公文的要素与格式

公文的要素与格式2021年9月30日公文的主题一、何为主题

作者通过文章的全部内容所表达的根本思想和写作意图，也称为主题思想、中心意思、中心论点、主旨等。公文的主题：1.所有的公文都必须要有主题，这是针对某些公文主题朦胧而提出的要求；2.公文的主题应该是明确的理性认识，不管是思想观点、意见态度或行动措施，都是经过理性思考分析的结果；3.公文一事一文的特点决定了其主题是集中、单一的。二、公文主题的作用

1.决定着公文的价值2.主题是公文的统帅和灵魂：A：主题决定材料的取舍B：主题支配谋篇布局C：主题制约表达方式D：主题影响文章的遣词造句。

三、公文主题的特点

1.公文主题反响的对象是公务活动2.公文主题的表达方式比较直接3.公文主题具有直接的社会价值4.一份公文只有一个主题四、公文主题的要求和表现方法要求:正确集中鲜明新颖一致四、公文主题的要求和表现方法表现方法：

标题显现，一目了然

篇首开门见山小标题陈述缘由，引出主题

篇末点题，充分论证?公安部关于严禁越权干预经济纠纷的通知??关于惩治生产、销售伪劣商品犯罪的决定??xx市人民政府关于加强门前三包责任管理制度的通知?并不是所有标题都与主题有关?2021年工作方案??xx同志在xx大会上的讲话??关于当前社会治安状况的调查报告??司法部关于贯彻执行“不准接受可能对公正执行公务有影响的宴请〞的具体规定?为贯彻落实中纪委第五次全会作出的党政领导干部“在同国内的单位和个人的交往中，不准接受可能对公正执行公务有影响的宴请〞的补充规定，保证司法行政机关的清正廉洁，结合司法行政系统的实际情况，特制定以下具体规定……根据上述情况，我们的意见是：粮食局的亏损数可先按市里的初步方案数目下达，年底如实际亏损加大，再另作研究【习题】阅读下面各段文字并归纳出各段段旨⑴请看一组数字。从本世纪初70年代中期，全世界农业用水量增长7倍，而工业用水量增长20倍。目前，已有63个国家和地区面临缺水危机。我国是一个淡水资源贫乏的国家，人均淡水占有量只有2700吨，只及世界平均水平的1/4，居世界第84位。我国淡水资源的分布与人口和耕地的分布是不相适应的，80％集中在长江以南，所以，有一个南水北调的任务。因此，从全局出发，我们必须十分重视长江水源的修养和保护。【习题】阅读下面各段文字并归纳出各段段旨⑵反腐败斗争涉及面较广，特别是行业不正之风，几乎侵蚀到各行各业以及这些行业的许多方面。因此要抓好面上的思想教育，从根本上提高干部队伍的素质，坚决制止以手中的职权谋利的歪风，大力发扬全心全意为人民效劳的精神，表彰为国家、集体、社会做出奉献的优秀人物，切忌鼓吹“一切向钱看〞。要大力加强思想道德教育，特别是职业道德教育，树立良好的社会风气，清理产生不正之风的社会环境条件。

⑴

段旨句：我国已面临水资源匮乏的问题。或：我国水资源状况令人勘忧。

⑵段旨句：要加强政治思想工作，提高干部素质，积极开展反腐败、反行业不正之风的斗争。公文的材料一、何为“材料〞作者为了某一写作目的所搜集的、并写入文章的一系列事实现象或理论依据，统称材料。换言之，公文材料，是指作者用来表现主题的事实和依据，包括事实现象、政策法规、上级文件、上级精神、统计数字等。文学创作的材料有素材和题材之分，可以虚构、嫁接〔如阿Q〕，公文的材料必须真实。1.直接材料和间接材料2.事实材料和理论材料3.主要材料、次要材料、典型材料4.现实材料和历史材料5.正面材料和反面材料二、公文材料的种类

