1文档管理监理细则

梧州年产30万吨再生铜冶炼工程PAGEPAGE25武汉威仕工程监理有限公司WISESEngineeringSupervison&ManagementCo.,Ltd.梧州年产30万吨再生铜冶炼工程（一标段）信息与文档管理监理细则编制人:审批人:武汉威仕工程监理有限公司梧州年产30万吨再生铜冶炼项目监理部2010年12月15日目录前言一、信息管理准则二、信息管理流程图信息管理的内容、方法、措施文档资料归档内容与整理要求文档资料收发及程序六、文档资料回复时限七、文档资料归档时限附件一：施工技术资料报签流程附件二：建筑工程管理文件及变更、洽商流程规定前言工程建设项目管理的主要途径是控制，控制离不开信息，信息管理工作是项目管理的重要组成部分。根据信息管理在项目管理工作所处的重要基础作用，其核心是通过信息了解工程的现实情况即目标值的执行情况，将他们进行比较，找出差异，消除和预防产生这些差异的原因，使总体目标得以实现并为建设工程进入生产期留存可供参考的有效建设过程记录。为了加强本项目的信息管理，我们不仅要求信息工程师，负责收集和整理过程中的所有信息，并强调全员参与作好信息管理工作，同时为了提高信息管理工作的效率，管理机构还将采用先进的现代化手段以尽量缩短信息的传递的时间，建立信息化共享平台以增强信息管理的效应作用。一、信息管理准则；1）及时性原则，信息的收集、整理、存储与传递必须快捷及时，能起到对管理的支持作用；2）真实性原则，信息的内容必须保证真实可靠，真实反映工程项目实情；3）完整性原则，信息的组成部分必须是完整的；4）可追溯性原则，信息的标识必须明确，具有可追溯性；5）易于保存原则，信息的载体必须易于和方便保存。信息管理流程图（详见下页）信息管理流程图信息的收集、整理N信息的审核、确认制定《信息管理规定》制定《信息分类与编号标准规定》制定《信息档案分类目录》Y进行信息的分类进行信息编号存档（必要时进行备份）进行收、发文登记同时更新清单报送/分发相关方整理、装订、形成档案档移交三、信息管理的内容、方法、措施1）信息管理工作内容序号工作内容对应工作范围一建立信息管理流程绘制流程图并规定各个流程的工作内容二建立信息管理的各项规定制定《信息管理规定》制定《信息分类与编码规定》制定《工程分级与编码规定》建立《信息档案分类目录》等基础管理依据三信息的收集政府、机构、协会来文等；包括与本项目工程有关的设计文件、各种来函、工程数据、各种管理记录、电子邮件、传真、音频记录、照片等四信息的整理对信息的真实性、版本有效性等进行确认；检查信息载体的完整性；五信息的编码与分类按规定进行分类，并进行编码与编号六信息的存储与传递对信息载体文件进行存盘，必要时进行备份；按规定流程范围报送/分发相关方；进行收、发文登记；更新对应档案清单；七信息的移交按照规定或要求整理并装订后进行移交；留存经移交和接收双方签字确认的移交详细清单备查；八记录并形成会议纪要整理工程例会、专题会议并整理形成会议纪要，并及时分发到相关单位或部门；九及时提交各种报告及时编制项目管理周期报告，项目周报是项目管理机构向业主按期汇报工程情况的综合性文件，项目管理周期报告由项目经理组织各个管理部门共同编制，由信息管理部门汇总整理后由项目经理审核签发报送及时提交其它需要提交的报告2）信息管理的方法与措施表序号管理内容方法措施一确保信息的清晰、条理化建立信息编码系统制定信息编码规定、明确信息流程、及时归档、登记分类清单二确保信息的准确性进行信息确认，必要时进行信息对比制定信息确认制度，要求信息提供者必须签认，对多源头信息进行比对确认三避免信息文件遗失建立电子备份设立专属计算机，建立电子备份，对非电子文件采取照相、扫描等数码技术备份电子文文件四提高档形成效率建立电子工作模板制定与岗位相适应的、高效的、简洁的电子工作模块五实现文档标准化建立文文件标准模板制定文文件标准模板规定并要求执行，对非标准化档不予受理六提高信息传递效率建立项目专属局域网络设立项目管理局域网络，规定文件在不同管理层次的流转和处理时间；对非电子文件实现数码化现行送达，纸质