出差报销的管理制度

出差报销的管理制度出差报销的管理制度

1.0目的

因公司对外往来及业务进展需要，为进一步完善公司财务管理，规范出差人员出差申请、借款与费用报销的流程及要求，遵从真实、节省的原则，依据公司的实际状况，特制本管理制度。

2.0适应范围

适用于公司人员国内外因公出差、业务办理、参展、参与外训、会议、公司组织旅游等全部外勤活动的申请，以及公差借款与费用报销等手续办理。

3.0职责

3.1出差人员负责出差申请单的填写、借款与费用报销单据粘贴;3.2直接上级与部门经理负责出差申请与费用报销的审核;

3.3经部门经理审核的出差申请与费用报销单据由部门文员递交总经办核准;3.4总经理负责特别或重大事项的`费用报销单据的最终批准;3.5财务部复核后掌握度对出差借款进行预支及出差费用进行报销。

4.0程序

4.1出差申请与借款：

4.1.1员工因公出差(常常性外出的选购与送货人员除外)，应至少提前一天填写《出差申

请单》注明相关项目，如：出差事由、目的地、期限、交通方式、路线、预支款额、职务合理人等，交由直接上级和部门经理审核后，由部门文员递交总经办核准。

4.1.2员工出差期限由派遣部门经理视实际状况核定，因公务需要、意外灾难或患病滞阻，

需延后回厂时，以电话告知部门或从事行政部经理，待回来后补办出差或请假手续。

4.1.3业务人员出差时将《出差申请单》(一式两联)的第一联交部门主管，作为出考勤依

据，其次联由出差人员自己保留，待出差回厂时作为注销凭证，交给财务部。

4.1.4出差人员必需提前预备好出差所需用品，并依据《出差用品检查清单》对出差用品

进行清点、检查、确认。以确保出差工作便利，不误事务。

4.1.5出差人员必需对出差费用进行合理预算，填写《借支单》，按程序经部门经理、(副)

