合同管理办法修改

合同管理办法（修改稿）第一章

总则第一条

为加强企业建设项目标协议管理工作，规范协议行为，依照《中华人民共和国协议法》及铁道部相关要求，结合企业实际，制订本方法。第二条

本方法所称协议、协议（以下简称协议）是指企业与平等主体自然人、法人、其余组织之间设置、变更、终止民事权利义务关系协议，详细包含建设工程协议、委托协议、采购协议、借款协议、监管协议、保险协议以及其它各类民事协议等。第三条

订立和推行协议应恪守国家法律、法规和铁道部关于文件要求，坚持平等、自愿、公平和老实信用标准，严格按照协议约定行使权利、推行义务。第二章

协议管理机构和职责第四条企业设置协议管理领导小组，企业总经理任组长，负责协议管理中重大决议和各部门协调工作；企业分管领导任副组长，各部门责任人为小组组员，帮助总经理做好各专业协议管理工作。协议管理领导小组负责协议管理领导工作，主要负责指导关于协议管理制度制订和监督执行，研究审定企业协议，审核协议管理奖、惩提议。协议主办部门、管理部门和法律顾问在企业授权范围内推行协议管理职责。第五条企业各职能部门和各建设指挥部是协议主办部门，主要职责是：（一）研究相关法律法规和调研市场情况，提供决议依据；（二）按《协议法》要求和项目标详细要求，审查协议对方当事人资质、资信和履约能力；依照企业授权，代表企业与协议对方当事人进行谈判，起草协议文本；（三）负责办理协议审查手续，按照协议审查流程进行协议审查。审查前，负责填写《协议审查申请表》（附件一），并将协议对方有效资质、资信和履约能力证实资料、谈判统计（主要包含：每次协议洽谈时间、地点、双方参加人员及洽谈主要内容。）及协议文本(含附件)，一并送交协议管理部门；（四）依法办理协议订立、变更、终止、解除手续，对所主办协议真实性、可靠性、可行性负责；（五）协议订立后全方面推行协议，建立协议推行情况台帐，认真做好协议标物交接、验收，确保标物质量、数量符合协议要求，交接、验收均应有协议当事人共同签字确认书面统计；（六）保留好协议文本及推行、变更、终止、解除等关于资料(含协议当事人之间往来电传、电报、信件、信函等相关资料)，协议推行完成或协议推行期满时，应及时书面向计划财务部报送协议履约情况；（七）参加协议纠纷处理；（八）主动接收协议管理部门指导，及时向协议管理部门通报协议订立和推行中发生问题，必要时直接向企业领导汇报。第六条

计划财务部是企业协议归口管理部门，其主要职责是：（一）负责协议管理日常工作，建立协议管理台账，妥善保管协议文本、相关文件、主要数据及证据材料；（二）组织协议会签审查，帮助协议主办部门办理会签手续，填写《协议订立会签记录表》（附件二）；（三）制订协议履约风险防范控制方法，定时开展协议履约检验，向企业领导提交协议检验汇报；（四）组织学习、宣传并落实执行国家关于协议及协议管理法律、法规和规章；结合实际制订协议管理制度、方法，并检验监督执行；（五）配合主办部门协议订立工作，负责或参加协议起草、论证、审查、谈判和订立推行、变更、解除等工作；（六）帮助办理企业法人代表授权委托书等手续；（七）负责协议纠纷案件诉讼或仲裁工作；（八）指导配合各部门办理协议报批、鉴证和公证等事项；（九）负责管理协议专用章，并按要求使用协议专用章。（十）承接其余关于协议管理工作。第七条 各部门详细分工：(一)征地拆迁、勘察设计、咨询、科研等协议或协议由工程管理部主办，各指挥部协办；(二)物资、设备采购及三电迁改等协议或协议由物资设备部主办；(三)监理、检测、试验等协议或协议由安全质量部主办；(四)建筑安装工程施工、融资、财务等协议或协议由计划财务部主办；(五)项目管理信息化、对外宣传、后勤保障、法律事务等协议或协议由综合管理部主办。（六）包括地方事务各项协调、征拆赔偿协议或协议由各建设指挥部主办。第八条

