公司行政办事指南

1/10整体篇—做事指南行政方面：一、用印申请流程申请人填写《印章使用登记表》在营运部报备；全部借出印章确定当天送还；印章保存人就用印状况照实填写《印章使用登记表》；全部盖印后文件须交一份复印件给营运部存档存案。二、物件移交明细流程经办人填写《物件移交明细表》；收件人、经办人署名；备注一栏填写需注明事项；直属领导署名；营运部报备。三、办公用品治理一办公用品治理部门全部办公用品的购置，保存与发放由营运部全都负责。二办公用品范围办公设施：计算机及隶属设施、通信设施、复印机及机等。低值易耗品：文具类：1〕消耗类：圆珠笔、署名笔、笔芯、铅笔、橡皮、铅笔、胶水、胶带、曲别针、口取纸、笔录本、卷宗、夹子等。2〕限制类：文件夹、档案盒、订书器、计算器、修正液、电池、印泥、印台等。纸张类：复印纸、打印纸、信封、宣传用纸等。(三)、办公用品打算及购置营运部依据实质状况编制办公用品购置估算打算。营运部依据实质用量和库存状况拟订购置打算，经主管领导、总经理同意后购置。营运部实时办理查收、记帐、入库等手续。办公用品的打算申报与采买应本着节约节约的精神，以知足正常办公为目的，合理使用办公经费，制止超打算、超标准购置办公用品。〔四〕、办公用品的保存营运部治理办公用品。全部办公用品须按手续查收入库、详尽填写入库单。办公用品推行进出库登记制度，全部购置与发放的办公用品均需进展登记。未经同意不得挪用办公用品及其余物质。〔五〕、办公用品的发放营运部发放办公用品。营运部应严格把握发放的范围、品种、数目、防止铺张。〔六〕、营运部负责回收公司调离人员的办公用品和物件。〔七〕、公司配置的各种办公用品制止带回家私用，一经觉察将赐予书面警示、记过等办理。〔八〕、共同使用的办公用品由营运部全都保存，如打孔机、装订机等。〔九〕、对打算报废的办公用品，要做好登记，注明报废用品的名称、价钱、数量及报废办理的其余有关事项。〔十〕、凡属长期使用的办公用品，使用时要留意疼惜，防范丢掉和损失，调动时要以旧换，调离公司时要实时交回。四、固定财产及办公设施治理制度〔一〕、财产治理总则营运部为公司固定财产治理部门，负责对财产进展全都治理。如需购置办公设施，应提早书面申请，提交营运部做下月的花费估算，经公司领导审批后进展采买。对公司固定财产应成立严格的进出库登记制度，营运部负责，对公司全部固定财产逐件进展登记。对分派给个人使用的办公桌椅、文件柜、电脑等固定财产，由营运部进展领用登记。职工应当珍惜疼惜公司的任何财产，不得人为加以损坏。如职工有成心损害公司或其余职工个人财物行为的，则公司将有权视情节轻重进展处分直至排解劳动关系。〔二〕、财产治理为便于治理,营运部成立固定财产进出库明细，明细内容应包含固定财产的名称、使用时间、使用地址、保存人〔或领用人〕，并由保存人〔或领用人〕签字。固定财产消耗没法修理，以及荒弃不用的固定财产，由财产治理人提交固定财产报废销售申请，说明具体状况或办理建议，报总经理审批署名后，由营运部办理报废注销和有关会计核算手续。固定财产由营运部按期盘点。〔三〕、办公设施治理计算机治理〕使用人应正确使用计算机，保持计算机的干净卫生。下班时，务必关机并切断电源。〕使用人的业务数据，应严格依据要求妥当储存在计算机硬盘里。〕未经公司领导同意，使用人不行增删硬盘上的应用程序和系统软件以及业务数据。〕制止使用计算机进展个人消遣活动。〕计算机内的业务数据，由使用人实时进展备份。〕公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经公司领导同意，制止非有关人员私自复制。〕未经同意，任何个人的光盘、软盘不得在公司的计算机设施上使用。〕使用人确定妥当保存好自己的用户名和密码，严防被盗取而致使泄密并自行肩负保存不慎的全部责任。复印机、机的治理〕复印机、机由营运部负责治理和保护。〕复印或文件时，要严格遵守公司治理制度中的保密制度，为公司守旧奥密，保护公司权益。五、档案治理制度〔一〕、总则 、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各样文字、图表、帐册、凭据、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。公司及各部门、职工有保护档案的义务。档案治理工作推行全都治理，分级保存、分级查阅的原则，进展网络化治理。〔二〕、档案治理机构及其职责档案工作由公司总经理全都领导，营运部设专人负责接收、整理、立册、保存，并监察各部门按期向人力资源行政处移交，集中保存公司档案。营运部应渐渐完善治理档案的制度，保证档案的安全，以及合理使用，承受科学方法、渐渐实现档案治理现代化。