1、材料是主题形成的依据2、材料是表现主题的支柱3、材料是结构文章的砖石4、材料是写作技巧发挥作用的前提三、公文材料的作用

四、公文材料的筛选切题真实典型现实新颖?中共××市委、××市人民政府关于在全市开展向何国治烈士学习活动的决定?中，便是以撮要概述法写何国治的英雄事迹。“决定〞写道：

××××年5月26日下午5时44分，我市3名儿童在锦江河九眼桥下踩水玩耍时，不慎失脚跌入水深湍急的回水凼，生命危在旦夕。青年工人何国治听到呼救，毫不犹豫地第一个跳入河中抢救，奋力将溺水儿童推向浅处。何国强等几名青年也随后相继跳入河中，齐心协力救起3名儿童。在抢救中，何国治英勇牺牲。他们见义勇为、舍己救人的英雄事迹，谱写了一曲社会主义精神文明的壮丽凯歌，受到全市人民的热情赞扬。

何国治同志生前是成都市房地产经营公司职工，共青团员。他热爱祖国、热爱人民，时时处处学雷锋、树新风，工作勤奋，埋头苦干，勤俭节约，珍惜国家财产，勇于同坏人坏事作斗争，在平凡的岗位上作出了不平凡的事迹，表现了一个共青团员献身社会主义事业的崇高信念和优秀品质。【习题】及参考答案阅读下面这篇公文。这篇公文，主旨是否明确？理由是否具体、充分、有力？试推测上级领导看到这篇公文，可能会产生哪些想法？请提出修改思路。

关于建宿舍楼的请示区人民政府： 我局下属的单位多、职工多，老职工更多。过去因无资金从未建过一间职工宿舍。职工的住房非常困难，再不解决就会影响职工的工作积极性。但是过去我们无条件建房，现在我局在党的正确路线指引下，经过改革，企业有了活力。自去年，我局除了向国家上交利税外，还有一些盈余。我们准备用这笔钱，将一处商店撤销，并入附近商店，自筹资金、地皮，建一栋三门六层的职工宿舍楼。这样可以解决职工的住房问题，安定职工的工作情绪，也不会因撤销商店影响附近居民购置商品。以上请示，恳请批准。

××区二商局二00九年六月四日职工困难的具体表述主旨句在何处拟盖什么样的楼？〔具体数字〕那家商店如何撤销？拆迁户能否妥善安置？有无遗留纠纷？资金如何解决？请示要求公文的结构一、何为“结构〞指文章的组织形式和内部构造，是文章内容的组织和联结，是文章内部联系和外部形式的统一。二、安排结构的原那么1.服从表现主题的需要。2.正确反映事物客观规律。3.适合不同文体的特点。三、结构的要求1.完整性：A头、中、尾齐全；B各局部饱满；C脉络通畅。文学作品的结构存在空白与不定点。〔后事如何；侦探小说；罗生门、罗拉快跑〕2.连贯性：内容上连贯，语言上过渡3.严密性：各局部之间有严密的逻辑联系，不可内容无关或矛盾，各局部之间或因果、或并列、或递进、或主次、或表里关系。四、结构的主要环节标题开头结尾公文标题公文式标题完全型：单位名称+关于+事由+的+文种简缩型：1.关于+事由+的+文种2.单位名称+文种3.文种附加型：单位名称+附加词+被发公文标题或题意+的+文种新闻式标题〔多用于非法定公文〕有单标题、双标题等不同形式，如：总结、调查报告、简报、讲话稿等。公文开头1.依据开头政策依据惯用模式：根据……，据……。事实依据惯用模式：……以来，……。但是，……。2.目的开头惯用模式：“为了…...〞“为…...〞等。可将目的与依据结合使用。3.背景开头：交代根本情况，常用文种有会议纪要、总结、情况报告、调查报告等。4.说明开头：用于决议、公报、议案等。如：……会议听取并审议或讨论了……报告或议案、提案……5.引文开头：用于批复、复函、决定、批转转发通知等。如：“你×?关于××××的请示?〔××〔××××〕×号〕收悉。〞“?××××××?已经……，现……，请……执行。〞6.提问开头：常用于讲话稿、调查报告等。7.结论开头：常用于总结、决定、请示等。8.祝贺开头：常用于礼仪性文体，表示祝贺或慰问等。公文主体1.层次与段落2.过渡与照应公文根据需要使用过渡语句，如：“现……如下：〞，“特……如下：〞等。公文结尾1.概括或总结2.要求或希望3.号召4.祝贺5.惯用语句。如“特此××〞“当否，请批示〞“以上报告如无不妥，请批转执行〞等。6.自然结尾五、公文的根本内容模块及结构模式〔一〕公文正文根本内容模块及其界定公文正文存在哪些根本构成模块?只有通过分析、研究大量的公文实例，才可概括出公文正文根本内容模块。下面是能说明公文正文根本内容模块的典型例子：关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。①为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，②省人民政府决定：③〔一〕给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；

