档案的整理之一：文书档案

档案的整理

档案的来源：档案是文件有条件地转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的主要归宿。文件转化成档案需要经过整理，以便于保管和利用。档案的整理：对办理完毕、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。档案整理的基本方法：（1）以案卷为单位整理；（2）以件为单位整理。

以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。案卷就是一组有密切联系的文件的组合体。以件为单位整理即按照文件材料的自然形成单位—“件”作为基本单位进行整理，每份文件为一件。其中，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

一、文书档案的整理

（一）以案卷为单位整理

按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文件材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文件材料按以下特征逐项分开：

1、分类（1）分年度：注意文件内容针对时间和跨年度、专门年度形成的文件。（2）分类别：注意分类的规范性，避免交叉。（3）分问题：注意问题联系的准确性和文件数量多少。

（4）分保管期限:注意问题的完整性和不同类型档案的不同规定，注意不同级别的文件保管期限的不同。

2、组合基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文件材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。基本方法：根据不同文件材料的特征采取不同的组合方法。

3、编目（1）卷内文书材料排列（2）编页号

（3）编制卷内文件目录和卷内备考表

图1：卷内文件目录格式顺序号

文号责任者

题名

日期页号备注

图2：卷内备考表格式卷内备考表

本卷情况说明：立卷人_____

检查人_____

立卷时间_____

（4）拟写案卷题名和填写案卷封面大多数案卷题名的结构为：

责任者-----主要内容-----文种由计划、总结、记录、简报、报表等文件材料组成的案卷，其案卷题名的结构一般为：

责任者-----时间-----文种

图3:案卷封面格式

（A）

（B）

（C）自年月至年月保管期限本卷共件页

归档号全宗号目录号案卷号分类号

图4：案卷背脊格式

年度

全宗号

目录号

案卷号

分类号

（5）案卷装订与盖档号章以案卷为单位装订（需要在第一份档案第一页的右上方盖档号章）图5：以案卷为单位装订的档号格式

全宗号目录号案卷号

以件为单位装订（需要在第一份档案第一页的右上方盖档号章）

图6：以件为单位装订的档号章全宗号目录号案卷号件号（6）案卷排列、编号与编制案卷目录

“三分开”排列编号，即按永久、长期、短期三种保管期限分年度或跨年度排列编号，并编制案卷目录，以方便检索。

（二）以件为单位整理在文书部门和业务部门做好平时文件材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文件材料按以下步骤进行整理：

1、分类：（1）分年度；（2）分保管期限；（3）分机构（问题）。

2、排列：同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的文件材料按事由结合时间、重要程度排列。

3、编号：文书材料排列完毕后应逐件编号，在每件材料首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。

图7、归档章格式

全宗号

年度室编件号机构（问题）保管期限馆编件号4、装脚订：以斧件为敌单位腹装订垮。5、装柿盒：同一去保管污期限致的文稍件材版料按尝件号叼顺序抹装入趁档案忠盒，病每一魔盒装裁满后剖再换掉下一鼠盒。图8：档浇案盒夜封面着格式_____________________图9：档售案盒刺背脊哭格式全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆盒号图10：盒镇内备踏考表狮格式备考夺表盒内文件情况说明：整理人：检查人：年月日6、编奖目归档宗文书掩材料荣应依酬据室齿编件颜号顺牌序编任制归献档文稠件目包录。图11：归乐档文萌件目冻录格超式归档梯文件驾目录件号责任者文号

题名日期页数备注图12：归如档文去件目桃录封柿