内部成文信息管理规定

XX有限企业文件编号：签发：XXX内部成文信息管理要求1实施部门本要求由综合管理部组织实施。2目标和范围2.1为规范企业内部成文信息管理工作，加强成文信息统一性、清楚性和操作指导性，明确企业成文信息管理要求。2.2本要求适适用于企业级和部门级内部成文信息管理。2.3行政公文、图样和技术文件管理参考《行政公文处理方法》、《产品图样和技术文件修改要求》和《产品设计图纸签署要求》执行，不适用本要求。3规范性引用文件3.1《制度建设管理要求》3.2《行政公文处理管理要求》3.3《企业档案管理要求》4定义与术语4.1内部成文信息企业内部生成需要控制和保持有意义关于产品、服务、过程、人员、组织、体系、资源事实及其载体。本要求以制度（文件）和统计区分表示成文信息两种类别。注1：成文信息能够任何格式和载体存在，并可来自任何起源。注2：成文信息可包括：管理体系，包含相关过程；为组织运行而创建信息（文件）；结果实现证据（统计）。4.2制度层级/类别企业制度层级/类别同《制度建设管理要求》定义。5培训和资格各部门责任人、负责制度管理和编制人员必须学习和掌握本制度，包含制度编制、会签、同意、公布、回收、培训、宣贯、执行、检验、修订、废止、汇编、归档以及统计标识、填写、贮存、保留期限、处置管理方法。各级管理人员需了解、熟悉本要求。6管理职责6.1综合管理部（制度）6.1.1企业制度管理归口部门，组织各业务部门开展制度建设工作。6.1.2依照企业制度体系建设要求，确定制度分类、格式要求和编号规则等。6.1.3组织企业制度初审与会审工作，做好制度公布实施工作。6.1.4督促各业务部门落实制度执行，组织协调处理制度执行中相关事宜。6.2综合管理部（法务）负责企业级制度法律审核。6.3综合管理部（秘书）负责企业级制度发文。6.4综合管理部（信息）负责与流程关于信息系统建设。6.5党群人事部负责企业制度培训策划。6.6各部门6.6.1企业制度制订和执行责任部门，负责起草和修订与本部门业务相关企业级和部门级制度。6.6.2每年度评价本部门编制企业制度适宜性、充分性、有效性，提出年度制度编制、修订计划。6.6.3参加审核与本部门业务关联制度并提出完善提议。6.6.4负责部门级制度在OA网上保持更新，并报综合管理部立案。6.6.5负责实施本部门编制制度宣贯和培训工作。6.6.6负责部门产生统计应用和控制。7管理流程7.1制度编制7.1.1按照企业统一格式，由编制部门或科室在要求时间内起草或修订制度初稿并经校对。7.1.2制度层级及类型见附录三。制度编写格式及模板见附录四。企业级制度、统计由综合管理部编号，部门级制度、统计由各部门编号。制度及附录表单编号编制规则见附录六，企业各部门代码一览表见附录七。7.1.3各级制度内容不得与国家法律法规、行业标准、企业标准、上级企业管理要求矛盾，如有相抵触条款，以上级制度为准。7.3.4企业制度应遵照规范、简明、务实、有效标准，以及权、责相统一标准，从实际出发，实事求是，确保制度可了解性和可操作性。7.3.5制度编制人员要求有一定工作技能与经验，熟悉体系标准及业务知识。7.2制度会签7.2.1企业级制度7.2.1.1编制部门将部门责任人审核稿上传至“制度会签系统”，添加会签部门，进行制度流转会签，会签部门在收到初稿后5个工作日内向编制部门反馈会签意见，编制部门依照会签意见进行修订，形成送审稿。7.2.2部门级制度7.2.2.1经审核后制度初稿以“部门级制度文件会签单”（见附录八）形式添加各科室或作业区流转会签，必要时添加相关专业部门会签（必要时指该制度内容包括到相关专业内容，部门内无法确定时），会签科室或作业区在收到初稿后5个工作日内向编制部门相关科室反馈会签意见，相关科室依照会签意见进行修订，形成送审稿。