工程档案管理办法

附件6一、目的际情况，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于石家庄区域公司及各工程项目部门。三、术语3.1工程档案指公司各建设项目从提出、调研、可行性研究、立项审批、评估、勘察、设计、招投标、施工、检测、监理到竣工备案全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料。3.2工程项目部门指公司所有在建工程的项目部门。3.3建设工程文件指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。3.4竣工档案指各参建单位将在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的工程文件、图纸,并按规范整理成案卷。3.5施工文件指施工单位在工程施工过程中形成的文件，也可简称施工资料。四、职责与权限4.1公司行政部是工程档案工作的归口管理部门，其主要职责是：1）负责按统一标准对工程档案的收集、整理、组卷等档案业务工作进行指导和监督。2）负责检查、验收、管理公司在建项目的档案实体。3）负责在工程立项后对项目部工程档案员进行工程档案交底工作。4）负责各分支机构、一线业务单位工程档案业务指导工作。5）负责工程档案的提供利用工作。4.2工程管理部、规划设计部及各工程项目部应高度重视工程档案管理工作，协同公司行政部（以下简称集团档案室）做好此项工作。其主要职责是：1）规划设计部负责组织协调设计单位编制工程竣工档案，根据《建设工程文件的B）移交设计单位应归档文件，同时负责本部门业务范围内与工程相关的文件归档工作。2）各工程项目部负责组织施工、监理等参建单位编制工程竣工档案，并且保证所有参建单位的工程文件及竣工图全部归档，无一疏漏。3）各工程项目部负责监督检查施工过程中的施工文件收集、整理、立卷工作，确4）各工程项目部负责本部门所属项目的前期基建文件、项目管理文件、竣工验收等文件的收集、整理、立卷及移交档案室的工作。5对施工文件及时签署审核、鉴定意见，并负责本公司监理文件的收集、整理、归档。五、工程档案管理及归档范围5.1项目立项批准后，项目部应设专人、专岗负责项目文件积累、整理、审查工作，对各参建单位施工文件深入现场实行跟踪管理。5.2各项目部要求各参建的单位必须配备专职资料员，明确资料员的职责，检查施工进度和质量的同时，对项目施工文件的收集、整理、审定工作进行检查；项目竣工验收时与竣工档案验收同步进行。5.3好。5.4参加项目工程质量和进度检查、参加工程项目档案验收检查。5.5项目部应把工程档案工作纳入工程建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导工作的责任。5.6工程档案管理应纳入合同管理和项目管理中，实现合同、项目全过程管理，具体如下：1）项目在签订设计、施工、监理等合同（协议）时，应根据建设项目归档文件范围，明确乙方单位应提交甲方单位工程档案（包括电子文件）的内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件的整理、归档的责任。2）项目结算时，成本部门须到档案室签署意见。档案部门根据合同（协议）对乙5.7工程档案归档范围5.7.1工程档案归档范围主要有五部分：A类基建文件、B类监理文件、C类施工文件、D类竣工图E类各类设备操作说明书及使用说明。5.7.2基建文件：基建文件是建设单位从立项申请并依法进行项目申报、审批、开工、竣工及备案全过程所形成的全部文件。按其性质可分为：立项决策、建设用地、勘a立项决策文件：项目建议书（代可行性研究报告）及其批复、有关立项的会议纪要及相关批示、项目评估研究文件及专家建议。b规划意见书、建设用地许可证等。c开工文件：建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、工程开工分别由规划、环保、消防、节能、节水、人防、卫生防疫、交通、园林、市政、通讯、质量监督、供电、供气、供水、公安等有关职能部门的审查意见及批准文件。d验收备案文件：消防、环保、人防、节能、档案、规划验收、竣工备案表等政府部门形成的验收文件。e1）工程地质勘察报告、土壤氡浓度检测报告、沉降观测报告、高层建筑物风洞实验报告、建筑用地钉桩通知单、验线合格文件、设计计算书、施工图2）设计合同、设计任务书、3）专家的设计建议、项目评估文件、公司内部关于设计决策方4）工程设计条件通知单、委托设计任务书f1）工程投资估算、实施版目标成本、工程结算书、工程量计算书、与2）涉及造价的重要会议纪要、各类工程合同。g123）招标4）供应商推荐汇总表（567）8）标书发放登记表（9）回标登记表（10）开标记录表（11）谈判12131415）定标报告（16）中标通知书。h12）建设单位项目管理人员名册（后附人员资质）监理单位项目管理人员名册（后附人员资质）设计单位项目管理人员名册（后附人员资质）2）B类监理文件、C类施工文件、D类竣工图、E各类操作手册及说明书详见附件《建设工程文件分类、归档范围及保管期限表》5.8外埠各分支机构以附录B分类表为基础并结合地方规范，制订本地的工程档案归档分类表。六、工程档案分类及档案号编制规则6.1众美地产集团工程档案归档内容可划分为8类：1－前期基建文件及竣工验收文件；2－勘察设计阶段；3－工程设计阶段；4－监理文件；5－施工技术文件；6－竣工图；78－招投标文件。6.2档号编制规则大类代号——项目代号——分类号——案卷流水号E/F×××××××案卷流水号分类号项目代号大类代号-”短横相隔。大类代号（如附件1所示为E或F类，即工程技术类或招投标类）；项目代号（见附录A6.1所述）1-8类。6.3001开始编制案卷顺序号。6.4工程档案案卷应依排列顺序逐卷填写案卷标识符号，即档案号的内容。在每一案卷左上方为档号位置。七、工程档案验收及归档工作在工程项目正式验收之前两个月，项目部资料员首先做好以下几项工作：1区域公司规定竣工文件及竣工图纸各编制3套。