档随后签送的方式以缩短纸质文件信息的流转时间七最大化实现信息共享建立信息共享平台使用项目管理软件，建立共享平台八确保信息的完整性全员参入信息管理，相应岗位对信息文件的完整性负责工程档案进度与工程实体进度同步，不同步的不予验收九确保信息文件收集的及时性对各种文件的提交规定周期和时限在合同中予以文件的提交周期和时限，并与费用支付挂钩考核四、文档资料归档内容与整理要求项目监理部归档资料共分为六大类四十一卷，具体如下：1、综合类第一卷各单位来文，包括：政府部门、建设单位（业主）、总包单位、施工单位、其他相关单位发来的函件、通知、报告、规定、联系单等。政府部门来文：凡政府部门来文均归属此类，其内可再按照不同来文单位归类分别用燕尾夹分开，目录应分单位整理；建设单位（业主）方来文：凡建设单位来文均归属此类，其内可再按照函件、通知、规定、联系单等归类分别用燕尾夹分开，目录应分别整理。总包单位/施工单位方来文：凡总包单位/施工单位来文均归属此类，其内可再按照函件、通知、规定、报告、联系单等归类分别用燕尾夹分开，目录应分别整理。其他相关单位方来文：除上述已经明确的参见单位之外的其它所有相关单位的来文均归属此类，其内可按照不同来文单位归类分别用燕尾夹分开，目录应分单位整理。第二卷监理规划及监理细则：包括监理规划及各专业、各阶段的监理细则、质量计划等；应按照制定时间的先后顺序予以编号登记和建立目录。第三卷监理报告包括项目监理部的对外发出的各种报告，其内应按照不同类型的报告如：监理月报、监理周报、监理阶段性报告、专题报告等分类按照发出的时间先后顺序予以编号登记和建立目录。第四卷监理综合性记录文件，主要包含有：监理工程大事记、监理备忘录、监理日记等，监理备忘录按照形成时间先后顺序予以编号登记建立目录；监理工程大事记应按照监理工程发生的各主要节点和大事件顺序记录；监理日志按照不同人员的记录按照先后形成顺序登记建立目录，并应在备注中注明各本的记录起止时间。第五卷会议纪要，主要包含各方形成的各种会议纪要其内可按照不同单位签发分类后在按照工程例会纪要、进度专题会议纪要、协调专题会议纪要、技术专题会议纪要、质量专题会议纪要等类型分别登记建立目录。第六卷设计文件，包含内容有设计图纸、设计变更、设计交底、图纸会审记录、设计备忘录等与设计部门发出的技术文件，由于设计图纸量大，所有图纸采用档案袋另行按设计单元分专业装袋后粘贴标签，其中一套发对应专业工程师，一套项目监理部统一留存管理备查，同时，形成来图清单进行登记建立目录；设计变更应按照与图纸一致的原则按照受到的先后顺序进行登记建立目录；设计交底、图纸会审记录、设计备忘录以及其它设计来文均按照收到的先后顺序登进建立目录。第七卷其他技术文件，主要包括初步设计、地质报告、设备技术附件等一般都会量大而且装订成册，故均可采用档案袋另行装袋后粘贴标签留存管理，同时，按照不同类型文件及收到先后顺序进行登记建立目录。第八卷项目监理工程行政许可文件，包括项目工程施工许可证、监理项目登记表等；按照形成时间先后分类登记建立目录。第九卷开竣工文件，包括开工令、开工申请报告、竣工报告、暂停令、复工令、移交证书、竣工备案证书等，该部分文件存档件必须是原件，其内按照不同工程部位分类和形成时间顺序登记建立目录。第十卷施工组织设计及施工专项方案包括：施工组织设计及报审表、施工技术方案及报审表等，其内按照不同施工单位分类以报验签批完时间顺序登记建立目录。二、合同类第十一卷合同文件包括监理合同、总包合同、施工合同、分包合同以及其它各类相关建设工程合同，其内按照不同类别分类予以登记建立目录。第十二卷资质报审文件包括总包、施工单位的公司资质及管理人员报审表及其附件，按照不同单位分别采用燕尾夹分开，并予以登记建立目录。第十三卷合同事件文件包括与合同有关的协商记录文件、合同变更文件、合同事件处理记录文件等，按照对应合同分别采用燕尾夹分开，并再按照不同文件分别按照时间顺序编号登记建立目录。三、进度类第十五卷进度计划文件包括总网络计划、专项进度计划、节点进度控制计划、月进度计划以及其它进度计划，按照不同单位、不同类型计划分别采用燕尾夹分开，并予以登记建立目录。