7.2.3综合管理部及归口部门对制度文件可操作性、适应性、符合性、合规性、公平性、效益性进行审核，审核经过后方可定稿公布。7.3制度同意7.3.1企业级制度7.3.1.1综合管理部行政管理室（秘书）依照制度层级进行制度送审，由相关权力机构或权力人审批。通常由企业分管领导审定，总经理同意。包括企业“三重一大”事项决议制度，须按“三重一大”相关要求进行决议经过，并经授权人签批。7.3.2部门级制度7.3.2.1依照制度层级进行制度送审，由部门责任人审批。7.4制度公布、回收7.4.1总则7.4.1.1企业级制度由综合管理部行政管理室（秘书）以企业发文形式下发通知，综合管理部行政管理室（制度）公布文件；部门级制度由部门管理室公布，同时报综合管理部行政管理室（制度）立案。7.4.1.2各部门必须做好制度版本控制，确保全部适用人员得到现行有效版本，制度产生部门应建立“文件有效版本控制清单”（见附录九）；标准上企业使用受控文件形式为电子文件。7.4.2电子文件发放、回收7.4.2.1企业级和部门级规章制度电子文件分别由综合管理部行政管理室（制度）和部门体系员存放在企业OA网上，并负责在网上保持文件最新版本，废止文件及时从OA网删除。当文件发生变更时，归口部门应及时在OA网公布通知。7.4.2.2各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位，确保全部应得文件人员，取得最新有效版本。7.4.2.3各部门可在企业OA网上得到文件最新版，自行下载电子文件只能作为工作参考。7.4.3文本文件发放、回收7.4.3.1如需使用企业级和部门级制度文本文件，应加盖受控章，受控章样式见附录十，发放时在“管理体系文件收发统计表”（见附录十一）发放栏上签收，版本更新后收回旧版本，并在“管理体系文件收发统计表”（见附录十一）回收栏签收，有最新文件时发放最新受控文件。7.4.3.2各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位，确保全部应得文件人员，取得最新有效版本。自行复印文本文件只能作为工作参考。7.4.4各责任部门应将作废文件及时清出；如因法律或其余要求需保留已作废文件（包含已存档文件），不论电子还是文本文件，应作出明确“作废参考”标识，另类存放，以免误用。7.5制度培训、宣贯7.5.1制度编制部门会同党群人事部负责企业制度培训策划，制度编制部门或科室负责制度说明、解读和培训工作，并组织和指导制度落实与执行工作。7.6制度执行及执行情况检验7.6.1各部门必须严格按照制度要求执行，并负责检验制度宣贯、执行情况。7.6.2综合管理部、品质精度部、安环境保护卫部、生产保障部等制度公布或监督部门按照职责分工对制度执行情况进行监督检验，提出整改意见或改进提议。7.6.3制度编制部门或科室需依照制度控制矩阵编制对应评价要求，定时对制度有效性进行评价。7.7制度评审7.7.1企业各业务部门依照企业每年制度评价工作以及企业管理新要求，每年12月对本部门编制制度进行适宜性、充分性、有效性评审，提出下一年度制度新增、修订和废止计划，报综合管理部行政管理室（制度）汇总，并按审批后计划开展详细制度编写、修订、废止工作。7.7.2因外部环境改变、企业业务改变或组织机构调整等特殊情况下需要全方面梳理企业制度，由综合管理部组织各业务部门人员成立工作小组，对制度进行集中评审，并开展制度编写、修订、废止工作。7.7.3体系运行过程中，各部门发觉制度缺失或不适用情况，及时进行编写、修订、废止工作。7.8制度修订、废止7.8.1制度修订、废止由编制部门或科室发起。7.8.2制度编制部门应填写“管理制度改/废发文说明”（见附录十二），并附在制度首页。