秘书学复习题参考标准答案

秘书学复题本次学期考试以中央广播电视大学出版社出版、张玲莉主编的《秘书理论与实务》为依据。考时间为90分，考试形式为闭，考试题型有：填空题、判断题、选择题、简答题，案例分析题。一、填空题：、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是社会管理组织的出现二是文和公文的现、公文处理包括收处理、发处理和公管理三个基本环节。、礼仪基本内容包括仪、仪表、仪姿仪态和气风度。、办公室管理包括四个要素：组目标、符合目标的运转方式、管理人、科管理手段。、秘书是在各种社会组织中，为领导者或私人办文、办和办的谋助手。、秘书人员的职道德秘书人员在职业活动中应该遵守的行为规范的总和，体现了秘书工作者对社会承担的道德责任和义务。、会纪要，用于记载、传达会议情况和议定事项。、调报告是某一情况、事件、经验或问题，根据市场调查研究成果而写出的有情况、有分析的书面报告。、我国现行的13种政文中最型的上行文种是告和请示，可上行又可下行，还平行的公文文种是通。办室布局一般有封闭式和开放式两传的办公室主要是封闭式的现在较多采用开放式布局。11、秘书在商务场合的着装应做到四个协调：与环协调、与社会角色协、与自身条件协调、与时节协调。、秘书工作的主要构成要素可以概括为办、办和办。、一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准：方、整舒适、和统一、安全。、秘书面临的沟通有两种形式：纵向沟通、横沟通。务谈判通常包括导入阶段、概阶、明示阶段、交阶段、协阶段、协议阶段。二、判断题：、通知是最为常见的行政公文，属于知照性公文）、通告的使用范围大于公告）、缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印和用印、会议记录是记载、传达会议情况和议定事项的公文、公文处理包括收文处理、发文处理和公文管理三个基本环节、会议具有必要性、适宜性、合法性、可行性等特征）、公文处理要遵循及时、准确、公开、统一、简化的基本原则、启封是秘书特有的职责，单位和领导的所有文件、信件，秘书人员都有权拆封、文稿经领导签发即成为定稿，文稿据此可以生效）

、文件用印要核实份数，超过份数的文件不能盖印，并要及时销毁11、接待通常包括五要素：来访者、来访意图、接待地点、接待任务、接待方式、下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通礼是人们在日常活动特别是交际活动中表达敬意问致祝愿慰问等时惯用的规则。（╳）、握手应遵循“尊者决定”的原则，即由身份尊贵的人决定双方有无手的必要、跨部门的横向沟通通常采用会议、备忘录、报告等形式，其中报告最经常采用的沟通形、开放参观活动是指将组织内部有关场所和作业程序对外开放的活动、一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准：方便；整洁舒适；谐统一；安全(）谓办公自动化是利用计算机信自动控制等技术与设备现办公业务的自动化）、宴请和会谈的座次安排一般应遵循国际上“主左客右”的惯例安排我办公自动化自20世年代开始发展大经历了从打字机电脑到网络技术的普遍应用等三个阶段）、秘书是在各种社会组织中为领导者或私人办文、办会、办事的参谋助手√）、印章最早出现于先秦时期，印章管理制度以唐代规定最为严格和具√)、贴黄是宋朝首创的公文纠误制度，就是在文书的写错之处贴上黄纸然后改正、请示具有一文一事、请批对应、事后行文等特点）、礼貌是礼节的基础，礼节是礼仪的基本组成部分，礼仪在层次上要于礼貌、礼节，其内涵更加深广。(√）、秘书面临的沟通有两种形式：纵向沟通和横向沟通(√）、印章是一种标志，具有权威作用、法律效力和凭证作用√）、社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件(√）、我国秘书制度创立于秦汉、发展于魏晋南北朝，成熟于唐宋，完备明清√）、我国最早的秘书机构产生于唐代）、拟办工作通常是由秘书人员承担）、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问(√）、商务交际的礼节与礼貌主要包括：致意、介绍、握手、寒暄等√、在落款处加盖的印章要“骑年盖月示庄重、严肃，并防止他人弊√）、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构——太史寮(√）、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是文字的出现；二是公的出现、为他人作介绍时，应将男士介绍给女士，将职位低者介绍给职位高√）、总结表彰会的会场布置应该喜庆、热烈(）、贺信既可以宣读，也可以通过邮寄送达对方(√）、值班时应做到：准确、严谨、及时、热情(√）三、选择题、我国最早的秘书机构产生于）A商朝战国C、秦朝D、汉朝、BCD)的出现是秘书活动产生的前提条。A皇帝B、社会管理组织文字D、公文、贴黄是（D）创的公文纠误制度，就是在制敕等文书的写错之处贴上黄纸，然改正。A商朝秦朝C、汉朝D、唐朝、指出下列不属于秘书工作主要内容的选项ABDA办文B办事、证D办会

