专业公司采购系统的重点、难点和突破点

专业公司采购系统的重点、难点和突破点

采购作为商业企业整个经营活动的前端行为，已经越

来越被商业企业所重视。随着现代商业的迅猛发展，集团

公司、连锁商店和跨国经营等概念的出现，现代企业的专

业分工日益细分，也引入了采购与采购管理的概念。企业

在实施有效的计划、组织与控制职能等采购活动的同时，

通过实施科学的采购管理，合理选择采购方式、采购品种、

采购批量、采购频率和采购地点等，以有限的资金保证经

营活动的有效开展，为企业降低成本、加速资金周转和提

高企业经营质量发挥积极的作用。

第一部分专业公司采购系统的重点及新出现的采购模

式

在社会化大生产和商品经济条件下，采购是工商企业

生产经营活动的重要组成部分。企业对采购的依赖性越来

越大，它不仅影响到企业正常的各项经营活动，而且对提

高企业竞争能力，降低经营风险以及对企业的各项经济指

标的实现都具有极其重要的作用。实践证明，企业采购模

式（系统）的科学性和先进性是决定企业生存的关键因素。

随着市场竞争的日趋激烈，为扩大市场占有，保持商品价

格优势，企业对采购的要求越来越高，重点表现在：

一、随着敏捷制造等先进生产方式的应用，要求采购

活动更好地适应企业的经营方式，满足经营活动不断调整

的需要，加速采购速度，因此，采购的及时性越来越重

要。

二、为了适应市场需求的不断变化，企业在调整引进

中不断拓展经营范围，因此，采购准确性的要求日益提高。

三、在价格竞争日益激烈的情况下，企业对降低成本

和提高销售利润率等提出了更高的要求，因此，采购成本

问题也就越来越引起重视。

四、为了提高企业整体竞争力，要求在整个采购管理

中，各个环节相互适应，防止彼此脱节，实现资源整合。

五、市场的开放使地域概念彻底破除，因此及时准确

的信息成为采购的重要源泉。

纵上所述，我认为，专业公司采购系统的重点应该是:

改变传统采购方式；树立采购管理观念；进一步创新采购

模式。

在现代企业管理模式下，采购管理的思想、方式和技

术要求都发生了相应的变化。目前，一些比较有影响的专

业公司采用了以下一些采购模式：

一、统合采购模式

在传统销售模式下，采购、库存、配送、销售等相互

分离，各自独立，缺乏有效的配合，难以形成总体最佳的

效果。现代企业认识到上述问题，强调采购的预见性和计

划性，推行零库存管理，实施集中采购、区域提货等方法,

同时将采购与企划、财务、库存、销售等活动紧密连接起

来，使得品质、价格、成本、时间、地点等都具有优势。

二、国际采购模式

在经济全球化推动下，企业国际化经营发展迅猛，采

购的国际化方兴未艾。仅以中国市场为例，外商投资商业

企业销售额所占我国社会消费零售总额越来越大，相反在

中国采购销往本土的商品销售额远远大于在中国的销售额。

一些大型集团不仅在世界各地直接投资办企业，开展国际

销售，而且建立全球最佳采购和供应体系，实行国际采购。

比如，世界零售业的巨头把供应枢纽一一全球采购中心迁

到中国内地。沃尔玛、家乐福、麦德龙等在世界各地都有

自己的采购中心。这样就为企业利用有限的资源、降低采

购成本和企业的本土化进程提供了有效的途径。

三、信息采购模式

在信息技术的推动下，采购管理的电子化、信息化和

网络化趋势十分显著。传统的人力作业的采购方式不能满

足现代企业运营的需要，它不仅效率低、用工多、成本高、

差错多，而且缺乏优势，不能解决多品种、小批量、地区

分散、集中调配和适时、适量采购的要求。

四、定制采购模式

现代商业解决了传统商业厂家生产什么，自己就采购

什么、销售什么，实现了市场有什么需求就销售什么的转

变，采取定单生产、定量生产，极大地提高了商业企业市

场的被动状况，减少了对厂家供货的依赖。目前一些有实

力的企业建立起以销售为导向的定制采购模式，即根据顾

客的需求向供应商提出采购清单，发展大规模商业定制

（贴牌生产）。定制采购的商品以商业品牌为主，这些商品

从企划、设计等环节就有零售商参与，以零售商的品牌销

售。比如，华联、联华、农工商等目前都有定制采购商品。

五、共同采购模式

共同采购模式是近年来发展起来的新型采购方式，是

指几家零售商联合向批发商或厂家采购相同的商品。近年

来，共同采购开始渗透到其它领域，比如，在家庭装潢材

料采购上，顾客为了压低材料价格、确保材料质量，他们

联合起来向供应商集中采购，这种模式受到不少家庭的青

睐。共同采购比单一采购有很多优点，由于增加了采购量,

增强了讨价还价的能力，降低了采购成本，提高了商品竞

争能力；由于实行有计划的发货和配送，设施等资源得到

有效利用，既减少了库存也降低了物流成本；由于采购量

大，供应商愿意为顾客独立开发产品等。

以上几种新的采购模式，说明采购管理与企业战略的

结合日益紧密，采购管理的战略化方向日益明朗。

现代采购模式有六大优势：一是可以扩大供应商比价

范围，提高采购效率，降低采购成本。二是实现采购过程

的公开化，有利于进一步公开采购过程，实现适时监控，

使采购更透明、更规范。三是实现采购业务操作程序化。

四是促进采购管理定量化、科学化。五是实现生产企业为

库存而采购到为订单而采购。六是实现采购管理向外部资

源管理转变。

20世纪90年代以后，人们更加认识到采购活动对企业

经营活动的重要贡献，企业战略与采购管理的结合日益紧

密了。

在实际操作过程中，各专业公司必须根据其专业特点

的不同，采用适合自己实际情况的采购操作系统。

第二部分公司所属专业公司（五金、医药）采购系统

的

现状及难点

公司所属专业公司是从原来的传统商业模式转变而来,

它的前身是为了满足社区居民的需求而设立的一些零售网

点。随着改革开放以来，商业的改革步伐日益加快，商业

企业也经历着一系列的重大变革。原来经营的都是些经营

范围较为广泛的零售门店和个别规模较小的三级批发部，

因此，采购这门学问或行为不象销售一样受到广泛的注意

和研究。在采购的环节中，我们只重视“勤进快销”的原

则，甚至在商品短缺时期，商品也是有计划地分配给零售

企业的。

市场经济时代的到来，卖方市场转向买方市场，采购

在企业中的地位日益显示出来，已成为企业经营管理中的

一个重要环节，必须放到企业的经营战略高度来重视。

近几年来公司针对自身的状况，加快了改革的进程，

紧紧围绕如何提升企业核心竞争力，对公司现有资源进行

有效整合，通过集约经营实现降本增效，通过连锁经营彰

显经营特色。公司在改革过程中，努力打造销售型企业，

从改变思想观念、改造组织架构、再造业务流程、创新营

销体系着手，促进传统批发零售业态向销售型企业转变。

同时，我们也意识到，一个传统企业要解决历史遗留

的诸多问题，也不是一朝一夕能完成的。在改革的进程中,

我们企业的前进步伐要比其他企业来得沉重，因此，所花

