采购过程审核的实践与思考

采购过程审核的实践与思考西安航空发动机（集团）有限公司白小红摘要：过程审核是内部审核的重点，是通过对过程有侧重地进行检查，以评价过程控制的有效性。其目的是为了验证影响生产过程的因素及其控制方法是否满足过程控制的要求，及时发现存在的问题，并采取有效地纠正或预防措施进行改进和提高，确保过程质量处于稳定受控状态。本文剖析了过程质量审核的定义和目的，公司采购过程质量审核的主要内容、发现问题的分析与建议，对提升采购过程控制能力，具有十分重要的意义。关键词：采购过程质量审核问题分析建议GJB9001B-2009标准对“审核发现”定义为“将收集的审核证据对照审核准则进行评价的结果”。审核发现能表明符合或不符合审核准则，对企业指出了改进的机会、指明了整改的方向。2012年为充分落实“以质量管理体系全过程审核为基础，以过程审核为主线，以产品审核为补充”的总体指导思想，按照年度内部审核计划的安排，对公司军品采购过程进行了过程审核，以期发现问题，采取有效的纠正或预防措施进行改进和提高，确保采购过程质量处于稳定受控状态。本文采购过程审核发现问题的分析与建议，对提升采购过程控制能力，具有十分重要的意义。一、过程审核的定义和目的（一）定义过程审核是通过对过程有侧重地进行检查，以评价过程控制的有效性。（二）目的过程审核是内部审核的重点，其目的是为了验证影响生产过程的因素及其控制方法是否满足过程控制的要求，及时发现存在的问题，并采取有效地纠正或预防措施进行改进和提高，确保过程质量处于稳定受控状态。二、采购过程审核的实践（一）采购过程审核的主要内容采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源，以保证生产经营活动正常开展的一项经营活动。采购过程是指从采购计划开始，到采购询价、采购合同签订、一直到采购材料进厂为止的过程。1、采购过程审核涉及的产品采购过程审核重点是金属原材料、锻铸件、成附件、非金属等采购过程以及外委件的外包过程，物资保障部门是采购过程主要负责部门，外委部门是外包过程主要负责部门。2、采购过程审核涉及的单位采购过程审核涉及的单位有物资保障部门、外委部门、工艺部门、质量管理部门、设计部门、检验部门及相关生产车间。3、“采购”过程审核检查表质量管理体系标准从94版到2008版，引入了过程管理的概念并贯穿于2008版质量管理体系标准，标准提倡按PDCA的方法对过程进行管理，其模式可概括为：策划（P）→实施（D）→检查（C）→改进（A），“采购”过程审核的思路，按照标准提倡的按PDCA的方法：策划（P）→实施（D）→检查（C）→改进（A）编制了检查单（见表1）。表1采购过程审核检查单策划（P）涉及GJB9001B标准7.4.1、5.4.1、5.5.1、4.2.4、4.2.3条款1采购过程的目标是什么？目标是否合理？与公司的目标是否协调一致？2采购工作的流程是否明确、与其他过程（部门）之间的接口关系？3采购过程的主要责任者、相关部门有哪些职责？4对采购过程实施控制所需要的文件和记录有哪些？5用于监视、测量和分析的准则的符合性与适用性，包括供方选择、评价和重新评价准则、采购信息要求，产品验收准则是否明确？6对本过程涉及的有关岗位人员的能力有哪些要求？实施（D）涉及GJB9001B标准7.4.1、7.4.2、7.4.3、7.4.4、6.1、6.2、5.5.3、4.2.3、4.2.4条款1是否确保获得过程所需要的资源和信息，包括满足能力要求的采购人员、供方选择、评价和重新评价准则、采购要求，采购计划、测试设施、产品验收准则。2是否按要求选择、评价和重新评价供方？查证相关的评价和评价所引起的任何必要措施的记录。3对供方及采购产品控制的类型和程度是否与其对最终产品的影响程度相适应？4采购信息（文件、实物、图样等）能否清楚的表述产品（名称、规格、型号）等基本信息？是否考虑了保准7.4.2中a)、b)和c)的要求？