、汉末曹操为魏王时，设书由指物转为指人。A太史尚书C、丞相D、秘书令、请指出对公文处理的特点说法错误的一项）A政治性B时限性C、公开性D、规性、代表大会的会场布置要体现的是）气氛。A庄严肃穆B热烈喜庆C、严隆重、自由活泼、下列选项不属于公文处理的作用的一项是D助作用B.枢纽作用C.查考作用D.总作用、下列程序中不属于发文处理阶段的是DＡ．拟稿Ｂ．审核Ｃ缮印Ｄ．批办、下列选项不属于会后工作的一项是AA清理会议文件B离会与送别C、写会议记录D、会议工作总结11、法规性公文以（A）期成文日期。A签发B、用印、准D、定、官印被作为公文有效性的标记，是从（B）开始的。A商朝B汉代、朝D宋朝）是指主要领导人对审核过的文稿进行最后审阅，并签同意发文。A批办B注办、发D分发、横向沟通最经常采用的沟通形式是（A面谈B会议备忘录D、报告、下列选项不属于商务交际的礼节与礼貌范畴的是（CA致意B、介绍C、宴请D寒暄、下列选项不属于办公室的办事原则的是A服务原则B、高效原则、保密原则D、散原则、下列选项不属于办公室日常事务管理的是A邮件管理B、值班管理、信管理D、后勤理、下列选项不属于目前在办公领域使用的信息采集设备的是（DA计算机B、扫描仪C数码相机D打印机、下列选项不属于公文处理的作用的是（AA参谋作用B、手作用、纽带作用D查考作用者决定”的原则适用于CA致意B、介绍C、握手D寒暄、下列选项不属于秘书职业着装TOP”原则是（DA整齐的B适合殊场合的、舒适愉快的D、高级、下列中不符合设计合理的办公室环境标准的选项是（DA方便B、安全、整洁舒适D、华、接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是CＡ、告诉他打错了，然后挂电话。Ｂ、告诉对方你的号码是什么。Ｃ、仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。Ｄ、诉他，查清楚号码再打。、下列中不属于公文处理的基本环节的选项是CA收文处理B、发文处理、办文处理D、文管理、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构（AA太史寮B丞相府C尚书台、太尉府