2）总包方负责汇总各分包单位编制的施工文件，编写项目概况，内容包括工程位置、规模、建设项目包括的专业系统以及目前工程档案整理情况。3）各分包单位负责其分包范围内全部施工过程文件的收集和整理工作，基本完成工程档案的分类、组卷、编目等整理工作。4）确定各专业的工程文件组卷形式以及立卷原则，如，机电、给排水与采暖、空以共同编制一套竣工图等。56）建筑竣工图必须加盖竣工图章、设计单位出图专用章、注册建筑（结构）设计师章。7）明确档案案卷封面名称，案卷题名要准确（见附录C8）要求档案所有盒内首页为案卷封面（见附录CD最后一页为卷内备考表（见附录E八、工程档案的归档及移交8.1各项目在取得档案预验收合格证后的三个月之内，竣工六个月之内各施工单位、下几点：1）项目部要组织人员或是委托监理公司对竣工档案内容进行检查，检查的主要内及时退回施工单位重新修改。2晰、签字手续有无漏项。3）各专业设备说明书、操作手册、安装手册、维护手册必须齐全完整，必须有移交目录，以备物业管理需要。4）要特别得注意小专业的档案是否归档。比如：擦窗机、柴油发电机、网架、百叶窗、锅炉房、热力站、变配电站、电梯、室外绿化、夜景照明、小市政、停车场等工程项目。5）施工单位移交纸质竣工档案必须与卷内电子目录一同移交。6）档案装具是否合格，公司要求一律采用城建档案馆的档案盒，案卷封面、封底必须为100克以上的复印纸。8.2（基建文件归档范围详见本制度5.7.2所述）8.3在确认工程档案收集齐全完整并符合案卷整理要求后，项目部资料员填写《城市F工后，移交各分支机构或一线业务单位档案室。九、附则9.1本管理办法依据国家相关的规范编写：1[1988]4号2GB/T50328-20143DB11/T695-20094GB/T11822-20089.2本管理办法由石家庄区域公司行政部负责解释。9.3本管理办法自发布之日起执行，试行三个月。AZMC(C)LD……B类别保管期限及保存单位编号施工监理建设城建档案项目评估研究资料规划意见书及附图○○○●●●永久●验线合格文件类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案设计方案审查意见勘察招投标文件设计招投标文件施工招投标文件勘察合同设计合同●●●永久●交通影响环境报告及批复类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案建筑门牌号码证明信北京市施工现场安全监督备案登记表出让国有土地使用权设定登记建设工程施工许可证○●●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案工程投资估算文件件件A8工程开工、施工、竣工的录音录像资永久●●料类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案工程竣工测量资料建设工程概况表、B类监理规划监理实施细则监理月报监理会议纪要监理工作日志监理文件见证资料监理抽检记录不合格项处置记录长期●工程暂停令表B4○●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案工程延期审批表费用索赔审批表工程款支付证书旁站监理记录竣工移交证书工程质量评估报告施工进度计划报审表工程动工报审表短期●分包单位资质报审表表C1-6●●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案短期工程资料名称()月工、料、机动态表工程复工报审表()月工程进度款报审表工程变更费用报审表费用索赔申请表工程款支付申请表工程延期申请表监理通知回复单●○○○●●●○见证记录施工技术文件长期●施工组织设计及施工方案类别编号C2保管期限及保存单位工程资料名称技术交底记录施工监理建设城建档案图纸会审记录设计变更通知单表C2-3●●表C2-4●●表C3-1●○表C3-2●○表C3-3●○表C3-4●○表C3-5●○表C4-1●○表C4-2●○表C4-3●○表C4-4●○表C4-5●○长期●预拌混凝土运输单类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案混凝土碱总量计算书砂石碱活性检测报告CCC施工物资文件长期●钢材性能检测报告○○类别编号C4保管期限及保存单位施工监理建设城建档案水泥性能检测报告外加剂性能检测报告涂料性能检测报告玻璃性能检测报告壁纸、墙布防火、阻燃性能检测报告装修用粘结剂性能检测报告防火涂料性能检测报告长期○○●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案检测报告检测报告GB50325-2001）承压设备的焊缝无损探伤检测报告安全阀、减压阀调试报告短期○○●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案钢材试验报告水泥试验报告砂试验报告碎（卵）石试验报告外加剂试验报告掺合料试验报告防水涂料试验报告防水卷材试验报告砖（砌块）试验报告轻集料试验报告其他材料试验报告表●○C4-16长期●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案预应力筋复试报告复试报告幕墙用铝塑板复试报告幕墙用石材复试报告长期●○●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案交接检查记录地基验槽记录地基处理记录施工记录C5混凝土浇灌申请书混凝土拆模申请单混凝土搅拌测温记录表C5-8●○表C5-9●○短期○混凝土养护测温记录（应附图）类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案焊接材料烘焙记录幕墙注胶检查记录长期●○●网架（索膜）施工记录类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案钢结构施工记录土工击实试验报告钢筋连接试验报告施工试验文件表●○C6-13长期●超声波探伤记录类别编号C6保管期限及保存单位施工监理建设城建档案钢构件射线探伤报告地基承载力检验