协议主办部门应该建立协议承接专员负责制度，承接人发生改变时，必须做好资料完整移交。第九条企业聘请法律顾问。法律顾问基本职责是： (一) 受理企业法律咨询； (二) 受托审查协议文本； (三) 帮助处理协议纠纷； (四) 受委托代理诉讼或仲裁； (五) 对企业关于人员进行法律培训。第三章

协议订立第十条

协议订立一律采取书面形式，禁止口头协议和非正式书面协议，关于修改协议文书、图表、传真件等均为协议组成部分。第十一条 施工承包、监理、甲供物资和设备采购供给等协议订立必须依照《招投标法》和《政府采购法》采取招投标等要约承诺方式订立协议。第十二条国家或铁道部要求采取标准或示范协议文本，必须采取标准或示范协议文本。协议内容通常包含以下条款：当事人名称或者姓名和住所，标，数量，质量，价款或者酬金，推行期限，地点和方式，违约责任，处理争议方法以及协议生效条件等。对企业权益影响较大协议条款，必须对当事人双方权利义务做出明确约定。同时，依据《担保法》关于要求要求对方当事人提供推行协议担保。第十三条

企业如授权对外订立协议应该持有企业《法定代表人授权委托书》。授权书应该注明授权委托事项、权限、期限等，必要时能够补充注明是否能够转委托以及转委托条件等，企业法定代表人签字并加盖公章和授权代理人签字后有效。代理人订立协议必须在授权范围和期限内行使代理权，禁止越权代理。包括对外投资、担保、借款、不动产转让、股权转让、涉外及其余法律关系较复杂、推行期较长协议标准上不得授权订立。第十四条协议订立应该由当事人各方法定代表人或其授权代理人签字，并加盖当事各方单位协议专用章（或法人公章），同时需提供法定代表人身份证实书，授权代理人签字，还应提供授权委托书。第十五条采取非招投标方式订立协议，协议主办部门在协议订立前应验证协议对方当事人有效营业执照、资质证书、资信情况，验明协议对方当事人是否具备订立协议主体资格，审查协议对方主办（经办）人是否具备代理权及其权限内容，查验上述资料真实性、正当性，并保留关于资料。协议技术条款等关于内容必须经协议管理领导小组审核。第十六条采取招投标方式订立协议，招标文件中协议条款在招标文件出售前，必须经企业协议管理领导小组审查，由企业协议归口管理部门组织实施。第十七条企业建立协议审查会签责任制。在协议正式订立前，协议详细承接人应该将拟签协议文本送相关主办部门责任人、协议管理部门责任人和本企业业务主管领导审查会签。参加审查部门对协议提出异议或修改意见，应该补办会签手续，协商一致后，企业法定代表人或代理人方可正式对外订立协议。对外订立协议之前须经企业法律顾问论证和审查。协议审查可采取会签审查方式进行。未经审查协议或协议不得订立或办理变更。第十八条协议审查内容：（一）协议是否符正当律、法规、技术规范。（二）协议双方权利、义务是否明确、清楚。（三）各项费用计算与支付方式是否正确、清楚。（四）协议内容与谈判或招投标不一致问题是否处理。（五）企业与签约方组织和技术接口是否建立并保持。（六）签约方要求是否双方都已明确并形成文件。（七）满足协议要求技术能力和按期交付能力等是否已得到企业关于方面确实认。（八）协议所包括事项，是否按照企业各项管理要求得到同意。（九）按照协议将发生费用支出，是否符合企业及上级单位同意预算要求；（十）协议项目及费用是否有概算依据或企业审批意见（使用预备费或降造费项目，协议主办部门应事先办理审批手续）；（十一）对协议乙方资信等方面审查结果。第十九条协议会签审查流程：主办部门→协议管理部门（法律顾问）→分管协议工作领导→主办部门按照会签审查意见修改或落实→法律顾问、计划财务部复核→企业责任人。第二十条企业对外订立全部经济协议或协议，经过审查后，由计划财务部负责办理协议登记手续，对协议进行编号和归档管理。主办部门应将协议审查统计、协议文本、电子文件以及附件等一起交计划财务部归档保留，建立协议档案。第二十一条

协议主办部门应确保最终订立协议与经过会签审查协议一致，并依照关于要求，办理协议订立报批、立案、登记、公证等手续。第四章

协议专用章管理第二十二条

协议专用章管理（一）协议专用章仅用于对外订立协议，并严格在授权范围内使用；（二）协议专用章做到专员专管，严格印章使用，全部用章均需由经办人员签字登记并建立使用台帐；（三）加盖协议专用章之前必须经企业总经理审查签字，未经签字任何协议都不得加盖协议专用章；（四）非协议文稿及空白纸张不得盖协议专用章。第五章