〔二〕给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元；④〔三〕给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。⑤广东省人民政府一九九三年八月十五日在上例中：

①所标的内容为依据；

②所标的内容为目的；

③所标的内容为文种承启语；

④所标的内容为事项；

⑤所标的内容为要求。〔二〕公文正文根本内容模块的排序及正文根本内容显性结构模式

公文正文根本内容模块存在特定的、内在的逻辑排序。“依据〞既然是何以会写这一篇公文的理由、根据，为公文制作的出发点，那么，按逻辑关系，应排首位。“目的〞提示在特定的背景之下制作公文的考虑，说明动机，得以依据为前提，自然与依据紧邻，且必须在依据之后。“事项〞之后需要进一步强调、提示，或为落实具体的做法而发出希望及号召等，这些针对事项而发的意见性“要求〞，只能排在事项之后的文末。例文所呈现的实际上便是这种排序。根据以上的分析，可构成以下图。依据目的文种承启语事项要求公文正文根本内容显性结构模式〔三〕公文正文根本内容隐性结构模式在现行公文中，公文正文根本内容显性结构模式是一种完全式模式。实际流通的公文，常常可省略局部结构模块。隐了局部结构模块的公文结构模式，称为“公文正文根本内容隐性结构模式〞。根本内容结构模块隐去遵循四个原那么：一是利于突出主旨的原那么；二是适应文种特点的原那么；三是服从内容表达需要的原那么；四是简明精练的原那么。在公文五个根本内容模块之中，事项绝对不能省略，也无法省略。单一模块模式，即惟一不能省略的模块—事项。例如：关于宋庆龄副委员长病情的公告中共中央、全国人大常委会、国务院

关于宋庆龄副委员长病情的公告〔第一号〕宋庆龄副委员长患冠心病及慢性淋巴性白血病，经多方治疗，未见好转。曾屡次出现发热、呼吸困难、心跳加快等病症。二月十四日晚，突发寒战高热，热度达摄氏四十点二度，有严重心力衰竭。目前病情危急，正在积极抢救治疗。一九八一年五月十五日公文正文根本内容隐性结构模式有四种类型：一模块模式二模块模式三模块模式四模块模式国务院关于发布?国家行政机关公文处理方法?的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委各直属机构：现发布?国家行政机关公文处理方法?，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的?国家行政机关公文处理方法?同时废止。