的力气也就更大。

我们现在已经清楚地看到，在传统的采购模式下，企

业已经暴露出了以下种种采购问题。

一、采购过程过多依赖手工作业。采购行为无法形成

统一的管理程序，消耗了很多时间成本和人力成本，同时

由于反应速度慢，很难及时掌握瞬息变化的产品信息、供

应商信息和市场行情，采购供应双方都不能进行有效的信

息沟通，互相封锁，是典型的非信息对称博弈过程，采购

成了一种盲目行为。

二、同供应商的关系没有客观地衡量标准。面对多变

的市场，企业尽管很注重发展战略伙伴联盟，但有些采购

人员仍与供应商之间摩擦不断，供需关系是临时的或短期

的合作关系，而且竞争多于合作，企业缺乏发展新的合格

供应商的渠道，即使找到新的合格供应商，实现供应商转

换的成本也比较高。

三、采购方式单一。传统采购难以实现根据不同的商

品采用不同的采购方式，因此，企业难以利用适当的采购

策略来获得更多的价格折扣，降低采购商品的价格。

四、采购流程与开销不合理。采购流程层层审批，过

于繁琐，采购信息不共享，经常存在独立采购和未经批准

的采购现象，采购过程不透明，人为因素难以排除，从而

导致采购效率低下。

五、企业的采购数据难以汇总分析。由于采购缺乏系

统的管理和控制，因此难以进行前瞻性采购，而且不利于

预测和控制采购中突发问题，不利于安全库存的控制。另

外，采购部门的管理人员需要处理大量的事务工作，无法

在战略高度上担任起所负责项目的损益分析、评估和决

策，从而难以优化采购模型，使采购管理工作上一个台阶。

在传统管理方式下，企业通过部门分工实现各部门的

合理性和效率性，因此，传统的采购部门与其他部门保持

着明显的界限，相互独立。但从企业完整的经营活动看，

各部门都是业务流程的重要组成部分，缺一不可，采购部

门与其他部门的分离导致业务流程的断裂，容易发生部门

之间的冲突，这是传统采购管理模式不合理的基本表现。

从以上的分析我们看到，目前公司所属专业公司（五

金公司、医药公司）所存在的问题：

两个专业公司共性难点：供应商、商品分类管理问题

以及采购控制问题；采购人员的素质问题。

各自难点：医药公司一一采购流程的完善（再造）；

五金公司一一采购信息化管理的应用。

第三部分公司所属专业公司采购系统的突破点及解决

对策

从传统的采购模式和我们专业公司采购系统的难点分

析中我们发现：要完善公司两大专业公司采购系统，首先

要从其存在的难点上寻找突破口。

一、建立和完善供应商分类、商品分类管理系统以及

采购的控制流程

1、供应商分类管理

将企业现有的信息、供应商信息和入库单有关信息进

行组合，并记录供应商的信用等级、质量等级、交货周期、

历史交易价格，使企业能够比较简单有效地进行采购过程

的监管。将供应商分为A、B、C三个管理等级，实行不同方

式的管理。此外，还可随时查询供应商在某时段内的供货

情况，包括商品质量、实际交易价格、日期以及平均价格

等信息，通过图表及数据列表做出比较，使查询更直观明

朗、操作简单。

2、商品分类管理

将采购的商品实行ABC分类管理方法，按商品的采购

量、销售额以及库存等要素分为A类商品（重要）、B类商

品（次要）、C类商品（一般）三个等级，然后针对不同等

级分别进行管理控制。

3、采购控制

采购环节往往是企业经营管理中较为薄弱的一环，因

此要建立采购控制流程。可以从以下几方面入手：

（1）实物与信息同步入库。包括：入库作业处理、库

存控制、采购管理系统、应付帐款系统及信息流程等。

（2）财务、审计双管齐下。包括：建立控制共建点、

实行职务分离等。

（3）法律法规约束。包括：代理权法、合同法、保密

法以及公司相关规章制度等。

（4）杜绝采购回扣。包括：在采购前、采购过程中和

采购完成后都要有监督，做到行政监察、财务审计、制度

考核三管齐下。

二、切实提高采购人员的综合素质

对于采购人员的选用，过去一直比较重视的是“防止

作弊，杜绝收授回扣”的观念，因此“忠厚老实”是非常

重要的条件。但是随着采购的重要性逐渐被认知，采购的复

杂性也随之日益凸现。它不再是拿钱买东面那么简单的事

情,而变成了一门专业，采购工作不再是那些只具备忠厚老

实品质的人就能够胜任的。采购人员必须具备与工作复杂

性相适应的素质和能力，通过专业化的工作和能力培训达

到甚至超过与企业和市场要求相适应的水平。因此，采购

人员的选用对于企业的发展是非常重要的。作为现代企业

来讲,采购人员必须具备以下几方面的素质：

1、思想素养方面

采购工作没有固定规则可循，加上采购行为稽查困难，

使得采购工作成为“良心工作”。因此，觉悟高、品行端正

是一个采购员应有的基本素质，只有较好的思想品德，处

处为企业大局着想，不贪图个人私利，才是做好采购工作的

前提。因此采购人员应做到以下几点：

(1)志士不饮贪泉之水。采购人员所处理的“订购单”