〔三〕、档案的治理保存限期：档案的保存限期分为永久、长期和短期，其基来源则是：〔1〕对公司有长期利用价值的档案应永久保存；〔2〕对公司在一准时间内有益用价值的档案分为长期保存和短期保存；〔3〕凡介于两种保存限期之间的档案，其保存限期一律从长。公司各部门应做好寻常文件的采集、整理、分类及立册等工作，并在每个月底将本月需归档的立册文件整理成册移交营运部归档存案。因工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，未经同意不得任不测带有关公司重要的文件资料，确因工作需要外带，由部门经理报请总经理同意后，方可带出，用毕即送还。阅档人对所借阅档案确定妥当保存，不得私自复制、调动、涂改、污损、划线等，更不行以任意乱放，免得丧失。〔四〕、档案备份制度及归档制度公司的各种证件、文件、报表、业务记录、各样合同协议等原件确定由营运部保存和归档，各有关部门保存复印件备份。各部门应尽量承受电脑治理，便于业务资料的保存。在工作中形成的拥有何存价值的文件资料、磁盘、照片、实物等，随时交营运部存档。〔五〕、办理条例有以下行为之一，视为严峻违犯公司规章制度，将按国家的有关规定追查有关人员的责任：毁损、丢掉或私自销毁公司档案；私自向外界供给、摘抄公司档案；涂改、假造档案；未实时上报归档或治理不善造成损失的；未按手续借阅、外带者或越级查阅者。六、公文治理制度〔一〕、总则公司营运部是公文办理的责任部门，负责公司的公文办理工作。营运部对公司公文进展全都收发、编号、分办、传达、用印、立卷、存档。公司全部外发公文信件都由营运部按公司对外发文流程全都办理。公文办理的原则是实时、正确、安全。行文要简短、正确、着重成效。〔二〕、公文种类依据公司实质状况，公文分为三类：收文类各级政府部门及业务主管机关公布的对公司拥有指示、指导和标准作用的政策、法例性文件。公司股东会、监事会向公司发出的公文。与公司拥有法律、经济关系或有关业务联系的单位向公司发出的公文。发文类公司向对公司拥有业务指导关系的政府部门及其业务主管部门报送的请示、报告等公文。公司向股东发出的报告、议案、请示、通知等公文。公司向与公司拥有法律、经济关系或有关业务联系的单位发出的通知、通知、公文等公文。公司内部公布的制度、规定、方法、通知、打算、通告、批复等拥有规定性、指令性、指示性、知照性的公文。公司内部部门间、公司内部与外面有关机构之间印发、传达的商洽性、证明性、知照性的公文、证明信、说明及通知。专项类法定代表人受权拜托书。公司会议纪要。各部门组织的商讨会及专题会纪要。公司与外面合作方的合人协议、合同、纪要、来往信件等。〔三〕、公文办理责任公司各级领导的公文责任：1〕鉴定、签发以公司、部门名义印发的重要公文并肩负其法律和行政责任。2〕阅处重要收文并指示处理原则与方法。直接包办最重要的收文。营运部公文办理责任：1〕审查各种综合性公文，并肩负其相应的行政责任。2〕拟办和包办重要的收文。3〕解决公司内部公文办理中的一般随机大事。其余部门负责人的公文办理责任：1〕审查本部门分管业务范围内发出的公司公文，并肩负相应的行政责任。2〕阅处由本部门直接手理的收文并确立具体处理方案。3〕拟办和包办重要收文。督导本部门的公文办理工作，保证其质量，保证工作效率，向公司领导或营运部反响公文办理中的有关问题，解决本部门公文办理中的冲突和问题等。专职人员的公文办理责任：1〕分类集中肩负公文办理作业，特别是此中拥有治理性质的作业。2〕组织公文的具体运行过程，初步审查公司的各种公文。3〕帮助设计、拟订公文办理的制度、标准和规程等。一般业务人员的公文办理责任：1〕按规准时限阅读办理公文，供给办理建议。2〕具体承接手理公文，解决此中涉及的问题。3〕起草和改正具体包办的公文。〔四〕、行文规章确定按工作关系行文。具体要求是：上司向下级发出的指导性、质询性、规定性的下行文件；下级只好以自已的名义向上司呈送陈述性、呈请性的上行文件；有平行关系和不相隶属关系的部门和单位之间只好相互发送商洽性、知照性、证明性的平行文件。严格依据公司文件操作流程和公文标准格式行文。一般不得越级行文。公司内部各部门之间传达时，应按公司组织构造层次逐级上传下达文件。报公司总经理阅批的各种公文由营运部全都办理。行文要对有关问题磋商全都，各部门行文，如内容涉及公司其余部门分管的业务和职权范围，确定对此中的有关问题磋商全都，不然一律不得按自己的建议各自行文。〔五〕、收文办理流程及治理方式收文办理流程为：签收 登记 拟办 阅批 分办 归档收文治理方式为：在领导批阅、批改后，假设有对上司机关或其余主管单位的发文进展下发批改，一律复印下发。