会计信息系统及其课程设计七

年5月29日会计信息系统及其课程设计七文档仅供参考<会计信息系统及其课程设计>七第七章固定资产核算与管理子系统本章目标【本章目标】1、固定资产核算的业务流程与数据流程

2、固定资产核算系统的内部结构

3、固定资产核算系统的代码设计

4、固定资产核算系统的业务处理 【学习内容】7.1固定资产核算与管理子系统概述

7.2固定资产核算与管理子系统流程分析

7.3固定资产核算与管理子系统代码设计与主要功能模块

7.4固定资产核算与管理子系统的使用第一节7.1固定资产核算与管理子系统概述一、固定资产管理的意义1、固定资产的含义与范围

2、加强固定资产管理的意义

①固定资产是企业重要的生产劳动资料

固定资产作为企业生产经营过程中使用的主要劳动资料,其数量和质量在一定程度上反映企业生产经营规模的大小和技术装备水平的高低,对企业生产经营活动的开展,具有十分重要的作用。

②固定资产折旧是积累再生产资金的方式

固定资产在长期的生产经营活动中虽然能够保持其原有的实物形态,但其价值会随着固定资产的磨损而逐渐转移,这部分损耗价值要以折旧费形式转入成本费用中,并以累计折旧的方式积累固定资产再生产的资金。

③固定资产管理与总账管理及成本管理密切相关

固定资产管理与总账管理及成本管理密切相关,固定资产的增加、减少、修理、改扩建、折旧、减值都是总账需要反映的内容,折旧费的计提和分配则是成本计算中折旧费用的依据。

二、固定资产管理中的有关问题固定资产管理的基本过程融合了固定资产的增加、减少、修理、改扩建、折旧和减值处理。固定资产相关的管理问题可概括为以下方面:

1、固定资产能够按不同标准分为不同类型在这几个大类之下,企业还可根据管理的需要进行细分,例如机器设备、运输设备、办公设备等等。对固定资产进行分类管理,有助于了解固定资产的分布和使用情况,促进固定资产的有效利用。另外,不同类别的固定资产可能适用的折旧方法和政策不同,例如不同的使用状态可能决定了是否要计提折旧。

2、固定资产的来源有多种,不同的方式不但计价的方法不同,而且涉及的核算科目也不相同。固定资产能够来自外购、自行建造、投资转入、融资租入、改扩建、债务重组、非货币性交易、捐赠、盘盈、无偿调拨等途径。对于不同的来源,需要按不同的方法确定价值,同时用不同的科目进行核算。

3、固定资产应分部门进行管理固定资产投入使用以后,能够分布在不同的部门,体现为不同部门的成本费用。因此明确固定资产的使用部门,一方面能够落实责任,有效管理企业的重要资产,另一方面能够知道各项固定资产的受益部门,准确反映折旧费用的归属部门和归属科目。换言之,固定资产按部门进行管理具有重要意义。

4、固定资产在使用过程中,可能因为各种情况而减少。例如出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。

5、固定资产有多种计提折旧的方法固定资产在使用过程中,保持原来的实物形态,可是价值是在逐渐转移的,这主要经过折旧来体现。固定资产的折旧方法较多,包括不提折旧、平均年限法、工作量法、年数总和法和双倍余额递减法。

6、固定资产管理的一大特色在于固定资产卡片的管理。无论是手工会计还是计算机会计,都选择了固定资产卡片这样的管理方式。卡片是为每一项固定资产而设置的,随着固定资产的增减变动,卡片也相应地增加或修改。卡片项目是固定资产卡片上显示的用来记录资产资料的栏目,如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等是卡片最基本的项目。另外,企业完全能够根据需要定义一些有助于管理决策的卡片项目,以收集更丰富的数据,提供更多的有用信息。

7、固定资产需定期进行前面的清查。固定资产使用期限较长,因此很可能因为各种各样的原因,使得一项固定资产的可收回金额低于账面的价值,账面价值是固定资产的原值扣除累计折旧和减值准备后的价值。导致这种情况的原因可能是固定资产的损坏,或者是技术陈旧,或者是其它经济原因。总之,为了不虚夸资产的价值,防止虚盈实亏的情况出现,企业需要定期对各项资产进行全面的检查,合理地预计各项资产可能发生的损失,并计提资产减值准备。这样才能真实地反映企业固定资产的状况,为固定资产的相关决策提供真实的信息支持。

三、固定资产的会计核算固定资产的会计核算与上述的固定资产管理活动息息相关,主要涉及固定资产增减变动、折旧和减值的核算。以工业企业为例,其固定资产核算所涉及的主要会计科目和核算过程如下:

1、固定资产核算中涉及的会计科目①”固定资产”科目。

②”累计折旧”科目。

③”银行存款”、”在建工程”、”实收资本”或”股本”、”长期应付款——应付融资租赁款”及”未确认融资费用”、”递延税款”及”资本公积——接受捐赠非现金资产准备”、”待处理财产损溢”、”应收账款”或其它负债科目、”资本公积——无偿调入固定资产”等科目。