就是金钱，而采购人员本身就是财富的代表，拥有采购权

的业务人员经常会被各种各样的缺乏优势的供应商所包围。

只有拥有正直人格的人才能给企业带来财富，才是企业宝贵

的人力资源。

(2)敬业精神。敬业精神是指把采购工作当作一种事

业来做。大家都知道拥有敬业精神是做好本职工作的基本

要求，有才华的人具备了这种精神才能作出成绩。采购人

员敬业精神的好坏会直接影响企业供应情况。良好的敬业

精神可以保证企业供应的稳定,从而保证企业各方面工作顺

利运行。

(3)承受困难的毅力。采购工作是一项重要、艰巨的

工作，要与企业内、外方方面面的人打交道,经常会受到来

自企业内外的“责难”，采购人员具有应付复杂情况和处理

各种纠纷的能力，在工作中被误解时，能在心理上承受得

住各种各样的“压力”。

(4)虚心、诚心、耐心。采购人员和供应商打交道的

过程中往往占据主动地位,拥有局面的控制权。但是采购人

员对供应商的态度一定要保持公平互惠，尤其对一些目前

还不能建立供求关系的供应商显得尤为重要。与供应商建

立良好的合作伙伴关系过程充满了艰辛，这要求采购人员

要有足够的耐心，有良好的涵养。只有虚心和耐心地同供

应商谈判，诚心诚意地与供应商交往，才会换来对方的合

作，达到我们的目的。

2、知识技能方面

知识和能力既是相辅相成又是相互独立的。知识是能

力的强大后盾，能力是知识的反映。作为采购人员，只有专

业知识是远远不够的，参加实践的能力才是为企业带来财富

的根源。

(1)采购人员应具备的知识

采购人员除了具备扎实的业务知识外，还应多了解和

熟悉政策、法律知识；市场知识；社会心理知识；自然科

学知识；文化基础知识等。

(2)采购人员应具备的技能

知识不等于能力，国外心理学家研究表明，要办好一件

事，知识起的作用只有1/4,而能力起的作用占3/4,可见能

力更为重要。要干好采购工作,采购人员同样应具备相应的

能力,我们把采购人员具备的能力归纳为以下几点：

a市场分析能力。分析市场状况及发展趋势，分析消费

者购买心理，分析供货商的销售心理，从而在采购工作中

做到心中有数，知己知彼、百战百胜。

b团结协作能力。采购过程是一个与人协作的过程，一

方面采购人员要与企业内部各部门打交道,如与财务部门打

交道解决采购资金、报销等问题；与仓储部门打交道，了

解库存现状及变化等。另一方面采购人员要与供应商打交

道，如询价、谈判等，采购人员应处理好与供应商和企业

内部各方面的关系，为以后工作的开展打下基础。

c语言表达能力。采购人员是用语言文字与供应商沟通

的，因此，必须做到正确、清晰地表达所欲采购的各种条

件，如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等。如果

口齿不清，只会浪费时间，导致交易失败。因此采购人员

的语言表达能力和技巧显得尤为重要。

d成本分析和价值分析能力。采购人员必须具有成本分

析能力，会精打细算。买品质太好的商品，物虽美，但价更

高，加大成本，若盲目追求“价廉”，则必须支付品质低劣

的代价或伤害其与供应商的关系。因此，在采购商品时要

针对企业的市场定位，目标市场等诸多因素来综合分析考

虑。对于供应商的报价，要结合其提供商品的品质、功能、

服务等因素综合分析，以便采购到适宜的商品。

e前景预测能力。在市场经济条件下，商品的价格和供

求在不断变化，采购人员应根据各种产销资料及供应商的

态度等方面来预测将来市场上该种商品供给情况，如商品

的价格、数量等。

(3)采购人员应具备的观念

树立正确的采购观念，引导采购人员按客观规律办事，

提高采购工作的质量。现代采购人员应具备的观念有以下

几个方面：