第十六卷进度管理包含工期索赔、工期变更资料、进度监理工程师通知单、进度处罚通知单、进度专题会议纪要等按照不同类型文件分别采用燕尾夹分开，并予以登记建立目录。四、质量类第十九卷质量管理包括施工设备报验、施工特殊岗位人员资质报审、施工、检验单位考察报告等按照不同类型文件分别采用燕尾夹分开，并予以登记建立目录。第二十卷质量报验包括测量报验资料，按照工程子项、分专业以及报验先后顺序予以登记建立目录。第二十一卷质量报验包括原材料、半成品、设备报验，按照工程子项、分专业、材料（设备）类别以及报验先后顺序予以登记建立目录。第二十二卷质量报验包括检测资料、施工质量试验按照工程子项、分专业、检测（试验）类别以及报验先后顺序予以登记建立目录。第二十三卷质量报验包括桩基验收记录、地基验槽记录、隐蔽工程记录按照工程子项、分专业、类别以及报验先后顺序予以登记建立目录。第二十四卷质量报验包括工程质量报验单检验批，按照工程子项、分专业、类别以及报验先后顺序予以登记建立目录。第二十五卷质量报验包括分项工程报验资料、分部工程验收记录、中间交接及单位工程竣工报验资料，按照工程子项、分专业、类别以及报验先后顺序予以登记建立目录。第二十六卷质量报验包括砼统计表、砼浇筑资料按照工程子项、分专业、类别以及报验先后顺序予以登记建立目录。第二十八卷质量控制控制文件，包括监理质量控制计划、项目单位、分部、分项工程划分质量计划按照工程子项、分专业予以登记建立目录。 第三十卷质量控制文件包括监理工程师检查记录、监理旁站记录按照工程子项、分专业、类别以及先后顺序予以登记建立目录；第三十一卷质量控制文件包括监理工程师质量通知单及整改回复、事故处理文件、质量缺陷处理文件，按照发出的先后时间顺序予以登记建立目录；五、投资类第三十二卷投资控制文件，包括总包、施工单位提交的资金计划，按照提交时间先后顺序予以登记建立目录；第三十三卷投资控制文件，包括工程概算、工程预算文本，按照子项工程予以登记建立目录；第三十四卷投资控制文件，包括工程计量报表与支付申请及监理支付证书，按照不同承包商分别编号及签发时间先后顺序予以登记建立目录；第三十五卷投资控制文件，包括中间结算、竣工结算，按照工程子项、分专业予以登记建立目录；第三十六卷投资控制文件，包括工程签证单、费用索赔资料按照工程子项、分专业、以及六、安全类第三十七卷安全管理文件，包括各方制定和下发执行的各项安全管理制度与规定，按照制定单位分类，并按照制定先后时间顺序予以登记建立目录；第三十八卷安全管理文件，包括安全检查记录，按照形成时间顺序予以登记建立目录；第三十九卷安全管理安全管理文件，包括安全周期报告按照形成时间顺序予以登记建立目录；第四十卷安全管理文件，包括安全整改通知及回复按照形成时间顺序予以登记建立目录；第四十一卷安全管理文件，包括安全事故分析及处理报告按照形成时间顺序予以登记建立目录；备注：1、以上各项内容可酌情增减；2、以上各卷均应由总监理工程师或监理工程师签署后交由资料员登记汇总存档。五、文档资料收发及程序1、文档资料收发放规定：a、所收发的文档资料必须有统一编号（按上述编号原则编号）；b、所收发的文档资料同类文件必须使用统一表式或格式；文档资料收发程序：详附件一：施工技术资料报签流程附件二：建筑工程管理文件及变更、洽商流程规定六、文档资料回复时限1、一般技术资料1～3天；2、特殊技术资料（重大施工方案）3～7天；3、一般经济文函1～3天；4、特殊经济文函（如工程预算）7～15天；七、文档资料归档时限所有文档资料需在签署完毕后24小时内归档。武汉威仕工程监理有限公司梧州年产30万吨再生铜冶炼工程项目监理部2010年12月附件一：施工技术资料报签流程所有技术资料报签均由各施工单位各子项施工员来整理、报签。（包括取回）哪个环节发现问题，都可及时返回予以纠正，再补报签。报业主方经过总包、监理签认后由施工单位报总包资料员，总包资料员报业主资料员，业主资料员根据内部管理报主管领导签批，然后返回总包资料室，再返至施工单位。施工单位将各方签批（盖章）的资料报监理资料员。