④”固定资产清理”和”长期股权投资”科目。

⑤”生产成本”、”制造费用”、”管理费用”、”营业费用”和”在建工程”等科目。

⑥”固定资产减值准备”科目。

2、固定资产的账务处理

固定资产下述几种情况需进行账务处理:

①固定资产因各种情况而增加:

②固定资产因各种情况而减少:

③月度终了,计提折旧:

④每年或定期计提减值准备

四、固定资产核算与管理子系统的特点和目标1、固定资产核算与管理子系统的特点(重点)

①数据量大,数据保存时间长。

固定资产核算与管理子系统为每一项固定资产设置卡片进行管理,卡片上记录许多项目,有着极其丰富的数据。换言之,固定资产文件的记录个数多,同时数据项目也多,这就不难理解固定资产核算与管理子系统的数据量较大。另外,已经淘汰的固定资产的数据也需要保留,以加强固定资产的管理,保留必要的审计线索。因此,数据的保存时间较长。

②数据处理频率较低。固定资产的增减变动并不是企业经常发生的业务,此类数据处理的频率极低。而固定资产折旧的计提和分配一般每个月处理一次即可。

③数据处理方式较为简单。

固定资产的增减变动能够经过固定资产卡片的增加、删除以及编制各种固定资产变动单来处理,处理方法较为简单。另外,固定资产每月计提折旧的处理,在计算机系统中,只需要在初始设置中定义好各种折旧方法的计算公式,并设置每一项固定资产的折旧方法,就能够在每月末执行折旧计算,由系统自动完成每项固定资产的折旧计提;而且在设置好不同部门的对应折旧费用科目的情况下,系统能够根据固定资产的所在部门直接完成折旧费用的分配,然后生成自动转账凭证,由用户修改、确认。

④管理要求高。

固定资产是企业的重要资产,对之加强管理是非常必要的,根据固定资产的初始数据和后来的业务数据,能够生成大量的账表,提供丰富的信息,以满足管理的需要。

⑤与成本核算子系统和账务处理子系统存在数据传递关系。

固定资产与成本核算子系统和账务处理系统之间存在着数据传递关系,其中折旧费用的计提和分配形成的数据在传递时也是周期性的,这一点和工资子系统相似。成本核算子系统中折旧费用的数据来自固定资产核算与管理子系统折旧费用计提和分配的结果。固定资产增减变动、折旧的计提分配、固定资产减值准备的计提冲回等形成的记账凭证须传递到账务处理子系统中去。

2、固定资产核算与管理子系统的目标(重点)

①对固定资产卡片的格式进行管理,并录入初始的固定资产数据,以便在此基础上处理固定资产的增减变动,进行折旧的计提分配和固定资产减值准备的计提及冲回。

②根据固定资产增加的单据,及时准确地以固定资产卡片的方式录入新的固定资产的各项数据。

③根据固定资产减少的单据,及时地进行资产减少的处理,但不删除相应的卡片,以备查询,因此是在固定资产卡片中生成卡片注销记录。

④在固定资产发生变动时,例如发生原值的增减、部门的转移、使用状况的变动、折旧方法的调整、累计折旧的调整、工作总量的调整、净残值率的调整、类别的调整等情况,系统应当能根据相应的单据,及时准确地编制变动单进行相关的处理,从而为下一个期间折旧的计提和分配做好准备。

⑤在每个月月末,根据每项固定资产的折旧方法、所属的部门、所属的类别、固定资产卡片中的相关数据,自动计提折旧和分配折旧费用。

⑥能根据固定资产可收回金额和账面价值的情况,及时准确地编制变动单,处理减值准备的计提和转回,反映固定资产的实际价值。

⑦提供上述有关信息的动态查询和打印功能,并在固定资产增加、减少、原值变动、累计折旧变动、折旧计提和分配、减值准备计提和冲回时,能自动生成记账凭证,传递数据给账务处理子系统和成本核算子系统。

⑧提供各种固定资产管理信息,辅助固定资产的相关决策和管理。第二节7.2固定资产核算与管理子系统流程分析一、固定资产核算与管理子系统的业务流程(重点)固定资产子系统是会计信息系统中的一个较为简单的子系统,它包括四方面的内容:一是以固定资产卡片的方式,处理固定资产的增减变动;二是根据设置的折旧方法计提各项资产的折旧;三是根据固定资产的使用部门或固定资产的类别分摊折旧费用;四是固定资产减值准备处理。

固定资产核算与管理子系统的业务流程如图7-1所示:图7-1:固定资产的数据流程图业务流程图说明如下:

①固定资产增加时,根据原始单据增加新的固定资产卡片,添加固定资产增加记录,同时更新固定资产卡片记录。

②固定资产减少时,根据原始单据进行资产减少处理,添加固定资产减少记录,同时更新固定资产卡片记录。

③固定资产发生内部调动等各种变动时,根据原始单据增加变动单,添加变动单记录,同时更新固定资产卡片记录。

④根据固定资产卡片的记录和相应的折旧方法,计提折旧,形成折旧清单记录,同时更新固定资产卡片记录。

⑤根据折旧清单记录,按照所属的不同部门或者不同的资产类别,进行折旧分配,形成折旧分配记录,同时更新成本记录。

⑥固定资产全面检查以后,进行减值准备的计提或冲回处理,更新减值准备记录,同时更新固定资产卡片记录。

⑦固定资产增减变动、折旧计提、减值准备计提和冲回等处理,在影响到相关会计科目的金额时,相关的资料要定期过入总分类账户。

二、固定资产核算与管理子系统的数据流程1、固定资产系统中的输入数据固定资产输入资料包含着两类数据,一类是业务数据,第二类是基础数据,

2、固定资产核算与管理子系统的数据流程图参照固定资产子系统的业务处理流程,我们给出一个固定资产子系统的基本数据流程如图7-2所示。图7-2:固定资产子系统的数据流图该流程图说明如下:

①在初始化设置中,用户完成账套参数的设置、部门档案管理、部门对应折旧科目设置、资产类别设置、增减方式设置、使用状况设置、折旧方法定义、卡片项目及样式设置和原始固定资产卡片的输入。系统将这些数据保留在基础信息文件和固定资产卡片文件中,以备随时调用。

②依据固定资产增减变动数据,输入新的固定资产卡片、资产减少单、变动单,更新固定资产增减变动文件和固定资产卡片文件。这里也包含了减值准备的计提和转回数据的输入和处理。

③输入工作量统计资料,存人固定资产工作量文件。

④月末根据固定资产工作量文件、基础信息文件、固定资产卡片文件中的数据,执行折旧计算的处理,形成折旧计算文件。

⑤月末依据折旧计算文件、基础信息文件、固定资产卡片文件中的数据,执行折旧费用分配处理,形成折旧分配文件。

⑥折旧分配文件中折旧费用分配的数据传递到成本核算子系统,作为折旧费用进一步分配的依据。

⑦系统自动将折旧分配文件、固定资产增减变动文件中的数据加工成机制凭证存在记账凭证文件,并经过自动转账模块传递到账务处理子系统。这些凭证有的不需要人工干预就能够生成,有的需要人工补充缺少的数据,

⑧根据管理当局的需要,系统经过基础信息文件、固定资产卡片文件、固定资产增减变动文件、折旧清单文件和折旧分配文件输出各种账表。如固定资产统计表、固定资产部门使用表、折旧汇总表等。

三、固定资产子系统的数据文件固定资产子系统中有两类主要的数据文件:一类是基础数据文件,另一类是业务数据文件。这些数据文件一方面能够合理地接收系统输入的数据,另一方面经过进一步加工处理又能够形成各种账表数据输出。其中:固定资产卡片文件、固定资产增减变动文件、折旧清单文件和折旧分配文件是固定资产子系统的主要数据库文件。第三节7.3固定资产核算与管理子系统代码设计与主要功能模块一、固定资产核算与管理子系统的代码设计1、固定资产子系统中最主要的代码是固定资产代码。

固定资产代码是对每项固定资产进行编码,为了分类汇总的需要,固定资产代码可包含固定资产大类的信息、使用部门的信息、固定资产小类的信息。这三种信息还有利于不同层次的分类汇总。另外,为了便于处理固定资产的内部调动业务,企业能够为每一项固定资产设置一个惟一的序号。如果没有这个需要,企业只需要保证属于某个大类、某个使用部门的某个小类的每一项固定资产有一个惟一的序号。假设固定资产代码采用8位编码的方式,编码方案见图7-3所示:图7-3:固定资产代码编码方案

二、固定资产核算与管理子系统主要功能模块根据固定资产核算与管理的要求,固定资产子系统的模块结构如图7-4所示:图7-4:固定资产子系统模块结构图第四节7.4固定资产核算与管理子系统的使用我们以金算盘企业管理软件为例介绍其固定资产核算与管理子系统的使用,金算盘企业管理软件的固定资产管理系统的模块以及日常操作流程如图7-5所示。因为业务处理流程我们已经介绍。因此这里我们主要介绍其中操作的几个环节。图7-5:金算盘固定资产管理系统的模块组成以及日常操作流程

一、增加一种固定资产类别固定资产分类的目的是为了对固定资产进行统计、核算,例如定义”机械设备类”能够统计、核算机械设备类的固定资产。增加一种固定资产类别的操作步骤如下:

1、打开主窗口中的”列表”菜单,然后选择”固资编码”菜单项,进入”固定资产类别列表”窗口;如图7-6所示:图7-6:”固定资产类别列表”窗口2、单击”编辑”按钮,选择”新增”项,进入”新增固定资产类型”窗口,如图7-7所示,在该窗口内输入固定资产类别编码‘固定资产类别名称,以及使用的折旧方法、折旧年限、预计净残值率等有关资料。图7-7:”新增固定资产类型”窗口