7.8.3修订或废止制度后重新按照7.1至7.7条款流转。制度修订、废止时会签部门须与制度制订时会签部门一致。7.8.4因为错字、编号、页码等非标准性错误（即不会引发误解）需要修改文件时，可直接修改。7.9制度汇编与归档7.9.1综合管理部适时对全部制度进行汇编。7.9.2制度相关统计应妥善保管。制度统计包含以下基本内容：制度新增/修订/废止申请、制度收发统计、文件会签/审批单、制度文本、制度培训统计、制度检验和评价汇报等。制度发文统计由综合管理部（秘书）按企业《企业档案管理要求》要求归档。7.9.3企业制度汇编及制度档案属于企业内部资料，未经总经理同意禁止对外提供。7.10统计管理7.10.1统计填写基本要求7.10.1.1统计应填写及时，内容准确完整，字迹应清楚，能准确识别，签全名；不得随意更改、涂抹，如发觉数据填写错误，用划线方式更改，并署名，注上日期。7.10.2统计贮存要求7.10.2.1各部门对所需使用统计建立编号登记，由专员管理并每年公布一次“统计清单”（见附录十三）。7.10.2.2统计文件产生部门应将统计妥善保留，编目，易于查阅和使用。7.10.3统计保留期限要求7.10.3.1统计保留时间应满足用户要求（协议、技术协议）和法律法规要求，应与产品寿命周期相适应。7.10.4统计处置要求7.10.4.1统计经原部门确定为无保留价值时，可办理销毁手续，销毁应查对无误并经部门责任人审签。对于需要销毁统计，填写“统计销毁记录表”（见附录十四），注明统计编号和时间区段及销毁理由简述。8不相容职责分离表业务职能制度立改废制度会签制度审核制度同意制度立改废×××制度会签××制度审核×制度同意×：表示不相容事项9检验与考评无10其它10.1.1本制度自印发之日起实施。执行中如有问题，请及时提出，方便协调、修改、补充、完善。本制度解释权属综合管理部。10.1.2本制度公布时《文件控制程序》Q/O:04-02.40.01-和《统计控制程序》Q/O:04-02.40.02-同时废止。11附录附录一：内部成文信息管理流程图附录二：制度建设控制矩阵附录三：制度层级及类型附录四：制度编写格式及模板附录五：流程图编制说明附录六：制度及附录表单编号编制规则附录七：企业各部门代码一览表附录八：部门级制度文件会签单附录九：文件有效版本控制清单附录十：受控章样式附录十一：管理体系文件收发统计表附录十二：管理制度改/废发文说明附录十三：统计清单附录十四：统计销毁记录表编制：日期：校对：日期：审核：日期：会签：日期：审定：日期：同意：日期：附录一：内部成文信息管理流程图

附录二：制度建设控制矩阵序号控制目标编号控制目标风险描述控制方法描述1C-ABC-03-ZG-51--01确保管理制度编制流程有序高效1、企业制度建设责任不明确，造成管理制度管理混乱。2、企业管理制度审核审批流程不合理，造成内容不具操作性，影响企业正常经营管理。1、综合管理部是企业制度建设归口管理部门，负责定时组织各部门对制度文件进行修订和编写。2、企业各部门负责分管职责内管理制度起草、制订、完善、组织流转/会签等工作。3、对于需要修订制度，应该由相关业务依照实际情况进行修订，制度文件修订到公布整个程序与制度文件编制程序相同。2C-ABC-03-ZG-51--02确保管理制度符合国家相关法律法规1、企业管理制度与国家相关法规条例相冲突，造成日常经营管理不符正当律法规。2、企业未定时对管理制度进行补充修订，造成制度文件落后，不符合企业生产经营管理现实状况和国家相关法规条例。1、各部门应在其职能范围内对国家现行或地方性法律法规进行搜集，并加以辨识使用，指导各自职能范围内制度文件建立正当性、合规性。