、请选择对“签发”说法错误的选项C）Ａ、签发属于发文处理的环节。Ｂ、是对文稿进行最后审阅并签字同意发文。Ｃ、由办公室负责人对文稿进行签发。、文稿经签发即成为定稿，文件据此可以生效。A）用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。A报告请示C、函D、查报告四、简答题、秘书活动产生必须具备的条件是什么？答：第一，秘书活动产生的前提条件，即社会管理组织的出现。第二，秘书活动产生的必要条件，即文字和公文的出现。、我国古代秘书活动的基本特点有哪些？答一）古代秘书机构变动频繁（二）古代秘书人员选拨较严（三）古代秘书制度在发展中走向完备、请简述秘书工作有什么作用？答：、参谋智囊的作用、事务助手的作用、枢纽的作用、协调的作用、窗口的作用、信息的作用、请简述秘书职业道德规范的具体内容是什么？答：秘书职业道德规范的具体要求可以表述为：（一）文明礼貌（二）爱岗敬业（三）诚实守信（四）办事公道（五）勤俭节约，消费有度（六）遵纪守法，熟知熟用法规（七）团结协作，互助友爱（八）实事求是，勇于创新、请写出我国现行的种行政公文文种。答：命令（令定公告、告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、录取和会纪要。、会议纪要与会议记录有什么区别？答：会议纪要与会议记录的区别有四：一是性质不同。二是内容的繁简程序不同。三、形式有不同。四是处置方式和作用不同。、请简述会务工作的原则答：认真领会领导意图和会议的指导思想；熟悉和掌握会议的组织领导情况；协助领导拟定会安排；

精心组织，周以服务；重视并妥善做好会议的善后工作。、请简述接待工作的原则答：、热忱大方，注重实效、认真负责，细致周到、确保安全，内外有别、勤俭节约，讲究礼仪、请简述商务谈判的特点答：一、共同性和目的性二、排斥性与合作性三、差异性与竞争性四、互惠性和均等性五、多变性与随机性、请简述办公室的办事原则答：第一，服务原则第二，高效原则第三，保密原则第四，统一原则11、请简述公文处理的程序。答：、收文处理：包括签收、启封、登记、分送、拟办、承办、催办、注办等主要工作程序。、发文处理：包括拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等环。、公文管理：包括公文的统一管理、文件的日常管理、会议的日常管理、会议文件管理、汇编公文、公文的存放与保管。、请简述会见与会谈的区别答：第一，身份要求不同。第二，目的不同第三、约束力不同五、案例分析（一）意外的电话这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会司有规定在开董事会时会参加人员一般不电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要孙总商量。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要12点才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？c、李总，请您稍等一下，孙总刚散会，我马上帮您去找找。、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话！e李总，实在对不起，我们孙总不在公司。

问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析参答：题最选是C。选之以合，要没考到方感。方想既你们总公，不是在会那什就能几钟接电呢你不经高喊“用就上”口吗为么这时你会事一比的重呢对可越越生。以尽于回的气委，度恭但这的答然不适。选也不适对可觉自己得烧毛，要到二钟那里定是滋。选明显合，因公有定领人开时般接话，雪经总意答对，那仅反公规，且非草的如孙不接话，她如答客呢选也是合的于这回多会对觉得总不意他电或是有回他如对出猜，就利双今的作选是比合的因当雪这种式答户后她可去孙悄汇，取他的示如孙认事不，愿去电，么于就可这回对：实对起这儿知总哪去，头着总我就您个话，看样以？”如孙愿来，雪可说刚到孙。样答雪可做滴水漏进自。（二）某领导机关要求秘书部在一周内将工作意见拟好发文A书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的费秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？答：1A秘书成失误的原何在？一是他可能是不清公文处程序不清楚是此文的签人—他为业务门负责人审核可以发文，以他违了基本操作程：工意见作为政公文，该由主管部门的主领导审签，议上审的内容都需主管领签发。二是他可能是自作张——他以为领导把意见得很明了，己也已会得很明白了，业部门负责人审核了应不会有事，于是自作主张。反了多报多请示的原则：报请示既是作的要，也是领导威的体。三是他明白事情再也要按序按制度办道理。对于秘从业人员的示1对于文件等律性资，必须慎重策，反修改，谨慎事。2