二、增加固定资产例如:某企业在1998年1月15日购入电脑一台,价款12400元,款项以银行存款支付,该财务部使用,预计使用年限,固定资产编号16500001,采用平均年限法计提折旧。

1、单击主窗口菜单栏的”财务”菜单,选择”固定变动”,进入”固定资产列表”窗口。如图7-8所示:图7-8:”固定资产列表”窗口2、单击”固定资产列表”窗口左下角的”编辑”按钮,在弹出的菜单中选择”增加固定资产”,进入”增加固定资产”窗口。见图7-9。图7-9:”增加固定资产”窗口在”基本资料”页面的”固资编码”栏中输入”16500001”,在”固资名称”栏中输入”计算机”;

单击”固资类型”栏的下拉按钮,在弹出的固资类别列表中选择”电子计算机”;

单击”使用状态”栏的下拉按钮,在弹出的使用状态列表中选择”使用中”;

在”增加方式”栏中选择”购入”。

在”建卡日期”栏中录入”1998-1-15”。

在”部门”栏中选择”开发部”,在”科目”栏选择”402-05折旧费”。

3、单击”固定资产增加”窗口顶部的”折旧资料”标签,进入”折旧资料”的录入窗口。见图7-10:图7-10:”折旧资料”的录入窗口在”本位币”栏录入”25000000”。

单击”折旧方法”栏的下拉按钮,在弹出的列表中选择”平均年限法”。

”预计使用年限”栏录入”15”。

4、单击”固定资产增加”窗口右边的”确定”按钮,系统保存录入的内容,并退出”固定资产增加”窗口,返回至”固定资产列表”窗口。

经过以上的操作,将该项固定资产录入到系统,下一个期间就可对该项固定资产计提折旧。

三、如何计提折旧并生成折旧凭证1、打开主窗口”财务”菜单,选择”计提折旧”菜单项,进入”计提折旧”窗口。见图7-11。图7-11:”计提折旧”窗口2、单击”累计折旧科目”栏中的下拉按钮,在弹出的科目列表中选择累计折旧科目。然后单击”计提折旧”窗口顶部的”凭证设置”标签,进入”凭证设置”页面。见图7-12。图7-12:”凭证设置”页面3、单击”凭证模板”栏的下拉按钮,在弹出的模板列表中选择生成折旧凭证的模板。

4、单击”凭证类别”栏的下拉按钮,在弹出的凭证类别列表中选择生成折旧凭证的凭证类别。

5、在”凭证摘要”栏中输入”计提折旧”。然后单击”计提折旧”窗口顶部的”折旧凭证”标签,查阅折旧凭证的分录。见图7-13。图7-13:查阅折旧凭证的分录6、单击”计提折旧”窗口右下角的”完成”按钮,系统开始计提折旧,并生成计提折旧的记账凭证。案例分析固定资产管理系统分析与设计1引言

固定资产在企业总资产中占有相当大的比重,因此固定资产管理及核算是企业财务核算的重要组成部分。固定资产采用信息手段进行核算和管理,可加快收集信息的速度,加强固定资产的管理,提高经济效益。固定资产核算的主要任务,是正确反映固定资产的增加与减少、保管、使用、清理报废、定期盘点和正确计算固定资产的折旧,以保证固定资产的安全完整,促使企业做好固定资产维护修理工作,保持企业正常的生产能力。现在各企业普遍采用手工或会计电算化辅助方法来管理固定资产,但都存在不足之处,造成企业固定资产管理诸多的不便。进一步提高和完善固定资产管理,提高效率,需要用信息化手段来进行固定资产管理。2固定资产管理系统分析

2.1固定资产管理的可行性分析

(1)固定资产管理在数据处理上的特殊性

①数据保存方面。由于企业所拥有的固定资产数量一般较多,为了便于企业各部门随时掌握固定资产的详细情况,要求系统必须保留每一种固定资产的详细数据。同时,为了加强企业对固定资产的有效管理,严防资产流失,即使对于那些已经报废的固定资产,也应该将它们的资料如实保留以便留下审计线索供将来核对。因此,从这个角度来看,该系统需要保存的数据比较多,所有资料需要跨年度长期在系统中保留。

②数据处理的频率。除了首次需要将手工环境下长年积累的固定资产有关数据移植到计算机中的工作量较大之外,平时一般只需输入少量的固定资产变动数据,到期末处理时才能进行一次计提折旧处理以及输出必要的汇总报表和统计材料,系统的数据处理频率远远低于购、销、存等其它会计信息系统。

③数据查询统计。为了满足企业对固定资产核算和管理的多方面要求,必须充分重视数据的综合查询和组合统计功能,而由于固定资产的属性较多,因此综合查询和组合统计的入口相应也比较多,提供灵活方便的查询以及统计功能显得尤为重要。