中华人民共和国国务院办公厅二000年八月二十四日二模块模式关于淮河流域水污染防治工作情况的报告

〔环保总局二〇〇一年六月十五日〕按照环保总局、国家计委、水利部联合制定的?淮河流域水污染防治2000年规划目标完成情况核查方法?〔环发〔2000〕205号〕，环保总局会同国家计委、财政部、水利部、监察部、建设部、农业部、法制办等8个部委组成核查组，于2001年2月25日至3月5日对淮河流域水污染防治工作进行了全面核查。现将有关工作报告如下：一、淮河流域水污染防治工作的完成情况〔略〕二、存在的主要问题1．工业企业按达标排放尚不稳定。〔略〕2．城市生活污水处理工程建设慢，处理率低。〔略〕3．面源污染防治工作尚未全面开展。〔略〕4．淮河流域自净能力差。〔略〕三、下一步工作安排〔一〕尽快制定?淮河流域水污染防治“十五〞方案?。结合“九五〞规划各项工作的实际完成情况和南水北调东线工程需要，明确淮河“十五〞治理目标和治理措施。〔二〕进一步落实沿淮四省各级政府环境保护目标责任制。〔略〕〔三〕继续加大产业结构调整力度，稳固和提高工业企业污染防治水平。〔略〕〔四〕抓紧污水处理工程的建设。〔略〕〔五〕把农业面源污染防治摆上日程。〔略〕〔六〕加强水资源的合理开发利用和节约。〔略〕

三模块深圳市人民代表大会常务委员会

关于批准深圳市人民政府在罗湖区进行行政

综合执法检查和处分试点的决定

〔××××年5月15日深圳市第二届

人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过〕

深圳市第二届人民代表大会常务委员会第二十二次会议审议了深圳市人民政府?关于提请审议在罗湖区试行行政综合执法的方案?。为加强城市管理，提高行政执法效率，防止多头检查和重复处分，改善我市投资环境和生活环境，根据?中华人民共和国行政处分法?的根本原那么，结合深圳的实际，作如下决定：

一、批准市人民政府在罗湖区进行行政综合执法检查和处分试点。同意罗湖区人民政府成立行政综合执法机构。

一、批准市人民政府在罗湖区进行行政综合执法检查和处分试点。同意罗湖区人民政府成立行政综合执法机构。

二、罗湖区行政综合执法机构的名称、组织机构、人员编制、执法范围、执法程序、复议管辖等具体实施方案由罗湖区人民政府拟定，报市人民政府批准并公布实施。

三、罗湖区行政综合执法机构具有独立的行政执法主体资格。在市人民政府确定的试点范围内，市、区相关行政机关依照法律、法规和有关规定在罗湖辖区按各自职权范围只行使行政管理权和监督权，不再行使检查权和处分权。

四模块〔四〕认识公文正文根本内容显性、隐性结构模式的意义〔一〕利于循格阅读，强化对公文内容结构的认识可将公文结构模块与所阅读的公文内容结构进行比照，找出对应处和相异处。使较被动和较混沌的阅读，变成有格可循、较主动的学习性阅读〔二〕利于标准撰稿思路，循格快速写作可以促使写作训练的两个改进：1.将整篇公文的写作训练，改进为：第一步进行各单项模块的写作训练，第二步进行组合式整体公文写作训练。2.将谋篇布局思路变成标准性较强的撰稿思路，甚至在写作每一篇公文之前，都对显性结构模式的五个模块先作全面考虑，然后，再隐去某些模块,实践证明，这种做法能较快地循格写出较好的公文。【习题】及参考答案一、简答题1.试画出“公文正文根本内容显性结构模式〞图。答案：〔略〕2.认识公文正文根本内容显性、隐性结构式有何意义？答案：意义表达在两个方面：〔1〕利于循格阅读，强化对公文内容结构的认识；〔2〕利于标准撰稿思路，循格快速写作。二、阅读下面这篇公文，并完成后面的练习。〔1〕拟写这篇公务文书的标题，并填写在文中预留的标题横线上。〔2〕在正文序号①、②、④后的横线上各拟一个适当的小标题。〔3〕在正文序号⑤后的横线上写上恰当的结束语。〔4〕用框图标出本文正文的根本结构。例文如下

市人民政府：根据省人民政府侨务办公室、省统计局、省财政厅?关于××省首次侨情普查的通知?精神，为进一步做好我市侨务工作和对台工作，促进我市对外开放和外向型经济的开展，现拟订在全市开展侨、台情况普查工作。现将有关工作安排请示如下：①