a战略观念。即从企业大局出发,把握企业发展战略目

标，使采购工作符合企业整体发展要求。

b经济观念。即在采购过程中讲究经济核算，提高购进

环节的经济效益。货比三家，择优而购，精打细算，节省

开支。

c市场观念。把握市场发展规律，调整市场变化趋势，

善于抓住每一个市场机会。

d竞争观念。竞争是市场经济条件下的必然现象，在采

购过程中同样充满了竞争，既有采购人员与供应商的竞争,

又有与同行之间的竞争。竞争会给采购工作带来应力，因

此要善于竞争，把竞争的压力转化为采购工作的动力。

e服务观念。采购过程实际上是一个服务过程。一方面

为供应商服务，在采购过程中着眼于长远利益，为供应商

提供力所能及的服务，如提供信息、协助推销、介绍新客

户等；另一方面，对企业内部来说，采购要为企业经营服

务。

f创新观念。创新观念即出奇制胜，一方面在采购过程

中要有新招数，如开发新货源或选择更好的供应商，以提

高采购工作的效率；另一方面也要在企业经营项目上独辟

蹊径，做到“人无我有、人有我优、人优我廉、人廉我转”,

从而使企业立于不败之地。

企业要提高采购人员的知识技能，就要对现有的采购

人员进行培训I,特别是专业公司的专业知识培训。通过学

习采购基础知识，采购模式及优化途径、采购物流及表现

形式和一系列在实际工作中的操作技巧，使他们在工作中

不断学习，不断积累经验，提高自己的业务水平。

企业通过分析可确定“谁需要接受培训”“需要哪种培

训”，使存在差距的采购人员通过培训得以提高。

三、医药公司一一采购流程的完善（再造）

从医药公司的情况来看，传统的管理方式和观念已根

深蒂固，要想立即改变也非易事。这主要是因为：

1、企业采购管理人员思想上抵触流程改变，企业为了

强化稳定意识，不敢轻易改变现有的采购管理模式。

2、采购活动客观上比较复杂，也不是完全取决于企业

本身，改进采购管理模式的制约因素很多。

3、采购活动对企业流通成本、进货渠道、商品价格等

有很大影响，因此改进采购模式有可能暂时要注入大量资

金。

纵上所述，医药公司要发展，要走在竞争的前列，就

要勇于创新，勇于改变传统的模式。改革开放以来，国外

的商业企业纷至沓来，带来了一些先进的管理模式。特别

是引进了采购管理的理念，从采购组织、采购流程、采购

考核等方面给了我们专业公司很多启迪。

下面就如何完善医药公司采购流程探讨一些设想。

1、建立强有力的组织机构

要使采购工作高效而顺利地开展，保证商品供应不间

断，企业经营业务正常运转，必须建立强有力的采购机构。

采购机构的设立应遵循以下原则：

（1）精简的原则。这个“精”指人员精干；“简”是

机构简化。尤其突出是解决好人员素质问题。

(2)责、权、利相结合的原则。“责”指责任，起约

束的作用；“权”指权利，是履行职责的保证；“利”指利

益，起激励作用。这需要对采购机制进行再造，确保采购

组织工作的有效性。

(3)高效的原则。必须有高效运转的组织机构，确定

合理的管理幅度与层次。使其对市场信息动态掌握，落实

简约化工作，提高工作效率。

2、完善商品采购流程途径

商品采购一般包括确定采购商品种类、选择合适的供

应商、洽谈交易条件、商品的导入以及追踪等一系列管理

过程。

(1)商品采购步骤，如下图所示：

顺序

采购步骤

系统设置要求

1

选择商品(供应商分类管理)

选择的标准：商品的特色；效能；品牌；商品计划的

能力；经营状况与财务内容；商标与宣传能力；商品的生

产能力；进货对象；商品的组织和运输能力；情报的收集

和分析能力；在流通业中的交易关系等

2

选择供应商（商品分类管理）

选择供应商有以下准则：可靠性；品牌、价格与质量;