（复印件即可）各环节一般停留一天（特殊情况除外），施工组织设计及专项施工方案各环节一般不超过三天（特殊情况除外）。施工技术资料报签流程图总包专业工程师总包专业工程师施 工 单 位 施 工 员总包项目经理专业监理工程师总 监总包资料员业主资料员业主主管领导返返送监理资料员统计纠正纠正返附件二：建筑工程管理文件及变更、洽商流程规定针对各施工单位建筑工程管理文件格式各不相同，对变更、洽商流程不清晰的情况，我公司为规范管理，决定统一格式并规范化。表格格式及填写方式以中国建筑工业出版社出版的《建筑工程管理文件资料形成及常用表式》为准。对于表格上没有总包签字栏的，增加总包管理工程师签字栏，必要时增加总包项目经理签字栏。附件：《工程变更单》《地基验槽检查记录》《地基处理记录》《工程联系单》《工作联系单》《工程签证单》《工作指令单》《变更（现场签证）申请单》一、工程变更单说明本表适用于参与建设工程的建设、施工、勘察设计、监理各方使用，在任一方提出工程变更时都要填写该表。在建设单位提出工程变更时，填写后由工程项目监理机构签发，必要时建设单位应委托设计单位编制设计变更文件并签转项目监理机构；施工单位提出工程变更时，填写本表后报送工程项目监理机构，项目监理机构同意后转呈建设单位，需要时由建设单位委托设计单位编制设计变更文件，并签转项目监理机构，施工单位在收到项目监理机构签署的“工程变更单”后，方可实施工程变更，工程分包单位的工程变更应通过总包单位办理。填写内容及要求：变更原因及变更内容为实际要解决的问题，文字较多时，以附件的形式附在后面。本表的“附件”应包括工程变更的详细内容、变更依据，对工程造价及工期的影响程度，对工程项目功能、安全的影响分析及必要的图示。当工程变更内容较为简单时，可直接填在本表“附件”栏中。“提出单位代表人”应为本工程的项目负责人，提出单位一般为建设单位、设计单位的项目负责人、施工单位的项目技术负责人、监理单位的项目总监理工程师、设计单位的工程设计项目负责人等在本表上签字，此项工程变更才生效，必要时可增加附页。“一致意见”栏应经有关各方协商，达成一致意见后由监理单位填写，并经相关建设单位的项目负责人、施工单位的项目负责人、监理单位的项目总监理工程师、设计单位的工程设计项目负责人等在本表上签字，此项工程变更才生效，必要时可增加附页。施工单位签字仅表示对“一致意见”的签认和工程变更的收到。当工程变更与设计单位无关时，可不经设计单位项目负责人签字。工程变更无论哪方提出，按建设工程监理规范要求，均应签转项目监理机构，通过项目监理机构签发至有关各方。本表由提出工程变更的单位填报，份数视涉及单位多少而定。对于开口合同在办理工程变更单时要先办理《变更(现场签证)申请单》，经过建设方批复《工作指令单》后，按照指令单的指令施工，并且指令单作为费用结算依据及办理签证依据。二、地基验槽检查记录说明本表用于建筑物基槽检查记录，对建筑物进行施工验槽时用此表记录。检查内容包括基坑位置，平面尺寸、持力层核查、基底绝对高程和相对标高、基坑土质及地下水位等，有支护桩或桩基的工程还应进行桩的检查。地基验槽检查记录应由建设、勘察、设计、监理、总承包及施工单位共同验收签认。如地基验槽未通过，需要进行处理时，应由勘察、设计单位提出处理方案，并填写地基处理记录表格填写注意事项：工程名称：与施工图纸中图签一致。验槽日期：按实际检查时间填写。验槽部位：按实际检查部位填写。若分段则要按轴线标注清楚。检查依据：施工图纸、设计变更、工程洽商及相关的施工质量验收规范、规程，本工程的施工组织设计、施工方案、技术交底等。验槽内容：根据提示内容填写持力层与设计是否相符，基底标高，基底土质情况，桩位置、类型和数量，承载力情况或土壤密实度情况等。检查意见：检查意见要明确，验槽的内容是否符合设计和规范要求要描述清楚，然后给出检查结论。在检查中一次验收未通过的要注明质量问题，并提出具体的处理意见。对需要进行地基处理的基槽，处理完成后还需要再办理一次地基验槽记录，在“验槽内容”栏，要将地基处理的洽商编号写上或将其作为附件在后面，具体的处理方法等要描述清楚。