协议推行第二十三条

依法成立协议应全方面推行，不得随意变更或解除。如协议不能推行应该及时采取补救方法降低损失。因不可抗力原因影响协议推行应该及时通知对方当事人，同时采取主动方法降低损失，并注意保留关于证据。第二十四条协议主办部门对协议谈判、推行过程中双方往来电报、传真、会议纪要、文件、图表、电子邮件等文件资料，应该及时搜集和妥善保管。第二十五条协议主办人应该随时掌握协议推行动态，对于对方当事人提出关于协议推行问题，应该及时与计划财务部协商后起草书面说明回复对方，不得拖延，防止造成经济损失；发觉对方不推行或者不完全推行协议时，协议主办人应主动与对方当事人协商，催促其推行协议约定义务，同时应将其不推行或不完全推行协议情况及时书面汇报企业责任人和计划财务部，并帮助在索赔期限内搜集和保留证据，及时索赔；将协议推行情况及时反馈给计划财务部。第二十六条协议主办部门应严格按照协议约定检验和督促协议推行，主动填写《协议推行情况（自查）检验统计表》（附件四），及时将协议推行情况反馈给计划财务部。第二十七条计划财务部对所订立协议执行情况进行跟踪，定时了解对方当事人资信和履约能力变动情况，发觉问题及时向企业领导汇报，并采取主动稳妥、切实可行方法；对协议推行中出现问题给予解释、处理。第二十八条协议结算必须经过计划财务部进行。计划财务部应该依照已生效协议约定，及时办理收付结算。对未经审批、签章协议，不得办理收付结算。第六章

协议变更和解除第二十九条

协议变更是指协议标、数量、质量、价款或者酬劳、推行期限、推行地点和方式、违约责任和处理争议方法等改变。第三十条协议生效后任何一方当事人不得单方面变更或解除协议，确需变更或解除，应该经各方当事人协商一致并订立书面协议。当事人协商一致变更或者解除协议协议，视同新协议，应该按照协议审查程序推行联签审查手续。当事人订立变更或者解除协议协议、文书、电报等资料应该一并与原协议装订入卷，不得分散存放。第三十一条

协议变更标准：协议变更同意必须按要求程序进行；协议变更均应签署补充协议，并依照协议约定费用计算标准确定变更费用。第三十二条

对方当事人要求变更或解除协议，协议主办部门应该与计划财务部共同审查对方当事人理由是否正当，并填写《协议变更审批单》（附件五），提交企业协议管理领导小组审批。对于符合协议变更或解除条件，同意变更或解除，按照协议审查程序与对方当事人订立变更或解除协议。因对方当事人变更或解除协议造成经济损失，应该在变更协议中明确赔偿数额和方式，并及时向对方当事人提出索赔。需要向人民法院或者仲裁机构请求变更或者撤消协议，应该在法律要求期限内提出。第三十三条协议解除必须按照《协议法》及本方法要求办理。对于特殊情况下协议推行过程中终止，必须及时办理终止手续，搜集终止协议给企业带来经济损失证据和资料，为纠纷处理做好准备。第三十四条协议终止时，主办部门做好终止统计，搜集推行协议过程中全部与协议关于文件，做好经济往来和结算工作，办了解除协议手续，并将资料交计划财务部保留。第三十五条发生协议纠纷后协议主办部门或主办人员应及时汇报企业领导，并通报计划财务部，在其指导下妥善处理纠纷。必要时，相关业务部门和法律顾问给予帮助。如在协议执行过程中发生纠纷，与协议推行关于部门应及时分析查明原因，提出处理指导意见并通报计划财务部，及时与对方协商处理。第三十六条发生协议纠纷需要经过诉讼或者仲裁处理，统一由计划财务部登记、审查，由企业法定代表人或其授权代理人代理诉讼或仲裁。必要时，也可外聘律师代理诉讼或仲裁。诉讼或仲裁方案应该与关于业务部门协商一致并经协议管理领导小组同意。第三十七条协议纠纷处理后代理诉讼或仲裁关于人员，应该在结束之日起10个工作日内向企业提交书面汇报，并将案件关于材料装订送计划财务部存档。第七章