订单处理事件；独占权；提供服务；信息；道德；保证；

长期关系；记录；销售增长；毛利；创新；地方广告；投

资；风险等

3

评估供应商（建立供应商档案）

对供应商的报价进行审查，货比三家；注意调查商品

的可比性；对供应商的各种证明资料进行审查和评估等

4

洽谈交易条件

主要有：质量；包装；价格；订购量；折扣；返利；

付款方式；付款天数；交货期；送货条件；售后服务保证;

退换货；促销活动；广告赞助；进货奖励；其他赞助费用

等

5

签订购货合同

合同内容包括：双方的权利和义务；商品的价格、包

装、订单数量、售后服务保证、送货和退货、支付方式等

6

订货

商品的种类和数量；商品销售的库存准备等

7

商品的接收和处理

运送至仓库，或直接送到批发部(零售店)；商品进

库信息登录；标记商品的价格和存货信息；处理退货和损

坏商品等

(2)供应商分类、商品分类管理。前面已讲，这里不

在赘述。

(3)建立采购比价系统。通过采购比价系统可随时查

看采购商品与多家供应商的对照表，通过比较价格、质量

等级、信用等级、交货周期以及价格、合格率等参数，最

终确认所选择的供应商是否合理。

3、健全采购绩效评估体系

采购人员所采购的商品无法为市场所接受,或不能符合

消费者的需求；或者是采购的商品组合、促销方式等不当,

都会影响公司的整体利润。以下为常见的几种采购绩效评

估指标：

(1)销售指标。销售指标应包含销售数量与销售金额,

以显示其专业公司经营管理能力。

(2)存货指标。考核存货指标能有效看出采购人员之

绩效，主要指标包括：存货周转率，商品滞销之次数、天

数与金额，商品缺货之次数、天数与金额数量等。

(3)毛利指标。进销差比例衡量采购人员为公司所创

造的利润。毛利指标主要有两种，一是售价减进货成本，

另一种则是实际售价减掉任何的销货折扣或销售退回。

（4）利润指标。利润指标主要是指毛利减任何因采购、

销售及管理等所发生的一切费用，此一指标能看出采购的

最终结果，为全公司最重要之绩效指标。

四、五金公司一一采购信息化管理的应用

1、引进现代化的管理设备

公司近几年来相继对电脑管理系统进行了相应的投资,

建立了一套能实现多种管理形式的电脑管理系统。在运用

电脑系统进行管理时，我们发现，先进的管理设备和五金

公司原来遗留下来的操作习惯发生了一些冲突，如不改变

原来的操作模式，企业将不能适应现代企业发展的要求，

甚至影响到五金公司的对外拓展进程。

五金公司要改变原来的操作模式，就是通过对电脑软

件的修改（或增加功能），使得零售门市的动态库存和销售

情况能在配送中心（或批发部）及时反映。采购部门通过

每日的销售情况和库存情况，可以得出以下数据：某商品

库存动态情况（销售动态情况）、某商品分布流程情况、某

商品批量采购情况、某商品阶段动销情况、某商品的库存

调拨情况、批量作价分析、采购次数与采购成本分析等等。

通过对商品各种数据的采集和分析，从而可以顺利地降低

采购成本，有针对性地对某种商品做市场营销。通过信息

化建设实现了对终端商品的管理，从而能够做出更准确的

决策。

2、建立采购信息平台(数据库)

五金公司在生产资料购销过程中，长期以来与许多客

户建立了良好的供应关系，随着信息技术的发展，许多客

户在采购管理上都相继采用了信息技术。与供应商的关系

是采购管理的一个重要方面，对于采购和供应双方来讲，

都要考虑成本和利润、长期伙伴和短期买卖关系等问题。

好的供应商最终会带来低成本、高质量的产品和服务。因

此，如何建立采购信息平台，是五金公司目前所面临的一

个难点和突破点。

目前在现有的电脑管理系统中，只要新开发一个采购

管理系统的软件就能实现这项功能。下面就采购数据解决

方法的开发提供一些参考。

(1)供应商管理

供应商管理模块通过加强对供应商的管理，改善了采

购企业与供应商关系，使采购企业对供应商的管理由原来的

交易管理转向关系管理，同时又提高了采购效率和