2、经综合管理部（制度）领导审核无误制度文件，提交综合管理部（秘书）对制度文件进行核稿，核稿重点是：是否需要行文；是否符合党路线、方针、政策和国家法律、法规；是否与关于部门、单位协商、会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规范等。3、综合管理部应该每年经过跟踪监督、内部审核、管理评审等对企业现有制度文件充分性、适宜性及有效性进行评审。3C-ABC-03-ZG-51--03确保管理制度编制科学合理1、企业管理制度编制范围不合理，造成管理制度重复或缺失，影响日常管理效率。2、管理制度未按企业相关要求进行统一编号，易造成制度文件管理混乱。1、企业各部门负责对制度文件初稿进行内部流转与会签，并提出相关修改意见。2、综合管理部（制度）审核制度文件初稿是否有流程图、内容是否合理、意见是否得到统一，审核无误后制作红头发文单。3、综合管理部对制度文件可操作性、适应性、符合性、合规性、公平性、效益性进行审核，审核经过后方可定稿。4、综合管理部（秘书）对制度文件进行统一发文编号，制作行政发文，由业务分管副总经理审核后，送总经理签发。5、综合管理部（制度）负责将综合管理部（秘书）制作行政发文存档，上传至OA网，并及时更新现有制度文件，防止新旧制度混同与不统一。4C-ABC-03-ZG-51--04确保制度执行有效1、企业未对管理制度进行培训学习，造成日常工作未能遵照制度要求，影响日常管理效率。2、企业未定时对制度执行情况进行监督与评价，无法确定制度已得到有效执行。1、党群人事部负责企业级制度培训策划，制度编制部门负责制度说明、解读和培训工作，并组织和指导制度落实与执行工作。2、各部门必须严格按照制度要求执行详细操作，并负责检验制度执行情况。3、综合管理部、制度公布归口部门等监督部门按照职责分工对制度实施情况进行监督检验，并对违反制度行为及时进行查处。4、综合管理部督促相关部门对制度审核过程中发觉问题进行整改、跟踪、反馈；组织相关部门修订完善制度。

附录三：制度层级制度层级编制依据文件类型内容审批层级基本管理制度《企业法》等相关法律要求章程管理制度规则企业基础治理架构层级管理文件，如：企业章程、股东大会议事规则等。董事会基础业务制度相关法律法规上级企业管理制度基础制度管理制度规则管理要求主要业务、体系、流程全方面总体描述文件，如：全方面预算管理制度。党委会总办会专题制度基础业务制度管理要求管理方法某一专题业务、流程描述文件，如：技术与价格审查管理方法。党委书记总经理详细制度操作规范基础业务制度专题制度管理方法实施细则工作指导某一项详细操作业务、流程描述文件，如银行票据使用管理方法。分管领导详细制度操作规范企业各项制度管理方法实施细则部门内部管理和作业文件。部长制度类型制度类型含义流程类制度描述、定义和规范某一项流程或按一定次序开展某项业务管理制度，有明确流程开始与结束，能够画出详细流程图法规类制度描述某一业务管理标准、规范和禁止事项等制度职能类制度用于描述某项详细业务范围内各方职能职责备注：流程类制度必须按照附录三要求格式进行编写。法规类、职能类制度能够参考流程类制度格式编写，也能够按章节、条款等其余适合格式编写附录四：制度编写格式及模板序号要素内容详细要求注意点适用范围1实施部门本制度由XX部组织实施；该要素必须描述明确实施部门企业2目标和范围本制度……；本制度适适用于……；该要素必须描述防止罗嗦，直切主题企业部门3规范性引用文件一经引用便成为制度应用时必要文件；应给出年号以及完整名称；引用文件排列次序为：国家标准、行业标准、企业标准、国内关于文件、ISO标准、IEC标准或文件。该要素能够没有参考文件和法律等不在此范围未标注年号文件以最新版为准企业部门4定义和术语在不一样语境中有不一样解释，或者不是一看就懂术语，应经过定义关于概念给予明确；对于通用词或技术术语，只有在特定含义时，才应对它进行定义；不采取要求形式，也不包含要求。