总经理审批后，方可到财务部借款。

4.1.6财务部有义务在预算内合理支配出差人员的外出经费，保证出差工作的正常进行。

特殊是借支大额现金时，有必要实行平安措施。

4.2出差借款流程：

出差人员填写《借支单》部门经理确认总经办审批财务部借款

第2页共4页

4.3费用报销流程：

出差工作汇报填写《支出证明单》或《费用报销单》粘贴票据部门经理核实

财务部核对总经办核准财务部报销

4.4出差报销标准：

4.4.1国内出差旅费分交通费、住宿费、膳食费、话费及杂费等

4.4.2国外出差：

4.4.2.1员工因公务或培训需到国外出差者，应签呈到总经理批准。

4.4.2.2公司派遣出国受训的员工，除工作缘由的交通费用实报实销外，其他交通费用自

理。交通、食宿由对方供应的，其费用不得再行报销。

4.4.2.3公务指派之国外出差，膳食、住宿以当地一般标准报销，工作交通费实报实销(具

体状况另行公布)。

4.5报销标准说明：

4.5.1公司总经理、副总、总监级以下的员工在特殊状况下须乘飞机或高铁时，必要时提

前申请或用电话提前请示必需经总经理特殊批准。

4.5.2因公乘车的火车票、长途汽车票、市内乘车实报实销。报销出租车费，若多人同时

公差或可顺道时，应共同乘坐，而由一人代表报销，其他作为证明人签字。4.5.3部门经理级以下人员搭乘出租车须视以下状况:返回途中公共汽车已下班;紧急文

件;携带重要文件、现金;有贵宾伴随;其他类似状况。

4.5.4与公司总经理、副总、总监级别人员同时出差，因工作需要同住包房的可实报实销。4.5.5当同一天去两个不同的城市时根据住宿所在城市为报销费用的城市。

4.5.6除公司电话卡外，出差人员出差电话费补助为：部门经理15元/天，业务员8/天，

执照(包括发传真的费用和其他费用)。

4.5.7省内周边地区当天去当天回来的业务除车票实报实销外，超过用餐时间1小时以上

的补助误餐费用10元/餐;部门经理级以上人员补助误餐费用15元/餐。

4.5.8以上标准作为出差待遇与报销参考。一般本着经济、实惠、真实、节省的原则选择

合适的交通工具、住宿及用餐环境。

4.6出差报销要求：

4.6.1业务人员出差报销时，必需供应能有效证明其在出差时限内的乘车、用餐、住宿、

电话及其他必要的开支的真实合法的全国统一或地方税务票据。无法取得者由出差人员出具凭单为凭。

4.6.1.1乘坐火车、长途汽车及公交车，原则上应出具铁路局、大路局或汽车公司的车票。4.6.1.2乘坐轮船应取具轮船公司或旅行社的购票证明单或船票存根。4.6.1.3因急要公务必需搭乘飞机者应事先报准并凭飞机票据报支旅费。4.6.1.4乘坐计程车原则上应取得汽车公司开具的统一发票。4.6.1.5因公携带的行李运费，应取具正式的运费收据为凭。4.6.1.6搭乘公司的交通工具者，不得再报支交通费。4.6.1.7电报应取具电信局的收据为凭。4.6.1.8邮费应取具邮局的证明为凭。

4.6.1.9因公宴客的费用，应取具统一发票或盖有单位全称的公章的正式收据为凭。4.6.2员工若使用私家车出差的，以每公里1元为计算单位，路桥收费依票据实报实销。4.6.3礼品费、款待费等须单独粘贴，并填写礼品费、款待费申请报告单(一式两联)，列

明事由、时间、地点、对象。一联交总经理处，一联经部门经理签字、(副)总经理审核后交财务部。

4.6.4在出差期间发生的礼品费、款待费必需先恳求，后开支，不得先斩后奏，否则公司

有权不予报销。在外款待贵宾，依实际报销，不得再加报膳食费。

4.6.5业务人员因业务外出期间，不得开支与业务无关的费用，不得借出差之际游出玩水，

不得绕道坐车，特别状况必需经部门经理或(副)总经理同意。

4.6.6公司员工参与特定会议或外培，凭会议或外培通知报经(副)总经理报销：如会议

或外培统一支配食宿，则不分级别一律凭大会或外培开具的发票实报实销，不再享受补助，如大会或外培期间不统一支配食宿，则执行公司级别标准。

4.6.7住宿费发票必需开具住宿日期、住宿人员姓名，住宿天数等项目，项目不全者视不

合格票据，不能享受住宿补助。住宿因实际需要(伴随贵宾等)，致使费用超支的，也作报销并备注，呈送(副)总经理批准。

4.6.8公司有关人员因公出差，不慎将票据丢失或留在亲友家中，需由本人申明缘由，经

核实批准后，按住宿标准的80%报销。

4.6.9如客户或接待单位供应上述费用的，员工不得另行报销。

4.6.10员工出差期间，无论平常、周末或假日，均不加班费。休息日与假日出差可调休。4.6.11员工外出回公司上班次日内必需向部门经理或(副)总经理汇报出差工作状况，并

在出差申请单上确认任务完成后方可报销。

4.6.12财务部有权要求出差人员按财务规范粘贴票据，对于粘贴不规范的，有权不予报销。

公务出差管理规定

一、目的:

为使本公司员工之国内出差或派外受训之申请及报销作业有所依循,特制定本方法。

二、适用范围:

凡本公司员工之国内出差或参与短期业务培训等,悉依本方法之规定办理。(司机除外)

三、内容说明:

(一)、名词释意:国内出差分为长(时)程出差及短时(程)外勤两种:

1、长时(程)出差:指出差地点跨越办公或工作处所在地以外之省市或至各机关、分公司处理耗时业务,无法于正常上下班时间内来回者。

2、短时(程)外勤:前往市区各机关洽公,且能于工作日内来回者属之。(工作性质属于常态外勤者不属本方法规范)