④数据的导入和导出问题。企业固定资产的变动和会计账表凭证,都需要对固定资产的相关数据进行导入和导出处理。在传统管理中,对于这种问题就要进行手工信息录入和信息汇总,工作量比较大比较麻烦而且易出错。在计算机信息化管理中就能够避免这一问题,数据进行相应的导入和导出处理。在企业固定资产的变动时,能够将固定资产的清单(一般是Excel表格)导入到系统的数据库中,在进行会计账表凭证时,能够根据需要,将相关的数据以Excel表格形式导出。

(2)定期折旧问题的解决方案

定期折旧问题的解决关键在于确定折旧率,现在在固定资产管理中所涉及到折旧率有两种确定方法:

①可由计算机上相关的数据计算得出折旧率和折旧金额,计算时选用固定折旧公式。

②由企业(或主管部门)根据需要自行设定折旧方式。

第一种情形用计算机处理最适合,而且快速准确,可是不适合企业的管理;第二种情形虽然没有规律性,不好用固定资产的相关数据来运算确定,企业能够根据需要,进行相应调整,这种情况比较适合企业管理。企业自行规定的折旧率是在一定时间内基本保持不变,可经过键盘一次输入(也称之为调整修改)折旧率,可供以后各期计提折旧中使用。

(3)固定资产报表输出问题

有了基本数据,并在随后处理中能及时采集到有关变动数据,进行定期折旧数据处理,为相关的报表生成提供了数据依据。传统手工管理中,无法按照用户的需要来编制报表,主要因为在固定资产管理中所涉及到内容比较多、比较杂。而经过计算机信息化管理,能够灵活的按照用户需求生成各种报表。

(4)固定资产管理的转账处理问题

在企业会计期末管理中,根据当期资产变动信息,统一生成固定资产变动凭证,提供给企业中的会计或者相关的会计管理系统。

2.2固定资产管理系统实现功能

第一,反映和核算固定资产的增加、减少、保管、使用、清理报废等情况,保证账面和实物相符;第二,企业根据自己需要查询有关固定资产管理各类信息;第三,正确计提固定资产的折旧,保证再生产资金的需要和产品成本的合理负担;第四,打印出各固定资产明细表、汇总表、固定资产卡片及本月工作量表;第五,根据发生经济业务编制各种转账凭证。3固定资产管理系统设计

3.1系统设计的总思想

将原有固定资产卡片基本数据经过初始化输入固定资产数据库,日常固定资产增加或减少变动按照单据制做增加,减少凭证输入到数据库,并经过数据共享直接制作会计凭证,使业务紧密结合在一起,根据会计准则选择合适的折旧方法分别计算折旧额,并合成计账凭证,输出规矩化的报表,对固定资产进行查询和必要的各项分析。此系统主要包括6个功能模块,分别是:①基础设置管理;②固定资产变动管理;③固定资产折旧处理;④固定资产档案管理;⑤数据接口和报表管理;⑥固定资产期末处理。

3.2系统功能设计

(1)基础设置管理

固定资产管理系统的基础设置管理,主要是对固定资产管理中涉及到的相关信息进行设置管理,包括操作人员的权限设置、编码设置、资产类别设置、部门设置、折旧方法设置、折旧科目设置、增减方式设置、帐套信息设置等。操作人员的权限设置:主要是对固定资产管理系统使用用户进行相应的权限管理,起到安全管理的作用,用户只有在得到授权的情况下才能进入到系统中进行相关的操作,非法用户则不能进入系统;编码设置:主要是对企业固定资产的物品进行相关的代码设置,便于固定资产的物品在系统数据库中使用和管理;资产类别设置:主要是对企业的固定资产的物品按照相关的规定进行分类,这与编码设置是有区别的,前者是对固定资产的物品所属种类进行设置,而后者是对具体固定资产的物品进行设置;账套信息设置:主要是对所属企业的基本信息进行设置;部门设置:主要是对企业内部的各个部门进行设定;折旧方法设置、折旧科目设置、增减方式设置:主要是企业能够根据会计制度自行设置。

(2)固定资产变动管理

是企业固定资产管理的重要环节,主要包括固定资产增加处理、固定资产减少处理和固定资产调整处理。

①固定资产增加处理。主要是企业对于固定资产的增加进行功能管理,包括编制固定资产增加单功能,修改固定资产增加单功能和审核固定资产增加单功能。编制固定资产增加单功能,是根据设备管理部门提供的新增设备的单据,编制固定资产增加功能管理。修改固定资产增加单功能,是在编制固定资产增加单时,已录入的固定资产增加数据发生错误的情况下,就这些错误能够进行修改。在修改固定资产增加单时,必须先找到需要修改记录,然后进行修改、删除等操作。编制固定资产增加数据和修改固定资产增加数据必须是同一个人操作。审核固定资产增加单功能,主要是审核人员查询制单人员录入固定资产增加的数据,并逐笔进行审核。审核正确,则选择审核经过功能,由计算机自动输入审核员的名字,表示该固定资产增加的数据已经过审核。经过审核的固定资产增加的数据可自动传送至固定资产信息库中。审核固定资产增加单和编制固定资产增加单的不能是同一个操作员。