报告桩基检测报告幕墙双组份硅酮结构胶混匀性及拉断试验报告长期●○●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案灌（满）水试验记录强度严密性试验记录通水试验记录吹(冲)洗()试验记录通球试验记录补偿器安装记录消火栓试射记录自动喷水灭火系统质量验收缺陷项目表判定记录长期●○●建筑物照明通电试运行记录C6-28类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案通信网络系统程控电话交换系统自检表通信网络系统公共广播与紧急广播系表长期●○●统自检测记录C6-41类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案通信网络系统会议电视系统自检测记表通信网络系统接入网设备安装工程自表检测记录通信网络系统卫星数字电视系统自检表通信网络系统有线电视系统自检测记表信息网络系统计算机网络系统自检测表信息网络系统网络安全系统自检测记表信息网络系统应用软件系统自检测记表建筑设备监控系统变配电系统自检测表建筑设备监控系统电梯和自动扶梯系表统自检测记录建筑设备监控系统给排水系统自检测表建筑设备监控系统公共照明系统自检表建筑设备监控系统空调与通风系统自表检测记录建筑设备监控系统冷冻和冷却水系统表长期●○●自检测记录C6-54类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案建筑设备监控系统热源和热交换系统表自检测记录建筑设备监控系统数据通信接口系统表自检测记录建筑设备监控系统系统实时性、可维表建筑设备监控系统中央管理工作站及表操作分站自检测记录火灾自动报及消防联动系统自检测记表安全防范系统安全防范综合管理系统表自检测记录安全防范系统出入口控制（门禁）系表统自检测记录安全防范系统入侵报警系统自检测记表安全防范系统视频安防监控系统自检表安全防范系统停车场（库）管理系统表自检测记录安全防范系统巡更管理系统自检测记表安全防范系统综合防范功能自检测记表智能化系统集成系统集成可维护性和表安全性自检测记录C6-68长期●○●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案智能化系统集成系统集成网络连接自表检测记录智能化系统集成系统集成综合管理及表冗余功能自检测记录智能化系统集成系统数据集成及整体表协调自检测记录电源与接地防雷与接地系统自检测记表环境自检测记录住宅(小区)智能化系统火灾自动报警表住宅（小区）智能化系统安全防范系表统自检测记录住宅（小区）智能化系统室外设备及表管网自检测记录住宅（小区）智能化系统物业管理系表统自检测记录住宅（小区）智能化系统智能家庭信表息平台自检测记录智能系统试运行记录长期●○●智能建筑工程子系统监测记录表类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案风管漏光检测记录风管漏风检测记录现场组装除尘器、空调机漏风检测记表管网风量平衡记录防排烟系统联合试运行记录设备单机试运转记录（机电通用）系统试运转调试记录（机电通用）长期●○●C6-92类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案件C8●●永久●工程竣工质量报告●●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案永久●●●●●●●●●●●●●●●●●●（5）设计总说明书2室外专业图（1）室外给水永久●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案永久●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●（9）室外建筑小品（10）室外消防（11）室外照明（12）室外水景（13）室外道路（14）室外绿化（二）专业竣工图永久●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案永久●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●2桥梁工程3广场工程4隧道工程5铁路、公路、航空、水运等交通工程6地下铁道等轨道交通工程永久●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案永久101决算文件2交付使用财产总表和财产明细表四声像、缩微、电子档案1声像档案●●永久●（2）录音、录像材料类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案永久电子档案E类（11）机房设备、锅炉房设备使用及安装说明书长期●类别编号保管期限及保存单位施工监理建设城建档案长期●（12）生活饮用水卫生评价报告书注：●为归档保存资料；○为过程控制保存C城市建设档案规划许可证名称名称：......................................................................................................................................项目竣工后名称......................................................................................................................................一级类目名称案卷题名：...........................................................................................................................................................................................