该要素能够没有防止矛盾企业部门5培训和资格要求关于人员对本要求学习和培训要求；要求关于人员对执行本要求所具备资格和能力要求。该要素必须描述企业部门6管理职责按业务范围要求管理职责时，应要求关于部门工作范围及职责；要求管理职责时，应确定工作范围、职责与权限，主管业务部门及关于部门之间分工界限。该要素必须描述一个部门一个条款仅要求部门职责，不分到科室不描述管理细节企业部门7管理流程明确处理事情步骤；按照事情发生次序；要求该管理活动所包括全部内容和应达成要求、采取方法和方法；需要信息反馈事项，应要求信息反馈渠道、内容、时间和信息处理程序、期限，对有争议信息应要求仲裁权限。该要素必须描述防止没有逻辑性不说大话、空话，尽可能防止“定时”“适时”等词语企业部门8不相容职责分离表明确各流程中不相容事项。该要素能够没有由同一岗位负担会存在风险职责必须分开。企业部门9检验与考评要求关于管理部门和人员执行和完成管理事项检验与考评程序、内容、方法、时间和结果处理等；明确按某项标准或要求检验与考评。该要素能够没有企业部门10其它明确制度解释部门或科室等；明确制度代替与废止情况（若换版）；明确制度历次版本公布情况（若换版）；该要素必须描述如需代替相关文件，需说明。如存在疑义，需说明解释部门。企业部门11附录附录、管理流程图可另附在正文后。设定为：附录一、附录二等企业部门12编制、校对、审核、会签、审定、同意编制、校对、审核、会签、审定、同意人员名单及日期。该要素必须描述如有多人会签、审核，以实际结束日期为准。企业部门13流程图上行为包括各个部门，左侧为详细事项；标准上使用Visio（跨职能流程图）格式；详细参考流程图绘制说明。需有输入和输出。流程图必须绘制（除管理条例类制度）检验管理程序是否可行企业部门14控制矩阵按流程次序明确关键控制点及文档统计；提出控制目标、控制方法、控制频率等要求。该要素必须描述是检验内控执行情况主要依据企业部门15表单明确制度包括到相关表单；表单制订要考虑通用性与专用性要求。该要素能够没有是检验制度执行情况主要依据企业部门16字体等格式要求加上表头：企业级“上海外高桥造船海洋工程有限企业”、部门级“上海外高桥造船海洋工程有限企业XX部”，23号黑体、单倍行距、分散对齐；文件编号和签发人行小四号、宋体、45磅行距；直线0.75磅、居中（表头各行段前、段后都为0行）；标题行小二号、黑体、加粗、居中、段前段后1行、24磅行距；正文第一层序号使用“1、2……”、TimesNewRoman字体；下层序号使用“1.1、1.2……”、“1.1.1、1.1.2……”、TimesNewRoman字体、序号与文字间空2格；正文中带序号段落无缩进，不带序号段落缩进2字符；带第一层序号段落，黑体、加粗、段前1行；第二层带序号段落为标题行，宋体、加粗；正文使用宋体、小四号、行距24磅企业部门17页脚页边距上下为2.54厘米，左右为3厘米；页脚添加“共页第页”格式页码，宋体，小五号，右对齐。企业部门

企业制度模板23号黑体、单倍行距、分散对齐。如为部门发文，则标明XX23号黑体、单倍行距、分散对齐。如为部门发文，则标明XX部文件编号：ABC-00-XX-00-0000签发：小四号、宋体、45小四号、宋体、45磅行距、段前段后0行，由综合管理部/部门管理室0.75磅小二号、黑体、加粗、居中、段前段后1行、小二号、黑体、加粗、居中、段前段后1行、24磅行距本制度由XX部门组织实施。