办事处文员工作培训

办事处日常工作培训合同管理、内务管理、费用管理2013-7-1合同下单开票申请回款确认费用办理邮寄快递合同管理合同下单合同下单需提供合同+资质+合同费用说明标准版+发货通知单+订货信息表+技术文件（自动化）合同下单合同费用说明书标准版单位名称必须与合同原件盖章单位一致合同下单合同费用说明书标准版有配件或者外购件需在此写上金额合同下单订货信息表合同下单订货信息表电能表和自动化合同变更要填在订货信息表里面，不要删除原有更改记录，领导签字的传真版统一用原来的合同更改申请，每次更改都要求提供最全最新的下单相关文件。合同下单合同下单注意事项2、尽量避免合同作废，如因客户原因作废合同，需提供客户证明，并先把合同货物（退回计划部，确认收到）、开票、回款、费用办理等情况理清楚后才能作废。3、备货，展示，送检，更换申请按照最新的发货通知单模板填写，需提供订货信息表+相关技术条件和通信规约（自动化），申请需领导确认后签字传真。1、尽量避免合同更改，如因客户原因更改合同，需提供客户证明，并且在订货信息表更改记录处更改，并在相应地方更新内容，即合同更改需提供最新最全的合同下单相关文件。4、产品型号、名称、规格、等级不能漏写或简写，以免造成发货信息不明确。5、配件价格必须为推广部指定人员报价，自行在网上查找或者直接向采购询的价格都无效。合同下单合同下单注意事项1、原则上所有货物下单时须确认客户收货地址，并在发货合同中注明，下单时需在合同说明中注明，不得发至办事处或其他接收人。2、合同中附属的配件，必须为合同条款或技术协议中注明并为产品相关的配件，如特殊配件需请区域总监、营销总监逐级审批通过后方可下单。3、如有配件等客户指定发货地址的情况，请下单时合同说明中注明客户联系人、电话，发货前发货组将有专人与客户确认。合同下单合同下单案例分享单相表的电压规格是220V交货期和付款方式不允许空着合同下单合同下单案例分享中间商信息必须填写完整配件规格参数必须填写完整合同下单合同下单案例分享合同更改时必须在订货信息表的更改记录填写相关更改开票申请开票流程开票前与客户核对开票资料，在OA上发起合同开票流程、跟踪开票情况，并将销售经理反馈的客户收票情况及时回复在OA流程中，及时做好登记工作。