本表由施工单位填报，其中“检查意见”由设计单位、勘察单位、监理单位填写。有关单位负责人签名负责，注明日期。三、地基处理记录说明本表是地基开挖后或未开挖前，设计单位发现地质勘察报告不符合实际要求或在施工中发现局部地基不符合设计要求时，提出处理方案，施工单位按处理方案处理的施工记录用表。地基处理一般包括地基处理方案、地基处理的施工试验记录、地基处理检查记录。处理结果应符合加固的原理、技术要求、质量标准等。基槽挖至设计标高，经勘察、设计（总包）、建设（监理）、施工单位共同验槽，对实际地基与地质勘察报告不相符或不符合设计要求的基槽，拟定处理方案并办理有关洽商。地基处理的几种方式和要求（1）、灰土、砂、砂石三合土地基处理应有干密度或贯入度试验记录，并有最大干密度、最佳含水率的记录。（2）、重锤夯实地基应有试夯报告及最后下沉量和总下沉量记录。试夯后，分别测定和比较坑底以下2.5m以内，每隔0.25m深度处的夯实土与原状土的密实度，其试夯密度必须达到设计要求;试夯过程中应做好施工记录，试夯结束后应提出试夯报告。（3）、强夯地基应对锤重（常用：10—25t；最大：40t）、落距（5—9m）、夯基点布置及夯击次数做好记录。土壤影响深度、密实度应达到设计要求。填表注意事项（1）、处理方式及要求：将共同商定好的地基处理方案和具体要求填上。（2）、处理部位及简图：将处理的部位轴线位置和标高写明，并配上简图。（3）、处理前状态：应将处理前得原土标高，土质状态和特性明确。必要时用照片、录像记录下来。（4）、处理过程简述：应将处理过程中每一重要的步骤写上。如发生问题也应如实记录其过程及处理情况。（5）、处理结果及实验数据：应对处理后的地基进行有关测试，以确定处理后能否达到预期要求，并将实验得出的数据、处理结果明确写出。（6）、设计、监理、施工单位负责人签名认可，注明日期。四、工程联系单1、本表用于甲乙双方日常工作联系。需要建设、监理、总包、设计、施工单位签认，用于联系工程技术手段处理，工程质量问题处理，设计变更等的函件。一般由施工单位出具联系单经过总包单位办理，收件单位均要依据具体情况应予以及时回复。五、工作联系单1、本表用于公司之间工作问题往来的一种单据，用于告知某件事情或确认某件事，一般不涉及经济，不直接作为工程决算依据。收文单位对于本表不应拒收，对于本表中有异议的问题可以发文提出，对于有要求回复的联系单应予以及时回复。六、工程签证单1、开口合同在办理工程签证单时要先办理《变更(现场签证)申请单》，经过建设方批复《工作指令单》后，按照指令单的指令施工，并且指令单作为费用结算依据及办理签证依据。变更(现场签证)申请单编号：合同名称：合同编号：承包商：日期：所更改的工作内容（包括图纸/规格参考索引）：更改原因：施工单位：对承包商计划的影响：[]无影响 []有影响 天数项目技术负责人：项目经理：总包单位：对承包商计划的影响：[]无影响 []有影响 天数专业工程师：项目经理：监理单位：对承包商计划的影响：[]无影响 []有影响 天数专业监理工程师：总监：建设单位：对承包商计划的影响：[]无影响 []有影响 天数建设单位现场代表：建设单位项目经理：注：1、变更申请单由申请单位填写；2、本单中的变更内容及数量以工作指令单或工程签证中的最终审核量为准；3、本单并非对工程变更的正式批复，正式批复见指令单或变更/签证单。统表B01-11工程变更单工程名称：编号：致：(监理单位)由于原因，兹提出工程变更(内容见附件)，请予以审批。附件：提出单位代表人：年月日一致意见：建设单位负责人：年月日总包项目经理：年月日设计负责人：年月日总监理工程师：年月日施工技术负责人：年月日注：本表由提出洽商单位填写，建设单位、总包单位、施工单位、监理单位各保存一份。工作指令单编号：合同名称：合同编号：承包商：日期：所更改的工作内容（包括图纸/规格参考索引）：更改原因：附件如下：□被批准的项目变更申请单；□其它（请注明）：总包单位管理工程师：项目（施工）经理：日期：专业监理工程师：总监理工程师：日期：建设单位现场代表：建设单位项目经理：