②固定资产减少处理。主要是企业对于固定资产的减少进行功能管理,包括编制固定资产减少单功能,修改固定资产减少单功能和审核固定资产减少单功能。编制固定资产减少单功能是根据设备管理部门提供的设备减少机制,编制固定资产减少功能管理。编制固定资产减少单时,如果已录入的固定资产减少数据有错,则可在修改固定资产减少单功能中进行修改和删除。在修改和删除固定资产减少单时,必须先找到需要修改的记录,然后进行修改或者删除等操作。编制固定资产减少数据和修改固定资产减少数据必须是同一个操作人员。审核固定资产减少单功能主要是审核人员查询制单人员录入固定资产减少的数据,并逐笔进行审核。审核正确,则选择审核经过功能,由计算机自动输入审核人员的名字,表示该固定资产减少数据已经过审核。经过审核的固定资产减少数据,可自动传送至固定资产信息库中,以备编制转账机制凭证和修改固定资产档案。经过审核的固定资产减少数据是不能修改的,如果要修改可在下期进行调整。审核固定资产减少单和编制固定资产减少单的不能是同一个操作员。

③固定资产调整处理。主要是企业根据现阶段相关的物质价格进行相应的资产调整,这是固定资产变动管理中不可缺少的。包括固定资产原值增加功能,固定资产原值减少功能,固定资产使用状况变动功能,固定资产净残值调整功能,固定资产年限调整功能,固定资产折旧调整功能和计提减值准备功能等。

④固定资产折旧处理。固定资产折旧处理的数据来源是固定资产档案,根据预先设定设备的折旧计提方式,编制固定资产折旧分配表。固定资产折旧应该在当期进行,即本期新增加的固定资产不计提折旧,本期减少的固定资产计提折旧。固定资产折旧分配表根据固定资产档案计算折旧而生成,为了便于编制转账机制凭证送至账务处理子系统而编制的。折旧分配表中所涉及到折旧公式设定,可由系统的使用单位根据自身的会计财务制度自行设置。折旧分配表由系统自动完成,编制后可供查询,但系统不提供人工修改功能。

⑤固定资产档案管理。固定资产档案数据来源是固定资产增加与减少单据,根据这些单据编制固定资产档案、固定资产汇总表。固定资产档案处理包括:编制固定资产档案功能,查询固定资产档案功能,编制固定资产汇总表功能和查询固定资产汇总表功能。固定资产档案功能,是根据固定资产增加单和固定资产减少单编制而成。编制固定资产档案,必须先计提折旧,再由系统自动编制完成,因此,在编制固定资产档案之前,系统需提示用户是否已计提折旧。固定资产档案中停用字段可供用户修改,以便确定是否对该设备计提折旧。固定资产档案中,其余数据只能提供查询,不提供人工修改过程。固定资产汇总表是根据固定资产档案按大类使用部门汇总而成,是为了便于了解企业的固定资产设备和各个部门固定资产的使用情况而编制的。固定资产汇总表是由系统自动完成的,编制后可提供查询,不提供人工修改功能。

⑥数据接口和报表管理。主要涉及到系统中相关数据信息输入输出的问题和相应财务会计管理报表的生成输出问题。包括基础卡片管理的数据信息输入功能、数据导入与导出功能和报表生成功能。基础卡片管理的数据信息输入功能,需掌握手工处理中关键的历史数据如已用年数、已计提的折旧数等。而这部分数据有手工固定资产的有关账表可查,在系统中设计一个与手工衔接的模块,就可将这部分数据采集到计算机中;对于用计算机管理后发生的固定资产增加和减少业务,需要设计子模块来采集有关变动数据,并提供与基础卡片的联系。数据导入与导出功能,企业固定资产的变动和会计账表凭证,都需要对固定资产的相关数据进行导入和导出处理。在企业固定资产的管理时,能够将固定资产的相关清单(现在一般都是Excel表)导入到系统的数据库中;在进行会计账表凭证时,能够根据需要,将相关的数据以Excel表格形式导出。报表生成功能,系统能够灵活的按照用户需求生成各种信息报表,在有了基本固定资产数据在随后处理中就能及时,进行定期折旧数据处理,最终生成相关的报表。