协议监督与档案管理第三十八条

协议管理应该接收上级主管部门检验和监督，应该建立健全协议监督检验制度，计划财务部定时或不定时地组织开展协议检验。第三十九条

协议检验主要内容：（一）协议管理制度建立与落实情况；（二）协议管理档案、台账建立情况；（三）协议订立与推行情况；（四）协议纠纷处理情况；（五）协议管理人员情况；（六）对于违反协议管理制度、造成经济损失人员责任追究情况。第四十条

企业应该将协议管理作为对所属部门及人员考评内容。因违反协议管理要求造成经济损失部门和个人，要负担对应责任。第四十一条计划财务部应建立协议档案，协议档案主要包含以下资料:（一）谈判笔录、会议统计；（二）对方当事人法人营业执照（或证书）等副本复印件；（三）对方当事人法定代表人或协议主办人员职务资格证实、个人身份证实、介绍信、授权委托书原件或复印件；（四）我方授权委托书原件或复印件及同意文件；（五）对方当事人担保人担保能力和主体资格证实资料复印件，关于担保文件；（六）双方订立、推行、变更索赔、解除协议往来电报、电传、信函、电话统计等书面材料和视听资料；（七）关于协议可行性、正当性书面审查、会签、同意意见；（八）协议正本或副本及变更、解除协议书面协议；（九）登记、鉴证、公证等文书资料；（十）标物验收统计、商检证实、检验汇报、判定结论；（十一）交接、收付标物和款项原始凭证复印件；（十二）处理协议纠纷达成协议书、调解书，依照法律程序产生调解书、仲裁书、判决书等法律文书及其余诉讼文书；（十三）协议台帐及其余与协议订立、推行、变更、解除及纠纷处理关于资料。第四十二条协议推行完成，协议主办部门向计划财务部提交立案协议和协议推行工作汇报，经协议管理领导小组审查后，及时将全部协议档案资料装订成册，移交企业档案室存档。包括需要保密内容，按照保密要求办理。第八章

奖惩要求第四十三条企业在协议管理中，有以下行为应按关于要求给予处罚，组成犯罪移交司法机关处理。（一）违反要求授权或超越授权范围私自订立协议。（二）未按要求程序进行审查、会签，拒不改过，造成经济损失。（三）发生协议纠纷不及时汇报、处理不及时或处理不妥造成经济损失或影响。（四）借工作之便收受贿赂、假公济私。（五）采取胁迫、欺诈等违法和不正当伎俩洽谈和订立协议。（六）违反要求订立违法协议、无效协议、权利义务不对等或执行后不利于企业协议。第四十四条任何单位和个人都有权检举、揭露利用协议进行违法犯罪或损害企业利益行为。对检举揭露有功人员，企业依照关于要求给予奖励并保密。第九章 附 则第四十五条 本方法由企业计划财务部负责解释。 附件一 协议审查申请表附件二协议会签表附件三协议推行情况检验统计表附件四协议变更审批单附件一合同审查申请表填表日期：年月日合同名称合同甲方合同乙方合同性质协议款源合同金额签订依据（概算或审批单）主办部门及主办人审查主要内容拟审查协议简明情况协议是否符正当律、法规、技术规范和企业经营范围要求协议双方责任、权利、义务要求是否明确、清楚各项费用计算与支付方式是否正确、清楚（应附计算汇总清单）协议内容与谈判或招投标不一致问题是否处理企业与签约方组织和技术接口是否建立并保持签约方要求是否双方都已明确并形成文件满足协议要求技术能力和按期交付能力等是否已得到企业关于方面确实认协议所包括事项，是否按照企业各项管理要求得到同意按照协议将发生费用支出，是否符合企业及上级单位同意预算要求协议项目及费用是否有概算依据或企业审批意见（使用预备费或降造费项目，协议主办部门应事先办理审批手续）对协议乙方资信等方面审查结果其余需说明内容协议主办部门责任人签字注：1.此表由协议主办部门在办理各类协议审查前填写，连同协议文本及协议审查意见表一并提交企业协议管理领导小组。2.依照所填写内容可增加页数。附件二合同 会 签 表协议名称：编号：对方单位:协议金额(大写):协议简明说明：协议主办部门：协议经办人：