第一层带序号段落黑体、加粗、第一层带序号段落黑体、加粗、段前1行本制度意在本制度适适用于序号后空2格小四号、序号后空2格小四号、宋体、行距243.1《XXX》文号4定义域术语4.1XXX5培训和资格XXXXXXXXXXX第二层带序号段落为标题行，宋体、加粗第二层带序号段落为标题行，宋体、加粗6.1XXX不带序号段落首行缩进2字符6不带序号段落首行缩进2字符XXXXXXXXXXXXX6.1.2XXX小五号、宋体小五号、宋体、右对齐带序号段落首行无缩进6.1.2.1XXXXXXXXXX带序号段落首行无缩进6.1.2.2XXXXXXXXXX6.2XXX6.2.1XXXX7管理流程XXXXXXXXXXX8不相容职责分离表XXXXXXXXXXX9检验与考评XXXXXXXXXXX10其它10．1本制度自印发之日起实施。执行中如有问题，请及时提出，方便协调、修改、补充、完善。本制度解释权属XXXX。10．2本制度公布时ABC-02-XX-XX-XXXX《XXXXXX》同时废止。11附录附录一：XXXX管理流程图附录二：XXXX控制矩阵附录三：XXXX表单……编制：日期：年月日校对：日期：年月日审核：日期：年月日会签：日期：年月日审定：日期：年月日同意：日期：年月日三号、黑体、居中、三号、黑体、居中、24磅行距、段后0.5行XXXX管理流程图三号、黑体、居中、三号、黑体、居中、24磅行距、段后0.5行XXXX控制矩阵序号控制目标编号控制目标风险描述控制方法描述C-制度编号-风险序号附录五：流程图绘制说明流程图是一个工具，可用来了解、分析和归档企业各项专业业务，具备较强操作指导性，一张流程图显示了将特定输入转化为所要求输出一系列步骤。经过流程不停优化，在一定程度上能够提升企业工作效率。一、流程图绘制标志1、开始与结束标志开始与结束标志是个椭圆形符号。用来表示一个过程开始或结束。“开始”或“结束”写在符号内。2、活动标志活动标志是个矩形符号。用来表示在过程一个单独步骤。活动简明说明写在矩形内。3、判定标志判定标志是个菱形符号。用来表示过程中一项判定或一个分岔点，判定或分岔说明写在菱形内，常以问题形式出现。对该问题回答决定了判定符号之外引出路线，每条路线标上对应回答。4、文件标志文件标志。用来表示属于该过程书面信息，包含表格、汇报等，它既可表示输入，又可表示输出，文件题目或说明写在符号内。5、流线标志流线标志。用来表示步骤在次序中进展。流线箭头表示一个过程流程方向。6、连接标志连接标志是个圆圈符号。用来表示流程图待续。圈内有一个字母或数字。在相互联络流程图内，连接符号使用一样字母或数字，以表示各个过程是怎样连接。二、流程图编制关键点1、按实际情况绘制流程；2、在整个组织内思索流程；3、与流程牵涉人员交流；4、在开始前确认流程起点和结束；5、不能把流程图局限在自己部门内；6、起始点、终止点和对象必须清楚；7、输入和输出应该明确；8、为每一个任务框标明业务部门负责范围；9、详细程度应达成足以识别无效率活动；10、做到对流程不熟悉人，不需要任何解释就能轻而易举读懂流程图。

附录六：制度编号编制规则一、制度编号编写规则：ABC－**－**－**－****发文年份（如：）流水号（如：01～999）部门代码（见附录七）文件层级（01、02、03、04、05）企业代码文件层级：01为基本管理制度；02为基础业务制度；03为专题制度；04为详细制度、操作规范；05为部门级制度。注：流水号每年初不归零，依次往下排列比如：ABC-02-ZG-01-（由综合管理部发文，第二层级第一号，适适用于外高桥海工）二、制度编号更改规则：文件更改后应在原文件编号后加上更改标识，以表明其版本，分两种情形：当年第一次更改，则文件编号变为ABC-02-ZG-01-A，依次类推；第二年更改，则文件编号变为ABC-02-ZG-01-。附录表单编号编制规则一、附录表单编号编制规则：制度编号-*（*：A～Z英文大写字母）注：流水号每年初不归零，依次往下排列