注：电源合同走电源公司开票及收据申请流程开票申请开票申请规范填写模板申请标题、附件名、申请单内部均需注明合同号，文档标题统一规范为合同号+单位简称+开票申请开票申请开票申请回复处理时间间隔短，且回复了发票接收情况。3、发票邮寄出后，请大家在七天内与客户确认是否收到，并在OA流程中回复。开票爱申请开票喜申请冲注意锄事项3、公司义开出爽增值姑税发胀票后郊，请调抓紧怜时间蚕回款趟，若救客户趋三个吸月内极无法龟将票纹入帐业，请盗尽快羞与财脂务协州商发慕票退忌回事励宜，径否则行多支搏付的摇税款株由办祝事处教承担怀。2、原声则上挂公司雪不允骗许退猛票，验如有左特殊吩，需咬提供长客户肯证明威并大术区经势理同氧意后辆与财她务协签商，产在OA中发胳退票航申请对流程若，领查导审险批同控意后油邮寄分回公所司。1、原旁则上奔款到插发货睁合同毅需全令款到铅了才电能申雕请开熟票。开票厅申请开票行申请窑案例贼分享公司紧要求布的产钟品需巷在此怠处备米注软祸件版唱本号开票骑申请开票枕申请编案例郑分享不是讯公司戚模板深的发胸票拒伐收证农明旧版盘的发娃票拒乔收证冷明开票净申请开票社申请也案例徐分享匆（正哄确的佩发票肤拒收同证明套模板齿）回款燥确认回款刺确认周流程收到甲合同酸专员梨发的妈回款揪信息卡后，追告知供相应希销售多经理蚊与客颗户确悄认回就款下牲账情苏况并妈把销愚售经粮理的笑反馈饰回复士给合素同专丛员，反回复蛮下账屿情况例是合莫同号追，回镰款人到，回添款单赴位，腰回款化金额遍和回逗款日踏期。回款娘确认回款少确认逢案例恳分享一笔篇回款哈确认番多个感合同河号时预请注启明清烟楚每律个合浸同号扬下账绵的具似体金妄额费用火办理费用汪办理验流程申请顾及报按销前英要核俯对销厚售经叮理申明请的圈费用例是否愿属实逐、是删否正戴确，耽将费原用申国请单傍给主弓任及崭大区瘦经理宰签字学后及姜时传拔真给射合同机专员嚷，费懂用报历销单岸给主器任及辉大区凡经理盯签字团后按洲时寄湾回费鉴用专疤员处筑并做沃好登叠记。注：州电源猛合同漠履约报保函溜，检程测费砌等费蛾用请铺走电陷源公军司费珠用申炉请单费用全办理费用贼办理隙注意顾事项1、所碑有费英用必上须大峡区经贷理同挣意、叶主任妇签字季后办境理（缴提成2和合凡作费棵等费独用需饮要大窗区经司理签货字）他。2、申请迎检测控费，今标书棵费，躺中标妻服务摄费等吉费用仪的时编候请煎提供唉相应薄的证衔明文欧件。龟公型司原劝则上沾要求算必须许打对蛮公账痕户。3、费用食申请璃当天吊申请竟当天宣打款龄要罚联款50元现金绍，另痰需留锹时间衰给领修导签巴字。4、涉菠及到职费用狱不算阴办事职处费奴用的晋，请愤务必走在费替用申遣请单江的费用兄计入抹部门处填栋写相帜关部取门。费用折办理费用巷办理兰案例躲分享报销胃合同岭费用播时请月在后窃面贴泪好小朋纸条鸦并可申参照幸左边院格式剂写好页费用腊报销附信息邮寄衔快递邮寄希快递肺注意恐事项为了塞防止罚邮寄造的文女件丢哀失或及者不握全，勉大家楼可以洗参照喜左图着在快蜡递里够放一议份邮嘉寄清供单给粥收件捏人核乒对报表芳提交办事份处人到员入赚离职产品帆资料忠申请联络浮函发亚送内务能管理报表量提交周报站、应农收账埋款滚双动表链、营芦销中闻心支防撑表每周震五下址午将氏以上徐表格OA串发丽区域倍总监-冀兵摊，跟贯催区朴域总伍监在酷下周洲一上尸午10疲:0图0之前处油理完我毕。销售咱预测每月16号之矮前OA串发孩区域射总监-冀兵感，并徐跟催足区域出总监18日之哨前处窑理完斗毕。周例处会既宴要周例认会既股要本拆定期乏交区平域总严监审症核签受字，液年终株带回仗公司探归档伞。入职旺办理入职杏者需柏准备:1.一寸镰彩色妻照片养共两践张2.近三镇个月定内的感体检做报告平一份魔（需段在国问家公歌立医他院体倦检，煌并盖庄有医谈院公起章）3.身份跌证、哨毕业耳证、丢学位花证复牺印件炮一份遮，简仅历一材份，夜如为懒二代场身份酬证，聪需正违反面疗复印4.其余敢各类模证书帽（英脚语四松级证乱或职妨称证友等）旁如有奋，复雷印件绵各一炎份5.前一鼻家就负职公阀司的底离职副证明6.另外耕销售穗人员弟须提伴供担恼保，聚文员挽不需贸要，提供毕业哭证原率件邮使寄回悄公司入职梦者需西填写:员工翻登记肺表(请在就员工鼻登记芬表填家写完朝后检许查,看是框否填列写完握整)请办蒸事处竹主任阅在聘会用部惜门意纸见处不签字询。劳动引合同(在正掀面员差工处饲及反倍面的颤乙方宋签字,一式书两份)保密达合同(在正遭面员敞工处研及反曾面的千甲方怪签字,一式谎两份)所有光应聘友者交它的资恳料以吵及填会写的漏表格鸦合同孔请及新时寄绞回公容司冀羽兵处固，否气则未笋及时古入职轧将影响到漫工资涛的发恩放。离职驴办理办事俊处人艘员离构职应翻提前10日写撤离职垃申请阴，办坛事处翠主任申、区趋域总征监签汤字后营，由腔文员羽发起她离职篇联络汁函并辩协助征其及贤时办暖理离湾职手蛋续。工作狮交接勾单离职饭办理工作峰交接历单离职吧办理调离醉单离职想办理调离影单资料韵申请每月10号之丢前申毕请产肢品资卡料，10蚁-1省5号寄捏出注意姐：请兽写清财楚产艰品资欣料全毫名联络印函发橡送此联词络函庸为错孝误流买程，仿两位叼联络舱员同肌为本杨部门招人员劝，龟无法响加签嘴其他局部门军，部追门经谊理应俗选冯撒丹，迎由冯茄丹加殖签冀授兵，享冀兵灵加签甲其他呀部门脖人员抬。错误正确联络字函发袍送接收书部门挨与知重会部棋门请昆分清次楚错误正确差旅及业务费报销注意事项单据填、粘贴规定市场降管理误服务基部目时录单据填、粘贴规定市场艇管理挺服务旗部√×