各部门对接收到的文件，确定进展签收。〔六〕、发文办理及治理方式对外发文的流程：由业务经办部拟稿，经部门经理及主管领导核稿、定稿后，由经办人填写文件签发单，报总经理或主管领导批改、签发后，将文件电子版及文件签发单提交营运部全都打印盖印。发送与签收：由经办人将公文送到主送和抄送单位，并需填写《文件签收单》，请公文收件人在签收单上署名。归档：经办人应将外发公文与对应的《文件签收单》提交营运部归档存案，以保障公司发文规程的严格履行。〔七〕、专项类公文办理流程及治理方式法定代表人受权书是法定代表人拜托某人代表法定代表人与外单位签订有关合同、协议的受权文件。具体办理流程和治理方式以下：经办人到营运部领取法定代表人受权书并填写相应受权工程。法定代表人自己署名受权，营运部办理用印等事项。交被受权人持受权书原件按受权范围和限期办理有关受权事项，复印件归档。会议纪要办理流程及治理方式以下：公司例会：由营运部行政秘书做会议记录，起草会议纪要草稿，报总经理或人力资源批阅、改正、签批后打印成稿，营运部依据总经理同意的送发范围印发，原稿存档备查。各部门组织的商讨会及各样专题会：由会议招集人指定参会人员和会议记录人，记录人整理睬议纪要草稿，报会议招集人批阅、签批后，打印成稿，发送有关部门及参会人员。重要会议纪要原稿存档备查，并呈送营运部存案，防止丧失、泄密。〔八〕、公文建档及查问建档及保存：公文建档由营运部指派专人进展建档，建档因素：编号，名称，日期，最终审查人，查问权限，有效期；公文由营运部指派专人进展保存。建档规章：A类文档按类型建档；BC类准时间建档；专项公文按工程进展建档。查问：ABC类——全部人6/1010/10超越权限查问需进展审批。人事方面：一、人员聘请流程用人部门提出聘请申请，详尽填写《人员需求打算表》所列示的各项内容；用人部门负责人署名；营运部审查；总经理/副总经理审批，确立聘请人数及薪资待遇等有关问题，并在人员需求表上署名确认；营运部配适用人部门开头聘请，公布聘请信息，有关部门进展面试、复试等工作；经过选择，确立被录用人员。二、职工入职流程营运部通知被录用职工报到时间、报到时需要带齐的资料等有关事项；营运部为职工装备电脑等必备的工作用品；职工报到，营运部核查各项证件及所应交齐的资料；职工挨次详尽填写《职工档案简表》；营运部采集职工中国建设银行积蓄卡卡号或通知职工自行办理建行薪资卡，率领职工熟习公司有关部门并简要介绍，学习公司有关制度文件；营运部记录考勤；职工领用寻常所需办公用品；签订劳动合同，职工入职手续办理完成，正式入职。三、人事异动流程〔职工荣膺、贬职、调动、调薪时使用〕申请人挨次详尽填写《人事异动申请表》〔职工转正直接填写《职工转正审批单》〕；职工工作调动的，请调出部门负责人及调入部门负责人署名；营运部审查；/副总经理审批；《人事异动申请表》营运部存案并办理有关手续；同时将复印件交留财务；人事异动达成。四、辞职办理流程辞职人员提早30天提出版面辞职申请并获同意后，详尽填写《辞职申请单》 ；直属部门领导审批；营运部审查；/副总经理审批；审批获准后，开头盘点物件，进展工作移交；移交无误后，详尽填写《辞职手续办理清单》，移交及接收人署名确认；经各有关部门负责人署名审批后将《辞职手续办理清单》送交营运部；营运部鉴定考勤及其余有关事宜；营运部鉴定借钱等事宜；排解劳动合同，辞职手续办理完成，人员辞职。辞职人职薪资不单独发放，当月薪资随公司任职职工于每个月发下班资时间全都发放，且扣除相应公司垫付的支出等。五、加班申请流程申请人填写《加班申请单》；所属部门领导确认审批；《加班申请单》交营运部存案、做考勤；本公司加班不计发加班费，部门可视实质状况予以调休办理。对于加班调休的详尽规定见《考勤治理制度》；注：视觉部依据具体状况由设计总监安排工作时间，不履行以上流程。六、告假申请流程申请人填写《告假申请单》，假设有特别状况应在备注一栏写明状况；直属部门领导审批；营运部审查；副总经理审批〔告假时间三天以上的须经总经理同意〕；告假申请单交回营运部，存档，登记考勤，告假正式奏效；请病假需要有医院证明；特别状况来不及提早告假的，应提早通知所在部门负责人及营运部，过后须补办告假手续，不然算作旷工；1〕、申请调休人员要提早与部门领导及营运部说明，并在告假申请单上注明调休事项等；调休人员应在调休以前安排好工作交接；、特别状况需总经理或副总经理审批。七、出差登记流程职工因公出差前，确定填写《职工出差登记表》；出差职工填写姓名、出差地址、出差起止时间；出差返回以后填写本次出差共计天数并由自己署名；直属领导署名；如出差自己不填写