5采购过程的沟通渠道、信息传递和信息反馈是否通畅？6是否对每批产品都进行验证或检验，用什么方法（如抽样检验）收集数据。检查（C）涉及GJB9001B标准8.2.3、8.2.4、8.4条款1采购何种方法监视和测量采购过程的绩效，包括定期评价实现采购目标的能力，定期抽查、定期进行过程审核和(或)第二方审核；评价方法和准则是什么？查相应检查记录。2通过分析得出的采购产品的符合性和采购过程实现策划结果的能力的情况，是否能够证实本过程的适宜性和有效性？并评价了在何处可以持续改进本过程的有效性，且将输出作为纠正和预防措施的输入。处置（A）涉及GJB9001B标准8.3、8.5.1、8.5.2、8.5.3条款1是否存在不合格品采购品或采购过程中的不符合项，如何纠正？2是否利用采购目标、过程的审核结果、产品数据分析、纠正和预防措施等，持续改进本过程的有效性？3是否采取了与提高采购过程能力、持续满足产品符合性有关的纠正/预防措施？4纠正/预防措施实施情况如何，有效性如何？（二）采购过程审核不符合项分析审核发现是将收集的审核证据对照审核准则进行评价的结果，审核发现能表明符合或不符合审核准则，对企业指出了改进的机会、指明了整改的方向。1、不符合条款分布及所占比例分析不符合是指未满足要求。采购过程审核共开具不符合11项，均为一般不符合项。不符合项在GJB9001B-2009标准中分布情况为：“7.4.1采购过程”和“7.4.3采购产品的验证”不符合项分别为3项，分别占不符合项总数的27.3%；“4.2.3文件控制”不符合项为2项，占不符合项总数的18.2%；“7.4.2采购信息”、“4.2.4记录控制”及“4.1总要求”不符合项分别为1项，分别占不符合项总数的9.1%。由此可以看出，“7.4.1采购过程”和“7.4.3采购产品的验证”不符合项分别为3项，所占比例分别为27.3%，是本次采购过程质量审核发现的最薄弱环节；其次，“4.2.3文件控制”不符合项为2项，所占比例为18.2%，也是不容忽视的重要薄弱环节。针对上述条款出现的不符合项，望各有关单位能给予更多的关注。2、不符合项在各部门分布分析本次采购过程审核共开具11项不符合项，其中物资保障部门6项，占不符合项总数的54.5%；检验部门和工艺部门各为2项，均占不符合项总数的18.2%；外委部门1项，占不符合项总数的9.1%。由此可以看出，物资保障部门不符合项数量相对较多。这主要是因为物资保障部承担了公司主要的采购过程，存在采购环节多、过程复杂、质量控制难度较大等因素，审核组在审核时又是按采购类别抽样，抽取样本量大，因此发现的问题相对较多；而其他部门由于涉及过程较少，抽取样本量小，因此审核发现的问题相对较少。但从抽样发现问题的概率来看，其他部门存在的问题却不容忽视，如：在检验部门抽取样本6项，存在问题2项，发现问题概率为33%；在工艺部门抽取样本7项，存在问题2项，发现问题概率为29%；在外委部门抽取样本9项，存在问题1项，发现问题概率为11%。因此，不能仅仅依据不符合项数量来评价某过程或某单位的质量控制能力的高低。通过审核，审核组认为各有关单位应加强对采购产品实现过程的质量控制，确保采购产品实物质量得到保障。（三）采购过程控制存在的问题采购过程控制是对企业供应环节员工行为与物流的控制，其目的是保证生产原料的质量、数量和时效，降低采购成本，采购过程控制是物流控制的第一环节，对企业的经营至关重要。通过对公司金属原材料采购、锻铸件采购、非金属采购、成附件采购及外委件外包等过程有侧重地审核及整体情况分析，公司采购过程控制基本正常、有效。通过采购过程审核，发现企业在采购过程控制中存在的问题如下:1、供方评价问题。合格供方评价记录未保存，未能提供合格供方评价记录；合格供方定期评价不及时，未能提供定期评价记录；未对“基本合格”供方采取措施有效性进行验证。2、采购计划问题。“采购计划”版本未纳入文件予以控制，现场使用版本不统一。3、技术协议问题。个别采购技术协议未按企业相关文件规定经质量部门审签。