凡我市的归侨、侨眷和港澳台同胞的亲属，以及他们在海外的亲属，均属于这次普查对象,要对他们的根本情况进行一次普查。其中属于动迁户的,以户口所在地为准,调查人员可与当地派出所联系,进行登记。②根据省侨情普查办的要求，各乡、镇、街道要根据本地普查工作量情况，培训一定人数的调查员。各县、区侨台情普查办公室对普查登记表要进行认真审核，无误后，于今年7月30日前报市侨台情普查办公室，由市侨台情普查办公室组织汇审和验收。③〔略〕④

加强对这次普查工作的领导，市成立侨台情普查领导小组。领导小组组长由×××副市长担任，副组长由×××秘书长担任，市侨台情普查办公室负责日常工作。各县、区政府要重视这项工作，成立相应的领导机构，抽调必要的人员，保证高质量地完成普查任务。⑤

××市侨务办公室××市台湾事务办公室××市统计局××市财政局××××年四月十日(1)

关于在全市开展侨、台情况普查工作的请示(2)

①普查范围②调查员的培训和普查登记表的报、审④建立普查领导机构〔3〕⑤如无不妥，请批准公文的语言一、公文语言的要求准确简洁庄重标准二、公文语言的词汇〔一〕称谓语你：你省、你部、贵部、贵市、贵社、贵公司我、本：我部、本公司、本会该：该同志、该地区、该单位〔二〕起首语回复：关于……的电文收悉、关于?……的报告?得悉通知等：为了……二、公文语言的词汇〔三〕承启语为此，特作如下通知……特此命令你们……〔四〕结尾语以上各项，望各地遵照执行当否，请批示三、公文语言的表达方式表达议论说明

公文格式

格式：〔一〕指定工程〔必须填写的工程〕：发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识、成文时间、页码〔二〕选择工程〔根据文种、规定选择填写〕：签发人、题注、主送机关、附件说明、注释、抄送机关等。〔三〕文件格式：公文的各要素划分为眉首、主体、版记三局部。公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。眉首主体版记〔四〕两个概念：对于公文的横向描述形式就是“字〞，纵向描述就是“行〞。字，指一个汉字所占空间；行，公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7／8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离为一基准行。各要素标识规那么〔印刷序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记等〕每个工程都要按照?国家行政机关公文格式?的要求标写。本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。排印格式各个组成要素在文件版面上的标引格式，是文件的外观形式。〔一〕用纸1.国际标准A4幅面尺寸为210mm×297mm，并规定各裁边的误差为土3mm。2.纸张定量为60g／m一80g／m2的胶版印刷纸或复印纸3.纸张白度为85％一90，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7．5—9．5排印格式〔二〕公文页边与版心公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)排印格式〔三〕公文中的颜色：一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余局部均为黑色。〔四〕排版规格正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。排印格式〔五〕印刷：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。〔六〕装订公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。眉首局部份号、保密等级和期限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人，位于公文首页间隔线上方〔一〕份号：将同一文稿印制假设干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。〔有虚位〕眉首局部〔二〕秘密等级和保密期限3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★〞隔开。份号秘密等级和保密期限空一字“★〞眉首局部〔三〕紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。眉首局部〔四〕发文机关标识发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识。发文机关即制发公文的单位，必须标注。发文机关常用红色字体印刷，俗称“红头〞，字体为长宋体。字体为长宋体。大小：22mm×55mm约为初号字

