书（合格证）的原件。如果同期采购的一批材料多处使用，可将原件放在材料使用量最大的图号中，其他相关图号可使用复印件，但须在复印件上注明原件所在的具体图号，并且原件须交公司档案馆保存。合格证若为金属牌，需在边角处穿孔系绳装入信封中，再将信封边沿与其他合格证装订在二类文字材料中。若材料采购量太少，供货46第三篇：公司档案管理办法公司档案管理办法（讨论稿）为了提高我公司档案管理水平，加强档案工作，充分发挥档案的作用，使档案工作达到规范化、制度化、标准化的水平，根据《档案法》、《档案法实施办法》的规定，我公司特制定档案管理规定如下：一、管理原则：本公司档案采用文件材料形成部门立卷的原则，“统一领导、分级管理”。实行各部门自行立卷，留存备份后移交人事行政部管理，同时履行移交手续。为确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，各部门定期向档案室转交存档文件。公司的立卷归档工作由人事行政部负责，并对本公司各部门的档案工作进行监督和指导；各部门设立兼职档案员负责本部门文件材料的立卷、归档工作。二、归档范围：各部门凡是反映本公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料均应立卷归档。三、归档要求：1、归档的文件材料必须完整。（1）文字清晰，用碳素墨水或签字笔书写。（2）不同内容要分卷立案。（3）归档文件材料必须为原件。2、归档文件材料必须明确地反映公司在各项活动中形成的真实内容和具体过程。四、归档时间：各部门于次年二月前将上一办理完毕的文件材料由兼职档案员按立卷要求整理归档，经本部门负责人审查后，交人事行政部审核，对不符合质量要求的案卷退还立卷部门重新加工整理。五、档案管理：