填写方式水性签字笔、钢笔圆珠笔、铅笔等粘贴顺序按类别、按时间杂乱无序，或按金额大小粘贴方式1.从左向右横向粘贴：2.用双面干净的白纸或粘贴单粘贴发票；3.每张发票都粘贴在粘贴单上：4.粘贴的发票边界不能超过费用报销单：5.票据较多时，可分行粘贴或分多张粘贴单粘贴，尽量贴平整。1.从上往下竖向粘贴；2.用印有公司机密，公司各种印章，个人身份证等纸张，用费用报销单，发票入帐单来粘贴发票；3.发票粘贴在发票上；4.粘贴的发票边界超过费用报销单；5.很多票据堆贴在一张粘贴单上，鼓得像小山似的。报销末票据捐的填盛、粘千贴规校定市场下管理僚服务平部机打孝发票似请开货公司斧全称竟，有眯效期种三个盟月√×

填写方式每一项都填写完整、真实。能与报销的票据、差旅行程符合。经常缺胳膊少腿，不是用车时间没写，就是报销费用没写。也与报销的油费的加油时间，过路过桥的日期对不上。报销方式1.主任统一报销；配有两辆车的办事处，报销时写上车牌号并分开报销，2.车辆使用费单独报销，填写费用报销单；3.按油费、路桥费、停过费等项分别逐行填列。

1.各个销售经理分别报销，多分报销单；两辆车的票据混杂在一起，也没有写车牌号。2.与其他的差旅费等填在一起报销；3.只总写一个车辆费，未分项填写。粘贴方式车辆登记表黄联粘贴在报销单后面，并一张张折成同费用报销单同样大小用钉书针钉，所有表格窝在一起，没有分开折好。车辆古费报含销的泥填写禾、粘痰贴规左定市场美管理骑服务诱部差旅及业务费报销注意事项市场史管理惑服务芒部办公费网络费/固定电话费

600元/月，办事处通讯费用报销要凭通话清单和发票，严禁拨打声讯台等与工作无关电话。办公费（邮寄、复印、传真、日常办公用品）办公费用报销需提供相关说明清单，并由专人登记报销，每季度汇总后报市场部备案。水电煤气费

平均700元/月，需在有正式发票，没有发票可以正式收据+办公类发票。房租、物业、采暖等

实报，需提供正式发票和房租合同。标书制作费因制作标书所产生的费用，票据寄到产品推广部标书组，费用归属产品推广部。

费旗用滔报衡销差旅央费报证销注湖意事衡项：（湾一）市场疑管理坑服务智部市内交通费1.在标准内实报；2.不能有连号的机打发票：3.出租车发票地点与出差地点一致；4.自驾车辆可在标准内报销油费和停车费，但不得报销的士费。1.主任500元/月，销售经理300元/月；负责电厂和非电力的销售经理500元/月（每个办事处一人）：2.出现多张连号的机打发票及发票与出差点不符，都是不真实的，一经发现不能报销并通报批评；3.不能报销公交卡充值发票。长途差旅费1.住宿费在标准内实报；

2.尽量少贴手撒长途交通票；3.办事处驻地、公司和办事处驻地往返和会议期间（含展会）不享受差旅补贴4.主任报销机票时请注明机票的折扣。销售经理因特殊情况需坐飞机，需先提交机票申请单。1.主任170元/天，销售经理120元/天；同一天的住宿发票不能是几个宾馆的发票；2.手撕票没有盖收款单位章不能报销；3.自驾车油费补助公里数*0.7，公里数可查询

通讯费13年4月之后通讯费不再报销，统一使用公司配的手机号费裤用个报晚销差旅颈费报欠销注叨意事唱项：（长二）市场斥管理敏服务计部搬运费搬运费需走OA申请；报销时需提供客户盖章证明。若没有正式搬运费发票，需用收据+交通类发票。会务费会务费支付和报销需提供会务通知。计入其他部门费用需附费用说明，写清楚费用发生的原因及情况。并注明费用计入的具体部门（如生产一部）差旅费对帐若收到的差旅费报销金额与所填写的报销单金额不符，请及时提供WORD文档说明交费用专员与财务核对。差旅恒费报服销注宝意事仆项：（乡丰三）市场佳管理逗服务湾部一定多要记顷得邮寄时间华北区、华中区、内蒙、江苏、河南、上海每月3号前，办事处统一寄回，不要个人单独寄。同时OA上发电子版。西北区、东北区、广东、云南、贵州、广西、福建每月20号前，办事处统一寄回，不要个人单独寄。同时OA上发电子版。费用按期报销，过期不予补报。延迟邮寄单据者（按规定时间邮寄，并以邮戳为准），按延迟天数从主任本月工资中扣罚，每天50元。若单据填报不规范需返回者，从个人本月工资中扣罚50元/次。差旅晕费报砍销注谈意事沉项：（权四）