4、平行作业问题。平行作业未按企业相关文件规定执行办理。5、材料代用问题。材料代用许可单未按企业相关文件规定经领用车间主管工艺员审签确认。6、文件更新问题。未对不适用文件进行评审与更新。7、外包过程问题。个别外包项目的关键工序未按企业相关文件规定进行监控与归口管理。8、产品退货问题。报废退厂外购产品的“不合格器材退货通知书”未按企业相关文件规定进行保存。9、记录控制问题。个别平行作业单未按实际执行情况填写例外转序范围、未能有效闭环。三、加强采购过程控制的几点建议通过对公司采购过程审核发现问题的分析，可以看出公司采购过程控制还需要进一步加强，有的问题也反映出公司相关业务部门的实际情况，特对加强公司采购过程控制提出以下几点建议：（一）加强采购过程质量管理，提高采购过程控制能力物资保障部应组织进行Q/5BL09.1-2011《采购控制程序》、Q/5BL16.22-2010《材料代用控制程序》、Q/5BL30.18-2009《例外转序（平行作业）控制程序》、Q/5BL17.37-2011《文件控制程序》等文件的培训宣贯，使各执行部门了解自己在采购过程中的工作职责并按规定执行。另外，检查时发现物资保障部在采购过程控制中涉及到航空工业本系统单位，在进行供方评价时很难推动；对于“基本合格”的供方未及时发放《供方评价信息反馈单》，未及时对其采取措施的有效性进行验证。物资保障部应修订采购过程相关管理规定，加强供方评价、材料代用、平行作业、文件等方面的管理，严格按照公司相关管理制度和程序文件执行，确保采购过程受控。（二）加强工艺文件的编制质量，提高可操作性工艺技术部应对冶金方面的工艺文件进行梳理、评审与更新，使各使用单位能够得到适用版本的文件，并具有可操作性。另外，工艺技术部与供方签订采购技术协议时应严格按文件Q/5BL09.1要求经质量部门审签，确保采购过程受控。（三）加强平行作业的检查力度，提高闭环控制能力检验部应加强Q/5BL30.18-2009《例外转序（平行作业）控制程序》文件的宣贯工作，使各生产单位检验室明确管理要求并严格执行；同时在质量监督检查中应加大平行作业闭环工作的检查力度，使各单位的平行作业处于严格的控制状态。（四）加强外包过程质量管理，提高外包控制能力外委外协部应加强对关键工序、特殊过程的外包过程控制，严格按照公司相关管理制度和程序文件执行，及时让供应商或公司外委单位提供相关资料，确保外包过程受控。另外，检查时发现对于一次性外包项目是否应提供样件评定未在相关文件中做出规定。外委外协部应进一步修订外包过程管理规定，制订合理的管理流程，特别是对于一次性外包项目的管理应规范。（五）加大举一反三范围，提升举一反三强度物资保障部、工艺技术部、检验部、外委外协部应举一反三，全面对采购过程的管理进行梳理，并结合2012年公司开展的军品全过程审核、产品质量审核、新时代监督检查等所发现的问题进行积极整改。（六）加强业务部门质量监督检查力度科技发展部等有关单位应积极配合采购过程的整改活动，如所涉及到文件控制相关规定等环节应给予帮助。另外，科技发展部应加强文件控制方面的质量监督检查力度，使公司相关文件能够得到有效控制。（七）加强质量考核，提升整改的有效性公司各有关单位应认真分析原因，针对原因制定纠正措施，消除发生该问题的原因，以防止问题再发生。同时，针对该问题在本单位进行举一反三检查，对查出的问题应一并予以整改。对不能按时、按要求完成整改的单位，公司应按质量过失予以考核。四、结束语通过采购过程审核，发现企业在采购过程控制方面存在的问题，为采购过程控制方面的改进、提高奠定了基础。通过对采购过程质量审核发现问题的分析，使采购过程控制能够得到一系列的改进，提升了采购过程控制能力，为确保采购过程质量稳定、可靠交付航空发动机产品奠定了基础，对保证航空发动机质量起到了重要作用。通过采购过程质量审核使我们认识到：为了不断保证产品质量的稳定，企业应经常性地开展过程审核，以确保产品生产过程受控，从而保证产品质量