⑦固定资产期末处理。企业在每个会计期结束时,需进行各种费用的分摊、税金的计提、成本的结转、以及损益的结转等。结转完毕后,要进行期末结账,标志着该会计期业务的结束。期末处理主要是帮助企业完成这部分功能。企业固定资产期末处理,主要是在每一个会计期结束时,对企业内部固定资产变动的结转、固定资产折旧的结转、转账凭证的生成等。固定资产期末处理包括固定资产变动单功能和转账凭证功能:固定资产变动单功能,主要是对当期的固定资产的变动情况进行汇总处理;转账凭证功能,主要是根据全期固定资产的变动情况,生成各种会计财务转账凭证,交由会计进行相关的财务处理。4结语

经过固定资产管理系统分析与设计,企业能够对固定资产能够形成一套科学的、合理的计算机信息管理系统,从而大大减少传统固定资产管理中存在的问题,使企业高效的使用固定资产,为企业带来经济效益。经过计算机信息化管理手段,对固定资产管理系统进行了分析和设计,实现了会计核算和资产管理相结合,财务管理和生产技术管理相结合,实物管理和价值管理相结合,进一步规范和完善了企业的固定资产管理方式,推动企业的现代化管理步伐,提升企业的市场竞争力。阅读材料建立完善的固定资产管理与控制系统研究一、问题的提出

企业的生产能力与经营规模以及产品和劳务的质量,在根本上是由其所拥有的固定资产的数量与质量所决定的。企业拥有一定规模的和质量的固定资产是其生存和发展所不可缺少的物质基础。拥有了一定规模的固定资产后应如何对其加强管理,使其真正发挥作用,是企业面临的更为重要的问题。由于固定资产自身种类繁多、增减变化情况复杂以及企业实际经营特点各异,导致固定资产在核算和管理上存在着一些突出的问题,主要表现在以下几个方面:

1、家底不清、账目不全。有相当多的企业固定资产账簿不健全,大类不分,账目不全,造成有账无物或有物无账,账物不符;有的企业即使建立了固定资产账,但时间上没有延续;有的单位多年不清查,即使清查也不与会计账目相核结;有的单位没有指定专人保管,乱堆乱放,随意外借,出入无手续。

2、管理弱化、随意处理。不少单位没有建立健全严格的固定资产损失、报废、转让等资产处理制度,随意折价变卖,提前报废固定资产。某些企业在机构变动或人员调动时,账务交接不填表,固定资产损失、丢失和化公为私的现象时有发生一些企业对于价值较小,且民用性强的资产从一购进开始就被”私有化”了,个人长期占用,导致无故毁损流失。

3、盲目购进、大量闲置。企业在购置固定资产前,往往缺乏深入的可行性研究,产品定位不科学,主观拍板。用巨资购进设备后,生产出的产品不适应变化了的市场需求,必然使设备闲置,不能有效利用。不但投资得不到回报,还使企业背上了沉重的债务”包袱”。

4、核算薄弱、账实不符。相当一部分企业、单位购建的固定资产存在着”五不入账”现象。即:竣工的办公用房不入账、预算外资产的购买不入账、自制的固定资产不入账、附属部门购买的不入账以及社会团体、捐赠的不入账。多数企业没有相应的固定资产管理的基本购置、登记、保管、使用、借还、交接、检查、维修、清理及损坏赔偿等制度。核算方面,固定资产标准划分不清,有一些企业,常常把固定资产和低值易耗品互相混淆,把固定资产计入低值易耗品的甚少,而把低值易耗品计入固定资产的甚多。本应能够进入当期成本费用的却被当作固定资产按月计提折旧,无形之中不但少进了当期成本费用,虚增了利润,而且导致固定资产折旧计提不准确。当前,有不少企业在计提折旧上弄虚作假,随意延长或缩短折旧年限,人为调高或调低折旧率;固定资产改良支出科目运用不当,费用列支不执行制度规定,如将改良支出在大修理费用中列支,计入”管理费用”科目,或者计入”营业外支出”科目,将变价计入”营业外收入”科目,以此来调增调减利润。

二、固定资产管理与控制系统的建立

企业固定资产的控制系统应根据政府宏观调控的要求,按照国家颁布的有关法规,并结合企业自身发展的需要和企业经营管理的具体情况来建立。

1、责权控制系统的建立。根据”不相容职务必须分离”的原则,建立具有预防控制功能的制度。固定资产的需要应由使用部门提出;固定资产的验收人应同采购或承建人、款项支付人在职务上分离;资产使用或保管人不能同时担任资产记账工作,资产盘查工作不能只有使用或保管人员或只有负责记账的职员来进行,应有独立于这些人员之外的第三者参加;资产报废的审批人不能同是资产报废通知单的编制人。

固定资产的责权控制制度可用图列表示如下:2、程序控制系统的建立。根据固定资产的运行程序,形成动态控制机制。将固定资产的购进、清查、记录、维修、保养、报废、折旧等分别交由不同职能部门或人员来处理。