一要自有确位明自只领身一身比特殊工人，能替导不自主，要以为会领导意图可以超程序办事。3秘书要学会护领导威，同时规自己的务风险。4

二要强务的习清办程，书不要学会文、会，还学会办事。5、是务部门负责人要认负责，此案例来说如业务门的负责人文件处单上签“请呈某某导签发，就不会出上述情了。

（三）办室主任老宋把会议一准备工作都作了安排了开会的前一天然因公必须外出临行前，他反复交待要认真仔细地检查会场，秘书们都点头答应。大开幕那天，仍不放心的老宋还是赶了回来。到主持大会者宣布奏国歌时，扩音器传上的却不是国歌，当场人惊呆了。原来音设备没有检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道“起来，不愿………”指挥与会者唱国歌，人们这才从国歌声中把思想集聚到会场上来。请你谈谈你对此事的看法。参考答：秘书会务作中，前、会间的作服务是紧密相连，必须互衔接，整体推进避免出现差。这样才能保证会质量。何一个环节任何一具体事务上出现差和疏漏，都能会影会议的效果（四）某单位领导与刚来的客商正在会客厅里寒暄，秘书前来泡茶。他用手指从茶叶筒中拈了茶叶，放入茶杯内，然后冲上水……这一切，领导和客商都看到了。领导狠狠地瞪了秘书一眼，碍于客商在场而不便发作。客商则面带不悦之色，把放在自己面前的茶杯推得远远的，同时说染了我的肠胃!”领导知道自己属下做事欠妥，所以得忍气吞声。谈判时，双方讨价还价。领导一时动怒，与客商发生争执。秘书觉得自己作为单位的一员，自应该站在领导一方，于是与领导一起共同指责客商。客商拂袖而去。领导望着远去的客商的背影，气得脸红脖子粗，冲着秘书嚷你的福，好端端的一笔生意，你给毁了，唉!秘书丈二和尚摸不着头脑，知道自己有什么失误，他为自己辩解，怎么啦客商是你得罪的，与我何?问题：请问这位秘书在接待礼仪上有哪些失?你认为应该怎么做？参答：书门组的口门，书员日接工作讲礼，于强导群众联，切织公的系树良的织象分要。书于访客，做热情诚、礼待在待作必开脑，合虑把工做面俱、致微另外在待程，确每位宾安，包饮安。案中秘用指茶给商茶不注饮卫，说是个较的动但直影了客眼的象之在判程，秘一指客商更激了商损了织的象（五）会谈超时按昨天下午下班之前定好的日程安排总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈定联合开发新产品的一些原则问题十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面决品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已给客人加水的名义来到老总的办公室向老总暗示另外的客人已到老对于雪的暗示一点反映也没有是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几写法：a总李总已到。你已经超过30分了总李总已。还让李总等多久？”c总李总已到。李总已经得有些不耐烦了，我怎么答复人家？”总李总已。你去接待李总吧，刘总我来接待e总李总已到。我怎么向他解释？”对于于雪的以上几种写法，你认为哪种写法比较合适，请说明理由，并对其他几种写法进行评。参考答：本题的最选择是。

选A看上去似乎是在提老总实际上暗含了于雪老总超的不满的确作为老总需要守时的但老总了某种需要有意多刘总聊聊，便建立融洽的关系也是可理解的，所，在这情况下秘书能对老产生抱怨。选与差多，只过于雪是借总来表自己的不满所以也合适。选明是错的，为于雪为秘是无权上司做指示，管她这能是一番好意。选是不合适，老在谈兴正浓时候是可能于雪什指示的而且作为秘书于雪不应该将这问题上给上司。选之以最适，因为于没有让老总难。总在看到“还让李总多久？”的纸条，只要在上写上5分钟”或“分钟就行了，而要回答怎么办或“怎么复对方这类问。作为书要尽量让司多做择题少做问题。(六一上,某司董事长突然收到一封非常无礼的来信信由一位与公司交往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫让她记录自己口述的回信：我有想到会收到你这么不讲理的,管我们之间有那么长时间的业务往来但到如今,我也不得不终止我们之间的一切交易,并按照惯例,我要将这件事公之于众！董事长口述完上述复信内要秘书将信打好寄走。对于