(二)、出差之申请:

1、短时(程)外勤时,部主管须于事前向直属主管口头报备,始得外出。若需公车,则填写车辆调派单(附件一),权责主管核准后,转车管单位派车;其他人员一律事前填报出差申请单(附件二)或外出单,经部门主管核准后始得外出。

2、长时(程)出差则任何人皆应于出差前填报出差申请单。

3、如需预借旅费,应填写预支款申请单(附件三),述明预借款项用途明细,经核准后凭以向出纳预借旅费,但借支金额不得超过本人之出差费用标准额。

4、各级人员的长时(程)出差的申请,均依核决权限表之规定办理。

(三)、出差旅费报销标准：

1、长时(程)出差:

出差旅费分为交通费、住宿费、膳杂费三种。标准如附表(一)。行销部门之业务代表报销以另核之。

2、短时(程)外勤:

a、短时(程)外勤交通以大众客运为主,工作需要须搭乘计程车者,经经理特准后方可搭乘。

b、出外勤(杭州市以外地区)当天可来回者,除车费核实报支之外,另可支领出差补助,其标准为:经理级(含副经理和经理助理)以上人员30元/天,其他人员20元/天。

c、出外勤(杭州市以内地区),当天可来回者,除车费核实报支外,其有耽搁用餐时间者可报误餐费补贴每餐6元,能马上返回未耽搁用餐者,不得报支本项费用。

d、由出差处所或由公司免费供应膳食者,不得报支误餐费。

(四)、出差旅费报销规定：

1、出差人员销差后,应于七天内检具差旅费报支单(附件四),依差旅费报销标准表之规定详填出差费用并检附原出差单及各有关单据凭证,依核决权限表之规定申请核准。

2、出差人员未事先核准而以计程车为交通工具者,应于返回公司申报差旅费时,于请款单上述明理由;可利用大众客运工具便利完成出差任务而搭乘计程车者,不予报销。

3、公司员工因参与训练训练、讲习、研讨会等事宜出差者,其差旅费于呈准时要附上心得报告。如主办单位供应食宿者,不得请领住宿费及膳杂费。

(五)、交通费报销规定：

1、交通工具以搭乘火车、国营客运等公开订有价目表者为原则。交通费应检附凭证报销。

2、乘座公司交通工具者,不得另支领交通费,司机则按实际加油费报支。

3、多人出差起止地点相同时,若共同乘座同辆计程车出(返)差,交通费仅能由一人代表申报。

4、低阶人员伴同高阶人员出差,得视实际需要情形,同高阶人员搭乘同级标准车船。

5、由出差处所供应交通工具者,不得报支交通费。

(六)、住宿费报销规定:

1、住宿费按实际出差夜数支给,并应检附与出差时、地全都之旅馆有效发票。

2、出差处所免费供应住宿者,不得报支住宿费。

3、低阶人员伴同高阶人员出差,得视实际需要同高阶人员住宿同级旅馆。

4、因实际需要款待来宾住宿者,按其检附凭证呈报核准后,列支费用科目,实数报销。

5、经理以下人员两人(同性别)同时出差同一地点时,应以同住一房,只得由一人报销住宿费为标准办理住宿。

(七)、膳杂费报销规定:

膳杂费为行程中的膳食及杂支费用,应按日数报支,由出差起始时间至凌晨零点为止,为一天。

(八)、电话、电传、文件运费报销规定:

出差人员在出差期间因工作需要所发生的电话费、电传费,托运文件、样品时发生的运费,应于报销时检附凭证,实数报支。

(九)、出差期间加班规定:

出差人员在出差期间如遇节假日连续工作,经主管核准后可计加班。

(十)、出差时间之延期规定:

1、从业人员出差期间,由其主管视实际需要核定,在限期内除患病及因事故阻滞外,不得任意延期。因公需要延期者,应事先以电话请示主管,核准后为之。返回后,由主管核定追认。

2、因患病及因事故阻滞者,应检附医院诊