(1)做好固定资产投资的预测与决策。随着企业的发展,其固定资产的投资额会不断增加,企业必然要考虑到一项资产是否需要取得,以及如何取得的问题。一个好的内部控制制度也要求一项资产的投资需要多个资本支出预算方案可供选择。因为一项资产的取得往往有多种途径。而每种途径的投资额及其带来的现金增加额、机会成本及资本也往往不同。为使稀缺的资本得到最有价值的配置,编制资本支出预算是内部控制制度中的重要一环。而且要有严格规范的审批程序和手续,不得由厂长、经理擅自作决定。

(2)定期盘查制度。企业应定期)视财产性质不同而不同,一般至少每年一次)设专门小组盘查固定资产的实存情况,并编制”固定资产盘点表”与账面核对。如发现差异,要查明原因,在作账面调整前,应经过科学规范的批准程序。每次盘查的清单应归档保存,以便日后追查有关人员的责任。经过清查摸清家底,做到账、表、证、卡、实物相统一,确保固定资产的安全、完整。

(3)固定资产的维修和保养制度。对因定资产的使用必然存在维修和保养问题,企业应设置专门的管理固定资产的机构,职责应包括:制订对各类房屋、设备的维修计划;实施维修计划;监督使用部门的使用情况;对使用、维修和保养的情况进行记录等。会计部门应逐月编制维修和保养费用表,以便分析各月之间费用的较大波动的原因。

(4)固定资产折旧、报废、改良支出的控制制度。折旧的会计处理要想在公认的会计原则下进行,首先必须合理地确定固定资产的取得成本、有效寿命和残值。当资产的计价得到有效控制时,取得成本一般不难确定。资产的使用年限和残值要经过一定的控制程序来判断。残值的估计一般应以取得固定资产的转卖行情或前几年的经验为依据,也可事先制订一种符合公认会计原则的折旧处理会计方针。固定资产报废的控制最佳方法是设置一种财产报废工作通知单,规定任何固定资产的保管或使用人员在没有得到一张经过审批的废弃工作通知单前,不得擅自放弃任何一项固定资产。固定资产的改良和修理上要有明确的划分。

3、会计控制系统的建立。财务部门应按财务制度规定”制定固定资产目录”,在目录中应标明企业对固定资产的划分、分类及有关情况。每项固定资产都应设置卡片,对其详细说明,如固定资产的存放地点、购入或建造的日期、相应的凭证或工作单号码、资产的价值、计量单位等。另外,固定资产登记卡上应增设”折旧计提”栏。因为,当前许多企业采用的都是分类折旧法,并不对个别固定资产折旧情况进行明细登记,而且有些折旧率又随财务体制改革一改再改,因此对于个别固定资产的折旧程度无法掌握,以致出现已提足折旧的固定资产继续在提而未提足的又提前报废现象;对一些中途发生意外损失而报废的固定资产和向外投资的在用固定资产无核实其净值等情况。为此,建议企业在固定资产登记卡上增设”折旧计提栏”,这样,就能很容易得知其净值,可用分类折旧率乘个别固定资产原值计算出个别折旧额,这样就能够以卡代账,简化了建账手续。

会计部门要设立总账、明细账,有关固定资产的增减变动和实有情况都要在账务上如实反映,保证账务与实务相符合。总账、明细账、固定资产目录和卡片要形成一个完整的系统,固定资产的来笼去脉都要经过会计记录加以控制,做到账、证、目录、卡片相统一,防止不法分子钻空子,保证固定资产的完整、安全。在一定意义上讲,会计是一个管理控制系统,控制功能是会计的突出功能。针对当前固定资产管理上的混乱,企业应充分地、有效地利用会计控制的功能。

4、人事控制系统的建立。内部控制系统是一个人造系统,而非自然系统,固定资产内部控制系统同样离不开人,其最大的特征在于为实现既定目标所采取的各种措施、程序、方法、制度都是由人来制定和执行的。有了好的控制制度,还要有高素质的人员来发挥该系统的功能。因此,在固定资产的管理人员和财务人员的选择、任用、培养等要严格考核,采取严格的控制措施。

5、内部审计制度的建立。内部控制系统要组成一个完整的体系,还少不了一个重要的有机组成部分,那就是内部审计,也就是要求企业对于固定资产的管理要建立一个独立的,咨询性的内审机构,直接对本企业最高管理当局负责,对固定资产的内部控制制度进行经常性评价。其评价的依据是固定资产内部控制制度的建立是否合理、严密,执行制度是否认真。如果某个部门的控制制度是妥善的,在测试中证明是被认真贯彻的,则可对该部门固定资产内部控制制度给予肯定;如果在测试中发现某些部门的内部控制制度松弛,或虽有制度而不严格遵循,形同虚设,有可能存在漏洞和弊端,内审人就应当向企业管理机构反映情况,并提出合理化建议。这样才能使固定资产内部控制有效进行,形成一个系统。

经过建立上述关于固定资的的五项控制制度,就形成了一个完整的固定资产内部控制系统。系统内的五个组成部分相互影响,相互制约,密不可分。它们相互配合,共同实现对固定资产的控制目标。本章测试一、名词解释【略】1、固定资产