平行文和下行文发文机关标识位置上行文发文机关标识位置上下居中

公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止

眉首局部〔五〕发文字号：位于版头正下方，机关标识下方，党的公文可以在版头的左下方，报纸上公布文件时将发文字号标注在标题下面。居中机关代字

年份

序号

〔〕六角括号

眉首局部〔六〕签发人：代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，签发人和会签人〔联合行文〕的姓名，是公文生效并对其内容负责的标志。一般公文不必有签发人，上行文中要标明，请示应当在附注处注明联系人姓名和。平行排列于发文字号右侧签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。居左空1字居右空1字主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。主体局部〔一〕标题：公文名称，由发文机关名称、发文事由和公文种类组成，可省略机关名称或事由或这两项。事由前常加“关于〞。它是一个偏正词组，以文种为中心词。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除法规条文、规章名称加??外，一般不加标点符号，还可以在并列的词或词组中间用顿号。主体局部〔二〕题注：对文件标题的注释说明，用以说明法规性文件或经会议讨论通过的文件的产生的法定程序和时间，使用〔〕标注，不用其他符号如句号等。位于标题正下方，一行或多行。如?中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定?题注为“〔中国共产党第十三届中央委员会第八次全体会议1991年11月29日通过〕〞主体局部〔三〕主送机关：负责处理公文的主要受理机关。面向全社会或普发性公文以及规章条例外，一般应注明主送机关。上行文、平行文一般只有一个主送机关，下行文可有多个主送机关。上行文的主送机关应是直接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为主送机关。主送机关名称应为全称或标准简称、统称。标题

主送机关

标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类中间用顿号隔开，末尾加冒号，如“各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：〞主体局部〔四〕正文：公文的核心和主体局部，表述文件的具体内容，表达发文机关的意图。一般而言，主送机关之下、落款之上都是正文，一般包括缘由、事项、结尾三局部。不同文种写法不同。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。3号或4号仿宋体印刷。每行28字，每页22行主体局部〔五〕附件：附在正文之后的一些补充材料，有的公文没有附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字，文件印章等生效标志之上带附件的公文：附件可能是被转发的上级文件、报告、意见、会议纪要等，不会被全文印在正文局部，正文只是转发的说明和要求，这种“附件〞其实也是正件、正文。正文下空一行左空2字，文件印章等生效标志之上用3号仿宋体字标识“附件〞，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。主体局部〔六〕发文机关：如文件头或文件标题已经标明发文机关，文末可以不标；但大多文件需标注发文机关，尤其是无文头的普发性公文且标题中无发文机关的文件。联合行文的，主办机关排在前面，其他机关在下依次独行排列。使用全称或标准简称，不可滥用简称。位置在正文或附件标注的右下方，另起一行书写，和上面的内容空出一定距离，以便加盖印章。主体局部〔七〕印章：是发文机关对文件生效负责的凭证，除会议纪要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加盖印章。上不压正文、下不离日期、骑年盖月，上距正文l行之内，也就是不到一行的空白。

主体局部〔八〕发文时间：或成文时间。是公文制成时间或生效的法定时间。年月日齐全，不可省略。一般以签发日期为准，会议通过的以通过日期为准，联合行文以最后签发机关领导签发日期为准。位于发文机关下方，横向距离是右空4字。一定要用小写汉字，不能用阿拉伯数字，零写为○，字体字号同正文。〔九〕注释或特殊说明：用以说明在文件的其他区域不便说明的各种事项，如术语的解释、文件的传阅范围、使用方法等。〔附注〕：无需特别说明的可以不注，内容一般为印发传达范围或联系人。位于末页日期下方左边。每项一个自然段，两项或以上注意序号和正文中的序号一致。位于成文日期左下方、主题词之上，用〔〕标注。用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。版记局部〔一〕主题词：反映公文内容的标准化词语，名词或名词性词组。各单位和系统的主题词表一经确认不得随意修改。1988年12月修订的?国务院公文主题词表?中共有786个主题词，按照内容分为15个类别。上行文应从上级机关制发的主题词表中选择适宜的词语，假设没有可选用表上位概念的上位词。用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，词语中间不用顿号而是空格，数量为3－5个版记局部〔二〕抄送机关：需要了解公文内容，但不负责处理和执行的机关。可以是上级、下级或不相隶属的机关。对上级机关用“抄报〞，对同级机关或不相隶属机关用“抄送〞，对下级机关用“抄发〞。抄送的目的是与有关方面沟通情况，以便取得了解、理解、支持和配合。选择抄送机关要注意不可随意扩大范围或漏送，名称应为全称或标准化简称。位于文件末页主题词下方。版记局部主题词下一行；左右各空1字